Embauche de personnel et comptabilité de la paie aux Pays-Bas

L'embauche de personnel implique plus de démarches administratives qu'on ne pourrait le penser. Voici ce que vous devez savoir si vous prévoyez de recruter de nouveaux salariés.

Vous ne pouvez employer du personnel officiel que si la personne qui travaille pour votre entreprise remplit plusieurs conditions. Une personne est considérée comme un salarié lorsqu'elle :

- A travaillé pour votre entreprise pendant trois mois consécutifs

- A travaillé contre rémunération chaque semaine ou au moins vingt heures par mois

En outre, il doit exister un lien de subordination, un salaire doit être versé et il doit y avoir une obligation d'exécuter un travail. Si votre réponse à tout ce qui précède est « oui », vous pouvez commencer par les éléments suivants.

La gestion de la paie doit être effectuée dans le pays où le travail a lieu. Si vous avez des travailleurs aux Pays-Bas, la paie doit être établie aux Pays-Bas.

Rédaction d'un contrat de travail

Tout d'abord, vous devez convenir d'un contrat de travail avec votre futur salarié. En théorie, cela est autorisé oralement, mais de préférence par écrit : de cette façon, les accords sont clairs pour toutes les parties. Les éléments suivants peuvent ou doivent être abordés dans le contrat de travail :

Nom (initiales, préfixe, nom de famille), date de naissance, adresse et lieu de résidence du salarié ainsi que nom, adresse, lieu de résidence de l'employeur

Lieu(x) où le travail est effectué

Intitulé du poste du salarié et fonctions principales

Date d'entrée en fonction

Durée du contrat de travail (s'il a été conclu pour une durée déterminée)

Droits aux congés payés

Salaires et période de paiement

Horaires de travail habituels (par semaine ou par jour)

Participation à un régime de retraite (le cas échéant)

Si la convention collective s'applique (et de laquelle il s'agit)

Période d'essai éventuelle

Préavis (ou son mode de calcul)

Incapacité de travail et maladie

Droit de recours éventuel

Obligation d'identification

Clause de non-concurrence/de relation clientèle (applicable uniquement pour les postes supérieurs ou spécifiques)

Coût du personnel

En plus du salaire brut mensuel de votre personnel, vous devrez peut-être assumer des coûts supplémentaires pour :

La prime de vacances

Le treizième mois

Les frais médicaux

La formation

La caisse de retraite

Les frais de déplacement

La convention collective existante dans votre secteur joue un rôle essentiel à cet égard. Presque toutes les conventions collectives contiennent des accords sur les conditions d'emploi propres à des secteurs spécifiques.

Déterminer le coût salarial

Les coûts salariaux pour vous sont d'environ 30 % plus élevés que le salaire brut perçu par votre salarié. Après tout, vous payez également une partie des assurances et d'autres frais annexes.

En plus de la retraite, il s'agit souvent de la prime de vacances (généralement 8 % du salaire brut) et du treizième mois. Ceux-ci sont soumis à l'impôt sur les salaires et aux cotisations, que vous devez payer en tant qu'employeur.

Paiement des cotisations de retraite

Les assurances sociales s'appliquent à chaque salarié concernant les droits à la retraite (AOW et ANW). En tant qu'employeur, vous pouvez proposer des prestations de retraite complémentaires. Vous partagez généralement cette cotisation avec le salarié.

Dans la plupart des cas, cela est déjà réglementé dans la convention collective ou par le fonds de pension sectoriel. Vous êtes tenu d'en informer le nouveau salarié.

Impôts sur les salaires et immatriculation auprès des autorités fiscales

En tant qu'employeur, vous devez également gérer les impôts sur les salaires auprès de la Belastingdienst. Les impôts sur les salaires sont un terme générique désignant :

L'impôt sur les salaires / cotisations de sécurité sociale nationale

La cotisation d'assurance maladie liée au revenu (Zvw)

Les cotisations d'assurance salariés (WW et WAO / WIA)

Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans le manuel relatif aux impôts sur les salaires. Vous le recevrez de la Belastingdienst lorsque vous vous enregistrerez en tant qu'employeur. Vous pouvez également consulter ce manuel en ligne en le téléchargeant sur le site de la Belastingdienst.

Gérer la paie

En dehors du contrat mentionné ci-dessus et des obligations fiscales, l'embauche implique également une charge administrative importante, en particulier la gestion de la paie.

La gestion de la paie se compose de divers formulaires et calculs. Il faut penser à des formulaires tels que la déclaration de salaire, la fiche de paie et le relevé annuel. Ce sont tous des documents importants pour le calcul des salaires et des montants dus.

Mais ne vous laissez pas décourager. De nombreux conseils sont à votre disposition si vous en avez besoin. Contactez Intercompany Solutions pour plus d'informations.

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Sources

• Business.gov.nl - employer du personnel aux Pays-Bas
• UWV - assurance des salariés néerlandais et informations sur le travail
• SVB - sécurité sociale néerlandaise et certificats A1
• Commission européenne - fiscalité et union douanière
• PwC Pays-Bas - analyses fiscales et publications
• Hoge Raad 2025, dissolution d'un contrat de travail (ECLI:NL:HR:2025:1171)
• Hoge Raad 2022, licenciement pour motifs économiques (ECLI:NL:HR:2022:276)
• Burgerlijk Wetboek Boek 7, droit du travail (wetten.overheid.nl)
• Loyens & Loeff - analyses juridiques et fiscales
• Cour de justice de l'UE, CCOO sur l'enregistrement du temps de travail (C-55/18)
• Belastingdienst - calcul des impôts sur les salaires