荷兰法律规定的财税档案保存义务

当你在荷兰创业时，需要遵守监管商业环境的所有荷兰法律。其中一项法律就是所谓的税务归档保存义务（fiscal retention obligation）。这本质上规定你需要将企业管理记录归档保存一定的年限。为什么？因为这样可以让荷兰税务局（Belastingdienst）在其认为合适的时候随时检查你的账目管理。税务保存义务是一项适用于荷兰所有创业者的法定义务。如果你习惯于使用较旧的文件和归档方式来管理账目，这可能会是一个相当大的挑战。甚至很有可能在不知不觉中，你就已经违反了保存义务。

从本质上讲，税务归档保存义务规定荷兰的所有创业者在法律上有义务将公司的管理记录保存7年。请注意，某些文件适用7年的保存期，而其他文件则适用10年。文件的存储方式还必须便于荷兰税务局（Belastingdienst）的检查人员在合理的时间内轻松检查管理记录。在本文中，我们将概述税务保存义务对你的公司意味着什么，你该如何遵守它，以及需要注意哪些陷阱。

关于税务归档保存义务的信息

正如我们上面所解释的，所有荷兰企业所有者都有法律义务为荷兰税务局（Belastingdienst）提供检查最长达7年前管理记录的机会。这适用于有关你的财务支出和收入的基础数据，例如总账、库存管理、应收账款和应付账款、采购和销售管理以及工资薪酬管理。因此，这涵盖了从1月1日至12月31日的任何特定财年中进出的所有资金。你需要记住，这意味着每位荷兰创业者在面对税务机关的抽查时，都必须能够出示过去7年（或10年）的所有数据。抽查意味着他们可能会突击检查，因此你通常需要时刻做好准备。

发生检查的原因有很多，尽管有时只是作为常规审计。税务机关可能只是认为你需要接受定期检查，以确保你的所有操作合法且账目管理保持最新状态。这些检查是随机发生的，并不频繁。在其他情况下，税务机关决定对你进行检查通常有明确的原因。例如，你提交的申报表被税务机关认为可疑。或者税务检查员对你的某家供应商、合作伙伴或其他相关第三方进行了调查，随后要求查看你的账目管理，以检查是否存在错误或违规行为。这就是为什么簿记师和会计师经常向客户强调建立设计良好且简洁规范的账目管理非常重要。

这不仅是因为税务机关可能会来深入查验你的账目，更是因为这能为你和你的公司带来其他切实的好处。如果你运行良好的账目管理，你就能清晰掌握自己的财务数据。你可以把它类比为家庭记账本：你监控着所有进出的资金。这意味着你确切地知道问题出在哪里，例如，当你购买资产的支出超过了实际利润时。尽管检查人员上门抽查的概率可能不大，但保持账目井井有条仍然是明智之举。对于创业者来说，会计也是做出明智决策的可靠数据来源。这意味着可以更容易地决定何时投资新项目，或者何时减少投资并在一段时间内获取更多资金。它为你提供了公司盈利能力的整体前景，如果你想取得真正的成功，这一点非常重要。

何时需要适用10年的保存义务期限？

正如我们在上面简要提及的，常规保存期限为7年。在某些情况下，创业者需要将信息和数据多保存几年，即10年。适用这种延长保存义务的情况之一，是当你拥有或租赁办公楼或其他类型的经营场所时。有关不动产的数据适用十年的保存义务，因此，如果你通过公司拥有任何形式的房产，你都需要遵守较长的保存期限。同样的规则也适用于：当你的公司提供或参与提供广播电视广播服务、电子服务和/或电信服务，并且选择了所谓的OSS方案（One-Stop-Shop，一站式服务）。请记住，实际上完全可以与税务机关就某些规定或安排达成协议，例如：

账目管理的详细程度
记录保存的方式
对基础数据以外的数据保存较短的期限

此外，在适用情况下，还应保存并更新年度创业税收扣除（entrepreneurial tax deduction）所需的“基础数据”工时登记。保持良好的里程登记也是如此。如果你将私家车用于商务，或者反过来：当你将公司用车仅用于商务而绝不私用时，你都应该做好里程登记。

究竟谁有义务进行账目管理？

你可能会问的首要问题之一是，谁有义务保留至少7年的账目管理记录？事实上，每一位企业所有者都需要这样做。无论你的业务规模有多大或多小：这项义务属于每一位荷兰创业者。你不仅需要进行账目管理，而且管理记录的保存方式还必须便于税务机关进行检查。因此，这涉及一些规章制度，意味着你的账目管理必须符合荷兰法律规范。你需要通过这些管理记录来正确提交增值税（VAT）申报和社区内供应声明（ICP），同时也是为了能够妥善开展业务。通常情况下，这意味着你需要保留所有原始文件，以便税务检查员进行检查时能够向其出示。

谁可以免于保存完整的增值税记录？

有一些创业者不必保留完整的增值税记录：

仅提供免征增值税商品或服务的创业者
非创业者但拥有增值税识别号（VAT identification number）的法人实体

附加管理义务

你拥有的公司是否经营利润率商品（margin goods）交易？如果是，你将适用附加管理义务。什么是利润率商品？利润率商品通常是指你在购买时未缴纳增值税的二手商品。在特定条件下，以下物品也可被视为利润率商品：

艺术品
古董
你在购买或进口时缴纳了增值税的收藏品。

哪些属于二手商品类别？

二手商品是指无论是否经过修复都可以再次使用的所有商品。请注意，你从个人手中购买的所有商品始终属于二手商品，即使它们从未被使用过。二手商品还包括自行饲养或培育的货物，如马匹。当你从事利润率商品交易时，你需要保留记录。这是因为利润率商品交易受通用管理义务的约束。此外，对利润率商品的管理还适用不同的规则。利润率商品的采购和销售当然必须保存在你的记录中。对于这些商品，有两种不同的方法来实现这一点：

你计算每件单独商品的增值税，并在账目管理中跟踪每件物品的采购和销售。税务机关称之为个别计税法（individual method）。
你计算一个申报期内总利润率的增值税。我们称之为综合计税法（globalization method）。

两种方法都受附加管理义务的约束。那么你该使用哪种方法呢？回答这个问题需要说明的是，允许使用哪种方法取决于商品的类型。以下商品必须强制使用综合计税法：

交通工具，如汽车、摩托车、自行车、轻便摩托车和房车
服装
家具
图书和杂志
摄影、电影和视频设备
录像带、DVD、音乐磁带、CD、黑胶唱片等
乐器
家用电器
电器设备
宠物
艺术品、古董和收藏品（在特定条件下，如前所述）

用于这些商品的零部件、配件和用品也强制使用综合计税法，因为它们构成了利润率商品本身不可分割的一部分。因此，即使你在二手车上安装了新的排气管，它也将成为利润率商品（汽车）的一部分。

不属于利润率商品的货物

你是否从事利润率商品之外的其他商品交易？也就是说你的商品不符合二手商品的条件？那么你需要使用个别计税法，而不是综合计税法。综合计税法允许你用负利润率抵消正利润率。但是，个别计税法不允许这样做。在任何情况下，只要你认为某种方法适合你，就完全可以向荷兰税务局（Belastingdienst）申请更改方法。只有当你是拍卖师，或是代表拍卖师行事的中间人时，才不得使用综合计税法。这可能是因为拍卖师充当买家和卖家之间的中间人，因此不能被视为物品的所有者。此外，你也可以附带增值税销售利润率商品。你实际上可以选择按常规增值税销售利润率商品。你可以在在普通增值税方案下销售时的管理后果中阅读在账目管理中需要做些什么。

你需要在特定时间内保存的具体文件

正如我们前面所提到的，你需要将公司管理的所有基础数据保存7年，以便税务机关能够检查这些数据。7年的期限从任何商品或服务的当期价值失效时开始计算。为了解释在这种情况下“当期”（current）的意思，我们可以用汽车租赁合同为例。假设你租了一辆车，租期为3年。只要合同有效，该商品或服务就被视为当期的。然而，随着合同的终止，该商品或服务届时不再被使用，因此符合失效的条件。当你结清某项款项（还清）时，情况也是如此。从那一刻起，你需要连续7年保存与该商品或服务相关的数据，因为这时保存期限才真正开始。当然，你可能想知道需要归档哪些文件和数据。基础数据通常包括以下内容：

总账
库存管理记录
采购和销售管理记录
应收账款和应付账款管理记录
工资薪酬管理记录

除了上述基础数据外，你还需要注意必须保存所有主数据（master data）。主数据涉及债务人和债权人信息以及商品档案等主题。请注意，主数据中的所有变更日后都必须可追溯。

存储发票的正确方式

保存义务的一个重要组成部分是接收和存储数据的具体方式。根据涉及该特定主题的法律规定，你必须以与接收时完全相同的方式保存对税收重要的账簿、文件和数据载体。也就是说，保持其原始状态，即源数据的初始记录。这意味着，以数字形式接收的文件也需要以数字形式存储，这在刚开始时可能显得违反直觉，因为在很长一段时间里，纸质存储数据一直是常态。但这已不再适用。例如，你通过电子邮件收到的报价单或发票需要作为数字文件存储，因为你最初接收它的方式就是数字化的。根据保存义务的规则，你只能以数字方式存储此报价单或发票。

除了将每个数字文件进行数字化存储外，你还应该保存所接收文件的来源。仅保存发票本身是不够的，因为税务机关希望你能证明发票在收到后未经你手动修改。因此，实现这一点的方法是不仅保存发票本身，还保存随附发票的电子邮件。这能让检查人员看到，你保存为PDF或Word发票文件确实与最初通过电子邮件接收的发票一致。信息系统中的数据，即所谓的衍生数据，必须能够追溯到源数据。在数字化存储账目管理时，这种审计追踪（audit trail）是一个重要的条件。你也获准要求客户出示身份证明。然而，根据GDPR（通用数据保护条例）规则，不允许复制此身份证明并将其存储在管理记录中。这仅在强制性情况下才被允许，例如当你招募员工，或者人们需要证明其身份才能成为你提供的（某些）服务的订阅者时。

保存纸质账目管理的正确方式

对于你通过邮政收到的纸质发票或其他必须保存的文件，根据税务机关的规定，你实际上可以将其数字化并进行数字存储。因此在本质上，你用数字文件替换了源文件（即纸质发票）。这被称为转换（conversion）。但请记住，在这种情况下，正如我们在上面所提到的，你还需要在法律约束期内保留原始文件。在进行数字化时，你应该了解一些重要因素。企业所有者通常通过扫描发票、拍照或将数字化工具连接到其会计程序来进行数字化，这也被称为“扫描并识别”。只有通过这最后一种数字化方式，才有可能不仅更轻松地将发票数字化，而且符合正确的程序。

在一份关于保存义务的宣传手册中，荷兰税务局（Belastingdienst）提到了转换必须满足的条件。这里重要的是，原始文件的安全特征不能丢失。这意味着你始终需要在7年的期限内以实物（纸质形式）保留纸质发票。特别是现金支付的收据，税务机关很难检查其真实性。另一方面，也有会计师事务所与税务机关就此达成协议的先例。例如，事务所集体获得了许可，允许其所有客户以数字方式存储纸质发票，从而不再需要保留任何纸质文件。作为创业者，探索各种选择并可能就你的具体诉求与税务机关沟通是明智的。只要你保持一切干净、透明和合法，他们通常愿意保持灵活性并在某些方面提供帮助。

存储数字数据的正确方式

有几种正确存储数字数据的方法。最重要的条件当然是数据必须保存7年（或10年）。你是否将所有数据和工作存储在自己的服务器上？如果是，荷兰税法规定你需要有良好的备份程序，同时还需要持续执行这些备份。此外，这些备份必须存储在与数字账目管理所在位置不同的其他地点。例如，你可以为此使用外接硬盘。选择云解决方案来存储数据也是被允许且可行的。你知道吗，基于云的会计软件有许多优点，例如：

你和你的簿记师或会计师可以从任何设备访问数据
你的数据安全保存，即使电脑或其他设备崩溃也不会丢失或损坏
你可以基于真实的时效数据了解情况并管理公司
你还可以将其他程序链接到会计软件

记住这些规则后，你就能相当有把握地以正确方式存储数字账目管理记录。我们在下文中将进一步概述有关数字账目管理的一些有趣细节。

关于文件和数据数字存储的额外条件和要求

你是否将数据存储在旧式设备上？保存义务还意味着保留的数据必须是可调取的。因此，你必须能够访问并打开原始文件。这意味着，如果某些数字文件只能通过这种方式查阅，例如能够让你访问数据的旧设备就必须予以保留。你可以想想旧的存储介质，例如旧软盘或早期版本的Windows系统。此外，大多数会计软件包都支持所谓的财务审计文件（audit file）。审计文件是总账的摘录。但是请注意，仅保留审计文件是不够的，因为它并不包含所有的管理条目。此外，还要留心所有的电子通信工具，例如你的日历、应用程序和短信。通过电子邮件、WhatsApp、短信甚至Facebook发送的所有信息，只要被认为属于“商务通信”范畴，都应予以保存。在接受检查时，必须按照检查员要求的形式提供这些信息。该规则同样适用于保存数字日程表。

关于将纸质文件转换为数字形式或存储介质的更多信息

在特定条件下，你可以将数据从一种存储介质转移到另一种存储介质。例如，将纸质文件或CD-ROM的内容扫描到U盘中。当然，要实现这一点需要满足某些条件，具体如下：

转换准确且完整地完成
转换后的数据在整个保存期内均可调取
你能够在合理时间内复刻数据，并使其可读、可核查

如果你成功实现了这一点，你将不再有义务保留纸质文件。因此，如果你能够满足上述条件，就不再需要保留原始文件。这将为你节省时间和空间，因为你不再需要纸质账目管理。因此在基本上，数字版本将取代原始版本。原则上，所有文件都可以进行转换，但以下文件除外：

资产负债表（balance sheet）
资产负债状况表（assets and liabilities statement）
某些海关文件。

没有了纸质账目管理，你实际上可以节省大量的办公空间和许多额外工作。无需再在旧档案库或塞满物品的柜子里的鞋盒中翻找。回顾过去10到20年的数字化发展，向完全数字化的账目管理迈进是明智之举。以数字形式存储的文件几乎不可能丢失，特别是当你使用基于云的解决方案时。此外，查找数字文件也容易和快速得多。这也能为你的会计师提供帮助。时不时与你的会计师沟通，尝试以符合法定保存义务的方式建立账目管理。在线会计软件不仅能提供更具可核查性的管理。通过严密保护的防火墙和安全密钥，优秀的在线会计软件会自动将你的账目管理存储在云端。你可以把它看作是一个位于安全地点的数字保险箱，除了你和你的会计师之外，没有其他人可以访问。或者：当检查员需要检查你的账簿时，荷兰税务局（Belastingdienst）也可以访问。

Intercompany Solutions 可以向你进一步介绍税务归档保存义务

正如你所见，税务归档保存义务涉及相当多的内容。随时了解与该主题相关的最新法规是明智之举，这样你作为创业者就能确信自己的运营符合所有适用的荷兰法律。你的会计师实际上应该向你告知这一点，以及有关以合规且安全的方式遵守该法律的所有选择。如果你没有会计师且不知道如何合规，或者你可能刚刚开始创业且对这些主题感到陌生：在所有这些情况下，你都可以随时联系 Intercompany Solutions。我们可以为你提供详尽的财务和税务建议，包括为你保持规范账目管理的最佳方式。在报税和编制年度税收申报表方面，我们也可以提供支持和建议。如需了解更多信息，请随时直接与我们联系。

来源：

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/

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