El papel de los notarios holandeses en la constitución de empresas

Intercompany Solutions ha estado asistiendo a emprendedores de todo el mundo con el establecimiento de empresas holandesas. Dado que la opción más elegida con diferencia es la BV holandesa, trabajamos la mayor parte del tiempo con notarios. Un notario es la persona que constituye su empresa antes de que pueda ser registrada en la Cámara de Comercio holandesa (KVK). En este artículo, explicaremos en detalle por qué necesitará un notario si desea establecer una BV holandesa, qué hace realmente un notario y cómo se forma nuestro papel dentro de todo el proceso de establecimiento empresarial.

Dado que también nos encargamos de varios servicios adicionales para emprendedores extranjeros con un negocio holandés, contamos con una amplia red de excelentes notarios de la que se puede beneficiar. Con nuestra experiencia, su empresa holandesa estará configurada en solo unos pocos días hábiles. Esto le permitirá comenzar sus actividades comerciales casi de inmediato. ¿Le gustaría saber más sobre lo que podemos hacer por usted? ¿O le gustaría recibir una cotización personalizada? Entonces no dude en ponerse en contacto con nosotros a través del siguiente botón.

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Resumen: Aunque muchos países permiten el registro comercial puramente digital, la ley holandesa exige la participación de un notario para todas las BV con el fin de prevenir el fraude y garantizar la transparencia corporativa. El notario es responsable de redactar la Escritura de Constitución, verificar la identidad de todas las partes interesadas y garantizar que los Estatutos Sociales de la empresa cumplan con el derecho civil holandés. Este proceso crea un estado de "confianza" para su empresa, el cual es vital para abrir cuentas bancarias y formar alianzas dentro de la UE.

Responsabilidad del notario	Por qué es importante para usted
Verificación de identidad	Previene el robo de identidad y garantiza la capacidad legal
Redacción de estatutos	Crea el "reglamento" para votaciones, acciones y directores
Registro de UBO	Cumplimiento de las leyes de la UE contra el blanqueo de capitales (AML)
Inscripción en la KVK	Registra formalmente la empresa en el Registro Mercantil
Asesoramiento legal	Garantiza que comprenda sus deberes y responsabilidades como director

Si proviene de otro país para establecer un negocio aquí, la preferencia holandesa por los notarios puede parecer un poco inusual al principio. En algunos lugares, crear una empresa es principalmente una tarea administrativa. Básicamente, se completa un formulario en línea, se paga una tarifa y ya se está listo para comenzar. En los Países Bajos, las cosas funcionan de manera un poco diferente cuando se trata de ciertos tipos de empresas, como la BV holandesa (Besloten Vennootschap), que es el equivalente a una sociedad de responsabilidad limitada privada. Una BV es una estructura legal oficial, ya que protege sus activos personales, permite una tenencia de acciones flexible y le otorga una presencia profesional en el mercado de la UE. Debido a esto, la ley holandesa requiere que un notario participe en su creación. El notario no solo sella papeles, sino que actúa realmente como una salvaguarda legal. Su trabajo consiste en asegurarse de que su empresa esté configurada correctamente, que todos entiendan lo que están firmando y que se cumplan las leyes nacionales relativas a la propiedad, la transparencia y el gobierno corporativo.

Para los emprendedores extranjeros, este papel a menudo resulta confuso al principio. Podría preguntarse: "¿Por qué necesito un notario solo para comenzar mi negocio?". Pero después de pasar por el proceso, la mayoría de los fundadores realmente lo aprecian. Obtiene una empresa legalmente sólida desde el primer día que cuenta con reglas claras sobre aspectos como las acciones y la toma de decisiones. Por lo tanto, en este artículo le guiaremos a través de lo que los notarios holandeses hacen realmente por su BV. También cubriremos preguntas como por qué la ley los exige y cómo el trabajo con un notario hace que la configuración de su negocio sea más fluida, segura y goce de mayor confianza por parte de instituciones como el gobierno, los bancos y los socios. Si desea ir más allá de estar simplemente registrado y, en su lugar, construir una empresa con un trasfondo legal adecuado, un notario es su guía.

Lo que realmente hace un notario holandés

Un notario tiene verdaderamente muchas tareas. La mayoría de las personas generalmente se ponen en contacto con un notario cuando quieren comprar bienes raíces o redactar un testamento. Pero ciertos tipos de negocios también requieren un notario para ser establecidos, ya que estos tipos de empresas se consideran entidades separadas. Esto también crea la responsabilidad personal limitada que acompaña a una BV. En resumen, la tarea principal de un notario es preparar y ejecutar la escritura notarial de constitución, que es como el certificado de nacimiento legal de su BV. Este documento incluye dos partes muy importantes:

• Todos los detalles sobre los fundadores y directores
• Los estatutos sociales, que establecen las reglas sobre cómo opera la BV

El notario siempre verifica su identidad y luego comprueba que realmente esté autorizado para actuar en nombre de cualquier empresa extranjera involucrada, confirmando también que todas las opciones estructurales tengan sentido desde el punto de vista legal. Luego, presentan la BV ante la Cámara de Comercio (KVK) para su registro oficial y se aseguran de que su empresa reciba un número KVK y una solicitud de registro de IVA cuando sea necesario. Una parte importante del trabajo de un notario es esencialmente la prevención del fraude. Además, los notarios holandeses están obligados a realizar verificaciones de debida diligencia, lo que incluye obtener información que ayude a la transparencia de la propiedad para la verificación de UBO, verificaciones contra el blanqueo de capitales y revisar la legalidad general de sus actividades comerciales. Esto le protege tanto a usted como a sus futuros clientes, ya que una BV holandesa es respetada porque un notario se aseguró de que no se creara por razones dudosas. Otro papel útil de los notarios es la traducción y explicación. Si la ley o la terminología holandesa le resultan difíciles de entender, el notario puede explicarle todo en inglés. Quieren asegurarse de que comprenda plenamente la empresa de la que está a punto de ser propietario. Esa claridad ayuda a evitar futuros malentendidos entre accionistas o directores.

Por qué necesita un notario para establecer una BV holandesa

Aquí está la gran pregunta: ¿por qué realmente se necesita un notario para formar una BV? Respuesta corta: el gobierno holandés quiere que las BV sean tomadas en serio. Una BV holandesa puede poseer activos, firmar contratos, contratar personal e incluso recaudar inversiones. Y si la empresa quiebra, los accionistas suelen mantener a salvo sus activos privados. Eso es algo muy potente. Debido a ello, la ley establece que una BV debe constituirse mediante una escritura notarial, por lo que no hay atajos. El notario verifica que todos los involucrados entiendan verdaderamente lo que están firmando. Y esto no es solo una firma, sino un consentimiento. Verifican quién posee qué acciones, quién toma las decisiones y cómo se resolverán los problemas más adelante. Piense en el notario como el árbitro que se asegura de que el juego comience de manera justa.

Sin embargo, hay algunos tipos de negocios que se pueden configurar sin un notario. Por ejemplo, una empresa individual (eenmanszaak) o una VOF. Son más simples, pero se pierde la seguridad de la responsabilidad limitada. La mayoría de los emprendedores internacionales no quieren asumir ese riesgo. Por lo tanto, si desea los beneficios de una BV, un notario es simplemente parte del paquete. Pero sinceramente, resulta tranquilizador contar con un experto legal que verifique todo dos veces antes de que su empresa despegue.

El notario también organiza aspectos como el capital social, la estructura de accionistas y los estatutos sociales

Cuando el notario redacta los estatutos sociales, básicamente le está ayudando a escribir el reglamento de su empresa. No se trata de un documento polvoriento y aburrido que se queda en un cajón para siempre. Determina cómo funciona su BV en la vida real. Por ejemplo:

• ¿Cómo se emiten nuevas acciones?
• ¿Quién puede ser director y qué puede hacer por sí solo?
• ¿Cómo votan los accionistas y qué tipo de cuestión requiere una decisión unánime?
• ¿Se pueden vender las acciones libremente o tienen otros el derecho de preferencia de compra?

Estas reglas importan mucho más adelante. Imagine que comienza con un socio de confianza, pero unos años más tarde, alguien quiere irse y vender sus acciones a un desconocido. Si los estatutos sociales no le protegen, ese desconocido podría sentarse repentinamente en su mesa a tomar decisiones sobre su empresa. Los notarios también ayudan a traducir su visión comercial en algo sólido: planes de crecimiento, opciones para inversores e incluso flexibilidad para una futura expansión. Escuchan lo que usted desea y luego lo convierten en un lenguaje legal que realmente funcione. Es un poco como decirle a un sastre cómo quiere que le quede un traje. El notario corta y cose la empresa a la medida de sus objetivos profesionales.

Registro de beneficiarios finales (UBO)

Toda BV holandesa debe registrar a sus beneficiarios finales (a menudo abreviado como UBO). Esto puede sonar complicado, pero simplemente significa: ¿quiénes son las personas que realmente poseen o controlan su empresa detrás de escena? El gobierno no quiere empresas anónimas en las que no se pueda saber quién está a cargo. Así es como el fraude y el blanqueo de capitales logran mantenerse con vida. Por lo tanto, durante el proceso de formación, el notario verifica y registra a los UBO. Si un accionista posee el 25% o más de las acciones o tiene el 25% o más de los derechos de voto, debe registrarse como UBO. Si nadie cruza esa línea, el notario examina quién tiene la influencia real. Los emprendedores extranjeros a veces encuentran este paso sorprendente y complicado, o tal vez incluso innecesario. Les preocupan cosas como que sus datos personales queden expuestos a todo el mundo. Pero en realidad, solo una parte limitada de la información es visible públicamente en el sitio web de la Cámara de Comercio. La información verdaderamente confidencial permanece oculta en sistemas gubernamentales seguros.

Los bancos, las autoridades fiscales y ciertas profesiones de cumplimiento normativo pueden consultar estos sistemas, pero cualquier persona de la calle no puede indagar en sus detalles. El papel del notario aquí es mantener todo consistente y legalmente correcto. Examinan pasaportes, comprobantes de domicilio, documentos corporativos si hay una empresa extranjera involucrada y confirman la cadena de propiedad. Si alguien quiere ocultar la propiedad, el notario detendrá la constitución, ya que está obligado por ley a hacerlo. Le informamos que esta transparencia en realidad también le protege a usted. Cuando hace negocios en los Países Bajos, los socios y los bancos pueden ver que su BV es legítima y confiable de esta manera. Es una señal fuerte que dice: "Aquí no hay nada sospechoso, solo emprendimiento real". Sin un notario que coordine esta parte, el proceso de registro de UBO sería mucho más confuso. Con ellos, es simplemente otra casilla marcada en el camino hacia el lanzamiento de su empresa.

Información especialmente relevante para fundadores extranjeros

Aquí hay un gran punto a favor para los emprendedores internacionales: no necesita viajar a los Países Bajos para formar una BV. Los notarios se han adaptado al mundo de los negocios globales. Hoy en día, muchas constituciones ocurren de forma remota a través de identificación por video, documentos apostillados o un poder notarial. Por ejemplo, nosotros trabajamos mediante poder notarial, por lo que no tiene que viajar a los Países Bajos para establecer una empresa. Esto significa que puede estar sentado en su casa mientras su BV se establece oficialmente en Europa. Entonces, ¿cómo funciona esto exactamente? Primero, el notario verificará su identidad a través de una plataforma digital segura o con copias certificadas de su pasaporte. Si una empresa es la accionista en lugar de una persona física, debe proporcionar documentos corporativos (como estatutos de constitución o un extracto del registro) con una apostilla. El notario revisa todo, prepara la escritura notarial y programa una firma por video o firma en su nombre utilizando un poder notarial que usted firmó previamente, lo cual es muy eficiente.

Esta flexibilidad es especialmente útil cuando varios fundadores viven en diferentes países. En lugar de tener que coordinar viajes internacionales y otras acciones complicadas, todos simplemente firman digitalmente. Por lo tanto, las zonas horarias se convierten en el único inconveniente menor. Y una vez que la BV está registrada en la Cámara de Comercio, puede solicitar de inmediato una cuenta bancaria comercial y un número de IVA, y comenzar las operaciones, incluso antes de poner un pie en el país. El notario actúa básicamente como su representante dentro del sistema legal. Se aseguran de que se cumplan las normas holandesas mientras usted permanece cómodo dondequiera que esté. Es una de las razones por las que los Países Bajos se consideran un lugar tan amigable para el emprendimiento transfronterizo. Obtiene una empresa de la UE totalmente legal sin el estrés de reservar vuelos o navegar personalmente por las oficinas locales.

Posibles cambios durante la vida de la empresa y lo que los notarios pueden hacer por usted

Muchos emprendedores extranjeros piensan que el trabajo del notario termina en el momento en que se registra la BV. La escritura está firmada, la Cámara de Comercio ha emitido los documentos... trabajo terminado, ¿verdad? No del todo. Una BV es una estructura flexible. Crece, cambia de propiedad, añade nuevos directores y ajusta sus reglas, y muchos de esos cambios necesitan de nuevo al notario. Piense en el notario como el "guardián" oficial de la estructura de la BV. Cada vez que la estructura legal cambia, se aseguran de que se registre correctamente. Por ejemplo, si desea incorporar a un inversor, es posible que deba emitir nuevas acciones. Eso requiere una escritura notarial. O si un accionista quiere irse, el notario transferirá sus acciones al nuevo propietario y lo registrará correctamente. Tal vez su empresa esté creciendo rápidamente y los estatutos sociales originales sean ahora demasiado restrictivos: no hay problema, el notario puede modificarlos para darle más flexibilidad.

Incluso algo tan sencillo como nombrar a un nuevo director ejecutivo o remover a uno debe registrarse cuidadosamente. Esto no es burocracia por el simple hecho de hacer papeleo. Protege la estabilidad y la reputación de la empresa. Los bancos, proveedores y socios comerciales quieren saber que los registros oficiales de su BV coinciden con la realidad. Si hay una disputa entre los accionistas más adelante, los documentos del notario se convierten en un registro claro de lo que sucedió y cuándo. Por lo tanto, dicho en términos sencillos, su BV evolucionará y el notario estará allí para garantizar que esos cambios sean siempre seguros, legales y reconocidos por todos aquellos que necesitan confiar en su negocio.

Costos, plazos y expectativas prácticas

Por supuesto, contratar a un notario cuesta dinero. Pero la buena noticia es que iniciar una BV en los Países Bajos se ha vuelto mucho más asequible en la última década. El capital social mínimo solía ser de 18,000 €. ¿Ahora? Puede comenzar con 1 € si lo desea. La mayoría de los costos actuales se relacionan con el tiempo y la experiencia del notario. Los precios varían según la complejidad. Para una BV simple con un solo accionista, el precio suele ser más bajo. Si hay varias empresas extranjeras involucradas, o si desea una estructura hecha a la medida, espere un poco más. De cualquier manera, en comparación con la protección legal y la confianza que obtiene, es un buen valor. El tiempo también es bastante rápido. Una vez que todos los documentos personales y de la empresa están listos, una BV a menudo se puede constituir en unos pocos días hábiles.

La identificación remota puede agregar un poco de tiempo, pero aun así, está lejos de ser un proceso largo. Los mayores retrasos ocurren cuando los fundadores esperan demasiado para proporcionar el papeleo, como escaneos de pasaportes o documentos apostillados. Tener todo listo de antemano acelera todo el trayecto. Una expectativa más: los notarios son minuciosos. A veces pueden pedirle documentos o explicaciones que usted pueda considerar innecesarios. Pero recuerde que los notarios son responsables de prevenir el fraude y garantizar el cumplimiento de la ley holandesa y de la UE. Por lo tanto, si hacen preguntas, es para protegerle a usted y la legitimidad de su nueva BV. Un poco de paciencia durante las formalidades rinde muchos frutos.

Cómo Intercompany Solutions puede coordinar todo el proceso notarial sin contratiempos para usted

Obtener un número de registro es solo una parte de la formación de una BV holandesa. También necesita construir una estructura comercial que le proteja, le ayude a expandirse y le permita hacer negocios en un mercado serio. Los notarios holandeses son muy importantes para que esto suceda. Desde el principio, se aseguran de que todo esté bien: su propiedad, sus estándares comerciales y su base legal. Ayudan a detener el fraude, aclaran la toma de decisiones, demuestran transparencia y convierten sus ideas en una estructura en la que los bancos y otros puedan confiar. Una BV no sería tan confiable ni tan segura legalmente sin la ayuda del notario. En este artículo, ha visto cómo el notario dirige todo el proceso de creación de una empresa: verificando documentos, redactando la escritura notarial, desarrollando sus estatutos sociales, presentando registros ante la KVK y asegurándose de que la información de los UBO se registre con precisión.

Y no desaparecen después de la constitución; son quienes le ayudan cuando algo cambia en su negocio más adelante. ¿Vienen nuevos inversores? ¿Se están moviendo las acciones? ¿Entran o salen directores? ¿Se modifican las leyes para permitir que las cosas crezcan? El notario se asegura de que estos ajustes sean legales y oficiales. Usted puede concentrarse en su negocio mientras la estructura detrás de él se mantiene fuerte. El notario no es un problema para los fundadores internacionales; es su aliado local. No tiene que ir a los Países Bajos, entrar en edificios gubernamentales o descifrar el sistema por su cuenta. Puede configurar todo desde cualquier parte del mundo con verificación remota, firma por video, documentos certificados y poderes notariales. Una BV holandesa puede estar a miles de kilómetros de su hogar, pero con la ayuda adecuada, no se sentirá así.

Y ahí es donde entramos nosotros. Hemos ayudado a muchos propietarios de empresas de todo el mundo a configurar de manera rápida y correcta su BV holandesa. Ayudamos con cada paso del procedimiento notarial, desde la obtención del papeleo necesario hasta la programación de la identificación, la preparación de la información de los accionistas, la coordinación de firmas, la gestión de traducciones si es necesario y el envío de todo a la Cámara de Comercio. Nuestro equipo sabe exactamente qué necesitan los notarios y cómo mantener las cosas funcionando sin problemas para que no tenga que lidiar con retrasos ni con un exceso de papeleo. Continuamos ayudando con aspectos prácticos como la solicitud de un número de IVA, asistencia fiscal y cumplimiento continuo para mantener su negocio saludable y respetado después de constituir la BV. Recibe una estructura empresarial holandesa que funciona, sin estrés ni confusión sobre la ley. Le ayudaremos en cada paso del camino si está listo para convertir sus sueños en un negocio real y operativo en los Países Bajos. El notario se encarga de la parte legal y nosotros nos aseguramos de que todo salga bien. A usted se le ocurre la idea y nosotros le ayudamos a convertirla en una sólida base holandesa.

Los diversos servicios que podemos ofrecerle

Intercompany Solutions ha asistido a cientos de emprendedores extranjeros de más de 50 nacionalidades diferentes. Nuestros clientes van desde pequeñas empresas emergentes de una sola persona hasta corporaciones multinacionales y todo lo demás. Nuestros procesos están dirigidos a emprendedores extranjeros y, como tal, conocemos las formas más prácticas de asistir con el registro de su empresa. Podemos ayudar con el paquete completo de registro de empresas en los Países Bajos, ya sea nosotros mismos o mediante socios profesionales de confianza con los que trabajamos en estrecha colaboración:

• Constitución de empresas en los Países Bajos
• Solicitud de número de IVA (BTW) o EORI
• Solicitud de números de IVA extranjeros
• Asistencia para empresas emergentes (startups)
• Servicios de contabilidad
• Servicios administrativos
• Servicios de secretaría
• Asistencia legal
• Administración de nóminas
• Servicios fiscales
• Declaraciones del régimen de ventanilla única (OSS)
• Declaraciones de operaciones intracolegiales/intracomunitarias (ICP)
• Obtención de una licencia del Artículo 23
• Obtención de eHerkenning para su empresa
• Apertura o cierre de cuentas G
• Transferencia de acciones
• Cierre de empresas holandesas
• Asesoramiento empresarial general

Estamos mejorando constantemente nuestros estándares de calidad para ofrecer continuamente servicios impecables.

Cómo Intercompany Solutions puede asistirle en todos los asuntos fiscales

¿Le gustaría configurar una BV holandesa? ¿O le gustaría expandir su empresa extranjera ya existente a los Países Bajos, por ejemplo, a través de una estructura de sociedad holding? Entonces siempre estamos listos para asistirle. Hemos ayudado a miles de extranjeros de esta manera para que puedan expandir sus actividades en el extranjero y generar más ingresos y éxito. También podemos ayudarle con servicios adicionales, como los que ya mencionamos anteriormente. Nuestros servicios están específicos y orientados a extranjeros que desean establecer una presencia comercial aquí. Llámenos si desea saber más sobre lo que podemos ofrecerle y las posibilidades que están a su alcance.

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Fuentes

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• Burgerlijk Wetboek Boek 2, rechtspersonen (wetten.overheid.nl)
• KVK - the Dutch private limited company (BV)
• KVK - registering with the Dutch Business Register
• Business.gov.nl - choosing a Dutch business structure
• PwC Netherlands - tax insights and publications
• Hoge Raad 2025, validity of shareholder meeting resolutions (ECLI:NL:HR:2025:978)
• Hoge Raad 2026, conflict of interest of a director (art. 2:239 DCC) (ECLI:NL:HR:2026:592)
• PwC Worldwide Tax Summaries - Netherlands
• Court of Justice EU, Polbud on cross-border conversion of companies (C-106/16)
• Belastingdienst - VAT for foreign entrepreneurs
• Belastingdienst - participation exemption (deelnemingsvrijstelling)