Die steuerliche Aufbewahrungspflicht nach niederländischem Recht

Wenn Sie ein niederländisches Unternehmen gründen, müssen Sie alle niederländischen Gesetze befolgen, die das Geschäftsumfeld regeln. Eines dieser Gesetze ist die sogenannte steuerliche Aufbewahrungspflicht. Diese besagt im Wesentlichen, dass Sie Ihre Unternehmensbuchführung für eine bestimmte Anzahl von Jahren archivieren müssen. Warum? Weil dies der Belastingdienst ermöglicht, Ihre Buchführung jederzeit zu überprüfen, wenn sie es für angemessen hält. Die steuerliche Aufbewahrungspflicht ist eine gesetzliche Verpflichtung, die für alle Unternehmer in den Niederlanden gilt. Wenn Sie daran gewohnt sind, mit älteren Dateien und Aufbewahrungsmethoden zu arbeiten, kann sich dies als eine ziemliche Herausforderung erweisen. Es besteht sogar eine gute Chance, dass Sie, ohne es zu wissen, die Aufbewahrungspflicht nicht einhalten.

Im Wesentlichen besagt die steuerliche Aufbewahrungspflicht, dass alle Unternehmer in den Niederlanden gesetzlich verpflichtet sind, die Buchführung ihres Unternehmens sieben Jahre lang aufzubewahren. Bitte beachten Sie, dass für einige Dokumente die Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren gilt, für andere jedoch zehn Jahre. Die Dokumente müssen zudem so gelagert werden, dass Prüfer der Belastingdienst die Buchführung innerhalb eines angemessenen Zeitraums leicht überprüfen können. In diesem Artikel erläutern wir, was die steuerliche Aufbewahrungspflicht für Ihr Unternehmen bedeutet, wie Sie diese einhalten können und auf welche Fallstricke Sie achten sollten.

Informationen zur steuerlichen Aufbewahrungspflicht

Wie bereits oben erläutert, haben alle niederländischen Unternehmenseigentümer die gesetzliche Pflicht, der Belastingdienst die Möglichkeit zu geben, die Buchführung bis zu sieben Jahre rückwirkend zu prüfen. Dies gilt für Grunddaten über Ihre finanziellen Ausgaben und Einnahmen, wie das Hauptbuch, die Lagerbuchführung, Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, die Einkaufs- und Verkaufsverwaltung sowie die Lohnbuchhaltung. Also für all das Geld, das während eines bestimmten Geschäftsjahres, das vom 1. Januar bis zum 31. Dezember läuft, ein- und ausgeht. Sie müssen bedenken, dass dies bedeutet, dass jeder einzelne niederländische Unternehmer bei einer Stichprobe durch die Steuerbehörden in der Lage sein muss, alle Daten der vergangenen sieben (oder zehn) Jahre vorzulegen. Stichprobe bedeutet, dass sie unangekündigt vorbeikommen können, sodass Sie generell immer vorbereitet sein müssen.

Es gibt viele mögliche Gründe für das Stattfinden einer Prüfung, obwohl es manchmal einfach als allgemeine Betriebsprüfung geschieht. Die Steuerbehörden können einfach entscheiden, dass Sie eine periodische Prüfung benötigen, um sicherzustellen, dass Sie alles rechtmäßig tun und Ihre Buchführung auf dem neuesten Stand ist. Diese Prüfungen finden zufällig, aber nicht sehr oft statt. In anderen Fällen gibt es meistens einen klaren Grund, warum die Steuerbehörden eine Prüfung bei Ihnen durchführen. Sie haben beispielsweise Erklärungen eingereicht, die die Steuerbehörden für verdächtig halten. Oder Sie können an eine Untersuchung denken, die der Steuerprüfer bei einem Ihrer Lieferanten, einem Geschäftspartner oder einem anderen beteiligten Dritten durchführt. Der Prüfer fordert dann Zugang zu Ihrer Buchführung an und prüft, ob er Fehler oder Unregelmäßigkeiten feststellen kann. Aus diesem Grund weisen Buchhalter und Steuerberater ihre Mandanten oft darauf hin, dass es sehr wichtig ist, eine gut strukturierte und präzise Buchführung zu führen.

Nicht nur, weil die Steuerbehörden kommen und Ihre Buchführung prüfen können, sondern wegen anderer Vorteile speziell für Sie und Ihr Unternehmen. Wenn Sie eine solide Buchführung führen, bietet Ihnen dies Einblick in Ihre Finanzzahlen. Sie können es gewissermaßen parallel zu einem Haushaltsbuch sehen: Sie überwachen alles Geld, das eingeht und ausgeht. Das bedeutet, dass Sie genau wissen, wo es Probleme gibt, zum Beispiel wenn Sie mehr für Vermögenswerte ausgeben, als Sie tatsächlich an Gewinnen erzielen. Trotz der Tatsache, dass die Chance nicht groß sein mag, dass ein Prüfer an Ihre Tür klopft, ist es dennoch klug, die Buchführung in Ordnung zu haben. Für Unternehmer ist die Buchhaltung auch eine zuverlässige Zahlenquelle, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Das bedeutet, dass es einfacher ist zu entscheiden, wann in etwas Neues investiert werden soll, anstatt weniger zu investieren und stattdessen für einen Zeitraum mehr Geld zu verdienen. Es gibt Ihnen einen Gesamtüberblick über die Rentabilität Ihres Unternehmens, was sehr wichtig ist, wenn Sie echten Erfolg erzielen wollen.

Wann gilt die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren?

Wie oben kurz erwähnt, beträgt die reguläre Aufbewahrungsfrist 7 Jahre. In einigen Fällen müssen Unternehmer Informationen und Daten einige Jahre länger aufbewahren, nämlich 10 Jahre. Eine der Situationen, in denen diese verlängerte Aufbewahrungspflicht gilt, ist, wenn Sie ein Bürogebäude oder eine andere Art von Geschäftsimmobilie besitzen oder mieten. Die Daten über unbewegliches Vermögen unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Wenn Sie also irgendeine Art von Immobilie über Ihr Unternehmen besitzen, unterliegen Sie der längeren Aufbewahrungsfrist. Das Gleiche gilt, wenn Ihr Unternehmen Radio- und Fernsehrundfunkdienstleistungen, elektronische Dienstleistungen und/oder Telekommunikationsdienstleistungen erbringt oder an deren Erbringung beteiligt ist und sich zudem für das sogenannte OSS-System (One-Stop-Shop) entschieden hat. Denken Sie daran, dass es tatsächlich durchaus möglich ist, mit den Steuerbehörden Vereinbarungen über bestimmte Regelungen oder Absprachen zu treffen, wie zum Beispiel:

• Wie detailliert die Buchführung sein sollte
• Die Art und Weise, wie die Unterlagen geführt werden
• Aufbewahrung anderer Daten als der Grunddaten für einen kürzeren Zeitraum

Führen und aktualisieren Sie gegebenenfalls auch die Grunddaten der Zeiterfassung für den jährlichen unternehmerischen Steuerabzug. Dies gilt auch für die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs. Sie sollten eines führen, wenn Sie Ihren privaten Pkw für geschäftliche Zwecke nutzen oder umgekehrt: wenn Sie Ihren Dienstwagen ausschließlich geschäftlich und niemals privat nutzen.

Wer genau muss eine Buchführung führen?

Eine der ersten Fragen, die Sie sich stellen könnten, ist: Wer ist verpflichtet, eine Buchführung für mindestens 7 Jahre aufzubewahren? In der Realität ist jeder einzelne Unternehmenseigentümer dazu verpflichtet. Es spielt keine Rolle, wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist: Die Pflicht liegt bei jedem niederländischen Unternehmer. Sie müssen nicht nur eine Buchführung führen, sondern die Buchführung muss auch so geführt werden, dass die Steuerbehörden sie prüfen können. Es gibt also einige Regeln und Vorschriften, was bedeutet, dass Ihre Buchführung nach niederländischem Recht ordnungsgemäß sein muss. Sie benötigen diese Buchführung zur korrekten Einreichung einer MwSt.-Erklärung und der Erklärung über innergemeinschaftliche Lieferungen (ICP), aber auch, um Ihr Geschäft ordnungsgemäß führen zu können. Im Allgemeinen bedeutet dies, dass Sie alle Originaldokumente aufbewahren müssen, damit Sie diese dem Steuerprüfer bei einer Prüfung vorgelegen können.

Wer ist von der Führung vollständiger MwSt.-Aufzeichnungen befreit?

Es gibt einige Unternehmer, die keine vollständigen MwSt.-Aufzeichnungen führen müssen:

• Unternehmer, die ausschließlich steuerfreie Lieferungen oder Dienstleistungen erbringen
• Juristische Personen, die keine Unternehmer sind, aber über eine MwSt.-Identifikationsnummer verfügen

Zusätzliche administrative Pflichten

Besitzen Sie ein Unternehmen, das mit Margengütern handelt? Dann gelten für Sie zusätzliche administrative Pflichten. Was sind Margengüter? Margengüter sind im Allgemeinen gebrauchte Gegenstände, die Sie ohne Zahlung von MwSt. erworben haben. Unter bestimmten Bedingungen können auch folgende Gegenstände als Margengüter angesehen werden:

• Kunst
• Antiquitäten
• Sammlerstücke, die Sie mit MwSt. erwerben oder importieren.

Was fällt unter die Kategorie Gebrauchtwaren?

Gebrauchtwaren sind alle Waren, die Sie erneut verwenden können, unabhängig davon, ob nach einer Reparatur oder nicht. Bitte beachten Sie, dass alle Waren, die Sie von einer Privatperson kaufen, immer Gebrauchtwaren sind, selbst wenn sie noch nie benutzt wurden. Zu den Gebrauchtwaren gehören auch Waren, die im eigenen Betrieb gezüchtet wurden, wie im Fall von Pferden. Wenn Sie mit Margengütern handeln, müssen Sie Aufzeichnungen führen. Dies liegt daran, dass der Handel mit Margengütern allgemeinen administrativen Pflichten unterliegt. Darüber hinaus gelten für Ihre Verwaltung von Margengütern andere Regeln. Der Kauf und Verkauf von Margengütern muss selbstverständlich in Ihren Unterlagen festgehalten werden. Für diese Waren gibt es zwei verschiedene Methoden, dies zu erreichen:

• Sie berechnen die MwSt. pro einzelnem Gut und verfolgen Käufe und Verkäufe pro Artikel in Ihrer Buchführung. Die Steuerbehörden nennen dies die Einzelmethode.
• Sie berechnen die MwSt. auf die Gesamtmarge in einem Erklärungszeitraum. Wir nennen dies die Globalmethode.

Beide Methoden unterliegen zusätzlichen administrativen Pflichten. Welche Methode verwenden Sie also? Diese Frage lässt sich damit beantworten, dass es von der Art der Waren abhängt, welche Methode Sie verwenden dürfen. Die Globalmethode ist für folgende Waren obligatorisch:

• Transportmittel wie Autos, Motorräder, Fahrräder, Mopeds und Wohnwagen
• Kleidung
• Möbel
• Bücher und Zeitschriften
• Foto-, Film- und Videogeräte
• Videobänder, DVDs, Musikkassetten, CDs, LPs usw.
• Musikinstrumente
• Haushaltsgeräte
• Elektrogeräte
• Haustiere
• Kunst, Antiquitäten und Sammlerstücke (unter bestimmten Bedingungen, wie bereits erwähnt)

Die Globalmethode ist auch für Teile, Zubehör und Verbrauchsmaterialien obligatorisch, die in diesen Waren verwendet werden, da sie einen integralen Bestandteil der Margengüter selbst bilden. Selbst wenn Sie ein neues Auspuffrohr an Ihren Gebrauchtwagen montieren, wird es Teil des Margenguts (des Autos).

Waren, die nicht als Margengüter qualifiziert werden

Handeln Sie mit anderen Waren als Margengütern? Das bedeutet, dass Ihre Waren nicht als gebraucht qualifiziert werden können? Dann müssen Sie die Einzelmethode anstelle der Globalmethode anwenden. Die Globalmethode ermöglicht es Ihnen, negative Gewinnmargen mit positiven Gewinnmargen zu verrechnen. Bei der Einzelmethode ist dies jedoch nicht erlaubt. In jedem Fall ist es durchaus möglich, den Belastingdienst um einen Methodenwechsel zu bitten, wenn Sie glauben, dass dies die richtige Wahl für Sie ist. Nur wenn Sie als Versteigerer oder als im Namen eines Versteigerers handelnder Zwischenhändler tätig sind, dürfen Sie die Globalmethode nicht anwenden. Dies kann daran liegen, dass ein Versteigerer als Zwischenhändler zwischen Käufern und Verkäufern fungiert und somit nicht als Eigentümer des Gegenstands angesehen werden kann. Zudem können Sie Margengüter mit MwSt. verkaufen. Sie können sich tatsächlich dafür entscheiden, Margengüter mit MwSt. zu verkaufen. Was Sie in Ihrer Buchführung tun müssen, lesen Sie unter Administrative Folgen beim Verkauf im Rahmen der normalen MwSt.-Regelung.

Die genauen Dokumente, die Sie über einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen

Wie bereits erwähnt, müssen Sie alle Grunddaten der Buchführung Ihres Unternehmens für einen Zeitraum von 7 Jahren aufbewahren, damit die Steuerbehörden die Daten überprüfen können. Der Zeitraum von 7 Jahren beginnt, wenn der Zeitwert einer Ware oder Dienstleistung abläuft. Um zu erklären, was "Zeitwert" in diesem Zusammenhang bedeutet, können wir das Beispiel eines Autoleasingvertrags heranziehen. Stellen Sie sich vor, Sie leasen ein Auto über einen Zeitraum von 3 Jahren. Solange der Vertrag aktiv ist, wird die Ware oder Dienstleistung als laufend angesehen. Mit der Beendigung des Vertrags wird die Ware oder Dienstleistung jedoch in diesem Moment nicht mehr genutzt und gilt somit als abgelaufen. Das Gleiche gilt für die Situation, in der Sie eine Abschlusszahlung leisten, um etwas (abzuzahlen). Ab diesem Zeitpunkt müssen Sie Daten zu dieser Ware oder Dienstleistung für 7 aufeinanderfolgende Jahre speichern, da hier die Aufbewahrungsfrist tatsächlich beginnt. Natürlich möchten Sie wissen, welche Dokumente und welche Daten Sie archivieren müssen. Grunddaten bestehen im Allgemeinen aus Folgendem:

• Das Hauptbuch
• Die Lagerbuchführung
• Die Einkaufs- und Verkaufsverwaltung
• Die Debitorenbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung
• Die Lohnbuchhaltung

Zusätzlich zu den oben genannten Grunddaten müssen Sie berücksichtigen, dass Sie auch alle Stammdaten aufbewahren müssen. Stammdaten beziehen sich auf Themen wie Informationen über Ihre Schuldner und Gläubiger sowie Artikeldateien. Bitte beachten Sie, dass alle Änderungen in den Stammdaten im Nachhinein nachvollziehbar sein müssen.

Die richtige Art und Weise, Rechnungen aufzubewahren

Ein wichtiger Teil der Aufbewahrungspflicht ist die spezifische Art und Weise, wie Daten empfangen und gespeichert werden. Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zu diesem Thema müssen Sie Bücher, Dokumente und Datenträger, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, genau so aufbewahren, wie Sie sie erhalten haben. Also im Originalzustand, was die primäre Erfassung der Quelldaten bedeutet. Dies bedeutet, dass ein digital empfangenes Dokument auch digital gespeichert werden muss, was zu Beginn unlogisch erscheinen kann, da die physische Speicherung von Daten so lange die Norm war. Dies gilt nicht mehr. Beispielsweise muss ein Angebot oder eine Rechnung, die Sie per E-Mail erhalten, als digitale Datei gespeichert werden, da die ursprüngliche Art des Empfangs digital ist. Nach den Regeln der Aufbewahrungspflicht dürfen Sie dieses Angebot oder diese Rechnung nur digital speichern.

Eine weitere Sache, die Sie tun sollten, ist die Speicherung der Quelle der empfangenen Datei neben der Speicherung jeder digitalen Datei in digitaler Form. Das bloße Speichern der Rechnung selbst reicht nicht aus, da die Steuerbehörden von Ihnen verlangen zu beweisen, dass die Rechnung nach Erhalt nicht von Ihnen manuell angepasst wurde. Sie erreichen dies also, indem Sie nicht nur die Rechnung selbst speichern, sondern auch die E-Mail, an die die Rechnung angehängt war. So kann der Prüfer feststellen, dass die von Ihnen als PDF- oder Word-Datei gespeicherte Rechnung wirklich mit der ursprünglich per E-Mail erhaltenen identisch ist. Die Daten im Informationssystem, die sogenannten abgeleiteten Daten, müssen bis zu den Quelldaten rückverfolgbar sein. Dieser Prüfpfad (Audit Trail) ist eine wichtige Bedingung bei der digitalen Aufbewahrung der Buchführung. Sie dürfen Ihre Kunden auch um eine Identifikation bitten. Nicht erlaubt ist nach den Regeln der DSGVO jedoch, dass diese Form der Identifikation kopiert und beispielsweise in einer Buchführung gespeichert wird. Dies ist nur in Fällen zulässig, in denen dies obligatorisch ist, etwa wenn Sie einen Mitarbeiter einstellen oder Personen ihre Identität nachweisen müssen, um Abonnent (einiger) der von Ihnen angebotenen Dienstleistungen zu werden.

Die richtige Art der Führung einer physischen Buchführung

Eine Rechnung oder ein anderes Dokument, das Sie per Post auf Papier erhalten und das aufbewahrt werden muss, dürfen Sie nach Ansicht der Steuerbehörden tatsächlich digitalisieren und digital speichern. Im Wesentlichen ersetzen Sie also die Quelldatei, bei der es sich um die Papierrechnung handelt, durch eine digitale Datei. Dies wird als Konvertierung bezeichnet. Bedenken Sie jedoch, dass Sie in diesem Szenario auch die Originaldatei, wie oben erwähnt, für den rechtlich bindenden Zeitraum aufbewahren müssen. Bei der Digitalisierung gibt es einige wichtige Faktoren, über die Sie informiert sein sollten. Unternehmenseigentümer digitalisieren häufig durch Scannen von Rechnungen, Fotografieren von Dokumenten oder durch ein mit ihrem Buchhaltungsprogramm verknüpftes Digitalisierungstool, das auch als "Scan & Recognize" bezeichnet wird. Nur durch diese letzte Art der Digitalisierung ist es möglich, Rechnungen nicht nur einfacher, sondern auch nach dem korrekten Verfahren zu digitalisieren.

In einer Broschüre über die Aufbewahrungspflicht verweist der Belastingdienst auf die Bedingungen, die eine Konvertierung erfüllen muss. Wichtig ist hierbei, dass die Sicherheitsmerkmale des Originaldokuments nicht verloren gehen. Das bedeutet, dass Sie Papierrechnungen immer physisch (in Papierform) für den Zeitraum von sieben Jahren aufbewahren. Insbesondere bar bezahlte Quittungen sind für die Steuerbehörden schwer auf Echtheit zu prüfen. Auf der anderen Seite gibt es auch Beispiele von Buchhaltungsfirmen, die diesbezüglich Vereinbarungen mit den Steuerbehörden getroffen haben. Beispielsweise haben Kanzleien kollektiv die Erlaubnis für alle ihre Kunden erhalten, physische Rechnungen digital zu speichern, sodass sie nichts mehr auf Papier aufbewahren müssen. Es ist ratsam für Sie als Unternehmer, Ihre Optionen zu prüfen und möglicherweise mit den Steuerbehörden über Ihre spezifischen Wünsche zu sprechen. Sie sind oft bereit, flexibel zu sein und Ihnen auf bestimmte Weise zu helfen, solange Sie alles sauber, transparent und legal halten.

Die ordnungsgemäße Aufbewahrung digitaler Daten

Es gibt mehrere Möglichkeiten, digitale Daten ordnungsgemäß zu speichern. Die wichtigste Bedingung ist natürlich, dass die Daten für 7 (oder 10) Jahre gespeichert werden müssen. Speichern Sie alle Ihre Daten und arbeiten Sie auf Ihrem eigenen Server? Dann schreibt das niederländische Steuerrecht vor, dass Sie ein gutes Sicherungsverfahren haben müssen und diese Sicherungen auch konsequent durchführen müssen. Darüber hinaus müssen diese Sicherungen an einem anderen Ort gespeichert werden als dem Ort, an dem sich die digitale Buchführung befindet. Sie könnten hierfür beispielsweise eine externe Festplatte verwenden. Es ist auch zulässig und möglich, sich für eine Cloud-Lösung zur Speicherung Ihrer Daten zu entscheiden. Wussten Sie, dass cloudbasierte Buchhaltungssoftware viele Vorteile hat, wie zum Beispiel die folgenden:

• Sie und Ihr Buchhalter oder Steuerberater können von jedem Gerät aus auf die Daten zugreifen
• Ihre Daten werden sicher aufbewahrt und können nicht verloren gehen oder beschädigt werden, wenn ein Computer oder ein anderes Gerät abstürzt
• Sie können sich informieren und Ihr Unternehmen auf der Grundlage realer aktueller Daten steuern
• Sie können auch andere Programme mit der Buchhaltungssoftware verknüpfen

Wenn Sie diese Regeln beachten, sind Sie ziemlich sicher, Ihre digitale Buchführung auf die richtige Art und Weise zu speichern. Wir werden im Folgenden weitere interessante Details bezüglich einer digitalen Buchführung darlegen.

Zusätzliche Bedingungen und Anforderungen für die digitale Speicherung von Dateien und Daten

Haben Sie Daten auf altmodischen Geräten gespeichert? Die Aufbewahrungspflicht bedeutet auch, dass die aufbewahrten Daten zugänglich sein müssen. Sie müssen also in der Lage sein, auf die Originaldatei zuzugreifen und diese zu öffnen. Das bedeutet, dass beispielsweise alte Geräte, die Ihnen den Zugriff auf Daten ermöglichen, erhalten werden müssen, wenn bestimmte digitale Dateien nur auf diese Weise konsultiert werden können. Sie können an alte Speichermedien wie eine alte Diskette oder eine frühere Windows-Version denken. Darüber hinaus unterstützen die meisten Buchhaltungspakete das sogenannte Auditfile finanziell. Das Auditfile ist ein Auszug aus dem Hauptbuch. Bitte beachten Sie jedoch, dass es nicht ausreicht, nur das Auditfile aufzubewahren, da es nicht alle buchhalterischen Buchungen enthält. Bedenken Sie außerdem alle elektronischen Kommunikationsmittel wie Ihren Kalender, Apps und SMS. Alle Nachrichten per E-Mail, WhatsApp, SMS und sogar Facebook sollten aufbewahrt werden, soweit sie unter die Kategorie "geschäftliche Kommunikation" fallen. Im Falle einer Prüfung müssen diese Informationen in der vom Prüfer geforderten Form zur Verfügung gestellt werden. Diese Regel gilt auch für die Führung eines digitalen Kalenders.

Mehr über die Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Formate oder Speichermedien

Unter bestimmten Bedingungen dürfen Sie Daten von einem Speichermedium auf ein anderes übertragen. Zum Beispiel das Scannen eines Papierdokuments oder des Inhalts einer CD-ROM auf einen USB-Stick. Natürlich gibt es bestimmte Bedingungen, um dies tun zu können, wie folgt:

• Die Konvertierung erfolgt korrekt und vollständig
• Die konvertierten Daten sind während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar
• Sie sind in der Lage, die Daten innerhalb einer angemessenen Zeit zu reproduzieren, lesbar und kontrollierbar zu machen

Wenn Ihnen dies gelingt, sind Sie nicht mehr verpflichtet, Papierdokumente aufzubewahren. Wenn Sie also die oben genannten Bedingungen erfüllen, müssen Sie das Originaldokument nicht mehr aufbewahren. Dies spart Ihnen Zeit und Platz, da Sie keine physische Buchführung mehr benötigen. Im Grunde tritt also die digitale Version an die Stelle des Originals. Eine Konvertierung ist grundsätzlich für alle Dokumente möglich, mit Ausnahme von:

1. Der Bilanz
2. Der Aufstellung des Betriebsvermögens (Gewinn- und Verlustrechnung / Vermögensübersicht)
3. Bestimmten Zolldokumenten.

Ohne eine physische Buchführung können Sie tatsächlich viel Bürofläche und sich selbst viel zusätzliche Arbeit sparen. Kein Suchen mehr in alten Archiven oder Schuhkartons in vollgestopften Schränken. Wenn man sich die digitalen Entwicklungen der letzten 10 bis 20 Jahre ansieht, ist es klug, den Schritt zu einer vollständig digitalen Buchführung zu machen. Es ist fast unmöglich, eine digital gespeicherte Datei jemals zu verlieren, insbesondere wenn Sie eine cloudbasierte Lösung verwenden. Auch das Nachschlagen digitaler Dateien ist viel einfacher und schneller. Helfen Sie auch Ihrem Steuerberater. Sprechen Sie von Zeit zu Zeit mit Ihrem Steuerberater und versuchen Sie, die Buchführung so einzurichten, dass Sie die gesetzliche Aufbewahrungspflicht einhalten. Online-Buchhaltungsprogramme bieten nicht nur besser kontrollierbare Buchführungen. Mit gut geschützten Firewalls und sicheren Schlüsseln speichern gute Online-Buchhaltungsprogramme Ihre Buchführung automatisch in der Cloud. Sie können es als einen digitalen Tresor an einem sicheren Ort betrachten, auf den außer Ihnen und Ihrem Steuerberater niemand sonst Zugriff hat. Oder: der Belastingdienst, wenn der Prüfer Ihre Bücher kontrollieren muss.

Intercompany Solutions kann Sie weiter über die steuerliche Aufbewahrungspflicht informieren

Wie Sie sehen können, ist mit der steuerlichen Aufbewahrungspflicht einiges verbunden. Es ist klug, sich immer über die neueste Gesetzgebung zu diesem Thema auf dem Laufenden zu halten, damit Sie als Unternehmer wissen, dass Sie in Übereinstimmung mit allen geltenden niederländischen Gesetzen handeln. Ihr Steuerberater sollte Sie darüber sowie über alle Optionen informieren, um dieses Gesetz ordnungsgemäß und sicher einzuhalten. Wenn Sie keinen Steuerberater haben und nicht wissen, wie Sie die Vorschriften einhalten sollen, oder vielleicht gerade Ihr eigenes Unternehmen gegründet haben und neu bei solchen Themen sind: In all diesen Fällen können Sie sich jederzeit an Intercompany Solutions wenden. Wir können Ihnen umfassende finanzielle und steuerliche Beratung bieten, einschließlich der besten Möglichkeit für Sie, eine ordnungsgemäße Buchführung zu führen. Wir können auch Unterstützung und Beratung bei der Zahlung von Steuern und der Erstellung Ihrer jährlichen Steuererklärung anbieten. Zögern Sie nicht, uns direkt für weitere Informationen zu kontaktieren.

Quellen:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/

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Quellen

• EUR-Lex - MwSt.-Richtlinie 2006/112/EG
• Europäische Kommission - VIES-MwSt.-Nummern-Validierung
• Europäische Kommission - MwSt. One-Stop-Shop
• Europäische Kommission - Steuern und Zollunion
• Wet op de omzetbelasting 1968 (wetten.overheid.nl)
• PwC Netherlands - Einblicke und Publikationen zum Steuerrecht
• Hoge Raad 2021, MwSt.-Satz und die MwSt.-Richtlinie (ECLI:NL:HR:2021:456)
• Hoge Raad 2024, MwSt., Vorabentscheidungsersuchen zur Festsetzung (ECLI:NL:HR:2024:1177)
• EY Netherlands - Einblicke zum Steuerrecht
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• Belastingdienst - Einreichung der MwSt.-Erklärung und Zahlung oder Erstattung der MwSt.