Cómo contratar a su primer empleado en los Países Bajos sin cometer errores

Si desea contratar empleados en los Países Bajos con una empresa extranjera, hay varias opciones entre las cuales elegir. Además, existen numerosas leyes y regulaciones que debe tener en cuenta. Para que todo este proceso sea mucho más comprensible para usted, Intercompany Solutions ofrece amplios servicios de nómina para ayudarle desde el primer día. Podemos encargarnos de toda la administración, de todas las declaraciones de impuestos y de los asuntos relacionados con la contratación de personal en Holanda. Esto le garantiza el cumplimiento de las leyes laborales holandesas en todo momento. Nuestro equipo especializado de expertos puede decirle exactamente qué deberá hacer y cómo llevarlo a cabo. ¿Desea más información sobre cómo contratar a su primer empleado en los Países Bajos? Por supuesto, no dude en contactarnos directamente para resolver cualquier duda que pueda tener sobre el tema.

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Resumen: Contratar a un primer empleado en los Países Bajos requiere elegir un marco de entidad conforme a la ley: constituir una BV holandesa local, utilizar una vía de nómina registrada para empleadores no residentes o recurrir a un Employer of Record (EOR) para reducir la responsabilidad laboral. Dado que las estructuras laborales extranjeras no existen bajo la legislación holandesa, los contratos deben incluir términos legales precisos, como un período de prueba máximo y estricto de un mes para acuerdos de duración determinada y la adhesión al límite de 36 meses para contratos temporales (“ketenregeling”). Asimismo, los empleadores deben cumplir con el Deber de Diligencia (“zorgplicht”), el cual está regulado por la Ley de Mejora de la Gestión de Bajas Médicas (Gatekeeper Improvement Act). Esto exige alianzas obligatorias con servicios de salud laboral (“Arbodienst”) y conlleva la obligación de financiar dos años de salario durante una baja por enfermedad.

Paso clave	Lo que debe hacer correctamente
Elija un empleador legal	Elija una BV holandesa, un registro de empleador no residente o un EOR antes de contratar
Utilice un contrato conforme a la ley	Respete el máximo de 1 mes de prueba, la paga de vacaciones del 8% y la regla de la cadena de 36 meses (ketenregeling)
Cubra el Deber de Diligencia	Contrate un Arbodienst y un seguro de enfermedad para cubrir el pago por baja médica de 2 años (104 semanas)
Verifique el CAO y la pensión	Verifique su código SBI para detectar si aplica un CAO vinculante y cualquier fondo de pensiones sectorial obligatorio
Gestione impuestos, IND y 30% ruling	Obtenga un número de impuesto sobre la nómina, solicite la 30% ruling dentro de los 4 meses y gestione el patrocinio con el IND

¿Cómo va a contratar a alguien en primer lugar?

Antes de empezar a entrevistar candidatos, debe hacerse una pregunta muy importante: ¿quién será el empleador legal sobre el papel? De hecho, este es el error número uno de las empresas internacionales, las cuales a menudo asumen que pueden simplemente contratar a alguien en los Países Bajos utilizando un contrato de su país de origen. En realidad, las autoridades fiscales holandesas (“Belastingdienst”) y la legislación laboral exigen una modalidad local de contratación para garantizar que los impuestos y la seguridad social se gestionen correctamente. En este punto, usted cuenta con tres vías estratégicas.

La primera es constituir una BV holandesa, una sociedad de responsabilidad limitada local. Esta es la opción estándar si planea contratar un equipo y desea tener un control total sobre su marca. La segunda vía es utilizar un Employer of Record (EOR). El EOR es una empresa holandesa que contrata a la persona por usted, actuando efectivamente como un escudo legal. Ellos se encargan de todos los aspectos de cumplimiento normativo, mientras que usted gestiona el trabajo diario del empleado. La tercera opción es el Registro de Empleador No Residente, donde su empresa extranjera se registra directamente para los impuestos de nómina holandeses sin formar una BV local.

Considere esta elección como la base de todo su proyecto en los Países Bajos. Si aún no cuenta con una entidad holandesa pero su candidato ideal necesita empezar de inmediato, el EOR es su única opción realista para mantenerse dentro de la legalidad desde el primer día. Sin embargo, una vez que alcanza los tres o cuatro empleados, las tarifas mensuales de servicio de un EOR pueden superar rápidamente el costo de mantener su propia BV. Muchas empresas comienzan con un EOR para probar el mercado y luego transfieren a los empleados a su propia BV más adelante, manteniendo de todos modos el uso de servicios de nómina para reducir la carga administrativa. Tomar esta decisión a tiempo le evitará muchos inconvenientes, ya que cambiar de modelo a menudo requiere redactar contratos completamente nuevos. Por lo tanto, asegúrese de examinar siempre su plan de crecimiento a dos años antes de firmar el primer contrato, ya que la opción más económica hoy podría convertirse en la más costosa dentro de dieciocho meses.

Cláusulas obligatorias en los contratos holandeses

Una vez elegida su entidad legal, el siguiente obstáculo es el contrato en sí. Aquí es donde muchos equipos internacionales de recursos humanos se confunden, porque el concepto de empleo "a voluntad" (at-will) simplemente no existe en los Países Bajos. No puede limitarse a copiar y pegar un contrato de su país de origen y pensar que será suficiente. Tome como ejemplo el período de prueba obligatorio. Si ofrece un contrato de duración determinada de entre seis meses y dos años, la ley establece que dispone de exactamente un mes para decidir si el empleado se adecúa al puesto. Si intenta incluir un período de prueba de dos meses, un juez anulará la cláusula por completo, dejándolo sin ningún período de prueba. Luego está el subsidio de vacaciones del 8%. Esto no es un bono opcional; es un derecho legal. Debe ser absolutamente claro durante las negociaciones sobre si el salario que ofrece incluye o excluye esta cantidad del 8%, ya que, de lo contrario, podría terminar pagando miles de euros más de lo planificado al llegar el mes de mayo (puesto que este es el mes en el que deberá abonar dicho dinero).

También debe estar atento a la regla de la cadena (ketenregeling). En 2026, esta regla establece que solo se pueden ofrecer tres contratos temporales en un período de tres años. Al cuarto contrato, o al alcanzar el límite de 36 meses, ese empleado pasa a ser legalmente indefinido. Por lo tanto, no hay excepciones. Incluso las cláusulas de no competencia se han vuelto más complejas; ahora debe justificar por escrito un "interés comercial apremiante" para que tenga validez en un contrato de duración determinada. Son estos pequeños detalles los que suelen causar problemas en la primera contratación. Por ello, en lugar de intentar adaptar sus documentos actuales al estilo holandés, es mucho más seguro empezar con una plantilla local que ya contemple estos requisitos obligatorios. Esto mantiene la relación profesional y protege a su empresa.

El denominado Deber de Diligencia (“Zorgplicht”)

En los Países Bajos, no solo se contrata a un empleado; también es necesario cuidar rigurosamente su bienestar. Esto se conoce como “Zorgplicht” o Deber de Diligencia. Una de las mayores sorpresas para quienes emplean por primera vez en los Países Bajos es la regla de los dos años por enfermedad. Esta norma establece que, si su empleado enferma, usted está legalmente obligado a pagar al menos el 70% de su salario durante un máximo de 104 semanas. No puede simplemente rescindir el contrato porque el empleado no esté trabajando.

Para gestionar este enorme riesgo financiero, prácticamente cualquier empleador prudente contrata un Seguro de Ausencia por Enfermedad (“Verzuimverzekering”). Este seguro cubre los pagos salariales, pero generalmente exige seguir un protocolo muy estricto de reintegración laboral bajo la llamada Ley de Mejora de la Gestión de Bajas Médicas (Gatekeeper Improvement Act). Para cumplir con estas normas, también debe contratar un servicio de salud laboral (“Arbo Service”). Imagine que actúan como árbitros médicos. Cuando su empleado notifica una baja por enfermedad, el médico del Arbo determina básicamente lo que la persona puede y no puede hacer.

Tenga en cuenta que no está autorizado a preguntar al empleado cuál es su diagnóstico médico, ya que eso constituiría una grave infracción del RGPD y de la privacidad en los Países Bajos. Únicamente se le informa sobre cuánto tiempo estará ausente del trabajo y qué tipo de tareas adaptadas podría realizar. Además, deberá llevar a cabo una Evaluación e Inventario de Riesgos (RI&E) para garantizar que su espacio de trabajo, incluso si se trata de una oficina en casa, sea seguro. Puede parecer mucha burocracia, pero contratar estos seguros y servicios antes del primer día de trabajo es la única manera de garantizar que todo transcurra sin inconvenientes. Si omite esto, una sola enfermedad prolongada podría llevar a la quiebra a su pequeña empresa.

Las pensiones y los convenios colectivos de trabajo (CAO)

Uno de los errores más frecuentes que cometen los empleadores extranjeros es asumir que basta con ofrecer un salario. Sin embargo, en los Países Bajos, muchos sectores se rigen por un Convenio Colectivo de Trabajo (“CAO”). Se trata de acuerdos de ámbito sectorial negociados entre sindicatos y organizaciones patronales que regulan desde los salarios mínimos hasta las tarifas de las horas extraordinarias. Si sus actividades comerciales se encuadran en un CAO específico, como el comercio minorista, la tecnología de la información o la metalurgia, usted queda vinculado legalmente a sus términos, incluso aunque nunca haya firmado nada.

Por lo tanto, antes de contratar a su primer empleado, debe verificar su código SBI (la categoría de su empresa en la Cámara de Comercio) para comprobar si le aplica un CAO obligatorio. De ser así, su contrato de trabajo no podrá contemplar condiciones menos favorables que las establecidas en dicho acuerdo. Por otra parte, se encuentra el sistema de pensiones. A diferencia de otros países, los Países Bajos cuentan con un sistema de pensiones complejo y de múltiples pilares. Aunque no existe una ley universal que obligue a todos los empleadores a ofrecer un plan de pensiones, cerca del 70% de las empresas están obligadas a hacerlo debido a su CAO o a un fondo de pensiones sectorial obligatorio. Si opera en un sector como la construcción o la sanidad, es muy probable que deba inscribir a su primer empleado en un fondo específico y abonar las cotizaciones correspondientes.

Además, incluso si no aplica ningún CAO, en 2026 es habitual que los empleados en los Países Bajos esperen una aportación al plan de pensiones como un beneficio estándar. Si no la ofrece, es posible que le resulte sumamente difícil atraer a los mejores talentos. Por ello, recomendamos encarecidamente consultar siempre con un experto en nóminas como Intercompany Solutions para verificar la aplicación de un CAO antes de negociar el salario; de lo contrario, podría recibir facturas retroactivas de pensiones que asciendan a miles de euros por empleado.

El IND y la 30% ruling

Si va a contratar a un especialista del extranjero, o incluso a alguien que ya vive en los Países Bajos y cumple con criterios específicos, debe contemplar la 30% ruling. Se trata esencialmente de una ventaja fiscal mediante la cual puede abonar el 30% del salario bruto del empleado exento de impuestos para cubrir los gastos extraterritoriales. En 2026, las reglas se han vuelto aún más específicas en lo referente a los umbrales salariales y a la reducción progresiva del beneficio con el tiempo. El error más grave en este sentido es no cumplir con el plazo.

Debe solicitar este régimen fiscal dentro de los cuatro meses posteriores a la fecha de inicio del empleado. Si omite dicho plazo, la exención fiscal no tendrá carácter retroactivo a la fecha de inicio, lo que supondrá una pérdida considerable en el salario neto de su nuevo contratado. Asimismo, si su primer empleado no es ciudadano de la UE, deberá realizar los trámites con el IND (Servicio de Inmigración y Naturalización). Para patrocinar a un migrante altamente cualificado, su empresa debe convertirse en 'Patrocinador Acreditado'. Este proceso incluye una fase de evaluación en la que el IND analiza la estabilidad financiera y el registro de su empresa. No basta con prometer un visado; necesita contar con el estatus legal para respaldarlo.

Si no desea pasar por el trámite de convertirse en patrocinador por una sola persona, recurrir a un EOR vuelve a ser de gran utilidad, ya que ellos ya poseen la licencia de patrocinio. Gestionar la 30% ruling y los requisitos del IND exige máxima precisión, puesto que un solo error en la solicitud puede resultar en una denegación cuyo recurso lleve meses, provocando a menudo que su nuevo empleado busque un empleador más eficiente desde el punto de vista fiscal.

Configuración de nóminas y la Belastingdienst

Una vez firmado el contrato, debe convertir la contratación legal en una realidad financiera, por decirlo de alguna manera. Esto comienza con el registro como empleador ante las autoridades fiscales holandesas. Incluso si es una empresa extranjera sin oficina local, debe obtener un número de impuesto sobre la nómina en los Países Bajos (“loonheffingennummer”) antes del primer día de trabajo de su nuevo empleado. También debe verificar la identidad del trabajador comprobando su pasaporte o documento de identidad original y conservando una copia segura en sus registros, ya que omitir este paso puede llevar a la aplicación de la 'tarifa anónima', lo que supone una retención fiscal del 52% que ni usted ni su empleado desearán.

En 2026, la parte administrativa es mayoritariamente digital, pero no es algo que simplemente se configure una vez y se olvide. Deberá implementar un sistema mensual de nóminas que contemple conceptos como el impuesto sobre el salario, la seguridad social nacional y las primas de seguro de los empleados. Un aspecto específico que suele tomar por sorpresa a los empresarios extranjeros es el Régimen de Gastos Relacionados con el Trabajo (“Werkkostenregeling” o “WKR”). Se trata de un fondo libre de impuestos (normalmente alrededor del 1,92% de su masa salarial total) que puede utilizar para ofrecer a su equipo beneficios como suscripciones al gimnasio, flores o una bicicleta de empresa sin pagar impuestos adicionales. Sin embargo, si supera este presupuesto, se aplica un tipo impositivo del 80% sobre el exceso. Dado que el sistema salarial holandés es muy específico, la mayoría de los empleadores principiantes consideran que resulta mucho más económico contratar a un proveedor local de servicios de nómina que intentar configurar el software de su país de origen para gestionar los detalles clave de la seguridad social holandesa.

Una práctica lista de verificación para la 'primera contratación'

Para resumir todo esto, considere la contratación de su primer empleado en los Países Bajos como una secuencia de hitos y no como una simple firma en un documento. No puede permitirse cometer errores aquí, por lo que su hoja de ruta comienza con la elección del modelo de empleo. Intente decidir con antelación si optará por una BV, un EOR o un registro de empleador no residente. Una vez resuelto esto, debe redactar un contrato conforme a la legislación holandesa. No se trata solo del salario; se trata de cumplir con aspectos indispensables como el período de prueba de un mes y especificar claramente cómo se gestiona ese 8% de paga de vacaciones. Antes de que su nuevo empleado abra su ordenador, asegúrese de que sus contratos de seguro de enfermedad y de servicio Arbo estén vigentes. Omitir esto es sin duda el mayor riesgo que puede asumir, ya que equivale a apostar en contra de la posibilidad de una baja por enfermedad de dos años.

El tramo final está totalmente relacionado con las autoridades fiscales holandesas. Deberá tener listo ese número de impuesto sobre la nómina y una copia verificada del documento de identidad del empleado en sus archivos para evitar la temida tarifa anónima. Si va a trasladar personal, gestione la 30% ruling y el patrocinio del IND, ya que perder esos plazos es un error que afecta directamente al bolsillo de su empleado. Por último, implemente un sistema de nóminas que pueda realizar un seguimiento efectivo de su presupuesto WKR para esos beneficios exentos de impuestos. Siguiendo esta secuencia, transformará lo que podría ser un terreno complejo en una experiencia profesional. No solo estará cumpliendo con la normativa, sino que estará construyendo la base sólida que hará sentir a su primer empleado en los Países Bajos que se ha unido a una empresa que sabe exactamente lo que hace.

Lista de verificación paso a paso para contratar empleados en Holanda

• Seleccionar la infraestructura de empleo: Decidir entre una BV holandesa local, una configuración de nómina para empleador no residente o un Employer of Record (EOR)
• Verificar la obligatoriedad del CAO y de las pensiones: Auditar el código SBI de su empresa en la Cámara de Comercio (KVK) para comprobar la existencia de convenios colectivos sectoriales y fondos obligatorios de la industria
• Contratar los seguros de cumplimiento obligatorio: Obtener un contrato certificado de salud laboral (“Arbodienst”) y un Seguro de Ausencia por Enfermedad (“verzuimverzekering”) para cubrir el mandato de pago de salario por enfermedad durante dos años
• Registrarse ante la Belastingdienst: Obtener su número dedicado de impuesto sobre la nómina (“loonheffingsnummer”) antes del primer día de trabajo
• Realizar auditorías de identidad y visado: Conservar una copia verificada del pasaporte para eliminar la penalización del 52% correspondiente a la tarifa anónima, y presentar las solicitudes de la 30% ruling dentro del plazo de 4 meses.

Intercompany Solutions le ayudará a contratar personal cualificado en poco tiempo

¿Busca expertos locales pero no sabe por dónde empezar? No se preocupe: estamos aquí para asistirle durante todo el proceso. Puede parecer abrumador al principio, pero si configura todo correctamente, verá que contratar personal en los Países Bajos es perfectamente viable. Nos aseguramos de cumplir con cada requisito necesario y de que usted respete todas las leyes y regulaciones aplicables a la contratación de personal en Holanda. También podemos ofrecerle asesoramiento experto, garantizar que contrate a las personas adecuadas y ayudarle cuando lo necesite. Contratar a alguien en un país extranjero puede parecer desafiante, pero con el tiempo comprobará que es una inversión sólida que impulsará el crecimiento futuro de su empresa. No dude en contactarnos para obtener soporte o resolver cualquier pregunta que pueda tener.

Para obtener más información sobre temas de nómina, puede visitar el sitio web de ICS Payroll en www.icspayroll.com.

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Fuentes

• Business.gov.nl - contratación de personal en los Países Bajos
• UWV - seguro de empleados e información laboral en los Países Bajos
• Burgerlijk Wetboek Boek 7, derecho laboral (wetten.overheid.nl)
• SVB - seguridad social holandesa y certificados A1
• PwC Países Bajos - análisis y publicaciones fiscales
• Hoge Raad 2025, disolución de un contrato de trabajo (ECLI:NL:HR:2025:1171)
• Hoge Raad 2022, despido por motivos económicos (ECLI:NL:HR:2022:276)
• KPMG Países Bajos - servicios y análisis fiscales
• Tribunal de Justicia de la UE, CCOO sobre el registro del tiempo de trabajo (C-55/18)
• Belastingdienst - costes extraterritoriales y el beneficio del 30%
• Belastingdienst - cálculo de impuestos sobre la nómina