Nómina para equipos remotos en Países Bajos: ¿cuáles son...

Si actualmente posee una empresa extranjera y le gustaría expandir su presencia en el extranjero, los Países Bajos son un lugar excelente a considerar. El país obtiene sistemáticamente puntuaciones muy altas en numerosas clasificaciones empresariales internacionales y es extremadamente acogedor con los extranjeros. Pero, lo más importante: cuenta con una de las mejores reservas de talento bilingüe del mundo. Es por ello que ayudamos a las empresas extranjeras con la contratación de personal cualificado, ofreciendo servicios de nómina a medida que le quitan toda la carga administrativa de encima. Las leyes laborales holandesas pueden ser bastante complicadas, especialmente si no habla el idioma holandés. Si desea saber más sobre lo que podemos hacer por usted, no dude en ponerse en contacto con nosotros en cualquier momento para recibir asesoramiento personal y profesional. En este artículo, explicaremos cómo puede gestionar equipos remotos en los Países Bajos y cómo funciona exactamente la gestión de nóminas.

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Resumen: Las empresas extranjeras que se expanden a los Países Bajos no pueden simplemente realizar transferencias bancarias internacionales para pagar a los trabajadores remotos. En su lugar, deben cumplir con las estrictas leyes laborales holandesas, las contribuciones obligatorias a la seguridad social y un salario mínimo legal de €14.71 por hora. Las empresas disponen de cuatro modelos principales de contratación remota: contratar trabajadores independientes, asociarse con un Employer of Record (EOR) para delegar todos los riesgos de cumplimiento, registrarse como empleador no residente directamente ante las autoridades fiscales holandesas, o constituir una BV holandesa local para obtener una rentabilidad escalable. Además, los empleadores remotos deben respetar un estricto Deber de Diligencia (“zorgplicht”), que incluye proporcionar elementos como un puesto de trabajo ergonómico en casa y una asignación libre de impuestos para el trabajo desde casa de €2.45 por día.

Trabajo remoto: leyes y regulaciones holandesas

Para 2026, el sueño de poder trabajar desde cualquier lugar ha tenido una cierta dosis de realidad en los Países Bajos. Aunque los empleados holandeses valoran más que nunca sus días de trabajo desde casa, el gobierno ha endurecido sus normas para garantizar que el trabajo remoto no se convierta en una laguna jurídica para evitar impuestos o protecciones laborales. Si es una empresa extranjera que busca contratar personal en los Países Bajos, debe tener en cuenta que las leyes laborales holandesas protegen principalmente al empleado y no al empleador (un poco similar a las personas que alquilan a propietarios).

Si el miembro de su equipo está sentado en un escritorio en Ámsterdam o Rótterdam, está protegido por las leyes de despido holandesas, tiene derecho al salario mínimo holandés (que este año alcanzó los €14.71 por hora) y debe estar cubierto por la seguridad social holandesa, por citar solo algunos ejemplos. Además de eso, tenga en cuenta que no puede limitarse a enviar una transferencia bancaria desde un banco en Londres o Nueva York para pagar a su personal. Las autoridades fiscales holandesas (“Belastingdienst”) exigen una estructura formal cuando se contrata personal, lo que significa cumplir con las leyes laborales y fiscales holandesas.

Por lo tanto, ya sea que utilice un socio local o se registre usted mismo, necesita una forma de retener los impuestos sobre el salario y pagar las cotizaciones a los regímenes de seguro nacional. En 2026, "no lo sabía" ya no es una excusa válida para las autoridades holandesas. También han reanudado la plena aplicación contra situaciones como el falso trabajo autónomo, lo que significa que si contrata a un autónomo y este actúa y parece un empleado, prácticamente puede contar con impuestos atrasados y multas significativas. Por lo tanto, asegúrese de seguir todas las reglas, preferiblemente contratando a un tercero de confianza como Intercompany Solutions. A continuación enumeramos algunas de las formas más utilizadas para contratar personal en Holanda si posee una empresa extranjera.

Opción 1: El modelo de trabajador independiente (Zzp’er)

Para muchos equipos remotos, el paso más sencillo parece ser contratar talento holandés como trabajadores independientes. No hay nómina que gestionar, ni seguridad social que calcular, y simplemente se paga una factura cada vez que alguien trabaja para usted, o periódicamente (puede decidir esto libremente con cualquier trabajador independiente, lo que lo convierte en una opción muy flexible). Desafortunadamente, en el pasado esto era una enorme zona gris que las empresas explotaban. Por eso, en 2026 las normas se han endurecido significativamente bajo la aplicación de la ley de evaluación del equilibrio de las relaciones laborales (“Wet VBAR”).

Las autoridades fiscales holandesas son ahora muy estrictas con respecto al falso trabajo autónomo. Si su trabajador independiente trabaja exclusivamente para usted, utiliza la computadora portátil de su empresa, asiste a sus reuniones semanales y no tiene (muchos) otros clientes, la ley lo considera un empleado, independientemente de lo que diga su contrato. Por lo tanto, si las autoridades fiscales holandesas deciden que en realidad es un empleado, se verá afectado por años de cotizaciones retroactivas a la seguridad social y cuantiosas multas, lo que puede suponer un monto muy elevado que incluso podría llevarlo a la quiebra. Por lo tanto, debe ser muy cauteloso cuando contrate a alguien de esta manera y asegurarse de que su contrato no se encuadre en ninguno de los criterios de falso trabajo autónomo.

Por lo tanto, el modelo de trabajador independiente solo funciona si la persona es verdaderamente independiente. Debe fijar sus propios horarios, utilizar su propio equipo y asumir un riesgo empresarial claro. Si desea que sea una parte fundamental de su equipo, tratarlo como a un compañero de trabajo y hacer que represente a su empresa, la vía del trabajo independiente definitivamente no es la mejor opción para usted. Es una excelente opción para un proyecto a corto plazo o una tarea específica, como crear un sitio web o gestionar sus declaraciones de impuestos, pero para un miembro permanente de un equipo remoto, a menudo genera más problemas de los que vale la pena.

Opción 2: El Employer of Record (EOR)

Para una empresa extranjera sin oficina local, la opción del EOR suele ser la elección más popular para la contratación remota en 2026, especialmente si es nuevo en el mercado o simplemente desea contratar personal lo antes posible. También es una opción muy útil cuando desea contratar migrantes cualificados en lugar de personal holandés. Como describimos en este artículo, el EOR actúa como empleador legal en su nombre. Ellos se encargan del contrato de trabajo holandés, garantizan que el salario cumpla con los umbrales actuales y gestionan detalles específicos de los Países Bajos, como la paga de vacaciones obligatoria y la asignación libre de impuestos para el trabajo desde casa.

Lo bueno del EOR para los equipos remotos es que evita por completo la necesidad de que usted entienda la seguridad social holandesa. Si su empleado remoto enferma, el EOR gestiona el proceso de reintegración exigido por la legislación holandesa. Si el empleado desea solicitar la regla fiscal del 30%, los expertos fiscales del EOR se encargan de la solicitud. Usted simplemente recibe una factura mensual que cubre el salario, los impuestos y una tarifa de servicio.

¿El inconveniente? Puede ser una forma costosa de escalar, dependiendo de la empresa con la que elija trabajar. Si solo tiene uno o dos trabajadores remotos, es un precio justo para asumir cero riesgos legales. Pero si planea contratar a un equipo de veinte personas o más, se enfrenta a un gasto general anual enorme solo por el privilegio de no tener su propia entidad. Es la opción inicial perfecta, pero muchas empresas terminan superándola. No obstante, es la única opción que cubre literalmente todas las responsabilidades y riesgos, por lo que si quiere estar seguro, esta es esencialmente la opción para usted.

Opción 3: El registro como empleador no residente

¿Qué ocurre si desea ser el empleador directo, pero no está listo para constituir una BV holandesa completa? Existe una opción intermedia llamada Registro de Empleador No Residente. Esto permite que su empresa extranjera (por ejemplo, con sede en EE. UU. o el Reino Unido) se registre directamente ante las autoridades fiscales holandesas (“Belastingdienst”) como empleador. Con esta estructura, usted es el empleador legal en el contrato, pero está registrado en los Países Bajos específicamente a efectos de los impuestos sobre la nómina. Obtendrá un número de impuesto sobre la nómina holandés, lo que le permitirá retener el impuesto sobre el salario y las cotizaciones a la seguridad social de su empleado remoto. Es una forma de operar muy limpia porque demuestra a las autoridades que se toma en serio sus responsabilidades sin los gastos generales de una sociedad local.

Sin embargo, hay un inconveniente: tiene que gestionar la parte administrativa usted mismo o contratar a un socio especializado en nóminas en los Países Bajos. Seguirá necesitando asegurarse de que el contrato cumpla con las leyes laborales holandesas, lo que significa que no puede limitarse a usar el contrato de trabajo estándar de su país de origen, sino que tendrá que hacer todo según las leyes laborales y fiscales holandesas. También será responsable de aspectos como la gestión del seguro por enfermedad (de larga duración) e invalidez. Es una opción fantástica para las empresas que han superado el modelo EOR, pero que aún no están listas para comprometerse con una entidad legal. En este escenario, contratar a alguien para que se ocupe de todos los asuntos de la nómina por usted es la opción más sensata si desea asegurarse de cumplir con todas las leyes y regulaciones.

Opción 4: Constitución de una BV holandesa local

Si su equipo remoto está creciendo más allá de unas pocas personas, la medida a largo plazo más sostenible es constituir una “Besloten Vennootschap” (BV) holandesa. Piense en la BV como la ciudadanía holandesa de su empresa. Es una entidad jurídica independiente que le proporciona el máximo nivel de credibilidad ante los bancos locales, el IND y, lo más importante, ante los empleados que intenta contratar. El proceso se ha simplificado considerablemente para 2026. Ahora puede realizar casi toda la constitución mediante una escritura notarial digital o por poder legal, de modo que ya no tendrá que volar a Holanda solo para firmar un documento. Necesitará un capital mínimo de solo €0.01, una dirección comercial registrada en los Países Bajos y una visita a la Cámara de Comercio (KVK). Una vez que la BV esté operando, ya no será simplemente una empresa extranjera; será un empleador local con su propio número de IVA y registro de impuestos sobre la nómina.

El principal beneficio aquí es la eficiencia de costos a escala. Deja de pagar las elevadas tarifas de servicio mensuales que conlleva un EOR. También obtiene un control total sobre sus paquetes de beneficios, planes de pensiones y cultura de la empresa. Además, si alguna vez desea solicitar una licencia de patrocinio para incorporar talento de fuera de la UE, tener una BV es el primer paso esencial. Es un pequeño obstáculo administrativo al principio, pero para un equipo de 10 personas o más, los números casi siempre se inclinan a favor de la BV. Transforma su estructura remota de un proyecto a una operación holandesa permanente. Aún así, le aconsejamos encarecidamente que contrate a un tercero para todos los asuntos relacionados con las nóminas, especialmente si no sabe mucho sobre la contratación de personal en los Países Bajos. Además de eso, tendrá que pagarse a sí mismo un salario como director. Si deja que otra persona se ocupe de todas estas cuestiones, tendrá más tiempo para expandir y hacer crecer su BV holandesa recién constituida.

Los requisitos de seguridad que debe tener en cuenta

En los Países Bajos, el Deber de Diligencia del empleador (“zorgplicht”) no se detiene en la oficina. Si su equipo trabaja de forma remota, debe tener en cuenta que es legalmente responsable de garantizar que su espacio de trabajo en casa sea ergonómico y seguro en todos los sentidos posibles. No se trata solo de ser un buen empleador: es un requisito de salud y seguridad laboral. Si un empleado remoto desarrolla dolor de espalda crónico o síndrome del túnel carpiano por trabajar desde un taburete de cocina, técnicamente se le podría considerar responsable de la lesión laboral, y esto puede ser muy costoso y abrumador.

Para gestionar esto, la mayoría de los empleadores holandeses ofrecen un presupuesto o un reembolso directo para un escritorio adecuado, una silla ergonómica y monitores de alta calidad. En 2026, la asignación libre de impuestos para la oficina en casa es un punto fundamental en prácticamente todos los contratos holandeses. Para este año, puede pagar a sus empleados €2.45 por día libres de impuestos para cubrir los costos de electricidad adicional, calefacción e incluso el café que consumen mientras trabajan para usted.

Más allá de las cuestiones físicas, también debe considerar el denominado derecho a la desconexión. Aunque todavía no es una ley estricta de la misma manera que en otros países de la UE, los tribunales holandeses se posicionan cada vez más del lado de los empleados que alegan agotamiento laboral (burnout) por hiperconexión digital. Como empleador remoto, establecer límites claros en su manual del empleado sobre el horario de comunicación y el tiempo de descanso es una parte muy importante de su cumplimiento normativo. Mantiene saludable a su equipo y mantiene satisfechos a los inspectores de trabajo holandeses, lo cual es muy importante.

Entonces, ¿cómo armonizar la nómina remota?

Como puede ver, hay mucho que considerar cuando se desea contratar personal en los Países Bajos. Al fin y al cabo, no creó su empresa para convertirse en un experto en códigos fiscales holandeses o en normativas sobre sillas ergonómicas. Ya sea que decida optar por la seguridad de un EOR o por la libertad a largo plazo de su propia BV holandesa, lo único que desea es que su equipo esté satisfecho y que sus aspectos legales estén cubiertos. El verdadero secreto no es solo elegir un modelo; es asegurarse de que su nómina no sea un caos.

En 2026, las autoridades holandesas son muy estrictas con leyes como la Wet VBAR o las asignaciones diarias para la oficina en casa. Por lo tanto, necesitará una configuración en la que todas las acciones necesarias se realicen automáticamente. Imagine una situación en la que la asignación diaria de €2.45, el 8% de la paga de vacaciones y la compleja seguridad social se gestionen sin que usted tenga que tocar una hoja de cálculo o un programa informático. Suena bien, ¿verdad? Eso es esencialmente lo que un socio de nóminas sólido aporta: son ellos quienes mantienen los asuntos aburridos y complicados, como los impuestos atrasados y las auditorías del IND, lejos de su atención.

Al gestionar correctamente su nómina remota, no solo está cumpliendo con la normativa, sino que está demostrando a su equipo holandés que realmente los valora. Puede ofrecer la experiencia profesional y adaptada localmente que ellos esperan, mientras se mantiene centrado en la visión general. Por lo tanto, si está listo para dejar de preocuparse por el papeleo holandés y comenzar a escalar su equipo, definitivamente debería considerar un EOR o servicios de nómina como opción. Hará que contratar en los Países Bajos sea una de las partes más sencillas de su expansión global.

Intercompany Solutions puede ayudarle a responder a todas sus preguntas sobre la contratación de empleados en los Países Bajos

Ya sea que desee expandirse o que ya haya contratado empleados pero quiera simplificar sus actividades diarias: ha llegado al lugar adecuado. Intercompany Solutions ofrece diversas opciones de nómina, adaptadas específicamente a las necesidades de su empresa. Si desea externalizar todo, nuestra opción de EOR es la que mejor se adapta a usted. También puede optar por gestionar parte de las responsabilidades usted mismo y simplemente contratarnos para que nos encarguemos del proceso de nómina por usted. Si no está seguro de cuál es la mejor solución para su caso, no dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna duda. Siempre estaremos encantados de ofrecerle asesoramiento profesional y ayudarle en lo que sea necesario y cuando sea preciso.

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