La obligación de retención fiscal según la ley holandesa

Cuando inicia una empresa neerlandesa, debe cumplir con todas las leyes neerlandesas que regulan el entorno empresarial. Una de esas leyes es la llamada obligación de conservación fiscal. Esto esencialmente le indica que debe archivar la administración de su empresa durante una cierta cantidad de años. ¿Por qué? Porque esto permite que la Belastingdienst revise su administración siempre que lo considere oportuno. La obligación de conservación fiscal es una obligación legal que se aplica a todos los empresarios en los Países Bajos. Si está acostumbrado a trabajar con archivos y formas bastante antiguas de archivar su administración, esto puede resultar todo un desafío. Incluso existe una gran posibilidad de que, sin saberlo, no esté cumpliendo con la obligación de conservación.

En esencia, la obligación de conservación fiscal establece que todos los empresarios en los Países Bajos están legalmente obligados a conservar la administración de su empresa durante siete años. Tenga en cuenta que, para algunos documentos, se aplica el período de conservación de siete años, pero para otros es de diez años. Los documentos también deben almacenarse de forma que permita a los inspectores de la Belastingdienst revisar fácilmente la administración dentro de un plazo razonable. En este artículo, explicaremos lo que significa la obligación de conservación fiscal para su empresa, cómo puede cumplirla y qué trampas debe evitar.

Información sobre la obligación de conservación fiscal

Como ya explicamos anteriormente, todos los propietarios de empresas neerlandesas tienen la obligación legal de ofrecer a la Belastingdienst la oportunidad de revisar la administración de hasta hace siete años. Esto se aplica a los datos básicos sobre sus ingresos y gastos financieros, como el libro mayor, la administración de existencias, las cuentas por cobrar y por pagar, la administración de compras y ventas y la administración de nóminas. Es decir, todo el dinero que entra y sale durante cualquier año fiscal determinado, que va del 1 de enero al 31 de diciembre. Debe tener en cuenta que esto significa que cada empresario neerlandés debe ser capaz de mostrar todos los datos de los últimos siete (o diez) años durante un control aleatorio por parte de las autoridades fiscales. Aleatorio significa que pueden presentarse sin previo aviso, por lo que generalmente siempre debe estar preparado.

Existen muchas razones posibles para que se realice una inspección, aunque a veces ocurre simplemente como una auditoría general. Las autoridades fiscales podrían decidir que necesita una revisión periódica para asegurarse de que está haciendo todo de forma legal y tiene su administración al día. Estas revisiones ocurren al azar, pero no con mucha frecuencia. En otros casos, suele haber una razón clara por la cual las autoridades fiscales deciden inspeccionarle. Por ejemplo, presentó declaraciones que la Belastingdienst considera sospechosas. O podría tratarse de una investigación que el inspector fiscal realiza a uno de sus proveedores, un socio comercial u otra tercera parte involucrada. El inspector solicita entonces acceso a su administración y comprueba si puede detectar errores o irregularidades. Por esta razón, los tenedores de libros y contadores suelen señalar a sus clientes que es muy importante llevar una administración bien diseñada y concisa.

No solo porque las autoridades fiscales puedan venir y examinar su administración, sino por otros beneficios específicos para usted y su empresa. Si lleva una administración sólida, esto le brinda información sobre sus cifras financieras. Puede verlo de forma paralela a un libro contable del hogar: monitorea todo el dinero que entra y sale. Esto significa que sabe exactamente dónde hay problemas, por ejemplo, cuando gasta más en activos de lo que realmente obtiene en ganancias. A pesar de que la probabilidad de que un inspector llame a su puerta no sea grande, sigue siendo sensato tener la administración en orden. Para los empresarios, la contabilidad es también una fuente confiable de cifras para tomar decisiones informadas. Esto significa que es más fácil decidir cuándo invertir en algo nuevo, en lugar de invertir menos y ganar más dinero durante un período de tiempo. Le brinda una visión general de la rentabilidad de su empresa, lo cual es muy importante si desea lograr un éxito genuino.

¿Cuándo se aplica el período de obligación de conservación de 10 años?

Como mencionamos brevemente arriba, el período regular de conservación es de 7 años. En algunos casos, los empresarios deberán almacenar información y datos durante algunos años más, concretamente 10 años. Una de las situaciones en las que se aplica esta obligación de conservación prolongada es cuando usted es propietario o alquila un edificio de oficinas u otro tipo de local comercial. Los datos sobre bienes inmuebles están sujetos a una obligación de conservación de diez años, por lo que si posee cualquier tipo de propiedad a través de su empresa, está sujeto al período de conservación más largo. Lo mismo se aplica cuando su empresa presta, o participa en la prestación de, servicios de radiodifusión y televisión, servicios electrónicos y/o servicios de telecomunicaciones, y también ha optado por el denominado régimen OSS (One-Stop-Shop). Tenga en cuenta que en realidad es totalmente posible llegar a acuerdos con las autoridades fiscales sobre ciertas regulaciones o arreglos, tales como:

• Qué tan detallada debe ser la administración
• La forma en que se llevan los registros
• Conservar datos distintos de los datos básicos durante un período de tiempo más corto

Asimismo, conserve y actualice, si corresponde, el registro del tiempo de "datos básicos" para la deducción fiscal anual por emprendimiento. Esto también se aplica a llevar un buen registro de kilometraje. Debe llevar uno si utiliza su automóvil privado para fines comerciales, o viceversa: cuando utiliza su automóvil de empresa únicamente para negocios y nunca de forma privada.

¿Quién debe llevar una administración, exactamente?

Una de las primeras preguntas que podría hacerse es: ¿quién está obligado a llevar una administración durante al menos 7 años? En realidad, cada propietario de negocio está obligado a hacerlo. No importa cuán grande o pequeña sea su empresa: la obligación recae sobre cada empresario neerlandés. No solo debe llevar una administración, sino que la administración también debe llevarse de una manera que permita a las autoridades fiscales revisarla. Por lo tanto, existen algunas reglas y regulaciones involucradas, lo que significa que su administración debe ser adecuada según la ley neerlandesa. Necesita esta administración para presentar correctamente una declaración de IVA y la declaración de entregas intracomunitarias (ICP), pero también para poder operar su empresa adecuadamente. En general, esto significa que debe conservar todos los documentos originales para poder mostrárselos al inspector fiscal cuando realice una revisión.

¿Quién está exento de llevar registros completos de IVA?

Hay algunos empresarios que no tienen que llevar registros completos de IVA:

• Empresarios que solo suministran bienes o servicios exentos de IVA
• Personas jurídicas que no son empresarios, pero que cuentan con un número de identificación de IVA

Obligaciones administrativas adicionales

¿Es propietario de una empresa que comercia con bienes usados bajo el régimen de margen? Entonces se le aplican obligaciones administrativas adicionales. ¿Qué son los bienes del régimen de margen? Son generalmente bienes usados (de segunda mano) que ha comprado sin pagar IVA. Bajo ciertas condiciones, los siguientes artículos también pueden considerarse bienes del régimen de margen:

• Arte
• Antigüedades
• Artículos de colección que compre o importe con IVA.

¿Qué entra en la categoría de bienes usados?

Bienes usados son todos los bienes que se pueden volver a utilizar, con o sin reparación. Tenga en cuenta que todos los bienes que compre a un particular siempre son bienes usados, incluso si nunca se han utilizado. Los bienes usados también incluyen bienes que se han criado internamente, como en el caso de los caballos. Cuando comercia con bienes bajo el régimen de margen, debe llevar registros. Esto se debe a que el comercio de bienes bajo el régimen de margen está sujeto a obligaciones administrativas generales. Además de esto, se aplican reglas diferentes a su administración de bienes bajo el régimen de margen. La compra y venta de bienes bajo este régimen debe, por supuesto, mantenerse en sus registros. Para estos bienes, existen dos métodos diferentes para lograrlo:

• Calcula el IVA por bien individual y realiza un seguimiento de las compras y ventas por artículo en su administración. Las autoridades fiscales llaman a esto el método individual.
• Calcula el IVA sobre el margen de beneficio total en un período de declaración. A esto lo llamamos el método de globalización.

Ambos métodos están sujetos a obligaciones administrativas adicionales. Entonces, ¿qué método utiliza? Esta pregunta se responde señalando que el método que se le permite utilizar depende del tipo de bienes. El método de globalización es obligatorio para los siguientes bienes:

• Medios de transporte, como automóviles, motocicletas, bicicletas, ciclomotores y caravanas
• Ropa
• Muebles
• Libros y revistas
• Equipos de fotografía, cine y video
• Cintas de video, DVD, casetes de música, CD, LP, etc.
• Instrumentos musicales
• Electrodomésticos
• Aparatos eléctricos
• Mascotas
• Arte, antigüedades y artículos de colección (bajo ciertas condiciones, como se mencionó anteriormente)

El método de globalización también es obligatorio para las piezas, accesorios y suministros utilizados en estos bienes, ya que forman parte integrante de los propios bienes bajo el régimen de margen. Por lo tanto, incluso si coloca un tubo de escape nuevo en su automóvil usado, este formará parte del bien bajo el régimen de margen (el automóvil).

Bienes que no se califican como bienes del régimen de margen

¿Comercia con bienes distintos a los bienes del régimen de margen? ¿Significa que sus bienes no pueden calificarse como usados? Entonces debe aplicar el método individual, en oposición al método de globalización. El método de globalización le permite compensar márgenes de beneficio negativos con márgenes de beneficio positivos. Sin embargo, esto no está permitido con el método individual. En cualquier caso, es totalmente posible solicitar a la Belastingdienst el cambio de método cuando considere que será lo más adecuado para usted. Únicamente en el caso de que sea un subastador, o un intermediario que actúe en nombre de un subastador, no podrá aplicar el método de globalización. Esto se debe a que un subastador funciona como un intermediario entre compradores y vendedores y, por lo tanto, no se le puede considerar el propietario del artículo. Además, puede vender bienes del régimen de margen con IVA. De hecho, puede optar por vender bienes del régimen de margen aplicando el IVA. Puede leer lo que debe hacer en su administración en Consecuencias administrativas al vender bajo el régimen normal del IVA.

Los documentos exactos que debe conservar durante un determinado período de tiempo

Como mencionamos anteriormente, debe conservar todos los datos básicos de la administración de su empresa durante un período de 7 años para que las autoridades fiscales puedan revisar los datos. El período de 7 años comienza cuando expira el valor corriente de cualquier bien o servicio. Para explicar lo que significa "corriente" en este contexto, podemos utilizar el ejemplo de un contrato de arrendamiento de un automóvil (leasing). Imagine que alquila un automóvil por un período de 3 años. Mientras el contrato esté activo, el bien o servicio se considera corriente. Con la finalización del contrato, sin embargo, el bien o servicio ya no se utiliza en ese momento y, por lo tanto, se califica como expirado. Lo mismo se aplica a la situación en la que realiza un pago final para liquidar algo. A partir de ese momento, debe almacenar los datos relativos a este bien o servicio durante 7 años consecutivos, ya que es cuando realmente comienza el período de conservación. Por supuesto, le gustaría saber qué documentos y qué datos necesitará archivar. Los datos básicos consisten en lo siguiente en general:

• El libro mayor
• La administración de existencias
• La administración de compras y ventas
• La administración de cuentas por cobrar y por pagar
• La administración de nóminas

Además de los datos básicos mencionados anteriormente, debe tener en cuenta que también debe conservar todos los datos maestros. Los datos maestros se refieren a temas como la información sobre sus deudores y acreedores y los archivos de artículos. Tenga en cuenta que todas las modificaciones en los datos maestros deben ser rastreables posteriormente.

La forma correcta de almacenar facturas

Una parte importante de la obligación de conservación es la forma específica en que se reciben y almacenan los datos. De acuerdo con las disposiciones legales que cubren este tema en particular, debe conservar los libros, documentos y soportes de datos que sean importantes para la fiscalidad exactamente de la misma manera en que los ha recibido. Es decir, en su estado original, lo que significa el registro primario de los datos de origen. Esto significa que un documento recibido digitalmente también debe almacenarse digitalmente, lo cual puede parecer poco intuitivo al principio, ya que el almacenamiento físico de datos solía ser la norma durante mucho tiempo. Esto ya no se aplica. Por ejemplo, un presupuesto o una factura que reciba por correo electrónico debe almacenarse como un archivo digital, ya que la forma original en la que lo recibió es digital. De acuerdo con las reglas de la obligación de conservación, solo puede almacenar este presupuesto o factura digitalmente.

Otra cosa que debe hacer es almacenar la fuente del archivo recibido, además de almacenar cada archivo digital en formato digital. Guardar únicamente la factura en sí no es suficiente, porque las autoridades fiscales quieren que pueda demostrar que, tras su recepción, usted no la ha modificado manualmente. Por lo tanto, esto se logra no solo guardando la factura en sí, sino también el correo electrónico en el que venía adjunta. Esto permite al inspector comprobar que la factura que ha guardado como archivo PDF o Word es realmente la misma que la recibida originalmente por correo electrónico. Los datos del sistema de información, los denominados datos derivados, deben ser rastreables hasta los datos de origen. Esta pista de auditoría (audit trail) es una condición importante cuando se trata de almacenar digitalmente la administración. También se le permite solicitar la identificación de sus clientes. Lo que no está permitido, según las normas del RGPD, es que esta forma de identificación se copie y, por ejemplo, se almacene en una administración. Esto solo se permite en los casos en que sea obligatorio, como al contratar a un empleado o cuando las personas necesiten probar su identidad para convertirse en suscriptores de (algunos de) los servicios que ofrece.

La forma correcta de llevar una administración física

De hecho, una factura u otro documento que reciba por correo en papel y que deba conservarse, puede digitalizarse y almacenarse digitalmente según las autoridades fiscales. En esencia, reemplaza el archivo de origen, que es la factura en papel, por un archivo digital. Esto se llama conversión. Pero tenga en cuenta que, en este escenario, también debe conservar el archivo original, como mencionamos anteriormente, durante el período legalmente vinculante. Al digitalizar, hay algunos factores importantes sobre los que debe estar informado. Los propietarios de empresas a menudo digitalizan escaneando facturas, tomando fotos de documentos o teniendo una herramienta de digitalización vinculada a su programa de contabilidad, lo que también se denomina "escanear y reconocer" (scan & recognize). Solo a través de esta última forma de digitalización es posible digitalizar facturas no solo más fácilmente, sino también de acuerdo con el procedimiento correcto.

En un folleto sobre la obligación de conservación, la Belastingdienst hace referencia a las condiciones que debe cumplir una conversión. Es importante, en este punto, que no se pierdan las características de seguridad del documento original. Esto significa que siempre debe conservar las facturas en papel físicamente (en formato papel) durante el período de siete años. En particular, los recibos pagados en efectivo son difíciles de verificar en cuanto a su autenticidad por parte de las autoridades fiscales. Por otro lado, también existen ejemplos de firmas de contabilidad que han llegado a acuerdos con las autoridades fiscales al respecto. Por ejemplo, algunas oficinas han recibido autorización colectiva para que todos sus clientes almacenen digitalmente las facturas físicas, de modo que ya no tengan que conservar nada en papel. Es sensato que usted, como empresario, explore sus opciones y posiblemente hable con la Belastingdienst sobre sus deseos específicos. A menudo están dispuestos a ser flexibles y ayudarle de ciertas maneras, siempre y cuando mantenga todo de forma limpia, transparente y legal.

La forma adecuada de almacenar datos digitales

Existen varias formas de almacenar adecuadamente los datos digitales. La condición más importante es, por supuesto, que los datos deben conservarse durante 7 (o 10) años. ¿Almacena todos sus datos y trabaja en su propio servidor? Entonces la ley fiscal neerlandesa dicta que debe contar con un buen procedimiento de copia de seguridad, al mismo tiempo que debe realizar estas copias de seguridad de forma constante. Además de eso, estas copias de seguridad deben almacenarse en una ubicación diferente a aquella en la que se encuentra la administración digital. Podría, por ejemplo, utilizar un disco duro externo para este fin. También está permitido y es posible optar por una solución en la nube para almacenar sus datos. ¿Sabía que el software de contabilidad basado en la nube tiene muchas ventajas, como las siguientes:

• Usted y su tenedor de libros o contador pueden acceder a los datos desde cualquier dispositivo
• Sus datos se mantienen seguros y no pueden perderse ni dañarse si una computadora u otro dispositivo falla
• Puede informarse y dirigir su empresa basándose en datos reales y actuales
• También puede vincular otros programas al software de contabilidad

Si tiene en cuenta estas reglas, estará bastante seguro de almacenar su administración digital de la manera correcta. A continuación, detallaremos algunos aspectos más interesantes sobre la administración digital.

Condiciones y requisitos adicionales sobre el almacenamiento digital de archivos y datos

¿Tiene datos almacenados en equipos obsoletos? La obligación de conservación también significa que los datos conservados deben ser accesibles. Por lo tanto, deberá poder acceder y abrir el archivo original. Esto significa que, por ejemplo, se deben conservar los equipos antiguos que le permitan acceder a los datos, si ciertos archivos digitales solo pueden consultarse de esta manera. Puede pensar en soportes de almacenamiento antiguos, como un disquete antiguo o una versión anterior de Windows. Además, la mayoría de los paquetes de contabilidad admiten el denominado archivo de auditoría financiera (audit file). El archivo de auditoría es un extracto del libro mayor. Tenga en cuenta, sin embargo, que no es suficiente conservar únicamente el archivo de auditoría, ya que no incluye todos los asientos administrativos. Asimismo, tenga en cuenta todos los medios electrónicos de comunicación, como su calendario, aplicaciones y SMS. Todos los mensajes por correo electrónico, WhatsApp, SMS e incluso Facebook deben conservarse en la medida en que se considere que corresponden a la categoría de "comunicación empresarial". En caso de una inspección, esta información debe ponerse a disposición en el formato solicitado por el inspector. Esta regla también se aplica a la conservación de una agenda digital.

Más sobre la conversión de un archivo en papel a digital o soporte de almacenamiento

Bajo ciertas condiciones, puede transferir datos de un soporte de almacenamiento a otro. Por ejemplo, escanear un documento en papel o el contenido de un CD-ROM a una memoria USB. Por supuesto, existen ciertas condiciones para poder hacer esto, las cuales son las siguientes:

• La conversión se realiza de forma correcta y completa
• Los datos convertidos están disponibles durante todo el período de conservación
• Usted es capaz de reproducir los datos y hacerlos legibles y controlables dentro de un plazo razonable

Si logra llevar esto a cabo, ya no estará obligado a conservar documentos en papel. Por lo tanto, si cumple con las condiciones mencionadas anteriormente, ya no necesitará conservar el documento original. Esto le ahorrará tiempo y espacio, ya que no necesitará una administración física. En esencia, la versión digital ocupará el lugar de la original. En principio, la conversión es posible para todos los documentos, a excepción de:

1. El balance general
2. El estado de activos y pasivos
3. Ciertos documentos aduaneros.

Sin una administración física, realmente puede ahorrar mucho espacio en la oficina y librarse de mucho trabajo extra. Ya no tendrá que buscar en archivos antiguos o en cajas de zapatos en armarios amontonados. Al observar los desarrollos digitales de los últimos 10 a 20 años, es sensato dar el paso hacia una administración totalmente digital. Es casi imposible perder un archivo almacenado digitalmente, especialmente cuando utiliza una solución basada en la nube. Además, es mucho más fácil y rápido buscar archivos digitales. Ayude también a su contador. Hable de vez en cuando con su contador e intente configurar la administración de manera que cumpla con la obligación legal de conservación. Los programas de contabilidad en línea no solo brindan administraciones más controlables. Con cortafuegos bien protegidos y claves seguras, los buenos programas de contabilidad en línea almacenan automáticamente su administración en la nube. Puede verlo como una caja fuerte digital, en un lugar seguro, a la que nadie más puede acceder aparte de usted y su contador. O bien: la Belastingdienst, cuando el inspector tenga que revisar sus libros.

Intercompany Solutions puede informarle más sobre la obligación de conservación fiscal

Como puede ver, hay mucho que implica la obligación de conservación fiscal. Es sensato mantenerse siempre informado sobre la legislación más reciente en relación con el tema, para que, como empresario, sepa que está operando de conformidad con todas las leyes neerlandesas aplicables. En realidad, su contador debería informarle sobre esto, así como sobre todas las opciones para cumplir con esta ley de manera adecuada y segura. Si no tiene un contador y no sabe cómo cumplir, o tal vez acaba de iniciar su propia empresa y es nuevo en estos temas: en todos estos casos, siempre puede ponerse en contacto con Intercompany Solutions. Podemos brindarle un amplio asesoramiento financiero y fiscal, incluida la mejor manera de llevar una administración adecuada. También podemos ofrecerle apoyo y asesoramiento en lo que respecta al pago de impuestos y a la elaboración de su declaración anual de impuestos. No dude en contactarnos directamente para obtener más información.

Fuentes:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/

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Fuentes

• EUR-Lex - Directiva del IVA 2006/112/CE
• Comisión Europea - Validación del número de IVA VIES
• Comisión Europea - Ventanilla Única de IVA (VAT One Stop Shop)
• Comisión Europea - Fiscalidad y unión aduanera
• Wet op de omzetbelasting 1968 (wetten.overheid.nl)
• PwC Netherlands - publicaciones y análisis fiscales
• Hoge Raad 2021, tipo de IVA y Directiva del IVA (ECLI:NL:HR:2021:456)
• Hoge Raad 2024, IVA, cuestiones prejudiciales sobre evaluación (ECLI:NL:HR:2024:1177)
• EY Netherlands - análisis fiscales
• Belastingdienst - tarifas de IVA en los Países Bajos (21%, 9% y 0%)
• Belastingdienst - presentación de la declaración de IVA y pago o devolución del IVA