L'obligation de conservation fiscale selon la loi néerlan...

Lorsque vous créez une entreprise néerlandaise, vous devez respecter toutes les lois néerlandaises qui régissent l'environnement des affaires. L'une de ces lois est l'obligation de conservation fiscale. Cela vous indique essentiellement que vous devez archiver l'administration de votre entreprise pendant un certain nombre d'années. Pourquoi ? Parce que cela permet à la Belastingdienst de contrôler votre administration lorsqu'elle le juge opportun. L'obligation de conservation fiscale est une obligation légale qui s'applique à tous les entrepreneurs aux Pays-Bas. Si vous avez l'habitude de travailler avec des dossiers anciens et des méthodes d'archivage d'administration obsolètes, cela peut s'avérer être un véritable défi. Il y a même de fortes chances que, sans le savoir, vous ne respectiez pas l'obligation de conservation.

En substance, l'obligation de conservation fiscale stipule que tous les entrepreneurs aux Pays-Bas sont légalement tenus de conserver l'administration de leur entreprise pendant sept ans. Veuillez noter que pour certains documents, le délai de conservation de sept ans s'applique, mais pour d'autres, il est de dix ans. Les documents doivent également être stockés de manière à permettre aux inspecteurs de la Belastingdienst de contrôler facilement l'administration dans un délai raisonnable. Dans cet article, nous expliquerons ce que signifie l'obligation de conservation fiscale pour votre entreprise, comment vous pouvez vous y conformer et quels pièges éviter.

Informations sur l'obligation de conservation fiscale

Comme nous l'avons expliqué ci-dessus, tous les chefs d'entreprise néerlandais ont l'obligation légale d'offrir à la Belastingdienst la possibilité de contrôler leur administration jusqu'à sept ans en arrière. Cela s'applique aux données de base concernant vos dépenses et vos recettes financières, telles que le grand livre, la gestion des stocks, les comptes clients et fournisseurs, l'administration des achats et des ventes et la gestion de la paie. Donc tout l'argent qui entre et sort au cours d'un exercice fiscal particulier, qui va du 1er janvier au 31 décembre. Vous devez garder à l'esprit que cela signifie que chaque entrepreneur néerlandais doit être en mesure de présenter toutes les données des sept (ou dix) dernières années lors d'un contrôle inopiné des autorités fiscales. Inopiné signifie qu'ils peuvent venir sans préavis, vous devez donc généralement être prêt à tout moment.

Il existe de nombreuses raisons possibles pour qu'un contrôle ait lieu, bien que cela se produise parfois simplement à titre de vérification générale. Les autorités fiscales peuvent simplement décider que vous avez besoin d'un contrôle périodique afin de s'assurer que vous faites tout de manière légale et que votre administration est à jour. Ces contrôles ont lieu au hasard, mais pas très souvent. Dans d'autres cas, il existe le plus souvent une raison précise pour laquelle les autorités fiscales décident de vous contrôler. Par exemple, vous avez soumis des déclarations que les autorités fiscales jugent suspectes. Vous pouvez également penser à une enquête que l'inspecteur des impôts mène auprès de l'un de vos fournisseurs, d'un partenaire commercial ou d'un autre tiers impliqué. L'inspecteur demande alors l'accès à votre administration et vérifie s'il peut détecter des erreurs ou des irrégularités. C'est pourquoi les teneurs de livres et les experts-comptables rappellent souvent à leurs clients qu'il est très important de tenir une administration claire et bien conçue.

Non seulement parce que les autorités fiscales peuvent venir examiner votre administration, mais aussi en raison d'autres avantages spécifiques pour vous et votre entreprise. Si vous tenez une administration solide, cela vous donne une vision claire de vos chiffres financiers. Vous pouvez en quelque sorte comparer cela à un journal de trésorerie ménager : vous suivez tout l'argent qui entre et qui sort. Cela signifie que vous savez exactement où se situent les problèmes, par exemple lorsque vous dépensez plus en actifs que vous ne réalisez de bénéfices. Même si les chances qu'un inspecteur frappe à votre porte ne sont pas très élevées, il est toujours judicieux d'avoir une administration en ordre. Pour les entrepreneurs, la comptabilité est également une source de chiffres fiable pour prendre des décisions éclairées. Il est ainsi plus facile de décider quand investir dans de nouveaux projets, plutôt que d'investir moins et de privilégier la rentabilité pendant une certaine période. Cela vous donne une vue d'ensemble de la rentabilité de votre entreprise, ce qui est très important si vous souhaitez obtenir un véritable succès.

Quand s'applique le délai d'obligation de conservation de 10 ans ?

Comme nous l'avons brièvement mentionné ci-dessus, la durée habituelle de conservation est de 7 ans. Dans certains cas, les entrepreneurs devront conserver les informations et les données quelques années de plus, à savoir 10 ans. L'une des situations dans lesquelles cette obligation de conservation prolongée s'applique est lorsque vous êtes propriétaire ou locataire d'un immeuble de bureaux ou d'un autre type de local commercial. Les données relatives aux biens immobiliers sont soumises à une obligation de conservation de dix ans. Ainsi, si vous possédez un bien immobilier par l'intermédiaire de votre entreprise, vous êtes soumis à ce délai de conservation plus long. Il en va de même lorsque votre entreprise fournit, ou participe à la fourniture de services de radiodiffusion et de télévision, de services électroniques et/ou de services de télécommunication, et a également opté pour le régime dit OSS (One-Stop-Shop). Gardez à l'esprit qu'il est en fait tout à fait possible de passer des accords avec les autorités fiscales concernant certaines réglementations ou arrangements, tels que :

Le niveau de détail requis pour l'administration
La manière dont les dossiers sont tenus
La conservation de données autres que les données de base pendant une période plus courte

Conservez et mettez également à jour, le cas échéant, le relevé des heures pour les « données de base » relatif à la déduction fiscale annuelle pour les entrepreneurs. Cela vaut également pour le suivi d'un bon registre de kilométrage. Vous devez en tenir un si vous utilisez votre véhicule personnel à des fins professionnelles, ou inversement : lorsque vous utilisez votre véhicule de société exclusivement à des fins professionnelles et jamais à titre privé.

Qui doit exactement tenir une administration ?

L'une des premières questions que vous pourriez vous poser est : qui est tenu de conserver une administration pendant au moins 7 ans ? En réalité, chaque chef d'entreprise a cette obligation. Peu importe la taille de votre entreprise : l'obligation incombe à tout entrepreneur néerlandais. Vous devez non seulement tenir une administration, mais celle-ci doit également être tenue de manière à permettre aux autorités fiscales de la contrôler. Il existe donc des règles et des réglementations, ce qui signifie que votre administration doit être conforme au droit néerlandais. Vous avez besoin de cette administration pour soumettre correctement une déclaration de TVA et une déclaration de livraisons intracommunautaires (ICP), mais aussi pour pouvoir mener à bien vos activités. De manière générale, cela signifie que vous devez conserver tous les documents originaux afin de pouvoir les présenter à l'inspecteur des impôts lors d'un contrôle.

Qui est dispensé de tenir un registre de TVA complet ?

Il existe des entrepreneurs qui ne sont pas tenus de tenir un registre de TVA complet :

Les entrepreneurs qui fournissent uniquement des biens ou des services exonérés de TVA
Les personnes morales qui ne sont pas des entrepreneurs, mais qui possèdent un numéro d'identification TVA

Obligations administratives supplémentaires

Possédez-vous une entreprise qui fait le commerce de biens d'occasion soumis au régime de la marge ? Des obligations administratives supplémentaires s'appliquent alors à vous. Que sont les biens soumis au régime de la marge ? Ce sont généralement des biens d'occasion que vous avez achetés sans payer de TVA. Sous certaines conditions, les articles suivants peuvent également être considérés comme des biens d'occasion soumis au régime de la marge :

Les œuvres d'art
Les antiquités
Les objets de collection que vous achetez ou importez avec de la TVA.

Que regroupe la catégorie des biens d'occasion ?

Les biens d'occasion sont tous les biens que vous pouvez réutiliser, après réparation ou non. Veuillez noter que tous les biens que vous achetez à un particulier sont toujours des biens d'occasion, même s'ils n'ont jamais été utilisés. Les biens d'occasion comprennent également les animaux élevés au sein de l'entreprise, comme dans le cas des chevaux. Lorsque vous faites le commerce de biens soumis au régime de la marge, vous devez tenir des registres. Cela est dû au fait que le commerce de biens sous le régime de la marge est soumis à des obligations administratives générales. De plus, des règles différentes s'appliquent à votre gestion de ces biens. L'achat et la vente de biens sous le régime de la marge doivent, bien entendu, être consignés dans vos registres. Pour ces biens, il existe deux méthodes différentes pour y parvenir :

Vous calculez la TVA par bien individuel et suivez les achats et les ventes par article dans votre administration. La Belastingdienst appelle cela la méthode individuelle.
Vous calculez la TVA sur la marge bénéficiaire globale au cours d'une période de déclaration. C'est ce qu'on appelle la méthode de globalisation.

Les deux méthodes sont soumises à des obligations administratives supplémentaires. Alors, quelle méthode devez-vous utiliser ? La réponse dépend du type de biens pour lesquels l'utilisation de la méthode est autorisée. La méthode de globalisation est obligatoire pour les biens suivants :

Moyens de transport, tels que les voitures, motos, vélos, cyclomoteurs et caravanes
Vêtements
Meubles
Livres et magazines
Matériel photo, film et vidéo
Cassettes vidéo, DVD, cassettes audio, CD, 33 tours, etc.
Instruments de musique
Appareils ménagers
Appareils électriques
Animaux de compagnie
Œuvres d'art, antiquités et objets de collection (sous certaines conditions, comme mentionné précédemment)

La méthode de globalisation est également obligatoire pour les pièces, accessoires et fournitures utilisés pour ces biens, puisqu'ils font partie intégrante des biens soumis au régime de la marge eux-mêmes. Ainsi, même si vous posez un nouveau pot d'échappement sur votre voiture d'occasion, il fera partie du bien sous régime de la marge (la voiture).

Biens non qualifiés de biens soumis au régime de la marge

Faites-vous le commerce de biens autres que les biens sous le régime de la marge ? C'est-à-dire que vos biens ne sont pas qualifiables d'occasion ? Dans ce cas, vous devez appliquer la méthode individuelle, par opposition à la méthode de globalisation. La méthode de globalisation vous permet de compenser les marges bénéficiaires négatives par des marges bénéficiaires positives. Cela n'est toutefois pas autorisé avec la méthode individuelle. Dans tous les cas, il est tout à fait possible de demander à la Belastingdienst de changer de méthode chaque fois que vous estimez que cela vous convient mieux. Seul le cas où vous êtes commissaire-priseur, ou un intermédiaire agissant pour votre compte en tant que commissaire-priseur, vous interdit d'appliquer la méthode de globalisation. Cela s'explique par le fait qu'un commissaire-priseur agit comme intermédiaire entre acheteurs et vendeurs, et ne peut donc pas être considéré comme le propriétaire de l'article. De plus, vous pouvez vendre des biens sous le régime de la marge avec de la TVA. Vous pouvez en effet choisir de vendre ces biens sous le régime normal de la TVA. Vous pouvez lire ce que vous devez faire dans votre administration sous Conséquences administratives en cas de vente sous le régime normal de la TVA.

Les documents exacts que vous devez conserver pendant une période donnée

Comme nous l'avons mentionné précédemment, vous devez conserver toutes les données de base de l'administration de votre entreprise pendant une période de 7 ans afin que les autorités fiscales puissent contrôler ces données. La période de 7 ans commence lorsque la valeur courante ou l'utilisation active de tout bien ou service prend fin. Pour expliquer ce que signifie « courant » dans ce contexte, nous pouvons utiliser l'exemple d'un contrat de location-bail automobile. Imaginez que vous louiez une voiture pendant une période de 3 ans. Tant que le contrat est actif, le bien ou le service est considéré comme courant. Toutefois, avec la résiliation ou la fin du contrat, le bien ou le service n'est plus utilisé à ce moment-là et est donc considéré comme expiré. Il en va de même lorsque vous effectuez un paiement final pour solder un bien. À partir de ce moment, vous devez conserver les données relatives à ce bien ou service pendant 7 années consécutives, car c'est là que le délai de conservation commence réellement. Vous souhaitez évidemment savoir quels documents et quelles données vous devrez archiver. Les données de base se composent en général des éléments suivants :

Le grand livre
La gestion des stocks
L'administration des achats et des ventes
La gestion des comptes clients et fournisseurs
La gestion de la paie

En plus des données de base mentionnées ci-dessus, vous devez tenir compte du fait que vous devez également conserver toutes les données de référence (master data). Les données de référence concernent des sujets tels que les informations sur vos débiteurs et créditeurs ainsi que les fichiers d'articles. Veuillez noter que toutes les modifications apportées aux données de référence doivent être traçables ultérieurement.

La manière correcte de conserver les factures

Une partie importante de l'obligation de conservation réside dans la manière spécifique dont les données sont reçues et stockées. Conformément aux dispositions légales relatives à ce sujet particulier, vous devez conserver les livres, documents et supports de données importants pour la fiscalité exactement de la même manière que vous les avez reçus. Donc, dans leur état d'origine, c'est-à-dire l'enregistrement primaire des données sources. Cela signifie qu'un document reçu sous forme numérique doit également être conservé sous forme numérique, ce qui peut sembler contre-intuitif au début, le stockage physique ayant été la norme pendant si longtemps. Ce n'est plus le cas. Par exemple, un devis ou une facture que vous recevez par e-mail doit être conservé sous forme de fichier numérique, car le mode de réception d'origine est numérique. Selon les règles de l'obligation de conservation, vous ne devez stocker ce devis ou cette facture que sous forme numérique.

Une autre chose que vous devez faire est de stocker la source du fichier reçu, en plus de conserver chaque fichier numérique sous forme numérique. Enregistrer la facture seule ne suffit pas, car les autorités fiscales veulent que vous puissiez prouver qu'après réception, la facture n'a pas été modifiée manuellement par vos soins. Vous y parvenez donc en conservant non seulement la facture elle-même, mais également l'e-mail auquel la facture était jointe. Cela permet à l'inspecteur de constater que la facture enregistrée au format PDF ou Word est bien la même que celle reçue à l'origine par e-mail. Les données du système d'information, appelées données dérivées, doivent pouvoir être tracées jusqu'aux données sources. Cette piste d'audit est une condition importante lorsqu'il s'agit de stocker numériquement l'administration. Vous êtes également autorisé à demander une pièce d'identité à vos clients. Cependant, ce qui n'est pas autorisé selon les règles du RGPD, c'est que cette forme d'identification soit copiée et, par exemple, conservée dans une administration. Cela n'est autorisé que dans les cas où cela est obligatoire, par exemple lorsque vous embauchez un salarié, ou lorsque les personnes doivent prouver leur identité pour s'abonner à (certains) des services que vous proposez.

La manière correcte de tenir une administration physique

Une facture ou un autre document que vous recevez par courrier papier et qui doit être conservé peut en réalité être numérisé et stocké numériquement selon les autorités fiscales. En substance, vous remplacez le fichier source, qui est la facture papier, par un fichier numérique. C'est ce qu'on appelle la conversion. Mais gardez à l'esprit que dans ce scénario, vous devez également conserver le fichier d'origine, comme nous l'avons mentionné ci-dessus, pendant la durée légale. Lors de la numérisation, il y a plusieurs facteurs importants dont vous devez être informé. Les chefs d'entreprise numérisent souvent en scannant les factures, en prenant une photo des documents ou en utilisant un outil de numérisation lié à leur programme de comptabilité, ce qu'on appelle aussi « scanner & reconnaître ». Ce n'est grâce à ce dernier mode de numérisation qu'il est possible de numériser les factures non seulement plus facilement, mais aussi selon la procédure correcte.

Dans une brochure sur l'obligation de conservation, la Belastingdienst rappelle les conditions auxquelles une conversion doit répondre. Il est important ici que les caractéristiques de sécurité du document d'origine ne soient pas perdues. Cela signifie que vous devez toujours conserver physiquement les factures papier (sous forme papier) pendant la période de sept ans. Il est particulièrement difficile pour les autorités fiscales de vérifier l'authenticité des reçus payés en espèces. D'un autre côté, il existe également des exemples de cabinets comptables qui ont conclu des accords avec les autorités fiscales à ce sujet. Par exemple, certains cabinets ont obtenu collectivement l'autorisation pour tous leurs clients de stocker numériquement les factures physiques, afin de n'avoir plus rien à conserver sur papier. En tant qu'entrepreneur, il est judicieux d'explorer vos options et éventuellement de discuter avec la Belastingdienst de vos souhaits spécifiques. Ils sont souvent disposés à faire preuve de souplesse et à vous aider dans une certaine mesure, tant que tout reste clair, transparent et légal.

La manière appropriée de stocker des données numériques

Il existe plusieurs façons de stocker correctement des données numériques. La condition la plus importante est, bien entendu, que les données doivent être conservées pendant 7 (ou 10) ans. Stockez-vous toutes vos données et travaillez-vous sur votre propre serveur ? La législation fiscale néerlandaise exige alors que vous disposiez d'une bonne procédure de sauvegarde, tout en effectuant ces sauvegardes de manière régulière. De plus, ces sauvegardes doivent être stockées dans un endroit différent de celui où se trouve l'administration numérique. Vous pourriez, par exemple, utiliser un disque dur externe à cette fin. Il est également autorisé et possible d'opter pour une solution cloud pour stocker vos données. Saviez-vous qu'un logiciel de comptabilité basé sur le cloud présente de nombreux avantages, tels que :

Vous et votre teneur de livres ou expert-comptable pouvez accéder aux données depuis n'importe quel appareil
Vos données sont conservées en toute sécurité et ne peuvent être perdues ou endommagées en cas de panne d'un ordinateur ou d'un autre appareil
Vous pouvez vous informer et piloter votre entreprise sur la base de données réelles et à jour
Vous pouvez également relier d'autres programmes au logiciel de comptabilité

Lorsque vous gardez ces règles à l'esprit, vous êtes assuré de stocker votre administration numérique de la bonne manière. Nous détaillerons ci-dessous d'autres éléments intéressants concernant l'administration numérique.

Conditions et exigences supplémentaires concernant le stockage numérique des fichiers et des données

Avez-vous stocké des données sur du matériel ancien ? L'obligation de conservation signifie également que les données conservées doivent être accessibles. Vous devez donc être en mesure d'accéder au fichier d'origine et de l'ouvrir. Cela signifie, par exemple, que le matériel ancien permettant d'accéder aux données doit être préservé si certains fichiers numériques ne peuvent être consultés que de cette manière. Vous pouvez penser à d'anciens supports de stockage, comme une vieille disquette, ou une version antérieure de Windows. En outre, la plupart des progiciels de comptabilité prennent en charge ce qu'on appelle le fichier d'audit financier (audit file). Le fichier d'audit est un extrait du grand livre. Veuillez noter toutefois qu'il ne suffit pas de conserver uniquement le fichier d'audit, car il ne contient pas toutes les écritures administratives. De plus, gardez à l'esprit tous les moyens de communication électronique, tels que votre agenda, vos applications et vos SMS. Tous les messages envoyés par e-mail, WhatsApp, SMS et même Facebook doivent être conservés dans la mesure où ils sont considérés comme faisant partie de la catégorie « communication professionnelle ». En cas de contrôle, ces informations doivent être mises à disposition sous la forme demandée par l'inspecteur. Cette règle s'applique également à la tenue d'un agenda numérique.

En savoir plus sur la conversion de fichiers papier vers un support numérique ou de stockage

Sous certaines conditions, vous pouvez transférer des données d'un support de stockage à un autre. Par exemple, numériser un document papier ou le contenu d'un CD-ROM vers une clé USB. Bien entendu, certaines conditions doivent être remplies pour pouvoir le faire, qui sont les suivantes :

La conversion est effectuée de manière correcte et complète
Les données converties sont disponibles pendant toute la durée de conservation
Vous êtes en mesure de reproduire les données et de les rendre lisibles et contrôlables dans un délai raisonnable

Si vous parvenez à réaliser cela, vous ne serez plus tenu de conserver des documents papier. Ainsi, si vous remplissez les conditions susmentionnées, vous n'avez plus besoin de conserver le document d'origine. Cela vous fera gagner du temps et de l'espace, car vous n'aurez plus besoin d'une administration physique. En gros, la version numérique prendra la place de l'original. En principe, la conversion est possible pour tous les documents, à l'exception de :

Le bilan
L'état des actifs et des passifs
Certains documents douaniers.

Sans administration physique, vous pouvez réellement économiser beaucoup d'espace de bureau et vous épargner beaucoup de travail supplémentaire. Fini les recherches dans les anciennes archives ou les boîtes à chaussures dans les placards remplis. Si l'on regarde les évolutions numériques des 10 à 20 dernières années, il est judicieux de passer à une administration entièrement numérique. Il est presque impossible de perdre un fichier stocké numériquement, surtout lorsque vous utilisez une solution cloud. De plus, il est beaucoup plus facile et plus rapide de rechercher des fichiers numériques. Aidez également votre comptable. Discutez de temps en temps avec votre comptable et essayez d'organiser l'administration de manière à respecter l'obligation légale de conservation. Les programmes de comptabilité en ligne n'offrent pas seulement des administrations plus faciles à contrôler. Avec des pare-feu bien protégés et des clés sécurisées, les bons logiciels de comptabilité en ligne stockent automatiquement votre administration dans le cloud. Vous pouvez considérer cela comme un coffre-fort numérique, dans un endroit sûr, auquel personne d'autre ne peut accéder à part vous et votre comptable. Ou : les autorités fiscales, lorsque l'inspecteur doit contrôler vos livres.

Intercompany Solutions peut vous informer davantage sur l'obligation de conservation fiscale

Comme vous pouvez le constater, l'obligation de conservation fiscale implique de nombreux éléments. Il est judicieux de toujours rester informé de la législation la plus récente sur le sujet, afin de savoir, en tant qu'entrepreneur, que vous opérez conformément à toutes les lois néerlandaises applicables. Votre comptable devrait en principe vous en informer, ainsi que de toutes les options permettant de se conformer à cette loi de manière appropriée et sécurisée. Si vous n'avez pas de comptable et ne savez pas comment vous y conformer, ou si vous venez de créer votre propre entreprise et découvrez ces sujets : dans tous ces cas, vous pouvez toujours contacter Intercompany Solutions. Nous pouvons vous fournir des conseils financiers et fiscaux approfondis, y compris sur la meilleure façon de tenir une administration adéquate. Nous pouvons également vous offrir un soutien et des conseils pour le paiement des impôts et l'établissement de votre déclaration fiscale annuelle. N'hésitez pas à nous contacter directement pour plus d'informations.

Sources:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/

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L'obligation de conservation fiscale selon la loi néerlandaise