Personaleinstellung und Lohnbuchhaltung in den Niederlanden

Die Einstellung von Personal bringt mehr Bürokratie mit sich, als Sie vielleicht denken. Hier erfahren Sie, was Sie wissen müssen, wenn Sie die Einstellung neuer Mitarbeiter planen.

Sie können nur dann offizielles Personal beschäftigen, wenn die Person, die für Ihr Unternehmen tätig ist, mehrere Anforderungen erfüllt. Jemand gilt als Arbeitnehmer, wenn er oder sie:

- Seit drei aufeinanderfolgenden Monaten für Ihr Unternehmen tätig ist

- Jede Woche oder mindestens zwanzig Stunden im Monat gegen Bezahlung gearbeitet hat

Darüber hinaus muss ein gewisses Weisungsverhältnis bestehen, es muss Gehalt gezahlt werden und es muss eine Verpflichtung zur Erbringung der Arbeitsleistung vorliegen. Wenn Sie alle oben genannten Punkte mit „Ja“ beantworten können, können Sie mit den folgenden Schritten beginnen.

Die Lohnbuchhaltung muss in dem Land durchgeführt werden, in dem die Arbeit verrichtet wird. Wenn Sie Mitarbeiter in den Niederlanden beschäftigen, muss die Lohnbuchhaltung in den Niederlanden eingereicht werden.

Erstellung eines Arbeitsvertrags

Zunächst müssen Sie mit Ihrem potenziellen Mitarbeiter einen Arbeitsvertrag vereinbaren. In der Theorie ist dies mündlich zulässig, vorzugsweise jedoch schriftlich: Auf diese Weise sind die Vereinbarungen für alle Parteien klar. Die folgenden Punkte können oder müssen im Arbeitsvertrag geregelt werden:

Name (Initialen, Präfix, Nachname), Geburtsdatum, Adresse und Wohnort des Arbeitnehmers sowie Name, Adresse und Wohnort des Arbeitgebers

Ort(e), an dem/denen die Arbeit verrichtet wird

Berufsbezeichnung und Hauptaufgaben des Arbeitnehmers

Zeitpunkt des Diensteintritts

Dauer des Arbeitsvertrags (falls dieser befristet geschlossen wurde)

Urlaubsansprüche

Lohn und Zahlungsperiode

Übliche Arbeitszeiten (pro Woche oder pro Tag)

Teilnahme an einer Altersversorgung (falls zutreffend)

Ob der Tarifvertrag (CLA) Anwendung findet (und um welchen es sich handelt)

Etwaige Probezeit

Kündigungsfrist (oder deren Berechnung)

Arbeitsunfähigkeit und Krankheit

Mögliches Rückgriffsrecht

Identifikationspflicht

Wettbewerbs-/Kundenklausel (nur für höhere oder spezifische Positionen anwendbar)

Personalkosten

Zusätzlich zum monatlichen Bruttogehalt Ihrer Mitarbeiter können weitere Kosten anfallen für:

Urlaubsgeld

Dreizehntes Monatsgehalt

Krankheitskosten

Ausbildung

Pensionskasse

Fahrtkosten

Der bestehende Tarifvertrag in Ihrer Branche spielt dabei eine entscheidende Rolle. Fast alle Tarifverträge enthalten Vereinbarungen über die Arbeitsbedingungen für bestimmte Branchen.

Lohnkosten ermitteln

Die Lohnkosten für Sie liegen etwa 30% höher als das Bruttogehalt, das Ihr Arbeitnehmer erhält. Schließlich zahlen Sie auch einen Teil der Versicherungen und sonstige Nebenkosten.

Neben der Altersvorsorge sind dies häufig das Urlaubsgeld (in der Regel 8% des Bruttogehalts) und das dreizehnte Monatsgehalt. Hierauf fallen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge an, die Sie als Arbeitgeber abführen müssen.

Zahlung von Pensionsbeiträgen

Für jeden Arbeitnehmer gelten Sozialversicherungen in Bezug auf Rentenrechte (AOW und ANW). Als Arbeitgeber können Sie zusätzliche Altersvorsorgen anbieten. Die Prämie hierfür teilen Sie sich in der Regel mit dem Arbeitnehmer.

In den meisten Fällen ist dies bereits im Tarifvertrag oder im Branchenpensionsfonds geregelt. Sie sind verpflichtet, dies dem neuen Mitarbeiter mitzuteilen.

Lohnsteuer und Registrierung beim Finanzamt

Als Arbeitgeber haben Sie es auch mit Lohnabgaben der Belastingdienst zu tun. Lohnabgaben sind ein Sammelbegriff für:

Lohnsteuer / Volksversicherungsbeiträge

Einkommensabhängiger Krankenversicherungsbeitrag (Zvw)

Arbeitnehmerversicherungsbeiträge (WW und WAO / WIA)

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Lohnsteuer-Handbuch. Dieses erhalten Sie von der Belastingdienst, wenn Sie sich als Arbeitgeber registrieren. Sie können dieses Handbuch auch online einsehen, indem Sie es von der Website der Belastingdienst herunterladen.

Lohnbuchhaltung führen

Neben dem oben genannten Vertrag und den steuerlichen Pflichten fällt auch viel zusätzliche Verwaltung an, insbesondere die Lohnbuchhaltung.

Die Lohnbuchhaltung besteht aus verschiedenen Formularen und Berechnungen. Dazu gehören Formulare wie die Lohnbescheinigung, die Lohnabrechnung und die Jahresübersicht. Dies sind alles Formulare, die für die Berechnung von Löhnen und fälligen Beträgen wichtig sind.

Aber lassen Sie sich davon nicht abschrecken. Es steht Ihnen ausreichend Beratung zur Verfügung, sollten Sie diese benötigen. Kontaktieren Sie Intercompany Solutions für weitere Informationen.

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Quellen

• Business.gov.nl - Personalbeschäftigung in den Niederlanden
• UWV - Niederländische Arbeitnehmerversicherung und Arbeitsmarktinformationen
• SVB - Niederländische Sozialversicherung und A1-Bescheinigungen
• Europäische Kommission - Steuern und Zollunion
• PwC Niederlande - Einblicke in das Steuerrecht und Publikationen
• Hoge Raad 2025, Auflösung eines Arbeitsvertrags (ECLI:NL:HR:2025:1171)
• Hoge Raad 2022, Kündigung aus wirtschaftlichen Gründen (ECLI:NL:HR:2022:276)
• Burgerlijk Wetboek Boek 7, Arbeitsrecht (wetten.overheid.nl)
• Loyens & Loeff - rechtliche und steuerliche Einblicke
• Europäischer Gerichtshof, CCOO zur Arbeitszeiterfassung (C-55/18)
• Belastingdienst - Berechnung der Lohnsteuer