在荷兰 UBO 登记册中登记、变更和注销 UBO

当您拥有一家荷兰公司时，您需要考虑到您必须在荷兰 UBO 登记册中正式登记您公司的任何所谓“最终受益所有人”（Ultimate Beneficial Owner(s)）。如果满足特定标准，这些人员通常是董事和股东。Intercompany Solutions 在为外国创业者设立荷兰公司以及财务、法律和行政服务等许多其他相关事务方面积累了多年的丰富经验。这些服务可以帮助您取得重大成功，同时遵守荷兰的法律法规。

因此，我们还可以协助您处理在设立荷兰公司过程中可能遇到的任何其他任务。登记、变更或注销 UBO 也是我们服务范围的一部分。我们坚信，任何类型的业务扩张都应以正确且盈利的方式执行。这就是为什么我们始终致力于帮助外国创业者以稳定和盈利的方式在荷兰建立业务。如果您想了解更多关于我们服务的信息，请随时向我们咨询无约束力的专业建议。

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为什么需要在荷兰登记 UBO？

UBO 登记册自 2022 年 3 月 27 日起正式启用。在荷兰登记最终受益所有人（UBO）对于提高商业活动的透明度和追责机制至关重要。这是因为，所有管理公司或拥有公司重大利益的重要个人，都要对其通过公司采取的任何行为负责。简单来说：通过这种方式更容易对掌权者的行为进行追责。该措施符合欧盟法规，特别是欧盟的反洗钱指令（AMLD），并具有以下列出的几个关键目的。

1. 打击金融犯罪

首先，UBO 登记册有助于打击洗钱活动。通过识别最终从金融交易或商业活动中受益的个人，UBO 登记册可以密切监视个人具体通过公司手段在做什么。此外，UBO 登记册通过提高透明度来防止出于犯罪目的滥用金融系统，从而积极抵制恐怖主义融资。此外，登记册还被动地打击逃税和欺诈行为。这是通过向当局提供清晰的所有权结构图以减少非法活动来实现的。

2. 促进透明度

UBO 登记册揭示了公司、合伙企业、基金会和其他法人实体背后的个人，减少了利用复杂的所有权结构掩盖非法活动的可能性。它允许公众、记者和其他企业获取某些 UBO 信息，在商业环境中建立信任和信心。这样，您可以立即知道您在与谁做生意，他们的往绩是否干净，以及是否应该促成任何形式的潜在合作，而不会让您现有的业务面临风险。

3. 满足欧盟要求

UBO 登记册是欧盟强制要求的，作为其更广泛的反洗钱框架的一部分。合规性确保荷兰履行其作为欧盟成员国的义务，避免制裁或声誉风险。因此，如果您有在荷兰建立可能涉及犯罪活动的企业的野心，您应该受到警告。该登记册的主旨是主动消除任何企图通过非法、不公平或其他邪恶手段让其他企业破产的公司或利益相关者。欧盟拥有欧洲单一市场，商品和服务在其中自由贸易。欧盟希望保持这种状态。

4. 促进企业的尽职调查

尽职调查是以值得信赖的方式开展业务的非常重要的组成部分。尽职调查基本上意味着，您对潜在的业务合作伙伴、客户和投资者展开调查。在任何方向做出错误的选择都可能让您牵扯进肮脏的勾当，因此最好确保您清楚自己在与谁打交道。金融机构、法律专业人士和其他实体可以访问 UBO 登记册，以满足“了解您的客户”（KYC）和尽职调查要求。该过程确保公司了解与其接触的实体和个人，从而降低面临金融和法律风险的可能性。

5. 促进公平竞争

公平竞争是公平和平等的资本主义社会的基础。资本主义不仅仅是为了赚钱；恰恰相反。某些个人开创的新事物能立即创造出新的商业和就业机会，从而可能促进繁荣发展。所有权和控制权的透明度可以遏制不道德的商业行为，为诚信公司创造公平竞争的环境。因为当有人从事违法行为时，由于能够了解任何公司的 UBO，该行为将会被登记在案。

带着笔记本的讨论

UBO 登记册的关键细节

荷兰 UBO（最终受益所有人）登记册是一个旨在提高荷兰公司和其他法人实体的最终所有或控制个人的透明度的系统。它是欧盟反洗钱指令的一部分，旨在打击洗钱和恐怖主义融资等金融犯罪。我们上面已经简要讨论过这一点，但值得一提的是，UBO 登记册旨在实现平等和诚信的创业。这也是避免过大垄断的一种方式，因为过大的垄断可能瞬间抹杀小型（但仍具盈利能力且诚信的）企业。那么，让我们进入正题。

谁符合 UBO 资格？

因此，在讨论了 UBO 登记册、成为 UBO 的利弊之后，您可能想知道 UBO 究竟是什么。因此，UBO 是指通过所有权或表决权拥有或控制公司或法人实体 25% 以上的个人。因此，如果您拥有或控制一家公司超过 25% 的股份或表决权，您就是官方定义的 UBO。尽管如此，有一些提议的更新旨在将恰好拥有 25% 所有权或表决权的个人纳入其中，从而扩大定义以提高覆盖范围。因此，不再是超过 25%，而是达到 25% 就不再属于非 UBO 范围。请注意，成为 UBO 似乎是一件权力很大的事情，但当一个人符合 UBO 资格时，也承担着一些责任。例如，存在一些登记要求。

登记要求及违规后果

因此，公司和法人实体必须在荷兰商会（KVK）的 UBO 登记册中登记其 UBO 的详细信息。这包括 UBO 的身份识别信息，例如姓名、出生日期以及所有权或控制权的性质。如果不这样做，可能会产生严重后果。了解谁拥有公司大部分股权的重要性在于这个人开展业务的方式。如果是合法执行和管理的，完全没有问题。但如果 UBO 跨越了一些法律界限，他们可能会面临合规问题和随后的处罚。在荷兰，首先这相当于行政处罚。您可能会收到高达 21,750 欧元的行政罚款。对于不合规行为还有其他处罚，例如以进一步罚款为威胁的强制合规令。

除了行政罚款外，还有刑事处罚。这是因为根据《经济犯罪法》，不合规可被视为经济犯罪。违反该法案的潜在后果包括罚款、社区服务，在严重情况下甚至会面临监禁，尤其是在登记期间提供虚假信息的情况下。当局积极监控合规情况，以确保透明度并防止滥用公司结构从事洗钱或逃税等非法活动。

当前合规数据

截至 2024 年 3 月，荷兰约有 80% 的法人实体遵守了登记要求。正如我们之前讨论的那样，不合规可能导致罚款或其他处罚。顺便提一句，在欧盟法院作出裁决后，出于对隐私的担忧，对 UBO 登记册的访问曾被暂时限制。然而，到 2024 年年中，银行、公证人和保险公司等某些实体已重新获得访问权限，使其能够有效地履行尽职调查义务。此外，自 2024 年 6 月起，公司将能够从 UBO 登记册中获取经认证的摘录，以证明符合“了解您的客户”（KYC）要求。UBO 登记册与提高公司透明度和减少金融犯罪的国际努力保持一致。虽然它在促进追责方面很有效，但它也面临挑战，特别是在平衡透明度与隐私顾虑方面。不过，这仍然是一个正在推进的问题，应该会在相对较短的时间内得到解决。

需要登记 UBO 的实体

了解哪种类型的实体应该登记 UBO 非常重要。在所有情况下，这都涉及参与商业活动的实体。这包括但不限于：

公司（BVs、NVs 等）
基金会和协会
合伙企业（普通合伙、有限合伙或专业合伙）

豁免适用于 eenmanszaak（个体户）、上市公司以及某些不具备完全法人资格的协会。一旦您登记了 UBO，请记住，为了促进透明度，某些数据（如姓名和持股比例）是公开可访问的。不过，并非所有数据都会公开。某些私人信息（如居住地址）仅供公证人和金融机构等获授权实体访问。有关详细指导，荷兰商会（KVK）为 UBO 登记提供官方文件和支持工具。您还可以参考在公司合规方面经验丰富的公司（如 Intercompany Solutions）提供的咨询服务。

在登记册中登记 UBO

您的机构中是否有属于最终受益所有人、但尚未在 UBO 登记册中列为 UBO 的人员？那么这就是您登记这些人员的地方。在荷兰登记最终受益所有人（UBO）涉及提交关于最终拥有或控制公司或其他法人实体的个人的特定信息。该过程可确保符合反洗钱法规并提高公司透明度。以下是 UBO 登记的步骤和要求的详细概述。请记住：初创公司和小企业主正是通过这种方式获得保护的。

UBO 登记步骤

为了确定谁是您公司的 UBO，荷兰政府明确解释了如何识别符合 UBO 资格的个人。这些人员可以定义为：

直接或间接拥有 25% 以上的股份或表决权
通过协议或影响力等其他手段行使控制权

要为您的公司登记 UBO，您需要采取一些基本步骤。我们将在下面列出这些步骤。

收集所需信息：

必须提供关于 UBO 的以下详细信息：

姓名全称
出生日期和国籍
居住地址（不会向公众公开）
所有权或控制权的性质和程度（以百分比表示）
支持该信息的证明文件，例如股东协议和有效身份证明文件

将信息提交给荷兰商会（KVK）

登记通过 KVK 进行，既可以是在线形式也可以是亲自前往，或者借助专业的服务公司，如 Intercompany Solutions。
公司需要填写 KVK 提供的 UBO 登记表格

荷兰商会（KVK）进行核实

一旦您完成了所有这些操作，荷兰商会将在更新 UBO 登记册之前对信息进行核实。某些字段（如所有权程度）是公开的，而私人信息细节则受限。

维护并更新所提供的信息

公司有责任保持 UBO 详细信息的最新状态。所有权或控制权的任何变更都必须及时且准确地报告。

在登记册中变更 UBO 信息

除了登记 UBO 外，您还可以在 UBO 登记册中报告变更。例如，这些变更可能涉及 UBO 在您机构中的权益，以及屏蔽 UBO 个人数据的可能性。变更荷兰实体已登记的最终受益所有人（UBO）涉及更新由 KVK 维护的 UBO 登记册中的信息。当实体的所有权、控制权或结构发生变化时，这是必不可少的。我们将在下面概述更新 UBO 详细信息的步骤和主要注意事项。

确定您公司内部的变更

最重要的部分是明确确定将发生哪些变化。是否有新的 UBO 需要登记？如果是，则通过通常的登记程序完成。但可能还有其他变更，例如利益相关者数量的变化，或其持股比例的变化。您还可以确定哪些个人不再是 UBO，并根据所有权或控制权超过 25% 的门槛确定新的 UBO。

收集必要的证明文件

然后，您需要准备能够证明变更的文件，例如更新后的股东协议、董事会会议纪要或其他确认新结构的法律文件。顺便提一句，公开数据和私人数据是有区别的。所有更新后的公开数据（例如姓名和所有权程度）都将向公众开放。但私人数据（如居住地址）保持保密，仅供获授权实体访问。

通知 KVK

在收集完所有必要的证明文件后，您需要向 KVK 提交更新后的 UBO 信息。如果您是外国创业者且所需操作对您来说过于复杂，通常可以通过在线、亲自办理或通过在荷兰值得信赖的合作伙伴来完成。您需要提供与首次登记时要求的相同详细信息，包括 UBO 的姓名、出生日期和国籍，以及所有权和控制权的性质。

提交变更申请

您或您聘请来处理此类事务的公司需要使用 KVK 针对 UBO 更新的特定表格。确保信息准确完整，以避免处理延迟。您是否想将 UBO 的外国私人地址更改为荷兰私人地址，或更改为另一个外国地址？届时您需要为此使用表格 18：商业登记册其他补充表格（Supplement to other Trade Register）。在核查过程中，KVK 将审查提交的变更。一切批准后，UBO 登记册将显示更新后的信息。请务必确保您符合荷兰关于 UBO 的法律。这意味着您需要确保持续监控并及时报告未来的变更，以避免处罚。

另请注意，UBO 数据的变更必须在生效后 7 天内通过 UBO 声明进行报告。及时报告至关重要。变更一发生就必须予以沟通。正如上面所讨论的，未能报告变更的公司可能会面临罚款、行政处罚或声誉受损。如需更多信息或支持，荷兰商会网站提供了详细的指南和联系方式。专业顾问（例如 Intercompany Solutions）可以协助处理复杂的 UBO 变更或合规问题。

注销 UBO

当人员不再被视为 UBO 时，您还可以在 UBO 登记册中注销该人员。如果某人不再是 UBO，您也必须在 7 天内通过 UBO 声明报告此事。注销 UBO 时，请注意是否需要在 UBO 登记册中登记其他 UBO。要在荷兰注销 UBO，您需要遵循更新或删除 KVK 的 UBO 登记册中 UBO 信息的流程。当某人不再符合 UBO 资格时（例如出售股份、转让表决权或卸任控制职位时），即会发生注销。为了您的方便，我们在下面列出了 UBO 注销流程的步骤和关键细节。

核实变更

您需要做的第一件事是确保该个人不再满足 UBO 标准，即前面提到的拥有或控制超过 25% 的股份。例如，如果股东离开公司，或者他们出售了部分股份且不再满足标准。

通知 KVK

一旦您知道要注销谁的 UBO 身份，您需要向 KVK 提交申请，从 UBO 登记册中删除该个人的信息。这通常可以在线或亲自办理，或者由可以协助您的合格第三方办理。您始终需要使用 KVK 提供的 UBO 更新或删除表格。

提供所需的证明文件

然后，您需要收集所有必要的支持文件，例如更新后的股东协议、转让契据或公司决议。您必须提交变更证据（例如证明股份转让或公司结构其他变化的证明文件），以便注销程序得以完成。

确认注销

商会在核实信息后，将更新 UBO 登记册并删除该个人的详细信息。请注意，与 UBO 登记和变更流程一样，您也需要及时报告此类变更，以保持符合法律规定。除此之外，公司还必须更新其内部记录，并在需要时通知相关利益相关者（例如银行）。就隐私而言，已注销的 UBO 将不再有任何数据在公共登记册中可见。但是，出于尽职调查目的，获授权实体可能仍可访问历史记录。未能注销不再属于 UBO 的个人可能会导致罚款或处罚，因为这可能会对公司的所有权和控制结构做出不准确的呈报。有关详细指导，荷兰商会网站和 Intercompany Solutions 等法律咨询公司可以提供注销所需的具体说明和表格。

挑战与顾虑

虽然 UBO 登记册具有重大好处，但它也引发了对隐私和数据安全的担忧。部分 UBO 信息是公开的，这引发了关于平衡透明度与个人隐私权之间的辩论。该系统已进行调整以解决这些顾虑，例如限制公众对某些敏感数据的访问。有关 UBO 登记册的合理性及运作方式的更多信息，荷兰商会（KVK）和欧盟法律框架等资源提供了额外的见解。当然，Intercompany Solutions 也可以协助您处理涉及您公司内部 UBO 登记、注销和变更的所有事务。

您想设立荷兰公司吗？请确保同时登记所有 UBO

Intercompany Solutions 专注于荷兰公司设立，但我们能为您提供的服务远不止于此。除了为您在荷兰组建公司并完成注册外，我们还可以协助处理许多额外任务，例如申请许可证、办理签证以及处理各种行政事务（如您的报税和法律问题协助）。登记、变更和注销 UBO 对我们来说也完全不是问题。一旦您决定建立荷兰公司，我们将向您索取一些标准文件，包括有效身份证明文件、您的全名和出生日期、首选公司名称以及荷兰商业注册地址。凭借这些文件，我们可以前往公证人处设立您的公司，但我们也可以直接安排许多其他重要事项，例如开立荷兰银行账户，并确保您在荷兰登记册中妥善列为 UBO。

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