Términos y Condiciones

Términos y condiciones generales de ICS Formations BV

Artículo 1. Definiciones

En estas condiciones generales, se aplicarán las siguientes definiciones:

1.1 Condiciones generales: la totalidad de las disposiciones incluidas a continuación.

1.2 ICS Formations BV: la sociedad privada de responsabilidad limitada ICS Formations BV, con domicilio social en Bredaseweg 185, 2e etage, 4872LA Etten-Leur, inscrita en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio con el número 95852565, representada legalmente por Ivo van Dijke. ICS Formations BV incluye todos los nombres comerciales.

A menos que se acuerde expresamente lo contrario en estas condiciones generales, todas las condiciones generales también se aplicarán a los nombres comerciales.

e ICS Advisory & Finance BV 37, 3011 AA Rotterdam, Países Bajos, inscrita en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio con el número 71469710, representada legalmente por Ivo van Dijke.

Juntas, ambas empresas serán denominadas “ICS”, entendiendo el cliente que:

ICS Advisory & Finance BV se encarga de todos los servicios contables para los clientes de ICS.

ICS Formations BV presta los servicios de constitución de empresas, solicitudes de IVA, servicios de secretaría, servicios de traducción y asistencia general de ICS.

1.3 Cliente: la persona física o jurídica que ha celebrado un contrato con ICS.

1.4 Partes: ICS y el cliente conjuntamente.

1.5 Contrato: cualquier acuerdo, así como los actos (jurídicos) de preparación y ejecución del mismo, con el fin de que ICS realice trabajos por encargo de o en beneficio del Cliente.

1.6 Trabajos: Todos los trabajos encargados por el Cliente o realizados por ICS por cualquier otro concepto, en el sentido más amplio de la palabra.

1.7 Documentos: todos los elementos puestos a disposición de ICS por el Cliente, tales como documentos (digitales) o soportes de datos y todos los elementos producidos por ICS en el marco del contrato, incluidos documentos (digitales) o soportes de datos.

1.8 Por escrito: toda comunicación por escrito, incluida la comunicación por correo electrónico y mensajería digital, siempre que se hayan establecido suficientemente la identidad del remitente y la autenticidad de la comunicación.

Artículo 2. Aplicabilidad de las condiciones generales

2.1 Estas condiciones generales se aplicarán a todas las ofertas realizadas, presupuestos presentados, contratos celebrados, servicios prestados y demás acciones realizadas por ICS. Las desviaciones de estas condiciones generales solo serán válidas si y en la medida en que las partes lo hayan acordado por escrito.

2.2 Estas condiciones generales también se aplicarán a todos los contratos con ICS que requieran la intervención de terceros.

2.3 En caso de conflicto entre estas condiciones generales y los acuerdos estipulados en un contrato, prevalecerán las disposiciones del contrato.

2.4 Si el cliente utiliza condiciones generales (de compra o de entrega) y hace referencia a ellas, su aplicabilidad queda expresamente excluida. Ninguna condición que entre en conflicto con estas condiciones generales será aceptada por ICS.

2.5 Se aplicará la versión más reciente de las condiciones generales de ICS. ICS tiene derecho a modificar y complementar unilateralmente estas condiciones generales. Las modificaciones también se aplicarán con respecto a los contratos ya celebrados, sujetas a un período de 30 días tras el anuncio de las modificaciones. ICS facilitará al cliente la versión más reciente de las condiciones generales o la publicará en su sitio web.

2.6 Si una o más disposiciones de estas condiciones generales fueran en cualquier momento nulas en su totalidad o en parte, declaradas nulas o anuladas, las restantes disposiciones de estas condiciones generales seguirán siendo plenamente aplicables. Las partes se consultarán para acordar una nueva disposición que sustituya a la disposición nula o anulada. Se respetará en la medida de lo posible el objeto y el sentido de la disposición original.

2.7 En caso de que ICS, por iniciativa propia, se desvíe de estas condiciones generales en favor del cliente, el cliente no podrá derivar ningún derecho de ello.

Artículo 3. Ofertas y presupuestos

3.1 Una oferta realizada por ICS no es vinculante. ICS tiene derecho a revocar una oferta realizada a más tardar tres días después de la recepción de la aceptación.

3.2 Las ofertas se realizarán por escrito y/o en formato digital, a menos que circunstancias urgentes lo hagan imposible.

3.3 La oferta de ICS no incluye honorarios por cooperación. La oferta y/o el presupuesto pueden incluir partidas de costes estimados y horas estimadas. Los costes e horas reales incurridos se facturarán posteriormente.

3.4 El Cliente es responsable de la exactitud y exhaustividad de la información y los datos facilitados por él o en su nombre a ICS en los que se basa la oferta. Si, tras la realización de la oferta, resulta que los datos facilitados se desvían de las circunstancias imperantes, ICS tiene derecho a ajustar los precios y demás condiciones involucradas. ICS no está obligada a verificar la exactitud de la información o los datos facilitados por el cliente o por terceros.

3.5 Un presupuesto compuesto no obligará a ICS a realizar parte del encargo por una parte correspondiente del precio presupuestado.

3.6 ICS no podrá quedar vinculada por sus ofertas y/o presupuestos si el cliente comprende o puede comprender razonablemente que la oferta y/o presupuesto, o cualquier parte del mismo, contiene un error manifiesto, errata, error de impresión, de composición o de mecanografía.

3.7 Las ofertas y/o presupuestos no se aplican automáticamente a encargos futuros.

Artículo 4. Formalización de los contratos

4.1 El contrato se perfeccionará tras la aceptación por parte del cliente de la oferta realizada por ICS.

4.2 Si la aceptación del cliente se desvía, sea o no en puntos menores, de la oferta de ICS, el contrato se formalizará si ICS ha aceptado (por escrito) dicha(s) desviación(es).

4.3 Si el cliente realiza un pedido a ICS sin una oferta previa, ICS solo quedará vinculada a este pedido tras haberlo confirmado (por escrito) al cliente.

4.4 Los contratos solo serán vinculantes para ICS previa confirmación por escrito de ICS o tan pronto como ICS, sin objeción por parte del cliente, haya iniciado la ejecución del encargo.

4.5 Las modificaciones de los contratos solo serán válidas si y en la medida en que se hayan acordado (por escrito) entre las partes. ICS llevará a cabo los cambios deseados, siempre que sea razonablemente posible. Las modificaciones pueden conllevar que ICS supere un plazo acordado en el contrato, lo cual se considerará fuerza mayor.

4.6 Si durante la ejecución del contrato se pone de manifiesto que para una correcta ejecución del mismo es necesario modificar o complementar el contrato, ICS lo informará al cliente lo antes posible. Las partes procederán a modificar el contrato de manera oportuna y de mutuo acuerdo.

Artículo 5. Duración de los contratos

5.1 Un contrato se celebra por un período indefinido, a menos que el contenido, la naturaleza o el alcance del contrato dispongan lo contrario, o si las partes acuerdan expresamente lo contrario por escrito.

5.2 Si se ha acordado un plazo límite para la realización de determinadas tareas, este nunca se considerará un plazo improrrogable. Por lo tanto, el incumplimiento de dicho plazo no constituirá un incumplimiento imputable a ICS, ni constituirá motivo de rescisión del contrato.

Artículo 6. Obligaciones del cliente

6.1 El cliente debe tener al menos 18 años de edad. ICS no celebra contratos con menores de edad.

6.2 El Cliente es responsable de la entrega oportuna y completa de toda la información, datos y documentos que sean necesarios o que el cliente deba comprender razonablemente que son necesarios para la ejecución del contrato.

6.3 Si la información y los documentos necesarios para la ejecución del contrato no se facilitan a ICS de manera oportuna y completa, ICS tendrá derecho a suspender la ejecución del contrato y a cobrar al cliente los costes adicionales derivados del retraso según las tarifas habituales en ese momento.

6.4 Si el cliente tiene que facilitar información, datos y/o documentos que sean necesarios para la ejecución correcta y completa del contrato, el plazo de ejecución comenzará después de que el cliente haya facilitado estos datos y/o documentos a ICS.

6.5 El Cliente garantiza la exactitud, exhaustividad y fiabilidad de los datos y documentos facilitados a ICS, incluso si proceden de terceros. El Cliente seguirá siendo responsable de las posibles consecuencias de facilitar información, datos y documentos incorrectos, incompletos o no fiables.

6.6 Si el cliente lo solicita, los documentos facilitados le serán devueltos.

6.7 El Cliente está obligado a informar a ICS de toda la información y datos que sean necesarios o útiles para la (posterior) ejecución del contrato.

6.8 El propio cliente es responsable del almacenamiento seguro y correcto de los archivos digitales y/o de su custodia. ICS no se hace responsable de la pérdida de archivos (digitales) ni del pirateo de los mismos.

6.9 Se aconseja al cliente consultar a su asesor legal/fiscal y/o contable antes de firmar un contrato.

Artículo 7. Obligación de informar y diligencia debida

7.1 El Cliente informará inmediatamente a ICS:

• si el cliente es declarado en quiebra o solicita la quiebra;
• si el cliente solicita la suspensión (temporal) de pagos;
• si el cliente es objeto de una orden de embargo;
• si el cliente es puesto bajo tutela o administración;
• si la estructura de la empresa del cliente cambia;
• si la propiedad de la empresa del cliente cambia;
• si el cliente pierde de otro modo la facultad de disposición o la capacidad jurídica con respecto a la totalidad o parte de sus activos.

7.2 El cliente debe enviar a ICS un certificado de antecedentes penales a petición de esta.

7.3 ICS podrá solicitar al Cliente diligencia debida adicional por los siguientes motivos:

• caducidad de documentos antiguos;
• motivos legales para solicitar detalles adicionales;
• realización de un control de rutina previsto por la normativa nacional e internacional en materia de blanqueo de capitales, como la Ley contra el Blanqueo de Capitales y la Financiación del Terrorismo, y la normativa equivalente de la UE e internacional;
• recepción de nueva información o una solicitud de diligencia debida de una autoridad oficial, un notario u otra organización competente.

Si el Cliente no atiende la solicitud en un período de tiempo razonable (de dos semanas a 30 días) y oportuno, a pesar de los recordatorios enviados, el Prestador de Servicios tiene derecho a la rescisión inmediata del contrato. En tales casos, los importes pagados serán conservados por ICS.

Artículo 8. Ejecución de los contratos

8.1 ICS determinará la manera en que y por qué persona(s) se ejecutará el contrato. Al hacerlo, ICS tendrá en cuenta las instrucciones dadas por el cliente.

8.2 ICS ejecutará el contrato según su leal saber y entender, de conformidad con las exigencias de la buena práctica profesional y con el debido cuidado, y observando las normas de conducta y ejercicio profesional aplicables. Todo ello basado en el estado de la ciencia conocido en ese momento. ICS tiene una obligación de medios con respecto a los servicios prestados y no se le pueden exigir responsabilidades sobre la base de una obligación de resultado; por lo tanto, ICS no se hace responsable de resultados decepcionantes y/o del no logro de los objetivos previstos como consecuencia de sus servicios ya prestados.

8.3 ICS realiza todos los esfuerzos razonables para proteger los datos que almacena para el cliente de modo que no estén al alcance de personas no autorizadas.

8.4 ICS tiene derecho, sin previo aviso ni consentimiento explícito del cliente, a hacer que los servicios acordados sean realizados (parcialmente) por terceros, si a juicio de ICS resulta conveniente. ICS no se hace responsable de los errores y/o deficiencias de los terceros contratados, si ICS ha actuado con la debida diligencia en la selección de dichos terceros.

8.5 ICS tiene derecho a ejecutar el encargo por fases.

8.6 Si el encargo se ejecuta por fases, ICS tiene derecho a suspender la ejecución de aquellas partes pertenecientes a la siguiente fase o fases hasta que el cliente haya aprobado por escrito los resultados de la fase precedente (como la aprobación del borrador de la escritura).

8.7 Si el encargo se ejecuta por fases, ICS tiene derecho a facturar cada parte ejecutada por separado y exigir su pago. Si y mientras esta factura no sea abonada por el Cliente, ICS no estará obligada a ejecutar la siguiente fase y ICS tendrá derecho a suspender el encargo.

8.8 En caso de contratar servicios contables, el cliente debe presentar los documentos necesarios para la contabilidad (o la presentación de la declaración de impuestos) mensualmente o dentro de un plazo aceptable (un máximo de 10 días tras el cierre del período contable):

• Para el primer trimestre, ICS debe recibir los documentos a más tardar el 10 de abril;
• Para el segundo trimestre, ICS debe recibir los documentos a más tardar el 10 de julio;
• Para el tercer trimestre, ICS debe recibir los documentos a más tardar el 10 de octubre;
• Para el cuarto trimestre, ICS debe recibir los documentos a más tardar el 10 de enero.

Todas las consecuencias de no presentar las cuentas a tiempo o en su totalidad correrán a cargo y riesgo del cliente.

8.9 ICS cumplirá sus obligaciones utilizando la información facilitada por el cliente. ICS no se hace responsable ni asumirá obligaciones por los retrasos en la presentación de las declaraciones de impuestos si el cliente no ha presentado los documentos requeridos a tiempo (hasta diez días después del final del período contable) o no ha pagado los servicios contables por adelantado.

8.10 ICS no se hace responsable de los recargos por intereses en los que se incurra como consecuencia de:

(a) La presentación tardía de la declaración anual de impuestos, en los casos en que el cliente no haya aprobado el informe anual dentro del plazo estipulado de 30 días a partir de la fecha de su transmisión al cliente; o

(b) La presentación tardía de la declaración trimestral del IVA, en aquellos casos en que el cliente no haya facilitado a ICS la documentación necesaria dentro de los plazos prescritos según se detalla en el Artículo 8.8 de estas condiciones generales.

8.11 La información facilitada por ICS en virtud del contrato está sujeta a la jurisprudencia y a las leyes y reglamentos vigentes en ese momento. ICS no se hace responsable si los cambios en la jurisprudencia y/o en las leyes y reglamentos afectan al cliente.

8.12 ICS tendrá en todo momento derecho a solicitar la prórroga necesaria para presentar las declaraciones de impuestos, etc. para el cliente. El cliente otorga por la presente su consentimiento expreso e incondicional a la solicitud de prórroga.

8.13 En el caso de que el cliente requiera asistencia para abrir una cuenta bancaria o una cuenta de Emisor de Dinero Electrónico, ICS realizará los esfuerzos razonables para prestar dicha asistencia. Sin embargo:

(a) ICS no puede legalmente realizar este servicio directamente en nombre del cliente;

(b) La aprobación de cualquier solicitud posterior queda a la entera discreción de la entidad financiera correspondiente.

8.14 El cliente no podrá derivar ningún derecho de los compromisos asumidos por ICS que no hayan sido registrados por escrito por la dirección de ICS. Los empleados distintos de la dirección no están autorizados a asumir compromisos e ICS nunca podrá ser considerada responsable ni obligada por ello.

8.15 ICS se reserva el derecho de aplicar una tarifa personalizada para situaciones contables excepcionalmente complejas, incluidas entre otras:

• Transacciones en monedas extranjeras;
• Preparación de informes intercompañía;
• Estados financieros consolidados;
• Situaciones que requieran múltiples revisiones de datos o numerosas revisiones tras el borrador del informe;
• En situaciones en las que, por cualquier motivo ajeno al control de ICS, el tiempo empleado en el expediente supere significativamente la norma.

La tarifa específica se determinará en función de las circunstancias particulares y la complejidad de la situación. ICS informará al cliente lo antes posible sobre un presupuesto personalizado.

Artículo 9. Inmigración

9.1 ICS no asume ninguna responsabilidad por la denegación del permiso si el cliente no ha facilitado los documentos necesarios.

9.2 ICS no asume ninguna responsabilidad si el cliente es rechazado por el Servicio de Inmigración y Naturalización (IND). Ninguna institución en los Países Bajos puede garantizar la aceptación.

9.3 ICS no asume ninguna responsabilidad por el contenido de los planes de negocio del cliente ni por el rechazo de una financiación/permiso/etc. basado en los planes de negocio.

Artículo 10. Disposiciones especiales para la constitución de empresas

10.1 La tarifa por la constitución de una entidad incluye el registro de la empresa, es decir, la elevación a público ante notario y la inscripción en la Cámara de Comercio de los Países Bajos.

10.2 ICS Formations B.V. es responsable del registro de la empresa. El cliente es responsable de la empresa en sí.

10.3 ICS Formations B.V. no asume responsabilidad alguna por los retrasos causados por circunstancias imprevistas, tal como se menciona en el artículo 16 de estas condiciones generales (fuerza mayor), fallos técnicos en la Cámara de Comercio y otros acontecimientos fuera del control de ICS Formations B.V.

10.4 El cliente debe dar su aprobación al borrador de la escritura. ICS Formations B.V. no se hace responsable de los errores en la escritura tras la constitución, una vez que el cliente ha podido examinar el borrador de la escritura y ha dado o ha podido dar su aprobación. Los posibles costes (adicionales) por modificaciones de los estatutos sociales correrán a cargo y riesgo del cliente.

10.5 El cliente debe tener un dominio suficiente del idioma holandés y/o inglés. Si el cliente no domina suficientemente el idioma holandés y/o inglés, debe notificarlo inmediatamente a ICS Formations B.V. para que se pueda gestionar un intérprete. Los costes del intérprete correrán a cargo y riesgo del cliente.

10.6 La escritura oficial de constitución se facilitará en holandés, junto con una traducción no oficial al inglés. En caso de que el Cliente requiera una traducción oficial a cualquier otro idioma, se podrán organizar servicios de traducción jurada con un coste adicional.

10.7 En caso de que la estructura de la empresa del cliente comprenda más de tres (3) entidades que requieran verificaciones de Conozca a su Cliente (KYC), ICS Formations B.V. se reserva el derecho de aplicar una tarifa adicional por cada entidad que supere dicho umbral. Dichas tarifas adicionales se aplicarán de la siguiente manera:

(a) Para las primeras tres (3) entidades, las verificaciones KYC se llevarán a cabo dentro del alcance de la prestación estándar del servicio;

(b) Por cada entidad que supere las tres (3) iniciales, se cobrará una tarifa adicional de €125 para cubrir los costes asociados a las verificaciones KYC adicionales;

(c) Para las estructuras que involucren paraísos fiscales se podrán aplicar cargos adicionales;

(d) El importe de la tarifa adicional será determinado por ICS Formations B.V. y comunicado al cliente antes del inicio de los procedimientos KYC adicionales.

Artículo 11. Disposiciones especiales del paquete de secretaría

11.1 El contrato relativo al paquete de secretaría se celebra por una duración de un año a partir de la fecha de constitución. Si la constitución se realizó a través de otra parte, el contrato se celebra por la duración de un año a partir de la fecha de pago.

11.2 La primera solicitud de número de IVA está incluida en el paquete de secretaría. Se trata de un servicio único y se aplica al primer número de IVA. Otros servicios, como la modificación de los números de IVA, se consideran trabajos adicionales y, por lo tanto, devengarán tarifas adicionales.

11.3 ICS Formations B.V. no se hace responsable de las decisiones tomadas por organismos gubernamentales, tales como un notario, la Cámara de Comercio de los Países Bajos, la Agencia Tributaria de los Países Bajos, etc.

Artículo 12. Honorarios de servicios contables adicionales

12.1 Las tarifas de los servicios no incluyen el IVA ni otros costes, tales como otros tributos gubernamentales, gastos de viaje, envío y/o costes de terceros contratados, a menos que se indique o se acuerde explícitamente lo contrario. Los costes adicionales se facturarán al cliente sobre la base de una liquidación posterior.

12.2 Los honorarios de ICS Advisory & Finance, incrementados si es necesario con los anticipos y facturas de terceros contratados, se cobrarán al cliente al mes, al trimestre, al año o tras la finalización de los trabajos, incluido cualquier impuesto sobre las ventas adeudado.

12.3 ICS se reserva el derecho de ajustar los precios de sus servicios en caso de aumento de los costes incurridos por la empresa, incluidos entre otros la inflación y otros gastos operativos. El importe de cualquier aumento de precio será determinado por ICS a su discreción.

Se notificará previamente al cliente sobre cualquier aumento de precio previsto y este tendrá la oportunidad de cancelar su suscripción antes del final del ejercicio financiero.

Artículo 13. Facturación, pago y cobro

13.1 El pago de la factura debe realizarse dentro de los 15 días posteriores a la fecha de la factura, a menos que se haya acordado o indicado expresamente otro plazo de pago.

13.2 ICS se reserva el derecho en todo momento de exigir un pago anticipado (total) o cualquier otra garantía de pago al Cliente.

13.3 Las objeciones a la factura no suspenderán la obligación de pago del cliente.

13.4 En caso de impago o pago incompleto en el plazo establecido, ICS tendrá derecho a suspender la ejecución del contrato con efecto inmediato o a rescindirlo mediante declaración escrita.

13.5 En caso de pago tardío o incompleto, el cliente incurrirá en mora de pleno derecho e ICS tendrá derecho, sin necesidad de previo requerimiento de mora, a cobrar al cliente el interés legal desde la fecha de vencimiento hasta la fecha del pago íntegro.

13.6 ICS tiene derecho a cobrar al cliente los costes de cobro (extra)judiciales del 15% del importe total acordado, con un mínimo de € 150,-, incluso en la medida en que los costes reales superen la condena en costas judicial, sin que sea necesario un requerimiento previo de mora. Esto último se aplica en la medida en que las disposiciones imperativas no se opongan a ello.

13.7 Los pagos realizados por el cliente se deducirán en primer lugar por ICS de todos los intereses y costes adeudados y, posteriormente, de las facturas exigibles pendientes de pago más antiguas.

13.8 En el caso de un encargo otorgado conjuntamente, los clientes, en la medida en que los servicios se hayan realizado en beneficio de los clientes conjuntos, serán conjunta y solidariamente responsables del pago del importe de la factura, independientemente del nombre que figure en la factura.

Artículo 14. Incapacidad de pago

14.1 ICS tendrá derecho a rescindir el contrato por escrito sin posterior requerimiento de mora y sin intervención judicial, en el momento en que el cliente:

• sea declarado en quiebra o solicite la quiebra;
• solicite la suspensión (temporal) de pagos;
• sea objeto de un embargo ejecutivo;
• pierda de otro modo la facultad de disposición o la capacidad jurídica con respecto a la totalidad o parte de sus activos.

Artículo 15. Suspensión y rescisión

15.1 ICS tendrá derecho a suspender el cumplimiento de sus obligaciones hasta que todas las deudas exigibles y vencidas frente al cliente hayan sido abonadas íntegramente, si (1) el cliente no cumple las obligaciones derivadas del contrato o no las cumple íntegramente, o (2) si ICS ha tenido conocimiento de circunstancias que le dan un motivo fundado para temer que el cliente no podrá cumplir (debidamente) sus obligaciones, o (3) si al celebrar el contrato se le ha solicitado al cliente que proporcione una garantía para el cumplimiento de sus obligaciones en virtud del contrato y dicha garantía no es proporcionada.

15.2 ICS también está autorizada a rescindir el contrato (o hacer que se rescinda) en las situaciones mencionadas en el primer párrafo de este artículo, o si surgen otras circunstancias de tal naturaleza que el cumplimiento del contrato sea imposible o ya no pueda ser exigido por normas de razonabilidad y equidad. Esto también se aplica si el cliente se niega a tener en cuenta y/o no cumple con las solicitudes adicionales de diligencia debida a efectos de cumplimiento de las leyes y reglamentos (por ejemplo, la Directiva contra el Blanqueo de Capitales / WWFT).

15.3 La rescisión se realizará mediante notificación escrita y sin intervención judicial.

15.4 Si el contrato se rescinde, las reclamaciones de ICS contra el cliente serán inmediatamente exigibles y vencidas.

15.5 ICS se reserva el derecho de reclamar daños y perjuicios y no se hace responsable de los daños o costes en los que incurra el cliente o terceros.

15.6 Comunicación entre las partes

(a) ICS se comunicará con el cliente exclusivamente a través de correo electrónico y teléfono.

(b) En caso de que: (i) La correspondencia se dirija a una dirección de correo electrónico o número de teléfono que ya no esté en uso; y (ii) El cliente no haya notificado oportunamente dicho cambio a ICS, ICS no se hace responsable de los daños, multas u otras consecuencias adversas resultantes de la no recepción de dicha correspondencia por parte del cliente.

(c) El cliente asume la responsabilidad exclusiva de:

• Mantener direcciones de correo electrónico y números de teléfono actualizados y operativos para la comunicación con ICS; y
• Notificar inmediatamente a ICS cualquier cambio en su información de contacto.

(d) Queda expresamente renunciada cualquier reclamación contra ICS por pérdidas o daños derivados de fallos de comunicación debidos a información de contacto obsoleta o incorrecta facilitada por el cliente.

Artículo 16. Fuerza Mayor

16.1 Si la ejecución del contrato resulta imposible por una causa de la que no se pueda hacer responsable a ICS o por la que no se pueda exigir razonablemente a ICS el cumplimiento de sus obligaciones, incluidos, entre otros, enfermedad, averías en la red informática u otros fallos técnicos, deficiencias de terceros contratados por ICS, medidas gubernamentales y otros estancamientos en el curso normal de los negocios dentro de su empresa, ICS tendrá derecho a suspender la ejecución del contrato.

16.2 En estas Condiciones Generales, por fuerza mayor se entenderá: una circunstancia que no pueda atribuirse a culpa de ICS y no pueda atribuirse a ICS en virtud de la ley, acto jurídico o práctica generalmente aceptada. Además de esta interpretación de la fuerza mayor con arreglo a la ley y la jurisprudencia, la fuerza mayor también incluirá: todas las causas externas, previstas o imprevistas, sobre las cuales ICS no pueda influir, pero que impidan a ICS cumplir sus obligaciones.

16.3 En caso de fuerza mayor, ICS realizará esfuerzos razonables para proporcionar una solución alternativa, si así se desea.

16.4 Si la situación de fuerza mayor se produce en el momento en que ICS ha cumplido (parcialmente) sus obligaciones o podrá cumplirlas, ICS tiene derecho a facturar la parte ya cumplida o por cumplir. El cliente está obligado a pagar esta factura como si se tratara de un contrato independiente.

16.5 A partir del momento en que la situación de fuerza mayor se haya prolongado durante al menos 2 meses o sea de carácter permanente, ambas partes podrán rescindir (parcialmente) el contrato mediante notificación por escrito, sin intervención judicial, sin que las partes puedan reclamar daños y perjuicios.

Artículo 17. Responsabilidad e indemnización

17.1 En caso de que el cliente demuestre que ha sufrido daños como consecuencia de un incumplimiento imputable a ICS, derivado de o relacionado con la ejecución del contrato, la responsabilidad de ICS por daños directos únicamente se limitará a un máximo del importe al que, en el caso correspondiente, tenga derecho ICS en virtud del seguro de responsabilidad civil suscrito por ICS, incrementado con la franquicia de ICS en virtud de dicho seguro.

17.2 Si, por el motivo que fuere, no se realiza ningún pago en virtud del seguro de responsabilidad civil a que se refiere el primer párrafo de este artículo, cualquier responsabilidad se limitará a un máximo del importe (de la parte) de la factura a la que se refiera la responsabilidad.

17.3 ICS solo será responsable de los daños directos. Por daños directos se entiende exclusivamente:

• los costes razonables incurridos para determinar la causa y el alcance del daño, en la medida en que la determinación se refiera a daños en el sentido de estas condiciones;
• los costes razonables incurridos para hacer que la ejecución defectuosa de ICS cumpla con el contrato, en la medida en que puedan atribuirse a ICS;
• los costes razonables incurridos para prevenir o limitar el daño, en la medida en que el cliente demuestre que estos costes han conducido a la limitación del daño directo en el sentido de este artículo.

17.4 Queda excluida la responsabilidad de ICS por daños indirectos, incluidos, entre otros, daños consecuentes, lucro cesante, ahorros no realizados, datos o materiales alterados o perdidos, daños por interrupción de la actividad empresarial, lesiones personales o daños inmateriales.

17.5 ICS nunca será responsable de los daños, de cualquier naturaleza, resultantes de:

• el incumplimiento por parte del cliente de las obligaciones contenidas en estas condiciones generales;
• una situación de fuerza mayor tal como se contempla en el artículo 16 de estas condiciones generales;
• suministro de datos, información y/o documentos incorrectos y/o incompletos facilitados por el cliente o en su nombre, incluido el incumplimiento o la negativa del cliente a facilitar información y/o datos a tiempo;
• el incumplimiento por parte del cliente de los requisitos legales de facturación y/o de aplicar los tipos de IVA correctos;
• daños a la información, datos y/o registros o la pérdida de información, datos y/o registros del cliente almacenados en ICS o en terceros;
• uso de los servicios para fines distintos de los previstos;
• el incumplimiento o cumplimiento inadecuado de los consejos y/o instrucciones de ICS por parte del cliente o de terceros;
• daño o destrucción de documentos durante el transporte o durante el envío por correo o servicio de mensajería, independientemente de si el transporte o envío se realiza por o en nombre del cliente, ICS o terceros;
• errores o fallos en los equipos o software utilizados;
• un plazo (de entrega) y/o plazo de ejecución más largo del previsto inicialmente, independientemente del motivo subyacente;
• violación de los derechos de propiedad intelectual y/o derechos de privacidad porque terceros hayan obtenido acceso no autorizado a la información y/o datos de ICS y/o del cliente;
• violación de los derechos de propiedad intelectual porque el cliente infrinja los derechos de propiedad intelectual de terceros;
• resultados decepcionantes y/o incumplimiento de los objetivos previstos;
• errores y/o deficiencias de terceros contratados, incluidos los organismos gubernamentales y problemas (técnicos) en la Cámara de Comercio.

17.6 ICS nunca será responsable de los daños sufridos por terceros. El cliente indemnizará y mantendrá indemne a ICS, a su personal y a sus subcontratistas frente a cualquier reclamación de terceros debida a la ejecución del contrato o derivada de la misma.

17.7 Cualquier responsabilidad de ICS prescribirá por el mero transcurso de un año desde el momento en que se haya extinguido el contrato por finalización, cancelación o rescisión.

17.8 Las disposiciones de este artículo se aplican salvo en caso de dolo o imprudencia temeraria por parte de ICS o de sus directivos y si las disposiciones imperativas dictan lo contrario.

Artículo 18. Transmisión del riesgo

18.1 El riesgo de pérdida o daño de los elementos que sean objeto del encargo se transmitirá al cliente desde el momento en que le sean entregados legalmente y/o de hecho y, por tanto, queden bajo el control del cliente o de un tercero designado por él.

Artículo 19. Confidencialidad

19.1 ICS está obligada a mantener la confidencialidad con respecto a terceros que no estén involucrados en la ejecución del encargo. Esta confidencialidad se refiere a toda la información de carácter confidencial puesta a disposición de ICS por el cliente y a los resultados obtenidos mediante su tratamiento. Esta confidencialidad no se aplica en la medida en que las disposiciones legales o profesionales exijan su divulgación.

Artículo 20. Propiedad Intelectual

20.1 ICS se reserva todos los derechos con respecto a los productos de la mente que utilice o haya utilizado en el marco de la ejecución del contrato con el Cliente, en la medida en que puedan existir o establecerse derechos legales sobre estos productos.

20.2 Queda expresamente prohibido al Cliente duplicar, publicar, transformar o explotar productos, incluidos entre otros asesoramiento, métodos de trabajo, contratos (modelo) y diseños de sistemas y/u otros productos intelectuales sin la autorización previa de ICS.

20.3 El Cliente no está autorizado a facilitar productos de la mente a terceros, salvo para obtener una opinión experta sobre el trabajo de ICS.

20.4 El Cliente indemnizará a ICS frente a cualquier reclamación de terceros basada en la infracción de cualquier derecho de propiedad intelectual.

20.5 En caso de violación de las disposiciones de este artículo, el Cliente estará obligado a indemnizar plenamente todos los daños sufridos por ICS y por terceros.

Artículo 21. Rescisión de servicios y política de reembolso

21.1 Si el Cliente rescinde los servicios antes de tiempo, ICS tendrá derecho a una indemnización por la pérdida resultante y plausible de utilización de capacidad, a menos que la rescisión sea imputable a ICS. Además, el cliente estará obligado a pagar las facturas de los trabajos realizados hasta ese momento y los gastos realizados por ICS y terceros.

21.2 Criterios y condiciones de reembolso

El cliente podrá, en circunstancias específicas y a la sola discreción de ICS, tener derecho a un reembolso. Dicho derecho se determinará de conformidad con la tabla de reembolsos facilitada en el Apéndice A y las siguientes disposiciones:

(a) Circunstancias no reembolsables:

1. Si el cliente detiene el proceso de constitución después de que todos los documentos hayan sido enviados al notario;
2. Si el notario rechaza el registro del cliente debido a verificaciones KYC insatisfactorias;
3. Si el cliente se niega a facilitar la información necesaria para las verificaciones KYC;
4. Si la Cámara de Comercio de los Países Bajos rechaza la constitución.

En estos casos, no se concederá ningún reembolso de los costes de constitución.

(b) Reembolso parcial: En caso de que el cliente no supere las verificaciones KYC, ICS retendrá únicamente los costes asociados a las verificaciones KYC. El importe restante pagado podrá ser reembolsado al cliente.

(c) Suspensión del proceso de constitución: (i) Si el cliente no responde durante un período de hasta 30 días, el proceso de constitución se suspenderá; (ii) El proceso podrá reanudarse dentro de un período de seis meses, sujeto a costes adicionales; (iii) Transcurridos seis meses, se aplicará una tarifa adicional de €500 para reanudar el proceso de constitución.

(d) Caducidad del pago: Si el cliente permanece sin responder durante más de un año, el pago inicial caducará. El cliente deberá pagar de nuevo el precio íntegro de constitución para reiniciar el proceso.

(e) Servicios prepagados: En los casos en que el cliente haya pagado por adelantado servicios de secretaría o contables, y la constitución de la empresa se vea obstaculizada por cualquiera de las razones mencionadas en este artículo, se podrá conceder un reembolso por dichos servicios prepagados a discreción de ICS.

21.3 Si el contrato es rescindido de forma anticipada por ICS, ICS, en consulta con el cliente, se encargará de transferir los trabajos pendientes de realización a terceros, a menos que la rescisión sea imputable al cliente. ICS tiene derecho a cobrar al cliente los costes de transferencia.

21.4 La cancelación de los servicios contratados no da derecho automáticamente al Cliente a un reembolso. ICS podrá denegar la emisión de un reembolso si ya se ha incurrido en costes para la prestación del servicio. Cada solicitud de reembolso se revisará caso por caso, teniendo en cuenta las circunstancias específicas de la cancelación y los costes asociados.

Artículo 22. Quejas / reclamaciones

22.1 Las reclamaciones relativas al trabajo realizado deben hacerse por escrito a ICS dentro de los 15 días posteriores a la fecha de envío de los documentos o información sobre los que se queja el cliente, o dentro de los 15 días posteriores al descubrimiento del defecto, si el cliente demuestra que razonablemente no pudo haber descubierto el defecto antes.

22.2 Las quejas relativas a la factura deben darse a conocer a ICS dentro de los 15 días posteriores a la recepción.

22.3 Una queja no suspende la obligación de pago del cliente.

22.4 No se atenderán las quejas transcurridos los plazos antes mencionados. Todas las consecuencias de no notificar inmediatamente correrán a cargo y riesgo del cliente.

22.5 Se dará a ICS la oportunidad de investigar la queja y tendrá en todo momento derecho a mejorar la ejecución del contrato. En caso de una queja justificada, ICS se consultará con el cliente a fin de llegar a una solución adecuada.

22.6 El cliente nunca tendrá derecho a un reembolso total del importe acordado o pagado. Una posible reducción de precio queda en todo momento a discreción de ICS.

Artículo 23. Ley aplicable y fuero

23.1 Todos los contratos entre el Cliente e ICS, así como cualquier disputa derivada de los mismos, se regirán exclusivamente por la legislación holandesa.

23.2 Queda expresamente excluida la aplicabilidad de la Convención de Viena sobre la Compraventa Internacional de Mercaderías u otras leyes y reglamentos internacionales aplicables.

23.3 El tribunal holandés del distrito donde se encuentra ICS tiene competencia exclusiva para conocer de cualquier disputa entre las partes, salvo por disposiciones imperativas de la ley.

Apéndice A. Política de Reembolso de ICS

Constitución / Modificación de estatutos (incl. servicios notariales)

• Cancelación dentro de las 24 horas posteriores al pago: reembolso íntegro
• Tras la realización de las comprobaciones WWFT por parte de ICS: €150 por persona/entidad involucrada
• Expediente revisado por notario: €850
• Cuando el notario comience a trabajar en el expediente: 100% de los costes de constitución

Servicios de Secretaría

• Cancelación dentro de las 24 horas posteriores a la constitución (si la constitución la realizó otra parte, dentro de las 24 horas posteriores al pago): reembolso íntegro
• Transcurridas más de 24 horas desde la constitución (si la constitución la realizó otra parte, transcurridas más de 24 horas desde el pago): 100%

Servicios Contables

• Cancelación dentro de las 24 horas posteriores al pago: reembolso íntegro
• Cancelación con aviso previo (al menos 3 meses antes del inicio del siguiente ejercicio fiscal): sin tarifa de cancelación para el siguiente ejercicio fiscal
• Cancelación durante el ejercicio fiscal sin aviso previo: 100%

Para obtener más información, consulte también nuestra Política de Cookies, Política de Privacidad, Condiciones del Servicio y Exención de Responsabilidad.