Conditions générales

Conditions générales ICS Formations BV

Article 1. Définitions

Dans les présentes conditions générales, les définitions suivantes s'appliquent :

1.1 Conditions générales : l'ensemble des dispositions telles qu'incluses ci-dessous.

1.2 ICS Formations BV : la société à responsabilité limitée ICS Formations BV, ayant son siège social à Bredaseweg 185, 2e etage, 4872LA Etten-Leur, immatriculée au registre du commerce de la Chamber of Commerce sous le numéro 95852565, légalement représentée par Ivo van Dijke. ICS Formations BV comprend toutes les dénominations commerciales.

Sauf convention contraire expresse dans les présentes conditions générales, toutes les conditions s'appliquent également aux dénominations commerciales.

et ICS Advisory & Finance BV 37, 3011 AA Rotterdam, Pays-Bas, immatriculée au registre du commerce de la Chamber of Commerce sous le numéro 71469710, légalement représentée par Ivo van Dijke.

Ensemble, les deux sociétés seront désignées sous le nom de « ICS », le client reconnaissant que :

ICS Advisory & Finance BV prend en charge tous les services comptables pour les clients d'ICS.

ICS Formations BV fournit la création d'entreprises, les demandes de numéros de TVA, les services de secrétariat, les services de traduction et l'assistance générale d'ICS.

1.3 Client : la personne physique ou morale qui a conclu un contrat avec ICS.

1.4 Parties : ICS et le client ensemble.

1.5 Contrat : tout contrat, ainsi que les actes (juridiques) de préparation et d'exécution de celui-ci, ayant pour objet de faire exécuter par ICS des travaux commandés par ou pour le profit du Client.

1.6 Travaux : tous les travaux commandés par le Client ou exécutés par ICS à tout autre titre, au sens le plus large du terme.

1.7 Documents : tous les éléments mis à disposition d'ICS par le Client, tels que les documents (numériques) ou supports de données et tous les éléments produits par ICS dans le cadre du contrat, y compris les documents (numériques) ou supports de données.

1.8 Par écrit : toute communication écrite, y compris la communication par e-mail et la messagerie numérique, à condition que l'identité de l'expéditeur et l'authenticité de la communication soient suffisamment établies.

Article 2. Applicabilité des conditions générales

2.1 Les présentes conditions générales s'appliquent à toutes les offres faites, devis soumis, contrats conclus, services rendus et autres actions entreprises par ICS. Les dérogations aux présentes conditions générales ne sont valables que si et dans la mesure où elles ont été convenues par écrit par les parties.

2.2 Les présentes conditions générales s'appliquent également à tous les contrats avec ICS qui nécessitent l'intervention de tiers.

2.3 En cas de conflit entre les présentes conditions générales et les dispositions d'un contrat, les dispositions du contrat prévaudront.

2.4 Si le client utilise des conditions générales (d'achat ou de livraison) et y fait référence, leur applicabilité est expressément exclue par la présente. Les conditions contraires aux présentes conditions générales ne seront pas acceptées par ICS.

2.5 La version la plus récente des conditions générales d'ICS s'applique. ICS se réserve le droit de modifier et de compléter unilatéralement les présentes conditions générales. Les modifications s'appliqueront également aux contrats déjà conclus, sous réserve d'un délai de 30 jours à compter de l'annonce des modifications. ICS fournira au client la version la plus récente des conditions générales ou la publiera sur son site web.

2.6 Si une ou plusieurs dispositions des présentes conditions générales sont à tout moment totalement ou partiellement nulles, déclarées nulles ou annulées, les autres dispositions des présentes conditions générales restent pleinement applicables. Les parties se consulteront pour convenir d'une nouvelle disposition remplaçant la disposition nulle ou annulée. L'objet et la portée de la disposition initiale seront respectés autant que possible.

2.7 Si ICS, de sa propre initiative, déroge aux présentes conditions générales en faveur du client, aucun droit ne pourra jamais en être déduit par le client.

Article 3. Offres et devis

3.1 Une offre faite par ICS est sans engagement. ICS se réserve le droit de révoquer une offre faite au plus tard trois jours après réception de l'acceptation.

3.2 Les offres seront faites par écrit et/ou par voie numérique, sauf si des circonstances urgentes rendent cela impossible.

3.3 L'offre d'ICS n'inclut pas d'honoraires pour la coopération. L'offre et/ou le devis peuvent inclure des postes de coûts estimés et des heures estimées. Les coûts et heures réels encourus seront ensuite facturés a posteriori.

3.4 Le client est responsable de l'exactitude et de l'exhaustivité des informations et données fournies par lui ou en son nom à ICS sur lesquelles l'offre est basée. Si, après l'établissement de l'offre, il apparaît que les données fournies diffèrent des circonstances prévalentes, ICS a le droit d'ajuster les prix et autres conditions concernées. ICS n'est pas tenue de vérifier l'exactitude des informations ou données fournies par le client ou des tiers.

3.5 Un devis composé n'oblige pas ICS à exécuter une partie de la mission à une part correspondante du prix devisé.

3.6 ICS ne peut être tenue au respect de ses offres et/ou devis si le client comprend ou peut raisonnablement comprendre que l'offre et/ou le devis, ou toute partie de celui-ci, contient une erreur manifeste, une coquille, une erreur d'impression, de composition ou de frappe.

3.7 Les offres et/ou devis ne s'appliquent pas automatiquement aux missions futures.

Article 4. Réalisation des contrats

4.1 Le contrat est conclu après l'acceptation par le client de l'offre faite par ICS.

4.2 Si l'acceptation du client s'écarte, sur des points mineurs ou non, de l'offre de ICS, le contrat sera conclu si ICS a accepté (par écrit) cette ou ces dérogations.

4.3 Si le client passe une commande auprès d'ICS sans offre préalable, ICS n'est liée par cette commande qu'après l'avoir confirmée (par écrit) au client.

4.4 Les contrats ne deviennent contraignants pour ICS que par confirmation écrite d'ICS ou dès qu'ICS, sans opposition du client, a commencé l'exécution de la mission.

4.5 Les modifications apportées aux contrats ne seront valables que si et dans la mesure où elles ont été convenues (par écrit) entre les parties. ICS apportera les modifications souhaitées, à condition que cela soit raisonnablement possible. Les modifications peuvent entraîner le dépassement par ICS d'un délai convenu dans le contrat, ce qui sera considéré comme un cas de force majeure.

4.6 Si, au cours de l'exécution du contrat, il apparaît que pour une bonne exécution du contrat il est nécessaire de modifier ou de compléter le contrat, ICS en informera le client dès que possible. Les parties procéderont à la modification du contrat en temps utile et de concert.

Article 5. Durée des contrats

5.1 Un contrat est conclu pour une durée indéterminée, sauf si le contenu, la nature ou la portée du contrat en dispose autrement, ou si les parties en conviennent expressément autrement par écrit.

5.2 Si un délai a été convenu pour l'exécution de certaines tâches, celui-ci ne doit jamais être considéré comme une date limite impérative. Le non-respect d'un tel délai ne constitue donc pas un manquement imputable à ICS, ni un motif de résiliation du contrat.

Article 6. Obligations du client

6.1 Le client doit être âgé d'au moins 18 ans. ICS ne conclut pas de contrats avec des mineurs.

6.2 Le client est responsable de la fourniture en temps utile et complète de toutes les informations, données et documents qui sont nécessaires ou dont le client devrait raisonnablement comprendre qu'ils sont nécessaires à l'exécution du contrat.

6.3 Si les informations et documents nécessaires à l'exécution du contrat ne sont pas fournis à ICS en temps utile et de manière complète, ICS aura le droit de suspendre l'exécution du contrat et de facturer au client les frais supplémentaires résultant du retard selon les tarifs en vigueur à ce moment-là.

6.4 Si le client doit fournir des informations, données et/ou documents nécessaires à l'exécution correcte et complète du contrat, le délai d'exécution commencera après que le client aura fourni ces données et/ou documents à ICS.

6.5 Le client garantit l'exactitude, l'exhaustivité et la fiabilité des données et documents fournis à ICS, même s'ils proviennent de tiers. Le client demeure responsable et engagé quant aux conséquences possibles de la fourniture d'informations, de données et de documents inexacts, incomplets et non fiables.

6.6 Si le client en fait la demande, les documents fournis lui seront restitués.

6.7 Le client est tenu d'informer ICS de toutes les informations et données qui sont nécessaires ou utiles à la (suite de l') exécution du contrat.

6.8 Le client est lui-même responsable de la conservation sûre et correcte des fichiers numériques et/ou de leur sauvegarde. ICS n'est pas responsable de la perte de fichiers (numériques) ou du piratage de ceux-ci.

6.9 Il est conseillé au client de consulter son conseiller juridique/fiscal et/ou son comptable avant de signer un contrat.

Article 7. Obligation d'information et de diligence raisonnable

7.1 Le client doit immédiatement informer ICS :

• si le client est déclaré en faillite ou dépose le bilan ;
• si le client demande un sursis (temporaire) de paiement ;
• si le client fait l'objet d'une saisie ;
• si le client est placé sous tutelle ou curatelle ;
• si la structure de l'entreprise du client change ;
• si la propriété de l'entreprise du client change ;
• si le client perd d'une autre manière le pouvoir de disposition ou la capacité juridique concernant tout ou partie de ses biens.

7.2 Le client doit envoyer à ICS un extrait de casier judiciaire sur demande.

7.3 ICS peut demander au Client une vérification de diligence supplémentaire pour les raisons suivantes :

• expiration d'anciens documents ;
• motifs légaux de demander des détails supplémentaires ;
• réalisation d'un contrôle de routine tel que prévu par la réglementation nationale et internationale LCB/FT, telle que la loi Anti Money Laundering and Anti-Terrorist Financing Act, et les réglementations européennes et internationales équivalentes ;
• réception de nouvelles informations ou d'une demande de diligence raisonnable émanant d'une autorité officielle, d'un notaire ou d'une autre organisation compétente.

Si le Client ne répond pas à la demande dans un délai raisonnable (deux semaines à 30 jours) et après opportunité accordée, malgré les rappels envoyés, le Prestataire de services a le droit de résilier immédiatement le contrat. Dans de tels cas, tous les montants versés seront conservés par ICS.

Article 8. Exécution des contrats

8.1 ICS déterminera la manière dont le contrat sera exécuté et la ou les personnes qui l'exécuteront. Ce faisant, ICS tiendra compte des instructions données par le client.

8.2 ICS exécutera le contrat au mieux de ses connaissances et de ses capacités, conformément aux exigences de bonne exécution et de diligence raisonnable et dans le respect des règles de conduite et de la pratique professionnelle applicables. Le tout sur la base de l'état des connaissances scientifiques à ce moment-là. ICS a une obligation de moyens en ce qui concerne les services rendus et ne peut être tenue responsable sur la base d'une obligation de résultat ; ICS ne peut donc pas être tenue responsable de résultats décevants et/ou du non-respect des objectifs prévus en raison de ses services déjà rendus.

8.3 ICS déploie tous les efforts raisonnables pour sécuriser les données qu'ICS stocke pour le client de manière à ce que ces données ne soient pas accessibles à des personnes non autorisées.

8.4 ICS est en droit, sans préavis ni consentement explicite du client, de faire exécuter (partiellement) les services convenus par des tiers, si cela est souhaitable de l'avis d'ICS. ICS n'est pas responsable des erreurs et/ou manquements de tiers engagés, si ICS a fait preuve d'une diligence suffisante dans le choix de ces tiers.

8.5 ICS a le droit d'exécuter la mission par phases.

8.6 Si la mission est exécutée par phases, ICS a le droit de suspendre l'exécution des parties appartenant à la ou aux phases suivantes jusqu'à ce que le client ait approuvé par écrit les résultats de la phase précédente (comme l'approbation du projet d'acte).

8.7 Si la mission est exécutée par phases, ICS a le droit de facturer séparément chaque partie exécutée et d'en exiger le paiement. Tant que cette facture n'est pas payée par le Client, ICS ne sera pas tenue d'exécuter la phase suivante et ICS sera en droit de suspendre la mission.

8.8 En cas de recours à un service comptable, le client doit soumettre les documents nécessaires à la comptabilité (ou au dépôt de la déclaration fiscale) mensuellement ou dans un délai acceptable (un maximum de 10 jours après la fin de la période comptable) :

• Pour le premier trimestre, les documents doivent être reçus par ICS au plus tard le 10 avril ;
• Pour le deuxième trimestre, les documents doivent être reçus par ICS au plus tard le 10 juillet ;
• Pour le troisième trimestre, les documents doivent être reçus par ICS au plus tard le 10 octobre ;
• Pour le quatrième trimestre, les documents doivent être reçus par ICS au plus tard le 10 janvier.

Toutes les conséquences découlant du non-dépôt des comptes dans les délais ou de manière incomplète seront aux frais et risques du client.

8.9 ICS exécutera ses obligations en utilisant les informations fournies par le client. ICS ne peut être tenue responsable ou engagée pour des retards dans le dépôt des déclarations fiscales si le client n'a pas soumis les documents requis dans les délais (jusqu'à dix jours après la fin de la période comptable) ou n'a pas payé à l'avance les services comptables.

8.10 ICS ne pourra être tenue responsable de tout intérêt de retard encouru en raison de :

(a) Soumission tardive de la déclaration fiscale annuelle, dans les cas où le client n'a pas approuvé le rapport annuel dans le délai imparti de 30 jours à compter de sa date de transmission au client ; ou

(b) Soumission tardive de la déclaration de TVA trimestrielle, dans les cas où le client n'a pas fourni à ICS la documentation requise dans les délais prescrits énoncés à l'article 8.8 des présentes conditions générales.

8.11 Les informations fournies par ICS dans le cadre du contrat sont soumises à la jurisprudence et aux lois et réglementations en vigueur à ce moment-là. ICS n'est pas responsable ou engagée si une modification de la jurisprudence et/ou des lois et réglementations affecte le client.

8.12 ICS aura à tout moment le droit de demander le report nécessaire pour déposer les déclarations fiscales, etc. pour le client. Le client donne par la présente son consentement express et inconditionnel à la demande de report.

8.13 Dans le cas où le client nécessite une assistance pour l'ouverture d'un compte bancaire ou d'un compte d'établissement de monnaie électronique, ICS déploiera des efforts raisonnables pour fournir cette assistance. Cependant :

(a) ICS est légalement dans l'impossibilité d'exécuter directement ce service pour le compte du client ;

(b) L'approbation de toute demande ultérieure reste à la seule discrétion de l'institution financière concernée.

8.14 Le client ne peut tirer aucun droit des engagements pris par ICS qui n'ont pas été consignés par écrit par la direction d'ICS. Les employés autres que la direction ne sont pas autorisés à prendre des engagements et ICS ne pourra jamais être tenue responsable de cela.

8.15 ICS se réserve le droit d'appliquer un tarif personnalisé pour des situations comptables exceptionnellement complexes, incluant sans s'y limiter :

• Les transactions impliquant des devises étrangères ;
• La préparation de rapports interentreprises ;
• Les états financiers consolidés ;
• Les situations nécessitant de multiples révisions de données ou de nombreuses révisions après le projet de rapport ;
• Les situations dans lesquelles, pour toute raison indépendante de la volonté d'ICS, le temps passé sur le dossier dépasse considérablement la norme.

Le tarif spécifique sera déterminé en fonction des circonstances particulières et de la complexité de la situation. ICS informera le client dès que possible concernant un devis personnalisé.

Article 9. Immigration

9.1 ICS ne porte aucune responsabilité ni engagement quant au refus du permis si le client n'a pas fourni les documents nécessaires.

9.2 ICS ne porte aucune responsabilité si le client est refusé par l'Immigration and Naturalization Service. Aucune institution aux Pays-Bas ne peut garantir une acceptation.

9.3 ICS ne porte aucune responsabilité quant au contenu des business plans du client ou au refus d'un financement/permis/etc. basé sur ces business plans.

Article 10. Dispositions particulières relatives à la création d'entreprise

10.1 Les frais de création d'une entité comprennent l'immatriculation de la société, c'est-à-dire la notarisation et l'immatriculation auprès de la Dutch Chamber of Commerce.

10.2 ICS Formations B.V. est responsable de l'immatriculation de la société. Le client est responsable de la société elle-même.

10.3 ICS Formations B.V. ne porte aucune responsabilité ni engagement pour les retards causés par des circonstances imprévues, telles que mentionnées à l'article 16 des présentes conditions générales (force majeure), les pannes techniques à la Chamber of Commerce et d'autres événements échappant au contrôle d'ICS Formations B.V.

10.4 Le client doit donner son approbation sur le projet d'acte. ICS Formations B.V. n'est pas responsable des erreurs dans l'acte après la constitution, après que le client a pu consulter le projet d'acte et a donné ou a pu donner son approbation. Les frais (supplémentaires) éventuels pour les modifications des statuts seront à la charge et aux risques du client.

10.5 Le client doit avoir une maîtrise suffisante du néerlandais et/ou de l'anglais. Si le client ne maîtrise pas suffisamment le néerlandais et/ou l'anglais, le client doit en informer immédiatement ICS Formations B.V. afin qu'un interprète puisse être organisé. Les frais de l'interprète seront à la charge et aux risques du client.

10.6 L'acte officiel de constitution sera fourni en néerlandais, accompagné d'une traduction non officielle en anglais. Si le Client nécessite une traduction officielle dans une autre langue, des services de traduction assermentée peuvent être organisés moyennant des frais supplémentaires.

10.7 Dans le cas où la structure de l'entreprise du client comprend plus de trois (3) entités nécessitant des vérifications Know Your Customer (KYC), ICS Formations B.V. se réserve le droit d'imposer des frais supplémentaires pour chaque entité dépassant ce seuil. Ces frais supplémentaires s'appliqueront comme suit :

(a) Pour les trois (3) premières entités, les vérifications KYC seront effectuées dans le cadre de la prestation de services standard ;

(b) Pour chaque entité au-delà des trois (3) initiales, des frais supplémentaires de €125 seront prélevés pour couvrir les coûts associés aux vérifications KYC supplémentaires ;

(c) Pour les structures impliquant des paradis fiscaux, des frais supplémentaires peuvent être appliqués ;

(d) Le montant des frais supplémentaires sera déterminé par ICS Formations B.V. et communiqué au client avant le début des procédures KYC supplémentaires.

Article 11. Dispositions particulières relatives au forfait secrétariat

11.1 Le contrat relatif au forfait secrétariat est conclu pour une durée d'un an à compter de la date de constitution. Si la constitution a été réalisée par un autre prestataire, le contrat est conclu pour une durée d'un an à compter de la date de paiement.

11.2 La première demande de numéro de TVA est incluse dans le forfait secrétariat. Il s'agit d'un service ponctuel s'appliquant au premier numéro de TVA. D'autres services, tels que le changement de numéro de TVA, sont considérés comme des travaux supplémentaires et entraîneront donc des frais additionnels.

11.3 ICS Formations B.V. n'est pas responsable ni engagée quant aux décisions prises par des organismes gouvernementaux, tels qu'un notaire, la Dutch Chamber of Commerce, le Dutch Tax Office, etc.

Article 12. Honoraires pour services comptables supplémentaires

12.1 Les tarifs des services s'entendent hors TVA et hors autres frais, tels que d'autres taxes gouvernementales, frais de déplacement, d'expédition et/ou frais de tiers engagés, sauf indication contraire explicite ou convention contraire. Les frais supplémentaires seront facturés au client sur la base d'un calcul ultérieur.

12.2 Les honoraires d'ICS Advisory & Finance, si nécessaire augmentés des avances et factures des tiers engagés, seront facturés au client par mois, par trimestre, par an ou après achèvement des travaux, y compris toute taxe sur le chiffre d'affaires due.

12.3 ICS se réserve le droit d'ajuster les prix de ses services en cas d'augmentation des coûts encourus par l'entreprise, y compris, mais sans s'y limiter, l'inflation et d'autres dépenses d'exploitation. Le montant de toute augmentation de prix sera déterminé par ICS à sa discrétion.

Le client sera informé à l'avance de toute augmentation de prix prévue et aura la possibilité de résilier son abonnement à la fin de l'exercice financier.

Article 13. Facturation, paiement et recouvrement

13.1 Le paiement de la facture doit être effectué dans les 15 jours suivant la date de facture, sauf si un autre délai de paiement a été expressément convenu ou indiqué.

13.2 ICS se réserve le droit à tout moment d'exiger un prépaiement (complet) ou toute autre garantie de paiement de la part du Client.

13.3 Les objections à la facture ne suspendent pas l'obligation de paiement du client.

13.4 En cas de défaut de paiement dans les délais ou de paiement incomplet, ICS sera en droit de suspendre l'exécution du contrat avec effet immédiat ou de le résilier au moyen d'une déclaration écrite.

13.5 En cas de paiement tardif ou incomplet, le client sera de plein droit en demeure et ICS aura le droit, sans qu'une mise en demeure préalable ne soit nécessaire, de facturer au client l'intérêt légal à compter de la date d'échéance jusqu'à la date de paiement intégral.

13.6 ICS est en droit de facturer au client des frais de recouvrement (extra)judiciaires de 15 % du montant total convenu, avec un minimum de € 150,-, y compris dans la mesure où les frais réels dépassent l'ordonnance judiciaire sur les frais, sans qu'une mise en demeure préalable ne soit requise. Ce dernier s'applique dans la mesure où les dispositions impératives ne s'y opposent pas.

13.7 Les paiements effectués par le client seront d'abord déduits par ICS de tous les intérêts et frais dus, puis des factures exigibles les plus anciennes.

13.8 En cas de mission donnée conjointement, les clients, dans la mesure où les services ont été exécutés pour le compte des clients conjoints, seront solidairement responsables du paiement du montant de la facture, quel que soit le nom figurant sur la facture.

Article 14. Incapacité de paiement

14.1 ICS sera en droit de résilier le contrat par écrit sans autre mise en demeure et sans intervention judiciaire, au moment où le client :

• est declared en faillite ou dépose le bilan ;
• demande un sursis (temporaire) de paiement ;
• fait l'objet d'une saisie-exécution ;
• perd d'une autre manière le pouvoir de disposition ou la capacité juridique concernant tout ou partie de ses biens.

Article 15. Suspension et résiliation

15.1 ICS aura le droit de suspendre l'exécution de ses obligations jusqu'à ce que toutes les créances exigibles sur le client aient été intégralement payées, si (1) le client ne remplit pas ses obligations en vertu du contrat ou ne les remplit pas entièrement, ou (2) si ICS a pris connaissance de circonstances qui lui donnent de bonnes raisons de craindre que le client ne sera pas en mesure de remplir (correctement) ses obligations, ou (3) si lors de la conclusion du contrat il a été demandé au client de fournir une garantie pour l'exécution de ses obligations en vertu du contrat et que cette garantie n'est pas fournie.

15.2 ICS est également autorisée à résilier le contrat (ou à faire résilier le contrat) dans les situations mentionnées au premier paragraphe du présent article, ou si d'autres circonstances surviennent d'une nature telle que l'exécution du contrat est impossible ou ne peut plus être exigée selon les normes de raisonnabilité et d'équité. Cela comprend également le cas où le client refuse de prendre en compte et/ou ne se conforme pas aux demandes supplémentaires de diligence raisonnable aux fins du respect des lois et réglementations (par ex. directive anti-blanchiment / WWFT).

15.3 La résiliation se fera par notification écrite et sans intervention judiciaire.

15.4 Si le contrat est résilié, les créances d'ICS envers le client deviennent immédiatement exigibles.

15.5 ICS se réserve le droit de réclamer des dommages-intérêts et n'est pas responsable des dommages ou frais encourus par le client ou des tiers.

15.6 Communication entre les parties

(a) ICS communiquera avec le client exclusivement par courrier électronique (e-mail) et par téléphone.

(b) Dans le cas où : (i) La correspondance est adressée à une adresse e-mail ou à un numéro de téléphone qui n'est plus utilisé ; et (ii) Le client n'a pas informé ICS en temps utile de ce changement, ICS ne pourra être tenue responsable de tout dommage, amende ou autre conséquence défavorable résultant de la non-réception de cette correspondance par le client.

(c) Le client est seul responsable de :

• Maintenir des adresses e-mail et des numéros de téléphone à jour et fonctionnels pour la communication avec ICS ; et
• Notifier rapidement à ICS tout changement concernant ses coordonnées.

(d) Toute réclamation contre ICS pour pertes ou dommages découlant de défaillances de communication dues à des coordonnées obsolètes ou inexactes fournies par le client est expressément renoncée.

Article 16. Force majeure

16.1 Si l'exécution du contrat devient impossible en raison d'une cause dont ICS ne peut être tenue responsable ou en raison de laquelle l'exécution de ses obligations ne peut raisonnablement être exigée d'ICS, y compris, mais sans s'y limiter, la maladie, des pannes dans le réseau informatique ou d'autres pannes techniques, les manquements de tiers engagés par ICS, les mesures gouvernementales et autres stagnations dans le cours normal des affaires au sein de son entreprise, ICS aura le droit de suspendre l'exécution du contrat.

16.2 Dans les présentes conditions générales, la force majeure désigne : une circonstance qui ne peut être attribuée à la faute d'ICS et qui ne peut être attribuée à ICS en vertu de la loi, d'un acte juridique ou de la pratique généralement admise. Outre cette interprétation de la force majeure au sens de la loi et de la jurisprudence, la force majeure comprend également : toutes les causes externes, prévues ou imprévues, sur lesquelles ICS ne peut exercer aucune influence, mais qui empêchent ICS de remplir ses obligations.

16.3 En cas de force majeure, ICS déploiera des efforts raisonnables pour fournir une solution alternative, si souhaité.

16.4 Si la situation de force majeure survient au moment où ICS a (partiellement) exécuté ses obligations ou sera en mesure de les exécuter, ICS est en droit de facturer la partie déjà exécutée ou à exécuter. Le client est tenu de payer cette facture comme s'il s'agissait d'un contrat distinct.

16.5 À partir du moment où la situation de force majeure dure depuis au moins 2 mois ou présente un caractère permanent, les deux parties peuvent résilier (partiellement) le contrat au moyen d'une notification écrite, sans intervention judiciaire, sans que les parties ne puissent prétendre à des dommages-intérêts.

Article 17. Responsabilité et indemnisation

17.1 Dans le cas où le client prouve qu'il a subi des dommages à la suite d'un manquement imputable à ICS, résultant de ou lié à l'exécution du contrat, la responsabilité d'ICS pour les dommages directs uniquement sera limitée à un montant maximum correspondant au montant auquel, dans le cas concerné, ICS a droit en vertu de l'assurance responsabilité civile souscrite par ICS, augmenté de la franchise d'ICS au titre de cette assurance.

17.2 Si, pour quelque raison que ce soit, aucun paiement n'est effectué au titre de l'assurance responsabilité civile visée au premier paragraphe du présent article, toute responsabilité sera limitée à un montant maximum correspondant à la (partie du) montant de la facture à laquelle se rapporte la responsabilité.

17.3 ICS ne sera responsable que des dommages directs. Par dommages directs, on entend exclusivement :

• les frais raisonnables encourus pour établir la cause et l'étendue du dommage, dans la mesure où cette constatation concerne un dommage au sens des présentes conditions ;
• tous frais raisonnables encourus pour rendre la prestation défectueuse d'ICS conforme au contrat, dans la mesure où ils peuvent être attribués à ICS ;
• les frais raisonnables encourus pour prévenir ou limiter le dommage, dans la mesure où le client démontre que ces frais ont conduit à la limitation du dommage direct tel que visé au présent article.

17.4 La responsabilité d'ICS pour les dommages indirects, y compris mais sans s'y limiter les dommages consécutifs, le manque à gagner, les économies manquées, les données ou matériels altérés ou perdus, les dommages dus à une interruption d'activité, les préjudices corporels ou matériels, est exclue.

17.5 ICS ne sera jamais responsable des dommages, de quelque nature que ce soit, résultant de :

• le non-respect par le client des obligations contenues dans les présentes conditions générales ;
• une situation de force majeure telle que visée à l'article 16 des présentes conditions générales ;
• la fourniture de données, d'informations et/ou de documents inexacts et/ou incomplets fournis par ou au nom du client, y compris le défaut ou le refus du client de fournir des informations et/ou des données à temps ;
• le non-respect par le client des exigences légales de facturation et/ou l'application de taux de TVA incorrects ;
• les dommages causés aux informations, données et/ou enregistrements ou la perte des informations, données et/ou enregistrements du client stockés chez ICS ou des tiers ;
• l'utilisation des services à des fins autres que celles prévues ;
• le défaut d'exécution ou le respect inapproprié des conseils et/ou instructions d'ICS par le client ou des tiers ;
• les dommages ou la destruction de documents pendant le transport ou l'expédition par courrier ou service de messagerie, que le transport ou l'expédition soit effectué par ou pour le compte du client, d'ICS ou de tiers ;
• les erreurs ou pannes des équipements ou logiciels utilisés ;
• un délai (de livraison) et/ou d'exécution plus long que prévu à l'origine, quelle qu'en soit la raison sous-jacente ;
• la violation des droits de propriété intellectuelle et/ou des droits à la vie privée, parce que des tiers ont obtenu un accès non autorisé aux informations et/ou données d'ICS et/ou du client ;
• la violation des droits de propriété intellectuelle parce que le client enfreint les droits de propriété intellectuelle de tiers ;
• des résultats décevants et/ou le non-respect des objectifs fixés ;
• des erreurs et/ou des manquements de tiers engagés, y compris des organismes gouvernementaux et des problèmes (techniques) à la Chamber of Commerce.

17.6 ICS ne sera jamais responsable de tout dommage subi par des tiers. Le client indemnisera et dégagera ICS, son personnel et ses sous-traitants de toute responsabilité contre toute réclamation de tiers due à ou résultant de l'exécution du contrat.

17.7 Toute responsabilité d'ICS expire par le seul écoulement d'un an à compter du moment où le contrat a été résilié par achèvement, annulation ou résiliation.

17.8 Les dispositions du présent article s'appliquent sauf en cas d'intention frauduleuse ou de témérité délibérée de la part d'ICS ou de ses dirigeants et si des dispositions impératives en disposent autrement.

Article 18. Transfert des risques

18.1 Le risque de perte ou de dommage aux éléments faisant l'objet de la mission est transféré au client à partir du moment où ils sont légalement et/ou effectivement livrés au client et ainsi placés sous le contrôle du client ou d'un tiers désigné par le client.

Article 19. Confidentialité

19.1 ICS est tenue au secret à l'égard des tiers qui ne sont pas impliqués dans l'exécution de la mission. Cette confidentialité concerne toutes les informations de nature confidentielle mises à la disposition d'ICS par le client et les résultats obtenus par leur traitement. Cette confidentialité ne s'applique pas dans la mesure où des dispositions légales ou professionnelles exigent une divulgation.

Article 20. Propriété intellectuelle

20.1 ICS se réserve tous les droits relatifs aux produits de l'esprit qu'elle utilise ou a utilisés dans le cadre de l'exécution du contrat avec le Client, dans la mesure où des droits légaux sur ces produits peuvent exister ou être établis.

20.2 Il est expressément interdit au Client de dupliquer, publier, traiter ou exploiter les produits, y compris, mais sans s'y limiter, les conseils, les méthodes de travail, les contrats (modèles) et les conceptions de systèmes et/ou autres produits intellectuels sans l'autorisation préalable d'ICS.

20.3 Le Client n'est pas autorisé à fournir des produits de l'esprit à des tiers, autrement que pour obtenir un avis d'expert sur le travail d'ICS.

20.4 Le Client indemnisera ICS de toute réclamation de tiers fondée sur la violation de tous droits de propriété intellectuelle.

20.5 En cas de violation des dispositions du présent article, le Client sera tenu d'indemniser intégralement tous les dommages subis par ICS et par des tiers.

Article 21. Résiliation des services et politique de remboursement

21.1 Si les services sont interrompus prématurément par le Client, ICS aura droit à une indemnisation pour la perte plausible d'utilisation des capacités qui en résulte, à moins que la résiliation ne soit imputable à ICS. En outre, le client sera alors tenu de payer les factures pour les travaux exécutés jusqu'à ce moment et les dépenses effectuées par ICS et des tiers.

21.2 Éligibilité au remboursement et conditions

Le client peut, dans des circonstances spécifiques et à la seule discrétion d'ICS, être éligible à un remboursement. Cette éligibilité sera déterminée conformément au tableau de remboursement fourni à l'Annexe A et aux dispositions suivantes :

(a) Circonstances non remboursables :

1. Si le client interrompt le processus de constitution après que tous les documents ont été transmis au notaire ;
2. Si le notaire rejette l'immatriculation du client en raison de vérifications KYC infructueuses ;
3. Si le client refuse de fournir les informations nécessaires aux vérifications KYC ;
4. Si la Dutch Chamber of Commerce refuse la constitution.

Dans ces cas, aucun remboursement des frais de constitution ne sera accordé.

(b) Remboursement partiel : En cas d'échec du client aux vérifications KYC, ICS ne retiendra que les coûts associés aux vérifications KYC. Le montant restant payé pourra être remboursé au client.

(c) Suspension du processus de constitution : (i) Si le client ne répond pas pendant une période allant jusqu'à 30 jours, le processus de constitution sera suspendu ; (ii) Le processus pourra être repris dans un délai de six mois, sous réserve de frais supplémentaires ; (iii) Après six mois, des frais supplémentaires de €500 seront appliqués pour reprendre le processus de constitution.

(d) Expiration du paiement : Si le client reste sans réponse pendant plus d'un an, le paiement initial expirera. Le client devra à nouveau payer le prix intégral de la constitution pour réinitialiser le processus.

(e) Services prépayés : Dans les cas où le client a prépayé des services de secrétariat ou de comptabilité, et que la constitution de la société est entravée pour l'une des raisons mentionnées dans cet article, un remboursement pour ces services prépayés pourra être accordé à la discrétion d'ICS.

21.3 Si le contrat est résilié prématurément par ICS, ICS veillera, en concertation avec le client, à transférer à des tiers les travaux restant à effectuer, à moins que la résiliation ne soit imputable au client. ICS est en droit de facturer des frais de transfert au client.

21.4 L'annulation de services achetés ne donne pas automatiquement droit à un remboursement pour le Client. ICS peut refuser d'accorder un remboursement si des frais ont déjà été engagés pour la fourniture du service. Chaque demande de remboursement sera examinée au cas par cas, en tenant compte des circonstances spécifiques de l'annulation et des frais associés.

Article 22. Réclamations / plaintes

22.1 Les réclamations concernant les travaux exécutés doivent être adressées par écrit à ICS dans les 15 jours suivant la date d'expédition des documents ou des informations faisant l'objet de la réclamation du client, ou dans les 15 jours suivant la découverte du défaut, si le client prouve qu'il ne pouvait pas raisonnablement avoir découvert le défaut plus tôt.

22.2 Les réclamations concernant la facture doivent être portées à la connaissance d'ICS dans les 15 jours suivant sa réception.

22.3 Une réclamation ne suspend pas l'obligation de paiement du client.

22.4 Les réclamations ne seront pas traitées après les délais susmentionnés. Toutes les conséquences d'un signalement non immédiat seront aux frais et risques du client.

22.5 ICS se verra accorder la possibilité d'examiner la réclamation et aura à tout moment le droit d'améliorer l'exécution du contrat. En cas de réclamation justifiée, ICS consultera le client afin de parvenir à une solution appropriée.

22.6 Le client n'aura jamais droit au remboursement intégral du montant convenu ou payé. Une éventuelle réduction de prix est à tout moment à la discrétion d'ICS.

Article 23. Droit applicable et juridiction compétente

23.1 Tous les contrats entre le Client et ICS, ainsi que tout litige en découlant, seront exclusivement régis par le droit néerlandais.

23.2 L'applicabilité de la Convention de Vienne sur les contrats de vente internationale de marchandises ou d'autres lois et réglementations internationales applicables est expressément exclue.

23.3 Le tribunal néerlandais du ressort dans lequel ICS est située est exclusivement compétent pour connaître de tout litige entre les parties, à l'exception des dispositions légales impératives.

Annexe A. Politique de remboursement ICS

Constitution / Modification des statuts (y compris services notariés)

• Annulation dans les 24 heures suivant le paiement : remboursement intégral
• Après réalisation des vérifications WWFT par ICS : €150 par personne/entité impliquée
• Dossier examiné par un notaire : €850
• Lorsque le notaire a commencé à travailler sur le dossier : 100 % des frais de constitution

Services de secrétariat

• Annulation dans les 24 heures suivant la constitution (si constitué par une autre partie, dans les 24 heures suivant le paiement) : remboursement intégral
• Plus de 24 heures après la constitution (si constitué par une autre partie, plus de 24 heures après le paiement) : 100 %

Services comptables

• Annulation dans les 24 heures suivant le paiement : remboursement intégral
• Annulation avec préavis (au moins 3 mois avant le début du prochain exercice fiscal) : aucun frais d'annulation pour le prochain exercice fiscal
• Annulation en cours d'exercice fiscal sans préavis : 100 %

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