Registro, modificación y cancelación de UBO en el registr...

Cuando posee una empresa holandesa, debe tener en cuenta que oficialmente tendrá que registrar a cualquier persona considerada “Ultimate Beneficial Owner(s)” (UBO, por sus siglas en inglés o Titular Real) de su empresa en el registro UBO holandés. Por lo general, se trata de los directores y accionistas, siempre que cumplan con ciertos criterios. Intercompany Solutions cuenta con muchos años de experiencia en la constitución de empresas holandesas para empresarios extranjeros y en muchos otros asuntos relacionados, como servicios financieros, legales y administrativos. Estos servicios pueden ayudarle a alcanzar un éxito sustancial y, al mismo tiempo, a cumplir con las leyes y regulaciones holandesas.

Como tal, también podemos ayudarle con cualquier tarea adicional que pueda encontrar en su camino hacia la constitución de una empresa holandesa. El registro, la modificación o la cancelación del registro de UBO también forman parte de nuestro repertorio de servicios. Creemos firmemente que cualquier tipo de expansión comercial debe ejecutarse de manera correcta y rentable. Es por eso que aspiramos constantemente a ayudar a los empresarios extranjeros a establecer su presencia en los Países Bajos de forma estable y rentable. Si desea obtener más información sobre lo que hacemos, no dude en solicitarnos asesoramiento profesional sin compromiso.

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¿Por qué deben registrarse los UBO en los Países Bajos?

El registro UBO está activo desde el 27 de marzo de 2022. Registrar a los Ultimate Beneficial Owners (UBO) en los Países Bajos es esencial para mejorar la transparencia y la rendición de cuentas en las actividades empresariales. Esto se debe a que todas las personas importantes que dirigen una empresa o que son partes interesadas sustanciales en ella rinden cuentas por cualquier acción realizada a través de la empresa. En pocas palabras: de esta manera es más fácil hacer que las personas en el poder respondan por sus actos. Esta medida se alinea con las regulaciones de la Unión Europea, específicamente con las Directivas contra el Blanqueo de Capitales de la UE (AMLD), y cumple varios propósitos fundamentales, los cuales se enumeran a continuación.

1. Lucha contra los delitos financieros

Para empezar, el registro UBO ayuda a combatir el blanqueo de capitales. Al identificar a las personas que en última instancia se benefician de las transacciones financieras o actividades empresariales, el registro UBO puede vigilar de cerca lo que hacen exactamente los individuos a través de medios corporativos. Además, el registro UBO combate activamente la financiación del terrorismo al aumentar la transparencia para evitar el uso indebido de los sistemas financieros con fines delictivos. Asimismo, el registro lucha de forma pasiva contra la evasión fiscal y el fraude. Esto se logra proporcionando a las autoridades una visión clara de las estructuras de propiedad para reducir las actividades ilegales.

2. Promoción de la transparencia

El registro UBO revela a las personas detrás de empresas, sociedades, fundaciones y otras entidades legales, lo que reduce la posibilidad de utilizar estructuras de propiedad complejas para ocultar actividades ilícitas. Permite que el público, los periodistas y otras empresas accedan a cierta información sobre los UBO, generando confianza y seguridad en el entorno empresarial. De esta manera, sabe de inmediato con quién está haciendo negocios, si su historial es limpio y si debería iniciar algún tipo de posible alianza, sin poner en riesgo su empresa actual.

3. Cumplimiento de los requisitos de la UE

El registro UBO es exigido por la UE como parte de su marco más amplio contra el blanqueo de capitales. El cumplimiento garantiza que los Países Bajos cumplan con sus obligaciones como estado miembro de la UE, evitando sanciones o riesgos de reputación. Por lo tanto, si tiene alguna ambición que implique crear una empresa en los Países Bajos que pueda verse involucrada en actividades delictivas, considere esto como una advertencia. El registro busca activamente eliminar cualquier empresa o parte interesada que pretenda dejar fuera del negocio a otros por medios ilegales, desleales o perjudiciales. La UE cuenta con su Mercado Único Europeo, en el que los bienes y servicios se comercializan libremente. Y la UE quiere mantenerlo así.

4. Facilitar la debida diligencia para las empresas

La debida diligencia es una parte fundamental para hacer negocios de manera confiable. Básicamente, la debida diligencia significa investigar a posibles socios comerciales, clientes e inversores. Tomar una decisión equivocada en cualquier sentido podría implicarle potencialmente en asuntos turbios, por lo que es mejor asegurarse de saber con quién está tratando. Las instituciones financieras, los profesionales jurídicos y otras entidades pueden acceder al registro UBO para cumplir con los requisitos de Conozca a su Cliente (KYC) y de debida diligencia. Este proceso garantiza que las empresas conozcan a las entidades y personas con las que se relacionan, reduciendo la exposición a riesgos financieros y legales.

5. Fomento de la competencia leal

La competencia leal es la base de una sociedad capitalista justa y equitativa. El capitalismo no se trata solo de ganar dinero; al contrario. El hecho de que algunas personas pongan en marcha algo nuevo crea instantáneamente nuevas oportunidades de negocio y empleo, lo que potencialmente puede hacer prosperar a las sociedades. La transparencia sobre la propiedad y el control desaconseja las prácticas comerciales no éticas, creando igualdad de condiciones para las empresas honestas. Porque cuando alguien hace algo ilegal, quedará registrado, gracias a la capacidad de conocer los UBO de cualquier empresa.

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Detalles clave del registro UBO

El registro UBO (Ultimate Beneficial Owner) holandés es un sistema diseñado para mejorar la transparencia sobre las personas que, en última instancia, poseen o controlan empresas y otras entidades legales en los Países Bajos. Forma parte de las Directivas contra el Blanqueo de Capitales de la Unión Europea y tiene como objetivo combatir delitos financieros como el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. Ya hemos abordado esto brevemente más arriba, pero siempre vale la pena mencionar que el registro UBO busca un emprendimiento justo y honesto. También es una forma de evitar monopolios demasiado grandes que pueden eliminar de golpe a empresas pequeñas (pero aun así rentables y honestas). Así que entremos en materia.

¿Quién se clasifica como UBO?

Así que, después de todo lo hablado sobre el registro UBO, los inconvenientes y beneficios de ser un UBO, probablemente se esté preguntando qué es realmente un UBO. Por lo tanto, un UBO es una persona que posee o controla más del 25% de una empresa o entidad legal, ya sea a través de derechos de propiedad o derechos de voto. Así pues, si posee o controla más del 25% de una empresa, es oficialmente un UBO. Sin embargo, existen algunas propuestas de actualización que buscan incluir a personas con exactamente el 25% de la propiedad o de los derechos de voto, ampliando la definición para mejorar la cobertura. Por lo tanto, ya no se trata de más del 25%, sino de un umbral que incluiría desde el 25%. Tenga en cuenta que ser un UBO puede parecer algo de gran poder, pero existen ciertas responsabilidades cuando se clasifica como tal. Por ejemplo, existen algunos requisitos de registro.

Requisitos de registro e implicaciones en caso de incumplimiento

Por ello, las empresas y entidades legales deben registrar los datos de sus UBO en el registro UBO de la KVK. Esto incluye información de identificación sobre el UBO, como nombre, fecha de nacimiento y la naturaleza de su propiedad o control. Cuando no se realiza este trámite, puede haber repercusiones graves. La importancia de saber quién posee la mayoría de una empresa radica en la forma en que esa persona gestiona los negocios. Si se ejecuta y gestiona legalmente, no hay ningún problema. Pero si un UBO sobrepasa los límites legales, puede enfrentarse a problemas de cumplimiento y a las posteriores sanciones. Lo cual en los Países Bajos implica sanciones administrativas, para empezar. Puede recibir una multa administrativa de hasta 21.750 €. También existen sanciones adicionales por incumplimiento, como una orden de cumplimiento bajo amenaza de multas coercitivas adicionales.

Además de las multas administrativas, también existen sanciones penales. Esto se debe a que el incumplimiento puede considerarse un delito económico en virtud de la Ley de Delitos Económicos. Las posibles consecuencias de violar esta ley incluyen multas, trabajos en beneficio de la comunidad o incluso penas de prisión en casos graves, especialmente si se proporciona información falsa durante el registro. Las autoridades supervisan activamente el cumplimiento para garantizar la transparencia y evitar el uso indebido de las estructuras corporativas para actividades ilícitas como el blanqueo de capitales o la evasión fiscal.

Cifras actuales de cumplimiento

A marzo de 2024, alrededor del 80% de las entidades legales en los Países Bajos habían cumplido con el requisito de registro. Como hemos comentado anteriormente, el incumplimiento puede dar lugar a multas u otras sanciones. Como nota al margen, el acceso al registro UBO se restringió temporalmente debido a preocupaciones sobre la privacidad tras un fallo judicial de la UE. Sin embargo, ciertas entidades como bancos, notarios y compañías de seguros han recuperado el acceso a mediados de 2024, lo que les permite cumplir eficazmente con las obligaciones de debida diligencia. Además, a partir de junio de 2024, las empresas podrán obtener extractos certificados del registro UBO para demostrar el cumplimiento de los requisitos de Conozca a su Cliente (KYC). El registro UBO se alinea con los esfuerzos internacionales para mejorar la transparencia corporativa y reducir los delitos financieros. Si bien es eficaz para promover la rendición de cuentas, ha enfrentado desafíos, particularmente en lo relativo a equilibrar la transparencia con las preocupaciones de privacidad. Sin embargo, este sigue siendo un tema en desarrollo que debería resolverse en un plazo de tiempo relativamente corto.

Entidades obligadas a registrar un UBO

Es muy importante saber qué tipo de entidad debe registrar un UBO. En todos los casos, se trata de una entidad involucrada en actividades comerciales. Esto incluye, entre otras:

Empresas (BVs, NVs y más)
Fundaciones y asociaciones
Sociedades (colectivas, en comandita o profesionales)

Se aplican exenciones a los eenmanszaak, empresas cotizadas en bolsa y ciertas asociaciones sin plena capacidad jurídica. Una vez registrado un UBO, tenga en cuenta que algunos datos, como los nombres y porcentajes de propiedad, son de acceso público para promover la transparencia. Sin embargo, no todos los datos se hacen públicos. Cierta información privada, como las direcciones de residencia, es accesible únicamente para entidades autorizadas como notarios e instituciones financieras. Para obtener orientación detallada, la KVK proporciona documentación oficial y herramientas de soporte para el registro UBO. También puede recurrir a los servicios de asesoramiento de empresas como Intercompany Solutions, que cuentan con experiencia en cumplimiento corporativo.

Inscripción de UBO en el registro

¿Hay personas en su organización que son titulares reales (UBO) pero que aún no figuran como UBO en el registro UBO? Entonces, aquí es donde debe registrar a estas personas. Registrar un Ultimate Beneficial Owner (UBO) en los Países Bajos implica enviar información específica sobre las personas que, en última instancia, poseen o controlan una empresa u otra entidad legal. Este proceso garantiza el cumplimiento de las regulaciones contra el blanqueo de capitales y mejora la transparencia corporativa. A continuación se muestra una descripción detallada de los pasos y requisitos para el registro de UBO. Recuerde: así es como se protege a las startups y a los propietarios de pequeñas empresas.

Pasos para el registro de UBO

Para determinar quiénes son los UBO en su empresa, el gobierno holandés explica claramente cómo identificar a las personas que califican como UBO. Estos pueden definirse como aquellos que:

Poseen directa o indirectamente más del 25% de las acciones o derechos de voto
Ejercen el control a través de otros medios, como acuerdos o influencia

Para registrar un UBO para su empresa, hay algunos pasos básicos que debe seguir. Describimos estos pasos a continuación.

Recopilar la información requerida:

Se deben proporcionar los siguientes datos sobre los UBO:

Nombre completo
Fecha de nacimiento y nacionalidad
Dirección de residencia (que no se hará pública)
Naturaleza y alcance de la propiedad o control, expresado en porcentajes
Documentación que respalde la información, como acuerdos de accionistas y un documento de identidad válido

Enviar la información a la Cámara de Comercio de los Países Bajos (KVK)

El registro se realiza a través de la KVK, ya sea en línea o en persona, o con la ayuda de una empresa especializada como Intercompany Solutions.
Las empresas deben completar el formulario de registro de UBO proporcionado por la KVK

Verificación por parte de la Cámara de Comercio de los Países Bajos (KVK)

Una vez hecho todo esto, la Cámara de Comercio holandesa verifica la información antes de actualizar el registro UBO. Ciertos campos, como la magnitud de la propiedad, son públicos, mientras que los datos privados permanecen restringidos.

Mantener y actualizar la información proporcionada

Las empresas son responsables de mantener actualizados los datos de los UBO. Cualquier cambio en la propiedad o el control debe reportarse de manera rápida y correcta.

Modificación de UBO en el registro

Además de registrar UBO, también puede notificar cambios en el registro UBO. Estos pueden ser cambios que impliquen, por ejemplo, la participación que tienen los UBO en su organización y la posibilidad de blindar los datos personales de los UBO. Modificar los Ultimate Beneficial Owners (UBO) registrados para una entidad holandesa implica actualizar la información en el registro UBO mantenido por la KVK. Esto es esencial cuando hay un cambio en la propiedad, el control o la estructura de la entidad. A continuación, detallamos los pasos y las consideraciones clave para actualizar los datos de los UBO.

Identificar los cambios dentro de su empresa

La parte más importante es determinar con claridad qué cambios se producirán. ¿Hay un nuevo UBO que deba registrarse? En ese caso, esto se realiza a través del procedimiento de registro habitual. Sin embargo, puede haber otros cambios, como modificaciones en el número de partes interesadas o en el porcentaje de su participación. También puede determinar qué personas ya no son UBO e identificar a los nuevos UBO en función de si la propiedad o el control superan el umbral del 25%.

Recopilar la documentación necesaria

A continuación, deberá preparar la documentación que acredite el cambio, como acuerdos de accionistas actualizados, actas de reuniones de la junta directiva u otra documentación legal que confirme la nueva estructura. Por cierto, existe una diferencia entre datos públicos y privados. Todos los datos públicos actualizados, como el nombre y el alcance de la propiedad, serán accesibles al público. Sin embargo, los datos privados, como las direcciones residenciales, siguen siendo confidenciales y solo pueden ser consultados por entidades autorizadas.

Notificar a la KVK

Una vez recopilada toda la documentación necesaria, deberá presentar la información actualizada sobre los UBO ante la KVK. Por lo general, esto se puede hacer en línea o de forma presencial, o a través de un socio de confianza en los Países Bajos si usted es un empresario extranjero y las acciones requeridas le resultan demasiado complicadas. Deberá incluir los mismos datos requeridos durante el registro inicial, que consisten en el nombre, la fecha de nacimiento y la nacionalidad del UBO, así como la naturaleza de la propiedad y el control.

Enviar la solicitud de cambio

Usted, o la empresa que haya contratado para encargarse de dichos asuntos, deberá utilizar los formularios específicos de la KVK para las actualizaciones de UBO. Asegúrese de que la información sea precisa y completa para evitar retrasos en el procesamiento. ¿Desea cambiar la dirección privada extranjera de un UBO por una dirección privada holandesa o por otra dirección extranjera? En ese caso, deberá utilizar el formulario 18: Suplemento para otro Registro Mercantil para esto. Durante el proceso de verificación, la KVK revisará los cambios enviados. Una vez que todo esté aprobado, el registro UBO mostrará la información actualizada. Asegúrese siempre de cumplir con las leyes holandesas relativas a los UBO. Esto significa que debe garantizar un seguimiento continuo y una notificación oportuna de los cambios futuros para evitar sanciones.

Tenga en cuenta también que los cambios en los datos del UBO deben reportarse en una declaración de UBO dentro de los 7 días posteriores a su entrada en vigor. La notificación oportuna es crucial. Los cambios deben comunicarse tan pronto como se produzcan. Como ya se ha mencionado anteriormente, las empresas que no notifiquen los cambios pueden enfrentarse a multas, sanciones administrativas o daños reputacionales. Para obtener más información o asistencia, el sitio web de la Cámara de Comercio de los Países Bajos ofrece guías detalladas y opciones de contacto. Los asesores profesionales, como Intercompany Solutions, pueden ayudar con cambios complejos de UBO o problemas de cumplimiento.

Cancelación del registro de UBO

También puede dar de baja a personas en el registro UBO cuando ya no se consideren UBO. Si una persona deja de ser UBO, también debe notificarlo en un plazo de 7 días mediante una declaración de UBO. Al dar de baja a los UBO, preste atención a si debe registrar a otros UBO en el registro UBO. Para cancelar el registro de un UBO en los Países Bajos, debe seguir el procedimiento para actualizar o eliminar la información de los UBO en el registro UBO de la KVK. La cancelación del registro ocurre cuando alguien ya no califica como UBO, por ejemplo, cuando vende sus acciones, transfiere sus derechos de voto o dimite de una posición de control. A continuación, hemos enumerado los pasos y detalles clave del proceso de cancelación del registro de UBO para su comodidad.

Verificar los cambios

Lo primero que deberá hacer es asegurarse de que la persona ya no cumple con los criterios de UBO, que corresponden a la propiedad o control de más del 25% mencionado anteriormente. Si un accionista abandona la empresa, por ejemplo, o vende parte de sus acciones y ya no cumple los criterios.

Notificar a la KVK

Una vez que sepa a quién dar de baja como UBO, debe presentar una solicitud ante la KVK para eliminar los datos de la persona del registro UBO. Por lo general, esto se puede hacer en línea o de forma presencial, o a través de un tercero calificado que pueda ayudarle en este trámite. Siempre debe utilizar el formulario de actualización o cancelación de UBO proporcionado por la KVK.

Proporcionar la documentación requerida

Luego debe recopilar todos los documentos respaldatorios necesarios, como acuerdos de accionistas actualizados, escrituras de transferencia o resoluciones de la empresa. Debe presentar evidencia del cambio, como documentos que demuestren la transferencia de acciones u otros cambios en la estructura de la empresa, para que el proceso de cancelación del registro pueda finalizarse.

Confirmación de la cancelación del registro

Una vez que la Cámara de Comercio verifique la información, actualizará el registro UBO y eliminará los datos de la persona. Tenga en cuenta que también debe notificar dichos cambios de inmediato para seguir cumpliendo con la ley, al igual que con los procesos de registro y modificación de UBO. Además de eso, la empresa también debe actualizar sus registros internos y notificar a las partes interesadas pertinentes, como los bancos, si fuera necesario. En cuanto a la privacidad, los UBO dados de baja ya no tendrán ningún dato visible en el registro público. Sin embargo, los registros históricos pueden seguir siendo accesibles para las entidades autorizadas a efectos de debida diligencia. Si no se da de baja a las personas que ya no son UBO, se pueden aplicar multas o sanciones, ya que esto puede dar una representación inexacta de la estructura de propiedad y control de la empresa. Para obtener orientación detallada, el sitio web de la Cámara de Comercio de los Países Bajos y empresas de asesoría legal como Intercompany Solutions pueden proporcionar las instrucciones específicas y los formularios necesarios para la cancelación del registro.

Desafíos y preocupaciones

Si bien el registro UBO ofrece beneficios significativos, ha generado preocupaciones sobre la privacidad y la seguridad de los datos. Cierta información de los UBO es pública, lo que ha generado debates sobre cómo equilibrar la transparencia con los derechos individuales a la privacidad. El sistema se ha ajustado para abordar estas preocupaciones, como restringir el acceso público a ciertos datos sensibles. Para obtener más información sobre el fundamento y el funcionamiento del registro UBO, recursos como la Cámara de Comercio de los Países Bajos (KVK) y los marcos legales de la UE proporcionan información adicional. Por supuesto, Intercompany Solutions también puede ayudarle con todos los asuntos relacionados con el registro, la cancelación de registro y los cambios de UBO dentro de su empresa.

¿Le gustaría constituir una empresa holandesa? Asegúrese de registrar también a todos los UBO

Intercompany Solutions está especializada en la constitución de empresas holandesas, pero podemos ofrecerle una gama de servicios mucho más amplia que eso. Además de constituir y registrar una empresa en los Países Bajos para usted, también podemos ayudarle con muchas tareas adicionales, como solicitar un permiso, obtener un visado y una variedad de tareas administrativas como su declaración de impuestos y la asistencia en problemas legales. El registro, la modificación y la cancelación del registro de los UBO tampoco suponen ningún problema para nosotros. Una vez que decida crear una empresa holandesa, le pediremos algunos documentos estándar que incluyen un documento de identidad válido, su nombre completo y fecha de nacimiento, el nombre de preferencia para la empresa y la dirección de registro comercial en los Países Bajos. Con estos documentos podemos acudir a un notario público y constituir su empresa, pero también podemos gestionar directamente muchas otras cosas importantes, como abrir una cuenta bancaria holandesa y asegurarnos de que figura correctamente registrado como UBO en el registro holandés.

Los servicios que podemos ofrecerle

Intercompany Solutions ha asistido a cientos de empresarios extranjeros de más de 50 nacionalidades diferentes. Nuestros clientes van desde pequeñas empresas emergentes unipersonales hasta corporaciones multinacionales, y todo lo demás. Nuestros procesos están orientados a empresarios extranjeros y, como tal, conocemos las formas más prácticas de ayudarle con el registro de su empresa. Podemos ayudarle con el paquete completo de registro de empresas en los Países Bajos:

Constitución de empresas en los Países Bajos
Solicitud de número de IVA o EORI
Solicitud de diversos permisos
Asistencia para startups
Servicios administrativos
Servicios de secretaría
Asistencia legal
Servicios fiscales y contables
Asesoramiento empresarial general

Mejoramos constantemente nuestros estándares de calidad para ofrecer continuamente servicios impecables.

¿Necesita registrar, modificar o dar de baja a un UBO? Intercompany Solutions puede ayudarle

Intercompany Solutions ha ayudado a miles de empresarios extranjeros de todos los sectores y países posibles en la constitución de una empresa holandesa. Sabemos, como nadie, cómo gestionar el proceso de constitución de forma rápida y correcta. Dado que llevamos muchos años activos en este campo de trabajo, también hemos construido una amplia red de profesionales que pueden asistirnos en cualquier momento con cualquier duda o consulta que pueda tener. Esto también significa que podemos ofrecer uno de los procedimientos de registro de empresas holandesas más rápidos disponibles en la actualidad. Si tiene a mano todos los documentos necesarios y nos los envía, todo el proceso no debería tomar más de unos pocos días hábiles. En la mayoría de los casos, toma entre 1 y 3 días, y estará listo para comenzar a hacer negocios de inmediato.

Trabajamos con tarifas fijas, las cuales discutiremos con usted antes de comenzar a trabajar. Puede crear un negocio holandés desde 1499 € todo incluido, lo que significa que no hay tarifas ocultas de ningún tipo. Otra ventaja es el hecho de que el proceso se puede completar totalmente de forma remota, si nos proporciona un poder notarial. Esto le ahorra mucho tiempo y dinero, ya que no tiene que viajar físicamente a los Países Bajos para constituir su nuevo negocio. Si desea obtener más información sobre nuestros servicios, no dude en navegar por nuestro sitio web para conocer más detalles. También puede ponerse en contacto con nosotros directamente en cualquier momento y le ayudaremos a partir de ahí.