التزام الاحتفاظ بالسجلات الضريبية وفقاً للقانون الهولندي

عندما تبدأ نشاطًا تجاريًا في هولندا، ستحتاج إلى الالتزام بجميع القوانين الهولندية التي تنظم بيئة الأعمال. أحد هذه القوانين هو ما يُسمى بالتزام الاحتفاظ المالي (الضريبي). تخبرك هذه القاعدة بشكل أساسي بأنك بحاجة إلى حفظ إدارة أعمالك (سجلاتك الإدارية) لعدد معين من السنوات. لماذا؟ لأن هذا يتيح لهيئة الضرائب الهولندية (Belastingdienst) فحص السجل الإداري الخاص بك متى رأت ذلك مناسبًا. التزام الاحتفاظ الضريبي هو التزام قانوني ينطبق على جميع رواد الأعمال في هولندا. إذا كنت معتادًا على العمل مع ملفات وطرق قديمة جدًا في أرشفة إدارتك، فقد يمثل ذلك تحديًا كبيرًا. بل هناك احتمال كبير أنك، دون أن تدري، لا تلتزم بالتزام الاحتفاظ هذا.

في الجوهر، ينص التزام الاحتفاظ المالي على أن جميع رواد الأعمال في هولندا ملزمون قانونًا بالاحتفاظ بالسجلات الإدارية لشركاتهم لمدة سبع سنوات. يرجى الملاحظة أنه بالنسبة لبعض المستندات تنطبق فترة احتفاظ لمدة سبع سنوات، ولكن بالنسبة لمستندات أخرى تنطبق فترة عشر سنوات. يجب أيضًا تخزين المستندات بطريقة تتيح لمفتشي هيئة الضرائب الهولندية فحص السجلات بسهولة خلال فترة زمنية معقولة. في هذا المقال، سنوضح ما يعنيه التزام الاحتفاظ المالي لشركتك، وكيف يمكنك الالتزام به، وما هي الفخاخ التي يجب الحذر منها.

معلومات حول التزام الاحتفاظ المالي

كما أوضحنا أعلاه، يقع على عاتق جميع أصحاب الأعمال في هولندا التزام قانوني بإتاحة الفرصة لهيئة الضرائب الهولندية لفحص السجلات الإدارية حتى سبع سنوات مضت. ينطبق هذا على البيانات الأساسية المتعلقة بالنفقات والأرباح المالية، مثل دفتر الأستاذ العام، وإدارة المخزون، وحسابات الذمم المدينة والحسابات الدائنة، وإدارة المشتريات والمبيعات، وإدارة الأجور والمرتبات. أي جميع الأموال التي تخرج وتدخل خلال أي سنة مالية معينة، والتي تمتد من 1 يناير حتى 31 ديسمبر. عليك أن تضع في اعتبارك أن هذا يعني أن كل رائد أعمال في هولندا يجب أن يكون قادرًا على إظهار جميع البيانات للسنوات السبع (أو العشر) الماضية خلال فحص عشوائي تنفذه السلطات الضريبية. وعشوائي يعني أنهم قد يأتون دون إشعار مسبق، لذا يجب أن تكون مستعدًا دائمًا بشكل عام.

هناك أسباب كثيرة محتملة لإجراء الفحص، على الرغم من أنه يحدث أحيانًا كمجرد تدقيق عام. قد تقرر السلطات الضريبية ببساطة أنك بحاجة إلى فحص دوري، من أجل التأكد من أنك تفعل كل شيء بشكل قانوني وأن سجلك الإداري محدث. تحدث هذه الفحوصات بشكل عشوائي، ولكن ليس في كثير من الأحيان. في حالات أخرى، يكون هناك سبب واضح في الغالب يدفهم للتفتيش عليك. على سبيل المثال، أن تكون قد قدمت إقرارات تجدها السلطات الضريبية مريبة. أو يمكنك التفكير في تحقيق يجريه المفتش الضريبي لدى أحد الموردين، أو شريك تجاري، أو طرف ثالث معني. يطلب المفتش بعد ذلك الوصول إلى سجلك الإداري، ويرى ما إذا كان بإمكانه اكتشاف أخطاء أو مخالفات. هذا هو السبب في أن مساكي الدفاتر والمحاسبين يشيرون غالبًا لعملائهم إلى أنه من المهم جدًا إدارة سجل إداري مصمم جيدًا وموجز.

ليس فقط لأن السلطات الضريبية قد تأتي للتدقيق في سجلك الإداري، ولكن بسبب مزايا أخرى خاصة بك وبشركتك. إذا كنت تدير سجلاً إدارياً متيناً، فإن ذلك يوفر لك رؤية واضحة لأرقامك المالية. يمكنك مقاربته بنوع من الدفتر المنزلي: أنت تراقب كل الأموال التي تدخل وتخرج. هذا يعني أنك تعرف بدقة أين توجد المشاكل، على سبيل المثال، عندما تنفق على الأصول أكثر مما تحققه من أرباح فعلياً. وعلى الرغم من أن احتمال أن يطرق المفتش بابك قد لا يكون كبيراً، إلا أنه من الحكمة إبقاء السجل الإداري منظماً. بالنسبة لرواد الأعمال، تعتبر المحاسبة أيضاً مصدراً موثوقاً للأرقام لاتخاذ قرارات مدروسة. وهذا يعني أنه من الأسهل تحديد متى تستثمر في شيء جديد، بدلاً من تقليل الاستثمار وجني المزيد من المال لفترة زمنية محددة. إنه يعطيك نظرة عامة على ربحية شركتك، وهو أمر مهم جداً إذا كنت ترغب في تحقيق نجاح حقيقي.

متى تطبق فترة التزام الاحتفاظ لمدة 10 سنوات؟

كما ذكرنا باختصار أعلاه، فإن الفترة العادية للاحتفاظ هي 7 سنوات. في بعض الحالات، سيحتاج رواد الأعمال إلى تخزين المعلومات والبيانات لسنوات أطول قليلاً، وتحديداً 10 سنوات. إحدى الحالات التي ينطبق فيها التزام الاحتفاظ الممتد هذا هي عندما تمتلك أو تستأجر مبنى مكاتب، أو أي نوع آخر من المقرات التجارية. تخضع البيانات المتعلقة بالعقارات (الأموال غير المنقولة) لالتزام احتفاظ لمدة عشر سنوات، لذلك إذا كنت تمتلك أي نوع من العقارات عن طريق شركتك، فإنك تخضع لفترة الاحتفاظ الأطول. وينطبق الشيء نفسه عندما تقدم شركتك، أو تشارك في تقديم، خدمات البث الإذاعي والتلفزيوني، والخدمات الإلكترونية و/أو خدمات الاتصالات، وقد اختارت أيضاً ما يُسمى بنظام الشباك الواحد OSS (One-Stop-Shop). ضع في اعتبارك أنه من الممكن تماماً إجراء اتفاقيات مع السلطات الضريبية بشأن لوائح أو ترتيبات معينة، مثل:

مدى تفصيل السجل الإداري
الطريقة التي يُحتفظ بها بالحقائق والسجلات
الاحتفاظ بالبيانات الأخرى غير البيانات الأساسية لفترة زمنية أقصر

احرص أيضاً على الاحتفاظ بـ "البيانات الأساسية" لتسجيل الوقت وتحديثها إن أمكن، من أجل الخصم الضريبي السنوي لرواد الأعمال. وينطبق هذا أيضاً على الاحتفاظ بتسجيل جيد لعدد الكيلومترات (مسافات قطع السيارة). يجب عليك الاحتفاظ بتسجيل لاستخدام سيارتك الخاصة لأغراض العمل، أو العكس: عندما تستخدم سيارة عملك للأعمال فقط ولن تستخدمها مطلقاً بشكل خاص.

من يجب عليه الاحتفاظ بسجل إداري بالضبط؟

أحد الأسئلة الأولى التي قد تطرحها هو: من هو الملزم بالاحتفاظ بسجل إداري لمدة 7 سنوات على الأقل؟ في الواقع، يُطلب من كل صاحب عمل القيام بذلك. لا يهم مدى كبر أو صغر حجم عملك التجاري: يقع الالتزام على عاتق كل رائد أعمال في هولندا. لا تحتاج فقط إلى الاحتفاظ بسجل إداري، بل يجب أيضاً الاحتفاظ بالسجل بطريقة تسمح للسلطات الضريبية بفحصه. لذا، هناك بعض القواعد واللوائح التنظيمية المعنية، مما يعني أن سجلك الإداري يجب أن يكون سليماً وفقاً للقانون الهولندي. أنت بحاجة إلى هذا السجل الإداري لتقديم إقرار ضريبة القيمة المضافة وإقرار التوريدات داخل مجتمع الاتحاد الأوروبي (ICP) بشكل صحيح، وكذلك لتتمكن من إدارة عملك بشكل سليم. وبشكل عام، يعني هذا أنك بحاجة إلى الاحتفاظ بجميع المستندات الأصلية، حتى تتمكن من إظهارها للمفتش الضريبي عندما يقوم بالفحص.

من يُعفى من الاحتفاظ بالسجلات الكاملة لضريبة القيمة المضافة؟

هناك بعض رواد الأعمال الذين لا يتعين عليهم الاحتفاظ بسجلات كاملة لضريبة القيمة المضافة:

رواد الأعمال الذين يقدمون فقط سلعاً أو خدمات معفاة من ضريبة القيمة المضافة
الكيانات القانونية التي ليست أصحاب أعمال، ولكن لديها رقم تعريف ضريبي لضريبة القيمة المضافة

التزامات إدارية إضافية

هل تمتلك شركة تتاجر في السلع ذات هامش الربح (margin goods)؟ إذًا تنطبق عليك التزامات إدارية إضافية. ما هي السلع ذات هامش الربح؟ السلع ذات هامش الربح هي بشكل عام السلع المستعملة التي اشتريتها دون دفع ضريبة القيمة المضافة. تحت شروط معينة، يمكن أيضًا اعتبار العناصر التالية سلعًا ذات هامش ربح:

الأعمال الفنية
القطع الأثرية (التحف)
المقتنيات التي تشتريها أو تستوردها بشمول ضريبة القيمة المضافة.

ما الذي يندرج تحت فئة السلع المستعملة؟

السلع المستعملة هي جميع السلع التي يمكنك استخدامها مرة أخرى، سواء بعد الإصلاح أم لا. يرجى الملاحظة أن جميع السلع التي تشتريها من فرد خاص تُعتبر دائمًا سلعًا مستعملة، حتى لو لم تُستخدم أبدًا. تشمل السلع المستعملة أيضًا السلع التي تم تربيتها داخليًا كما هو الحال في الخيول. عندما تتاجر بالسلع ذات هامش الربح، يتعين عليك الاحتفاظ بسجلات. يرجع ذلك إلى أن التجارة في السلع ذات هامش الربح تخضع لالتزامات إدارية عامة. بالإضافة إلى ذلك، تنطبق قواعد مختلفة على إدارة السلع ذات هامش الربح لديك. يجب بالطبع الاحتفاظ بسجلات شراء وبيع السلع ذات هامش الربح. بالنسبة لهذه السلع، هناك طريقتان مختلفان لتحقيق ذلك:

تحسب ضريبة القيمة المضافة لكل سلعة على حدة، وتتتبع المشتريات والمبيعات لكل عنصر في سجلك الإداري. تسمى السلطات الضريبية هذه الطريقة بالطريقة الفردية.
تحسب ضريبة القيمة المضافة على إجمالي هامش الربح في فترة إقرار ضريبي. نسمي هذه الطريقة بطريقة التعميم (globalization method).

تخضع كلتا الطريقتين التزامات إدارية إضافية. إذًا أي طريقة تستخدم؟ يمكن الإجابة على هذا السؤال ببيان أن الأمر يعتمد على نوع السلع والممرض المسموح لك باستخدامه. تُعد طريقة التعميم إجبارية للسلع التالية:

وسائل النقل، مثل السيارات، والدراجات النارية، والدراجات الهوائية، والدراجات الصغيرة (موبيد)، والعربات المجرورة (الكرفانات)
الملابس
الأثاث
الكتب والمجلات
معدات التصوير الفوتوغرافي والسينمائي والفيديو
أشرطة الفيديو، والأقراص المدمجة (DVDs)، وأشرطة الكاسيت الموسيقية، والأقراص المضغوطة (CDs)، وأقراص الفينيل (LPs)، إلخ.
الآلات الموسيقية
الأجهزة المنزلية
الأجهزة الكهربائية
الحيوانات الأليفة
الأعمال الفنية والأنتيكات والمقتنيات (تحت شروط معينة، كما ذكرنا سابقًا)

تعد طريقة التعميم إجبارية أيضًا لقطع الغيار والملاحق والمستلزمات المستعملة في هذه السلع، لأنها تشكل جزءًا لا يتجزأ من السلع ذات هامش الربح نفسها. لذا، حتى لو وضعت أنبوب عادم جديدًا على سيارتك المستعملة، فسوف يصبح جزءًا من السلعة ذات هامش الربح (السيارة).

السلع التي لا تُصنف كسلع ذات هامش ربح

هل تتاجر في سلع أخرى غير السلع ذات هامش الربح؟ أي أن سلعك غير قابلة للتصنيف كسلع مستعملة؟ حينها يتعين عليك تطبيق الطريقة الفردية، بخلاف طريقة التعميم. تتيح لك طريقة التعميم خصم هوامش الربح السلبية مقابل هوامش الربح الإيجابية. لكن هذا غير مسموح به في الطريقة الفردية. في كل الأحوال، من الممكن تمامًا طلب تغيير الطرق من هيئة الضرائب الهولندية، متى اعتقدت أن ذلك سيكون الخيار المناسب لك. فقط في حالة ما إذا كنت دلالاً (بائعًا في المزاد)، أو وسيطًا يعمل نيابة عن بائع المزاد، فلا يجوز لك تطبيق طريقة التعميم. وقد يرجع ذلك إلى حقيقة أن بائع المزاد يعمل كوسيط بين المشترين والبائعين، وبالتالي لا يمكن اعتباره مالكًا للعنصر. أيضًا، يمكنك بيع السلع ذات هامش الربح مع ضريبة القيمة المضافة. يمكنك في الواقع اختيار بيع السلع ذات هامش الربح بشرط ضريبة القيمة المضافة. يمكنك قراءة ما تحتاج إلى قيامه في سجلاتك الإدارية تحت عنوان Administrative consequences when selling under the normal VAT scheme.

المستندات الدقيقة التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها خلال إطار زمني معين

كما ذكرنا سابقًا، تحتاج إلى الاحتفاظ بجميع البيانات الأساسية للسجل الإداري لشركتك لمدة 7 سنوات، لتتمكن السلطات الضريبية من التفتيش على البيانات. تبدأ فترة الـ 7 سنوات عندما تنتهي القيمة "الحالية" لأي سلعة أو خدمة. ولشرح ما تعنيه كلمة "حالي" في هذا السياق، يمكننا استخدام مثال عقد إيجار سيارة. تخيل أنك تستأجر سيارة لمدة 3 سنوات. طالما أن العقد سارٍ، تُعتبر السلعة أو الخدمة "حالية". ولكن مع إنهاء العقد، لا تعود السلعة أو الخدمة قيد الاستخدام في تلك اللحظة، وبالتالي تُصنف على أنها منتهية. وينطبق الشيء نفسه على الحالة التي تقوم فيها بتقديم الدفعة الأخيرة لإنهاء سداد شيء ما. ومن تلك اللحظة فصاعدًا، تحتاج إلى تخزين البيانات المتعلقة بهذه السلعة أو الخدمة لمدة 7 سنوات متتالية، حيث يبدأ التزام فترة الاحتفاظ فعليًا من هذا التاريخ. بالطبع، ترغب في معرفة المستندات والبيانات التي ستحتاج إلى أرشفتها. تتكون البيانات الأساسية عمومًا مما يلي:

دفتر الأستاذ العام
إدارة المخزون
إدارة المشتريات والمبيعات
إدارة حسابات الذمم المدينة والحسابات الدائنة
إدارة الأجور والمرتبات

بالإضافة إلى البيانات الأساسية المذكورة أعلاه، عليك مراعاة أنه يجب عليك أيضًا الاحتفاظ بجميع البيانات الرئيسية. تتعلق البيانات الرئيسية بموضوعات مثل المعلومات المتعلقة بالمدينين والدائنين وملفات المواد/السلع. يرجى الملاحظة أن جميع التغييرات والتعديلات التي تطرأ على البيانات الرئيسية يجب أن تكون قابلة للتتبع لاحقًا.

الطريقة الصحيحة لتخزين الفواتير

يعد الأسلوب المحدد الذي يتم به استلام البيانات وتخزينها جزءًا مهمًا من التزام الاحتفاظ. وفقًا للأحكام القانونية التي تغطي هذا الموضوع المحدد، يجب عليك الاحتفاظ بالدفاتر والمستندات وحوامل البيانات المهمة للضرائب بنفس الطريقة تمامًا التي استلمتها بها. أي بحالتها الأصلية، وهو ما يعني التسجيل الأولي لبيانات المصدر. وهذا يعني أن المستند المستلم رقميًا يجب أيضًا تخزينه رقميًا، وهو ما قد يبدو غير منطقي في البداية، حيث كان تخزين البيانات ورقيًا هو السائد لفترة طويلة. هذا لم يعد ينطبق بعد الآن. على سبيل المثال، يقع عرض الأسعار أو الفاتورة التي تتلقاها عبر البريد الإلكتروني تحت ضرورة التخزين كملف رقمي، حيث إن الطريقة الأصلية التي استلمتها بها كانت رقمية. وفقًا لقواعد التزام الاحتفاظ، يُسمح لك فقط بتخزين عرض الأسعار أو الفاتورة هذا رقميًا.

شيء آخر يجب عليك القيام به هو تخزين مصدر الملف الذي استلمته، إلى جانب تخزين كل ملف رقمي بشكل رقمي. حفظ الفاتورة نفسها ليس كافيًا، لأن السلطات الضريبية تريد منك أن تكون قادرًا على إثبات أن الفاتورة لم يتم تعديلها يدويًا من قبلك بعد الاستلام. لذا، يمكنك تحقيق ذلك ليس فقط بتخزين الفاتورة نفسها، ولكن أيضًا بالبريد الإلكتروني الذي أُرفقت به الفاتورة. يتيح هذا للمفتش رؤية أن الفاتورة التي قمت بحفظها كملف PDF أو Word هي نفسها تمامًا الفاتورة المستلمة في الأصل عبر البريد الإلكتروني. يجب أن تكون البيانات الموجودة في نظام المعلومات، والمعروفة بالبيانات المشتقة، قابلة للتتبع حتى البيانات المصدرية. يعد مسار التدقيق هذا شرطًا مهمًا عندما يتعلق الأمر بتخزين السجل الإداري رقميًا. يُسمح لك أيضًا بطلب إثبات الهوية من عملائك. لكن غير المسموح به، وفقًا لقواعد اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، هو نسخ نموذج إثبات الهوية هذا وتخزينه، على سبيل المثال، في سجل إداري. يُسمح بذلك فقط في الحالات التي يكون فيها ذلك إلزاميًا، كما هو الحال عند توظيف موظف، أو عندما يحتاج الأشخاص إلى إثبات هويتهم ليصبحوا مشتركين في (بعض) الخدمات التي تقدمها.

الطريقة الصحيحة للاحتفاظ بالسجلات الإدارية الورقية

الفاتورة أو المستند الآخر الذي تتلقاه بالبريد على الورق، والذي يجب الاحتفاظ به، يمكنك تحويله إلى صيغة رقمية وتخزينه رقميًا وفقًا للسلطات الضريبية. لذا، في الجوهر، أنت تستبدل الملف المصدر، وهو الفاتورة الورقية، بملف رقمي. ويسمى هذا بالتحويل (conversion). لكن ضع في اعتبارك أنه في هذا السيناريو، تحتاج أيضًا إلى الاحتفاظ بالملف الأصلي، كما ذكرنا أعلاه، للفترة الملتزم بها قانونًا. عند التحويل إلى الرقمية، هناك بعض العوامل المهمة التي يجب أن تكون على علم بها. غالبًا ما يقوم أصحاب الأعمال بالرقمنة عن طريق مسح الفواتير ضوئيًا، أو التقاط صورة للمستندات، أو من خلال وجود أداة رقمنة مرتبطة ببرنامج المحاسبة الخاص بهم، وهو ما يسمى أيضًا "اللمح والتعرف" (scan & recognize). فقط من خلال هذه الطريقة الأخيرة للرقمنة، يمكن تحويل الفواتير رقميًا ليس بسهولة أكبر فحسب، بل وفقًا للإجراء الصحيح أيضًا.

في كتيب حول التزام الاحتفاظ، تشير هيئة الضرائب الهولندية إلى الشروط التي يجب أن يستوفيها التحويل. من المهم هنا ألا تضيع ميزات الأمان للمستند الأصلي. هذا يعني أنك تحتفظ دائمًا بالفواتير الورقية فعليًا (في شكل ورقي) لمدة سبع سنوات. وخاصة الإيصالات المدفوعة نقدًا، يصعب على السلطات الضريبية التحقق من أصالتها. من ناحية أخرى، هناك أيضًا أمثلة لشركات محاسبة أجرت اتفاقيات مع السلطات الضريبية بشأن هذا الأمر. على سبيل المثال، حصلت المكاتب بشكل جماعي على إذن لجميع عملائها لتخزين الفواتير الورقية رقميًا، بحيث لا ينبغي عليهم بعد الآن الاحتفاظ بأي شيء على الورق. من الحكمة بالنسبة لك، كرائد أعمال، استكشاف خياراتك والتحدث ربما مع السلطات الضريبية حول رغباتك المحددة. غالبًا ما يكونون مستعدين لإبداء المرونة ومساعدتك بطرق معينة، طالما أنك تحافظ على كل شيء نظيفًا وشفافًا وقانونيًا.

الطريقة السليمة لتخزين البيانات الرقمية

هناك عدة طرق لتخزين البيانات الرقمية بشكل صحيح. الشرط الأكثر أهمية هو، بالطبع، أنه يجب تخزين البيانات لمدة 7 (أو 10) سنوات. هل تخزن جميع بياناتك وتعمل على خادمك الخاص؟ ينص القانون المالي الهولندي على أنك بحاجة إلى وجود إجراء جيد للنسخ الاحتياطي، كما يتعين عليك إجراء هذه النسخ الاحتياطية بشكل متسق. إلى جانب ذلك، يجب تخزين هذه النسخ الاحتياطية في موقع مختلف عن الموقع الذي يتواجد فيه السجل الإداري الرقمي. يمكنك، على سبيل المثال، استخدام محرك قرص صلب خارجي لهذا الغرض. كما يُسمح ويُتاح اختيار حل سحابي لتخزين بياناتك. هل تعلم أن برامج المحاسبة القائمة على السحابة تتمتع بالعديد من المزايا، مثل ما يلي:

يمكنك أنت وممسك الدفاتر أو المحاسب الوصول إلى البيانات من أي جهاز
يتم الاحتفاظ ببياناتك آمنة ولا يمكن فقدانها أو إتلافها في حالة تعطل جهاز الكمبيوتر أو أي جهاز آخر
يمكنك إطلاع نفسك وتوجيه شركتك بناءً على بيانات حديثة وفعلية
يمكنك أيضًا ربط برامج أخرى ببرنامج المحاسبة

عندما تضع هذه القواعد في اعتبارك، ستكون متأكدًا تمامًا من تخزين سجلك الإداري الرقمي بالطريقة الصحيحة. وسنوضح بعض التفاصيل الممتعة الأخرى المتعلقة بالسجل الإداري الرقمي أدناه.

شروط ومتطلبات إضافية متعلقة بالتخزين الرقمي للملفات والبيانات

هل لديك بيانات مخزنة على معدات أجهزة قديمة الطراز؟ يعني التزام الاحتفاظ أيضًا أنه يجب أن تكون البيانات المحتفظ بها قابلة للوصول. لذا، ستلزمك القدرة على الوصول إلى الملف الأصلي وفتحه. هذا يعني، على سبيل المثال، أن الأجهزة القديمة التي تتيح لك الوصول إلى البيانات يجب الاحتفاظ بها، إذا كان لا يمكن الاطلاع على ملفات رقمية معينة إلا بهذه الطريقة. يمكنك التفكير في وسائط التخزين القديمة، مثل القرص المرن القديم، أو إصدار Windows أقدم. علاوة على ذلك، تدعم معظم الحزم المحاسبية ما يُسمى بملف التدقيق (audit file) ماليًا. ملف التدقيق هو مقتطف من دفتر الأستاذ العام. يرجى الملاحظة، مع ذلك، أنه لا يكفي الاحتفاظ بملف التدقيق فقط، لأنه لا يتضمن جميع القيود الإدارية. علاوة على ذلك، ضع في اعتبارك جميع وسائل الاتصال الإلكترونية، مثل التقويم والتطبيقات والرسائل النصية القصيرة (SMS). يجب الاحتفاظ بجميع الرسائل عبر البريد الإلكتروني والواتساب (WhatsApp) والرسائل النصية والفيسبوك طالما أنها تُعتبر مندرجة تحت فئة "اتصالات الأعمال". في حالة الفحص الضريبي، يجب تقديم هذه المعلومات بالشكل الذي يطلبه المفتش. تنطبق هذه القاعدة أيضًا على الاحتفاظ بجدول أعمال (أجندة) رقمي.

يمكن لشركة Intercompany Solutions إفادتك بشكل أكبر حول التزام الاحتفاظ المالي

كما ترى، هناك العديد من الأمور المتعلقة بالتزام الاحتفاظ المالي. من الحكمة البقاء على اطلاع دائم بأحدث التشريعات المتعلقة بهذا الموضوع، حتى تعرف كرائد أعمال أنك تعمل وفقًا لجميع القوانين الهولندية المعمول بها. يجب على محاسبك في الواقع إبلاغك بذلك، وكذلك بجميع الخيارات المتاحة للالتزام بهذا القانون بطريقة سليمة وآمنة. إذا لم يكن لديك محاسب ولا تعرف كيفية الالتزام، أو ربما بدأت للتو عملك الخاص وأنت جديد على مثل هذه الموضوعات: في جميع هذه الحالات، يمكنك دائمًا الاتصال بشركة Intercompany Solutions. يمكننا تقديم نصائح مالية وضريبية شاملة لك، بما في ذلك أفضل طريقة للاحتفاظ بسجل إداري سليم. كما يمكننا تقديم الدعم والمشورة عندما يتعلق الأمر بدفع الضرائب وإعداد إقرارك الضريبي السنوي. لا تتردد في الاتصال بنا مباشرة للحصول على المزيد من المعلومات.

Sources:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/

Formation time	Dutch BV formation completed in 3 to 5 business days
Process	Fully remote setup with step-by-step guidance
Compliance	Expert support for registration, VAT and compliance
Aftercare	Accounting, tax and legal support included
One partner	All of the above through one trusted formation partner