Contratación de personal y contabilidad de nómina en Países Bajos

Contratar personal implica más trámites burocráticos de los que se podría pensar. A continuación, se presentan los aspectos que debe conocer si tiene previsto contratar nuevos empleados.

Solo puede emplear personal formal si la persona que trabaja para su empresa cumple con diversos requisitos. Se considera que alguien es un empleado cuando él o ella:

- Ha trabajado para su empresa durante tres meses consecutivos

- Ha trabajado a cambio de una remuneración cada semana o al menos veinte horas al mes

Además, debe existir una determinada relación de subordinación, se deben pagar salarios y debe haber una obligación de prestar servicios. Si su respuesta a todo lo anterior es "sí", puede comenzar con los siguientes aspectos.

La gestión de la nómina debe realizarse en el país donde se lleva a cabo el trabajo. Si tiene trabajadores en Países Bajos, la nómina debe tramitarse en Países Bajos.

Redacción de un contrato de trabajo

En primer lugar, debe acordar un contrato de trabajo con su potencial empleado. En teoría, esto se permite de forma verbal, pero es preferible hacerlo por escrito: de ese modo, los acuerdos quedan claros para todas las partes. Los siguientes puntos pueden o deben incluirse en el contrato de trabajo:

Nombre (iniciales, prefijo, apellido), fecha de nacimiento, dirección y lugar de residencia del empleado, y nombre, dirección y lugar de residencia del empleador

Lugar(es) donde se realiza el trabajo

Cargo del empleado y funciones principales

Fecha de entrada en servicio

Duración del contrato de trabajo (si se ha celebrado por un período determinado)

Derecho a vacaciones

Salarios y período de pago

Horario de trabajo habitual (por semana o por día)

Participación en un plan de pensiones (si corresponde)

Si se aplica el convenio colectivo de trabajo (CLA) (y a cuál corresponde)

Período de prueba, si lo hubiera

Período de preaviso (o su cálculo)

Incapacidad laboral y enfermedad

Posible derecho de repetición

Obligación de identificación

Cláusula de no competencia/relación (solo aplicable para cargos superiores o específicos)

Costo de personal

Además del salario bruto mensual de su personal, es posible que deba asumir costos adicionales en concepto de:

Paga de vacaciones

Decimotercer mes

Gastos médicos

Educación

Fondo de pensiones

Gastos de viaje

El convenio colectivo de trabajo existente en su sector desempeña un papel fundamental al respecto. Casi todos los convenios colectivos incluyen acuerdos sobre las condiciones de empleo para sectores específicos.

Determinar los costos salariales

Los costos salariales para usted son aproximadamente un 30% más altos que el salario bruto que recibe su empleado. Después de todo, usted también paga parte del seguro y otros costos adicionales.

Además de la pensión, estos suelen ser la paga de vacaciones (por lo general, el 8% del salario bruto) y el decimotercer mes. Esto está sujeto al impuesto sobre el salario y a las cotizaciones, que usted debe pagar como empleador.

Pago de cotizaciones a la pensión

Los seguros sociales se aplican a todos los empleados en relación con los derechos de pensión (AOW y ANW). Como empleador, puede ofrecer sistemas de pensiones complementarios. Por lo general, comparte la prima de estos con el empleado.

En la mayoría de los casos, esto ya está regulado en el convenio colectivo de trabajo o en el sector del fondo de pensiones. Tiene la obligación de informar al respecto al nuevo empleado.

Impuestos sobre la nómina y registro ante las autoridades fiscales

Como empleador, también debe hacer frente a los impuestos sobre la nómina exigidos por la Belastingdienst. Los impuestos sobre la nómina son un término colectivo para:

Impuesto sobre la nómina / cotizaciones a la seguridad social nacional

Cotización al seguro de asistencia médica vinculada a los ingresos (Zvw)

Primas del seguro de los empleados (WW y WAO / WIA)

Puede encontrar más información al respecto en el manual de impuestos sobre la nómina. Recibirá este documento por parte de la Belastingdienst cuando se registre como empleador. También puede consultar este manual en línea descargándolo del sitio web de la Belastingdienst.

Gestión de la nómina

Aparte del contrato mencionado anteriormente y de las obligaciones fiscales, existe un gran volumen de administración adicional, especialmente la nómina.

La administración de nóminas consta de varios formularios y cálculos. Debe considerar formularios tales como la declaración de salarios, el recibo de nómina y el resumen anual. Todos ellos son formularios importantes para calcular los salarios y las importes adeudados.

Pero no permita que todo esto le desanime. Hay un amplio asesoramiento disponible si lo necesita. Póngase en contacto con Intercompany Solutions para obtener más información.

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Fuentes

• Business.gov.nl - contratación de personal en Países Bajos
• UWV - información laboral y de seguros para empleados en Países Bajos
• SVB - seguros sociales de Países Bajos y certificados A1
• Comisión Europea - fiscalidad y unión aduanera
• PwC Netherlands - análisis fiscales y publicaciones
• Hoge Raad 2025, disolución de un contrato de trabajo (ECLI:NL:HR:2025:1171)
• Hoge Raad 2022, despido por motivos económicos (ECLI:NL:HR:2022:276)
• Burgerlijk Wetboek Boek 7, derecho laboral (wetten.overheid.nl)
• Loyens & Loeff - análisis legales y fiscales
• Tribunal de Justicia de la UE, CCOO sobre el registro de la jornada laboral (C-55/18)
• Belastingdienst - cálculo de los impuestos sobre la nómina