Payroll für Remote-Teams in den Niederlanden: Welche Optionen haben Sie?

Wenn Sie derzeit ein ausländisches Unternehmen besitzen und Ihre Präsenz im Ausland ausbauen möchten, sind die Niederlande ein hervorragender Standort. Das Land belegt in vielen internationalen Wirtschaftsrankings regelmäßig Spitzenplätze und ist gegenüber ausländischen Investoren äußerst aufgeschlossen. Aber was noch wichtiger ist: Es verfügt über einen der weltweit besten zweisprachigen Talentpools. Aus diesem Grund unterstützen wir ausländische Unternehmen bei der Einstellung von qualifiziertem Personal, indem wir maßgeschneiderte Lohnbuchhaltungsdienstleistungen anbieten, die Ihnen die gesamte administrative Last abnehmen. Das niederländische Arbeitsrecht kann sehr kompliziert sein, insbesondere wenn Sie die niederländische Sprache nicht sprechen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, was wir für Sie tun können, können Sie uns jederzeit für eine persönliche und professionelle Beratung kontaktieren. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie Remote-Teams in den Niederlanden leiten können und wie die Lohnbuchhaltung genau funktioniert.

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Zusammenfassung: Ausländische Unternehmen, die in die Niederlande expandieren, können nicht einfach internationale Banküberweisungen tätigen, um Remote-Mitarbeiter zu bezahlen. Stattdessen müssen sie strenge niederländische Arbeitsgesetze, obligatorische Sozialversicherungsbeiträge und einen gesetzlichen Mindestlohn von €14.71 pro Stunde einhalten. Unternehmen stehen vier primäre Modelle für die Remote-Einstellung zur Verfügung: die Beauftragung unabhängiger Freiberufler, die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record (EOR) zur Auslagerung aller Compliance-Risiken, die direkte Registrierung als gebietsfremder Arbeitgeber bei den niederländischen Steuerbehörden oder die Gründung einer lokalen niederländischen BV für skalierbare Kosteneffizienz. Darüber hinaus müssen Remote-Arbeitgeber eine strenge Fürsorgepflicht („zorgplicht“) beachten. Dazu gehören ergonomische Homeoffice-Einrichtungen und eine steuerfreie Homeoffice-Pauschale von €2.45 pro Tag.

Remote Work: Niederländische Gesetze und Vorschriften

Im Jahr 2026 hat der Traum, von überall aus arbeiten zu können, in den Niederlanden einen gewissen Realitätscheck erfahren. Während niederländische Arbeitnehmer ihre Homeoffice-Tage mehr denn je schätzen, hat die Regierung ihre Vorschriften verschärft. Damit soll sichergestellt werden, dass Remote Work nicht als Schlupfloch zur Vermeidung von Steuern oder Arbeitnehmerrechten genutzt wird. Wenn Sie als ausländisches Unternehmen Mitarbeiter in den Niederlanden einstellen möchten, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass das niederländische Arbeitsrecht hauptsächlich den Arbeitnehmer und nicht den Arbeitgeber schützt (ähnlich wie bei Mietern gegenüber Vermietern).

Wenn Ihr Teammitglied an einem Schreibtisch in Amsterdam oder Rotterdam sitzt, genießt es den Schutz des niederländischen Kündigungsschutzes, hat Anspruch auf den niederländischen Mindestlohn (der in diesem Jahr €14.71 pro Stunde erreicht hat) und muss in der niederländischen Sozialversicherung abgesichert sein, um nur einige Beispiele zu nennen. Darüber hinaus sollten Sie bedenken, dass Sie nicht einfach eine Banküberweisung von einer Bank in London oder New York senden können, um Ihr Personal zu bezahlen. Die niederländische Steuerbehörde („Belastingdienst“) erwartet eine formelle Struktur, wenn Sie Mitarbeiter einstellen. Das bedeutet, dass Sie die niederländischen Arbeits- und Steuergesetze einhalten müssen.

Unabhängig davon, ob Sie einen lokalen Partner nutzen oder sich selbst registrieren, benötigen Sie eine Möglichkeit, Lohnsteuer einzubehalten und in die nationalen Versicherungssysteme einzuzahlen. Im Jahr 2026 ist „Ich habe es nicht gewusst“ für die niederländischen Behörden keine gültige Ausrede mehr. Die Behörden haben auch die volle Durchsetzung gegen Scheinselbstständigkeit wieder aufgenommen. Das bedeutet: Wenn Sie einen Freelancer beauftragen und dieser wie ein Arbeitnehmer auftritt und arbeitet, können Sie fest mit Steuernachzahlungen und erheblichen Geldbußen rechnen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie alle Regeln befolgen, vorzugsweise durch die Einbindung eines vertrauenswürdigen Dritten wie Intercompany Solutions. Nachfolgend listen wir einige der gängigsten Wege auf, wie Sie als ausländisches Unternehmen Mitarbeiter in Holland einstellen können.

Option 1: Das Freelancer-Modell (Zzp’er)

Für viele Remote-Teams scheint der einfachste Schritt zu sein, niederländische Talente als Freelancer einzustellen. Es gibt keine Gehaltsabrechnung zu erstellen, keine Sozialversicherung zu berechnen, und Sie bezahlen einfach eine Rechnung, wenn jemand für Sie arbeitet, oder in regelmäßigen Abständen (dies können Sie mit jedem Freelancer frei vereinbaren, was es zu einer sehr flexiblen Option macht). Leider war dies in der Vergangenheit eine massive Grauzone, die von Unternehmen ausgenutzt wurde. Aus diesem Grund wurden die Regeln im Jahr 2026 unter der Durchsetzung des Gesetzes zur Beurteilung von Beschäftigungsverhältnissen („Wet VBAR“) erheblich verschärft.

Die Belastingdienst geht heute sehr aggressiv gegen Scheinselbstständigkeit vor. Wenn Ihr Freelancer ausschließlich für Sie arbeitet, Ihren Firmenlaptop nutzt, an Ihren wöchentlichen Stand-up-Meetings teilnimmt und keine (oder kaum) andere Kunden hat, betrachtet das Gesetz ihn als Arbeitnehmer, unabhängig davon, was in Ihrem Vertrag steht. Wenn die Belastingdienst entscheidet, dass es sich tatsächlich um einen Arbeitnehmer handelt, werden Sie mit jahrelangen rückwirkenden Sozialversicherungsbeiträgen und schweren Geldbußen belastet. Dies kann eine sehr erhebliche Summe sein, die Sie sogar in den Konkurs treiben könnte. Sie sollten daher sehr vorsichtig sein, wenn Sie jemanden auf diese Weise einstellen, und sicherstellen, dass Ihr Vertrag unter keines der Kriterien für Scheinselbstständigkeit fällt.

Das Freelancer-Modell funktioniert also nur, wenn die Person wirklich unabhängig ist. Sie sollte ihre eigenen Arbeitszeiten festlegen, ihre eigene Ausrüstung nutzen und ein meßbares unternehmerisches Risiko tragen. Wenn Sie möchten, dass sie ein fester Bestandteil Ihres Teams ist, wie ein Kollege behandelt wird und Ihr Unternehmen repräsentiert, ist der Weg über Freelancer definitiv nicht die beste Wahl für Sie. Es ist eine großartige Option für ein kurzfristiges Projekt oder eine spezifische Aufgabe, wie die Erstellung einer Website oder die Erledigung Ihrer Steuererklärungen, aber für ein dauerhaftes Remote-Teammitglied ist es oft mehr Ärger als Nutzen.

Option 2: Der Employer of Record (EOR)

Für ein ausländisches Unternehmen ohne Niederlassung vor Ort ist die EOR-Option im Jahr 2026 oft die beliebteste Wahl für Remote-Einstellungen, insbesondere wenn Sie neu auf dem Markt sind oder einfach so schnell wie möglich Mitarbeiter einstellen möchten. Es ist auch eine praktische Option, wenn Sie hochqualifizierte Arbeitsmigranten einstellen möchten anstelle von niederländischem Personal. Wie wir in diesem Artikel beschreiben, agiert der EOR in Ihrem Namen als rechtlicher Arbeitgeber. Er kümmert sich um den niederländischen Arbeitsvertrag, stellt sicher, dass das Gehalt den aktuellen Schwellenwerten entspricht, und verwaltet spezifische niederländische Details wie das obligatorische Urlaubsgeld und die steuerfreie Homeoffice-Pauschale.

Das Gute am EOR für Remote-Teams ist, dass Sie sich nicht mit der niederländischen Sozialversicherung auskennen müssen. Wenn Ihr Remote-Mitarbeiter krank wird, übernimmt der EOR den nach niederländischem Recht vorgeschriebenen Reintegrationsprozess. Wenn der Mitarbeiter die 30%-Steuerregelung beantragen möchte, kümmern sich die Steuerexperten des EOR um den Antrag. Sie erhalten einfach eine monatliche Gesamtrechnung, die Gehalt, Steuern und eine Servicegebühr abdeckt.

Der Nachteil? Es kann eine teure Möglichkeit sein zu skalieren, abhängig vom Unternehmen, mit dem Sie zusammenarbeiten. Wenn Sie nur ein oder zwei Remote-Mitarbeiter haben, ist das ein meßbar fairer Preis für null rechtliches Risiko. Wenn Sie jedoch planen, ein Team von zwanzig oder mehr Personen einzustellen, stehen Sie vor einem massiven jährlichen Aufwand, nur um das Privileg zu haben, keine eigene Gesellschaft zu besitzen. Es ist die perfekte Einstiegsoption, aber viele Unternehmen wachsen schließlich daraus heraus. Dennoch ist es die einzige Option, die buchstäblich alle Pflichten und Risiken abdeckt. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, ist dies im Wesentlichen die richtige Wahl für Sie.

Option 3: Die Registrierung als gebietsfremder Arbeitgeber (Non-Resident Employer)

Was ist, wenn Sie der direkte Arbeitgeber sein möchten, aber noch nicht bereit sind, eine vollständige niederländische BV zu gründen? Es gibt tatsächlich einen Mittelweg, die sogenannte Non-Resident Employer Registration (Registrierung als gebietsfremder Arbeitgeber). Dies ermöglicht es Ihrem ausländischen Unternehmen (beispielsweise mit Sitz in den USA oder im Vereinigten Königreich), sich direkt bei der Belastingdienst als Arbeitgeber zu registrieren. Bei diesem Modell sind Sie der rechtliche Arbeitgeber im Vertrag, sind aber in den Niederlanden speziell für die Lohnsteuer registriert. Sie erhalten eine niederländische Lohnsteuernummer, mit der Sie Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge für Ihren Remote-Mitarbeiter einbehalten können. Es ist eine sehr saubere Arbeitsweise, da sie den Behörden zeigt, dass Sie Ihre Verantwortung ernst nehmen, ohne den Aufwand einer lokalen Gesellschaft tragen zu müssen.

Es gibt jedoch einen Haken: Sie müssen die administrative Seite selbst abwickeln oder einen spezialisierten niederländischen Lohnbuchhaltungspartner beauftragen. Sie müssen weiterhin sicherstellen, dass der Vertrag dem niederländischen Arbeitsrecht entspricht. Das bedeutet, dass Sie nicht einfach Ihren Standard-Arbeitsvertrag aus Ihrem Heimatland verwenden können, sondern alles gemäß den niederländischen Arbeits- und Steuergesetzen erledigen müssen. Sie sind auch für Dinge wie die Verwaltung der (langfristigen) Krankheits- und Erwerbsunfähigkeitsversicherung verantwortlich. Es ist eine fantastische Option für Unternehmen, die aus dem EOR-Modell herausgewachsen sind, aber noch nicht bereit sind, eine eigene juristische Person zu gründen. In diesem Szenario ist die Beauftragung eines Dienstleisters für alle Lohnbuchhaltungsangelegenheiten die klügste Option, wenn Sie sicherstellen möchten, dass Sie alle Gesetze und Vorschriften einhalten.

Option 4: Gründung einer lokalen niederländischen BV

Wenn Ihr Remote-Team über ein paar Personen hinauswächst, ist die Gründung einer niederländischen „Besloten Vennootschap“ (BV) der nachhaltigste langfristige Schritt. Betrachten Sie die BV als die niederländische Staatsbürgerschaft Ihres Unternehmens. Es handelt sich um eine eigenständige juristische Person, die Ihnen das höchste Maß an Glaubwürdigkeit bei lokalen Banken, der IND und vor allem bei den Mitarbeitern verleiht, die Sie einstellen möchten. Der Prozess wurde bis 2026 erheblich vereinfacht. Sie können nun fast die gesamte Gründung über eine digitale notarische Urkunde oder per Vollmacht abwickeln, sodass Sie nicht mehr nach Holland fliegen müssen, nur um ein Dokument zu unterzeichnen. Sie benötigen ein Mindestkapital von nur €0.01, eine eingetragene niederländische Geschäftsadresse und einen Besuch bei der Handelskammer (KVK). Sobald die BV aktiv ist, sind Sie nicht mehr nur ein ausländisches Unternehmen; Sie sind ein lokaler Arbeitgeber mit eigener Umsatzsteuer-ID und Lohnsteuerregistrierung.

Der Hauptvorteil liegt hier in der Kosteneffizienz bei steigender Mitarbeiterzahl. Sie zahlen nicht mehr die hohen monatlichen Servicegebühren, die mit einem EOR verbunden sind. Sie erhalten außerdem die vollständige Kontrolle über Ihre Zusatzleistungen, Rentenmodelle und die Unternehmenskultur. Wenn Sie jemals eine Sponsorenlizenz beantragen möchten, um Fachkräfte von außerhalb der EU einzustellen, ist eine BV der notwendige erste Schritt. Es ist zu Beginn eine administrative Hürde, aber für ein Team von 10 oder mehr Personen fällt die Rechnung fast immer zugunsten der BV aus. Sie verwandelt Ihr Remote-Setup von einem Projekt in einen dauerhaften niederländischen Betrieb. Dennoch empfehlen wir dringend, einen Dritten für alle lohnabrechnungsrelevanten Angelegenheiten zu beauftragen, insbesondere wenn Sie wenig über die Einstellung von Mitarbeitern in den Niederlanden wissen. Darüber hinaus müssen Sie sich als Geschäftsführer ein Gehalt zahlen. Wenn Sie sich von jemand anderem um all diese Dinge kümmern lassen, haben Sie mehr Zeit, Ihre neu gegründete niederländische BV auszubauen und zu vergrößern.

Sicherheits- und Arbeitsschutzbestimmungen, die Sie berücksichtigen müssen

In den Niederlanden endet die Fürsorgepflicht („zorgplicht“) des Arbeitgebers nicht an der Bürotür. Wenn Ihr Team aus der Ferne arbeitet, müssen Sie berücksichtigen, dass Sie gesetzlich dafür verantwortlich sind, dass der Heimarbeitsplatz ergonomisch einwandfrei und in jeder Hinsicht sicher ist. Es geht nicht nur darum, ein netter Arbeitgeber zu sein: Es ist eine gesetzliche Arbeitsschutzanforderung. Wenn ein Remote-Mitarbeiter chronische Rückenschmerzen oder ein Karpaltunnelsyndrom entwickelt, weil er auf einem Küchenhocker gearbeitet hat, könnten Sie technisch gesehen für den Arbeitsunfall haftbar gemacht werden. Das kann sehr kostspielig und langwierig werden.

Um dies zu handhaben, stellen die meisten niederländischen Arbeitgeber ein Budget oder eine direkte Erstattung für einen ordentlichen Schreibtisch, einen ergonomischen Stuhl und hochwertige Bildschirme zur Verfügung. Im Jahr 2026 ist die steuerfreie Homeoffice-Pauschale ein fester Bestandteil in fast jedem niederländischen Vertrag. Für dieses Jahr können Sie Ihren Mitarbeitern €2.45 pro Tag steuerfrei zahlen, um die Kosten für zusätzlichen Strom, Heizung und sogar den Kaffee zu decken, den sie während der Arbeit für Sie trinken.

Neben den physischen Aspekten müssen Sie auch das sogenannte Recht auf Nichterreichbarkeit berücksichtigen. Obwohl es noch kein hartes Gesetz im gleichen Sinne wie in einigen anderen EU-Ländern ist, entscheiden niederländische Gerichte zunehmend zugunsten von Arbeitnehmern, die ein Burnout durch ständige digitale Erreichbarkeit geltend machen. Als Remote-Arbeitgeber ist die Festlegung klarer Grenzen in Ihrem Mitarbeiterhandbuch bezüglich Kommunikationszeiten und Ruhezeiten ein sehr wichtiger Bestandteil Ihrer Compliance. Es hält Ihr Team gesund und die niederländischen Arbeitsinspektoren zufrieden, was äußerst wichtig ist.

Wie lässt sich die Remote-Lohnbuchhaltung harmonisieren?

Wie Sie sehen, gibt es viel zu beachten, wenn Sie Mitarbeiter in den Niederlanden einstellen möchten. Letztendlich haben Sie Ihr Unternehmen nicht gegründet, um ein Experte für niederländische Steuergesetze oder Ergonomiebestimmungen für Bürostühle zu werden. Egal, ob Sie sich für die Sicherheit eines EOR oder die langfristige Freiheit einer eigenen niederländischen BV entscheiden: Sie möchten einfach, dass Ihr Team zufrieden ist und Ihre rechtlichen Grundlagen abgedeckt sind. Das eigentliche Geheimnis liegt nicht nur in der Auswahl eines Modells, sondern darin, sicherzustellen, dass Ihre Lohnbuchhaltung reibungslos läuft.

Im Jahr 2026 sind die niederländischen Behörden bei Gesetzen wie dem Wet VBAR oder den täglichen Homeoffice-Pauschalen sehr streng. Daher benötigen Sie ein Setup, bei dem alle erforderlichen Maßnahmen automatisch ablaufen. Stellen Sie sich eine Situation vor, in der die Tagespauschale von €2.45, das Urlaubsgeld von 8% und die komplexe Sozialversicherung abgewickelt werden, ohne dass Sie eine Tabellenkalkulation oder ein Softwareprogramm anfassen müssen. Klingt gut, nicht wahr? Das ist im Wesentlichen das, was ein solider Lohnbuchhaltungspartner bietet: Er sorgt dafür, dass langweilige und komplizierte Dinge wie Steuernachzahlungen und IND-Audits von Ihnen ferngehalten werden.

Indem Sie Ihre Remote-Lohnbuchhaltung korrekt aufsetzen, sichern Sie nicht nur Ihre Compliance, sondern zeigen Ihrem niederländischen Team auch, dass Sie es wirklich schätzen. Sie bieten die professionelle, lokalisierte Erfahrung, die Ihre Mitarbeiter erwarten, während Sie sich auf das große Ganze konzentrieren können. Wenn Sie also bereit sind, sich keine Sorgen mehr über niederländischen Papierkram zu machen und mit der Skalierung Ihres Teams zu beginnen, sollten Sie auf jeden Fall einen EOR oder Lohnbuchhaltungsdienste in Betracht ziehen. Das macht die Einstellung in den Niederlanden zu einem der einfacheren Teile Ihrer globalen Expansion.

Intercompany Solutions unterstützt Sie bei allen Fragen rund um die Einstellung von Mitarbeitern in den Niederlanden

Egal, ob Sie expandieren möchten oder bereits Mitarbeiter eingestellt haben, aber Ihre täglichen Abläufe vereinfachen wollen: Bei uns sind Sie an der richtigen Adresse. Intercompany Solutions bietet verschiedene Lohnbuchhaltungsoptionen an, die speziell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Wenn Sie alles auslagern möchten, ist unsere EOR-Option die beste Lösung für Sie. Sie können sich auch dafür entscheiden, einige Aufgaben selbst zu übernehmen und uns einfach mit dem Lohnbuchhaltungsprozess zu beauftragen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Lösung für Sie die beste ist, können Sie uns jederzeit kontaktieren. Wir beraten Sie gerne professionell und unterstützen Sie wo und wann immer nötig.

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Quellen

• Business.gov.nl - Beschäftigung von Personal in den Niederlanden
• UWV - Niederländische Arbeitnehmerversicherung und Arbeitsmarktinformationen
• KVK - Registrierung im niederländischen Handelsregister
• KVK - die niederländische Gesellschaft mit beschränkter Haftung (BV)
• PwC Niederlande - Einblicke in das Steuerrecht und Publikationen
• Hoge Raad 2025, Auflösung eines Arbeitsvertrags (ECLI:NL:HR:2025:1171)
• Hoge Raad 2022, Kündigung aus wirtschaftlichen Gründen (ECLI:NL:HR:2022:276)
• Burgerlijk Wetboek Boek 7, Arbeitsrecht (wetten.overheid.nl)
• KPMG Niederlande - Steuerberatung und Einblicke
• Europäischer Gerichtshof, CCOO zur Arbeitszeiterfassung (C-55/18)
• Belastingdienst - Berechnung von Lohnsteuern