Le rôle des notaires néerlandais dans la création d'entre...

Intercompany Solutions a accompagné des entrepreneurs du monde entier dans la création d'entreprises néerlandaises. L'option la plus choisie de loin étant la BV néerlandaise, nous travaillons la plupart du temps avec des notaires. Un notaire est la personne qui constitue votre société avant qu'elle ne puisse être enregistrée auprès de la Chambre de commerce néerlandaise (KVK). Dans cet article, nous expliquerons en détail pourquoi vous aurez besoin d'un notaire si vous souhaitez créer une BV néerlandaise, ce qu'un notaire fait réellement et comment notre rôle se façonne au sein de l'ensemble du processus de création d'entreprise.

Comme nous prenons également en charge divers services supplémentaires pour les entrepreneurs étrangers possédant une entreprise néerlandaise, nous disposons d'un vaste réseau d'excellents notaires dont vous pouvez profiter. Grâce à notre expertise, votre entreprise néerlandaise sera configurée en seulement quelques jours ouvrables. Cela vous permettra de démarrer vos activités commerciales presque immédiatement. Souhaitez-vous en savoir plus sur ce que nous pouvons faire pour vous ? Ou souhaitez-vous recevoir un devis personnalisé ? N'hésitez pas à nous contacter via le bouton ci-dessous.

Demander une consultation gratuite

Résumé : Alors que de nombreux pays permettent l'enregistrement d'entreprises de manière purement numérique, la loi néerlandaise impose l'intervention d'un notaire pour toutes les BV afin de prévenir la fraude et de garantir la transparence des entreprises. Le notaire est responsable de la rédaction de l'acte de constitution, de la vérification de l'identité de toutes les parties prenantes et de la conformité des statuts de la société avec le droit civil néerlandais. Ce processus confère un statut de "confiance" à votre entreprise, ce qui est essentiel pour ouvrir des comptes bancaires et former des partenariats au sein de l'UE.

Responsabilité du notaire	Pourquoi cela vous concerne
Vérification d'identité	Prévient l'usurpation d'identité et garantit la capacité juridique
Rédaction des statuts	Crée le "règlement" pour le vote, les actions et les dirigeants
Enregistrement UBO	Conformité aux lois européennes contre le blanchiment d'argent (LAB)
Inscription à la KVK	Enregistre officiellement l'entreprise au Registre du commerce
Conseil juridique	S'assure que vous comprenez vos devoirs et responsabilités en tant que dirigeant

Conseiller fiscal néerlandais

Si vous venez d'un autre pays pour créer une entreprise ici, l'amour des Néerlandais pour les notaires peut sembler un peu inhabituel au début. Dans certains endroits, la création d'une entreprise est principalement une tâche administrative. Vous remplissez essentiellement un formulaire en ligne, payez des frais et vous êtes prêt à partir. Aux Pays-Bas, les choses fonctionnent un peu différemment lorsqu'il s'agit de certains types d'entreprises, comme la BV néerlandaise (Besloten Vennootschap), qui est l'équivalent d'une société à responsabilité limitée. Une BV est une structure juridique officielle car elle protège votre patrimoine personnel, permet une actionnariat flexible et vous donne une présence professionnelle sur le marché de l'UE. C'est pourquoi la loi néerlandaise exige l'intervention d'un notaire pour sa création. Le notaire ne se contente pas d'apposer un tampon sur des papiers, mais agit réellement comme un garde-fou juridique. Son rôle est de s'assurer que votre société est correctement établie, que tout le monde comprend ce qu'il signe et que les lois nationales concernant la propriété, la transparence et la gouvernance d'entreprise sont respectées.

Pour les entrepreneurs étrangers, ce rôle est souvent déroutant au début. Vous pourriez vous demander : "Pourquoi ai-je besoin d'un notaire juste pour lancer mon entreprise ?". Mais après avoir traversé le processus, la plupart des fondateurs l'apprécient vraiment. Vous obtenez une entreprise juridiquement solide dès le premier jour, avec des règles claires sur des sujets comme les actions et la prise de décision. Ainsi, dans cet article, nous vous expliquerons ce que les notaires néerlandais font réellement pour votre BV. Nous aborderons également des questions telles que la raison pour laquelle la loi les exige et comment le travail avec un notaire rend la création de votre entreprise plus fluide, plus sûre et plus digne de confiance pour des institutions telles que le gouvernement, les banques et les partenaires. Si vous souhaitez aller au-delà de la simple immatriculation et construire une entreprise dotée d'une véritable base juridique, le notaire est votre guide.

Ce que fait réellement un notaire néerlandais

Un notaire a en réalité de nombreuses tâches. La plupart des gens entrent généralement en contact avec un notaire lorsqu'ils souhaitent acheter un bien immobilier ou rédiger un testament. Mais certains types d'entreprises nécessitent également un notaire pour être établis, car ces types d'entreprises sont considérés comme des entités distinctes. Cela crée également la responsabilité personnelle limitée qui accompagne une BV. En résumé, la tâche principale d'un notaire est de préparer et d'exécuter l'acte notarié de constitution, qui est en quelque sorte l'acte de naissance juridique de votre BV. Ce document comprend deux parties très importantes :

Tous les détails sur les fondateurs et les dirigeants
Les statuts, qui établissent les règles de fonctionnement de la BV

Le notaire vérifie toujours votre identité, puis vérifie que vous êtes réellement autorisé à agir au nom de toute société étrangère impliquée, et confirme ensuite que tous les choix structurels ont du sens sur le plan juridique. Il soumet ensuite la BV à la Chambre de commerce (KVK) pour l'enregistrement officiel et s'assure que votre entreprise reçoit un numéro KVK et une demande d'immatriculation à la TVA si nécessaire. Une grande partie du travail d'un notaire consiste essentiellement en la prévention de la fraude. De plus, les notaires néerlandais sont tenus d'effectuer des contrôles de diligence raisonnable, notamment en obtenant des informations qui aident à la transparence de la propriété pour la vérification UBO, les contrôles anti-blanchiment d'argent et l'examen de la légalité globale de vos activités commerciales. Cela vous protège, vous et vos futurs clients, car une BV néerlandaise fait confiance parce qu'un notaire s'est assuré qu'elle n'a pas été créée pour des raisons douteuses. Un autre rôle utile des notaires est la traduction et l'explication. Si la loi ou la terminologie néerlandaise vous semble difficile à comprendre, le notaire peut tout vous expliquer en anglais. Il souhaite s'assurer que vous comprenez pleinement la société que vous êtes sur le point de posséder. Cette clarté permet d'éviter de futurs malentendus entre actionnaires ou dirigeants.

Pourquoi vous avez besoin d'un notaire pour créer une BV néerlandaise

Voici donc la grande question : pourquoi avez-vous réellement besoin d'un notaire pour former une BV ? Réponse courte : le gouvernement néerlandais veut que les BV soient prises au sérieux. Une BV néerlandaise peut posséder des actifs, signer des contrats, embaucher du personnel et même lever des investissements. Et si l'entreprise fait faillite, les actionnaires conservent généralement leur patrimoine privé à l'abri. C'est très puissant. Pour cette raison, la loi stipule qu'une BV doit être établie par acte notarié, il n'y a donc pas de raccourcis. Le notaire s'assure que toutes les personnes impliquées comprennent vraiment ce qu'elles signent. Et il ne s'agit pas seulement d'une signature, mais d'un consentement. Il vérifie qui possède quelles actions, qui peut prendre des décisions et comment les problèmes seront résolus plus tard. Pensez au notaire comme à l'arbitre qui s'assure que le jeu commence de manière équitable.

Il existe cependant quelques types d'entreprises que vous pouvez créer sans notaire. Par exemple, une eenmanszaak ou une VOF. Elles sont plus simples, mais vous perdez la sécurité de la responsabilité limitée. La plupart des entrepreneurs internationaux ne veulent pas prendre ce risque. Donc, si vous voulez profiter des avantages d'une BV, le notaire fait tout simplement partie du processus. Mais honnêtement ? Il est rassurant d'avoir un expert juridique qui vérifie tout avant que votre entreprise ne prenne son envol.

Le notaire organise également le capital social, la structure des actionnaires et les statuts

Lorsque le notaire rédige les statuts, il vous aide fondamentalement à rédiger le règlement intérieur de votre entreprise. Ce n'est pas un document poussiéreux et ennuyeux qui reste dans un tiroir pour toujours. Il façonne la façon dont votre BV fonctionne réellement dans la vie réelle. Par exemple :

Comment de nouvelles actions sont-elles émises ?
Qui peut être dirigeant, et que peut-il faire seul ?
Comment les actionnaires votent-ils, et quel type de question nécessite une décision à l'unanimité ?
Les actions peuvent-elles être vendues librement, ou d'autres personnes bénéficient-elles d'un droit de préemption ?

Ces règles ont beaucoup d'importance par la suite. Imaginez que vous commenciez avec un partenaire de confiance, mais que quelques années plus tard, quelqu'un veuille partir et vendre ses actions à un inconnu. Si les statuts ne vous protègent pas, cet inconnu pourrait soudainement s'asseoir à votre table et prendre des décisions concernant votre entreprise. Les notaires aident également à traduire votre vision commerciale en quelque chose de solide : plans de croissance, options pour les investisseurs et même flexibilité pour une expansion future. Ils écoutent ce que vous voulez, puis le traduisent en un langage juridique qui fonctionne réellement. C'est un peu comme dire à un tailleur comment vous voulez qu'un costume vous aille. Le notaire coupe et coud l'entreprise pour qu'elle corresponde à vos objectifs professionnels.

Comment obtenir du capital-risque pour votre startup néerlandaise

Enregistrement du bénéficiaire effectif (UBO)

Chaque BV néerlandaise doit enregistrer ses bénéficiaires effectifs (souvent abrégés en UBO). Cela peut sembler compliqué, mais cela signifie simplement : quelles sont les personnes qui possèdent ou contrôlent réellement votre entreprise en coulisses ? Le gouvernement ne veut pas de sociétés anonymes où l'on ne peut pas savoir qui est aux commandes. C'est ainsi que la fraude et le blanchiment d'argent parviennent à se perpétuer. Ainsi, pendant le processus de constitution, le notaire vérifie et enregistre les UBO. Si un actionnaire détient 25 % ou plus des actions ou dispose de 25 % ou plus des droits de vote, il doit être enregistré comme UBO. Si personne ne franchit cette ligne, le notaire regarde qui a une réelle influence. Les entrepreneurs étrangers trouvent parfois cette étape surprenante et compliquée, voire inutile. Ils s'inquiètent de voir leurs données personnelles exposées au monde entier. Mais en réalité, seules des informations limitées sont publiquement visibles sur le site web de la Chambre de commerce. Les informations réellement sensibles restent masquées dans des systèmes gouvernementaux sécurisés.

Les banques, les autorités fiscales et certaines professions liées à la conformité peuvent consulter ces systèmes, mais les passants dans la rue ne peuvent pas fouiller dans vos données. Le rôle du notaire ici est de garder tout cohérent et juridiquement correct. Il examine les passeports, les justificatifs de domicile, les documents d'entreprise si une société étrangère est impliquée, et confirme la chaîne de propriété. Si quelqu'un veut cacher la propriété, le notaire arrêtera la constitution, comme la loi l'y oblige. Sachez que cette transparence vous protège également. Lorsque vous faites des affaires aux Pays-Bas, les partenaires et les banques peuvent voir que votre BV est légitime et digne de confiance de cette façon. C'est un signal fort qui dit : "Rien de louche ne se passe ici, juste de l'entrepreneuriat réel." Sans un notaire coordonnant cette partie, le processus d'enregistrement UBO serait beaucoup plus confus. Avec lui, c'est simplement une autre case cochée en route vers le lancement de votre entreprise.

Informations particulièrement pertinentes pour les fondateurs étrangers

Voici un grand plus pour les entrepreneurs internationaux : vous n'avez pas besoin de vous rendre aux Pays-Bas pour former une BV. Les notaires se sont adaptés au monde des affaires mondialisé. Aujourd'hui, de nombreuses constitutions se font à distance via une identification vidéo, des documents apostillés ou une procuration. Par exemple, nous travaillons par procuration, vous n'avez donc pas à voyager aux Pays-Bas pour créer une entreprise. Cela signifie que vous pouvez être assis chez vous pendant que votre BV est officiellement établie en Europe. Alors comment cela fonctionne-t-il exactement ? Tout d'abord, le notaire vérifiera votre identité via une plateforme numérique sécurisée ou avec des copies certifiées de votre passeport. Si une société est actionnaire au lieu d'une personne physique, vous devez fournir des documents d'entreprise (comme les statuts ou un extrait de registre) accompagnés d'une apostille. Le notaire examine tout, prépare l'acte notarié et planifie une signature vidéo ou signe en votre nom à l'aide d'une procuration que vous avez signée au préalable, ce qui est très efficace.

Cette flexibilité est particulièrement utile lorsque plusieurs fondateurs vivent dans des pays différents. Au lieu d'avoir à coordonner des voyages internationaux et d'autres démarches compliquées, tout le monde signe simplement de manière numérique. Ainsi, les fuseaux horaires deviennent le seul problème mineur. Et une fois la BV enregistrée à la Chambre de commerce, vous pouvez immédiatement demander un compte bancaire professionnel et un numéro de TVA, et commencer les opérations, avant même de poser le pied dans le pays. Le notaire agit fondamentalement comme votre représentant au sein du système juridique. Il s'assure que les règles néerlandaises sont respectées pendant que vous restez confortablement installé où que vous soyez. C'est l'une des raisons pour lesquelles les Pays-Bas sont considérés comme un endroit si accueillant pour l'entrepreneuriat transfrontalier. Vous obtenez une entreprise européenne entièrement légale sans le stress de réserver des vols ou de vous déplacer en personne dans des bureaux locaux.

Changements possibles au cours de la vie de l'entreprise et ce que les notaires peuvent faire pour vous

Beaucoup d'entrepreneurs étrangers pensent que le travail du notaire s'arrête au moment où la BV est enregistrée. L'acte est signé, la Chambre de commerce a délivré les documents... travail terminé, n'est-ce pas ? Pas tout à fait. Une BV est une structure flexible. Elle grandit, change de propriétaires, accueille de nouveaux dirigeants et ajuste ses règles, et bon nombre de ces changements nécessitent à nouveau l'intervention du notaire. Pensez au notaire comme au "gardien" officiel de la structure de la BV. Chaque fois que la structure juridique évolue, il s'assure qu'elle est correctement enregistrée. Par exemple, si vous souhaitez faire entrer un investisseur, vous devrez peut-être émettre de nouvelles actions. Cela nécessite un acte notarié. Ou si un actionnaire souhaite partir, le notaire transférera ses actions au nouveau propriétaire et l'enregistrera correctement. Peut-être que votre entreprise se développe rapidement et que les statuts d'origine sont désormais trop restrictifs : pas de problème, le notaire peut les modifier pour vous donner plus de flexibilité.

Même une démarche aussi simple que la nomination d'un nouveau directeur général ou la révocation d'un autre doit être enregistrée avec soin. Il ne s'agit pas de bureaucratie juste pour le plaisir de la paperasse. Cela protège la stabilité et la réputation de l'entreprise. Les banques, les fournisseurs et les partenaires commerciaux veulent savoir que les dossiers officiels de votre BV correspondent à la réalité. S'il y a un litige entre actionnaires plus tard, les documents du notaire deviennent un registre clair de ce qui s'est passé et quand. Ainsi, pour faire simple, votre BV évoluera, et le notaire est là pour s'assurer que ces changements soient toujours sûrs, légaux et reconnus par tous ceux qui doivent faire confiance à votre entreprise.

Coûts, délais et attentes pratiques

Bien sûr, engager un notaire coûte de l'argent. Mais la bonne nouvelle est que la création d'une BV aux Pays-Bas est devenue beaucoup plus abordable au cours de la dernière décennie. Le capital social minimum était auparavant de 18 000 €. Aujourd'hui ? Vous pouvez commencer avec 1 € si vous le souhaitez. La plupart des coûts sont désormais liés au temps et à l'expertise du notaire. Les prix varient en fonction de la complexité. Pour une BV simple avec un seul actionnaire, le prix est généralement plus bas. Si plusieurs sociétés étrangères sont impliquées, ou si vous souhaitez une structure sur mesure, attendez-vous à un coût un peu plus élevé. De toute façon, par rapport à la protection juridique et à la confiance que vous y gagnez, c'est un très bon rapport qualité-prix. Les délais sont également assez rapides. Une fois que tous les documents personnels et d'entreprise sont prêts, une BV peut souvent être constituée en quelques jours ouvrables.

L'identification à distance peut ajouter un peu de temps, mais cela reste loin d'être un long processus. Les plus grands retards surviennent lorsque les fondateurs attendent trop longtemps pour fournir les papiers, comme les scans de passeport ou les documents apostillés. Avoir tout prêt à l'avance accélère tout le parcours. Une attente supplémentaire : les notaires sont rigoureux. Parfois, ils peuvent vous demander des documents ou des explications que vous pourriez juger inutiles. Mais rappelez-vous que les notaires sont responsables de la prévention de la fraude et du respect du droit néerlandais et européen. Donc, s'ils posent des questions, c'est pour vous protéger ainsi que la légitimité de votre nouvelle BV. Un peu de patience pendant les formalités s'avère très utile.

ivo-van-dijke-ICS

Comment Intercompany Solutions peut coordonner l'ensemble du processus notarié en toute fluidité pour vous

Obtenir un numéro d'immatriculation ne représente qu'une partie de la création d'une BV néerlandaise. Vous devez également construire une structure d'entreprise qui vous protège, vous aide à vous développer et vous permet de faire des affaires sur un marché sérieux. Les notaires néerlandais sont très importants pour y parvenir. Dès le début, ils s'assurent que tout est correct : votre propriété, vos normes commerciales et votre base juridique. Ils aident à stopper la fraude, à clarifier les prises de décision, à prouver la transparence et à transformer vos idées en une structure en laquelle les banques et les autres acteurs peuvent avoir confiance. Une BV ne serait pas aussi digne de confiance ni aussi sûre sur le plan juridique sans l'aide du notaire. Dans cet article, vous avez vu comment le notaire dirige tout le processus de création d'une entreprise : vérification des documents, rédaction de l'acte notarié, élaboration de vos statuts, dépôt des enregistrements auprès de la KVK et vérification que les informations UBO sont enregistrées avec précision.

Et ils ne disparaissent pas après l'immatriculation ; ce sont eux qui vous aident lorsque quelque chose change dans votre entreprise par la suite. De nouveaux investisseurs arrivent-ils ? Des actions changent-elles de mains ? Des dirigeants arrivent-ils ou partent-ils ? Les lois sont-elles modifiées pour permettre le développement ? Le notaire s'assure que ces ajustements sont légaux et officiels. Vous pouvez vous concentrer sur votre entreprise pendant que le cadre sous-jacent reste solide. Le notaire n'est pas un problème pour les fondateurs internationaux ; c'est votre allié local. Vous n'avez pas besoin d'aller aux Pays-Bas, d'entrer dans des bâtiments gouvernementaux ou de comprendre le système par vous-même. Vous pouvez tout mettre en place depuis n'importe où dans le monde grâce à la vérification à distance, la signature vidéo, les documents certifiés et les procurations. Une BV néerlandaise est peut-être située à des milliers de kilomètres de chez vous, mais avec l'accompagnement approprié, vous ne le ressentirez pas.

Et c'est là que nous intervenons. Nous avons aidé de nombreux propriétaires d'entreprises du monde entier à créer rapidement et correctement leur BV néerlandaise. Nous vous aidons à chaque étape de la procédure notariée, de l'obtention des papiers nécessaires à la planification de l'identification, la préparation des informations sur les actionnaires, la coordination des signatures, l'organisation de la traduction si nécessaire et l'envoi de tout à la Chambre de commerce. Notre équipe sait exactement ce dont les notaires ont besoin et comment maintenir le bon déroulement des opérations afin que vous n'ayez pas à faire face à des retards ou à une importante paperasse. Nous continuons à vous aider pour des aspects pratiques tels que la demande d'un numéro de TVA, l'assistance fiscale et la conformité continue afin de maintenir votre entreprise en bonne santé et respectée après la création de la BV. Vous recevez une structure d'entreprise néerlandaise qui fonctionne, sans aucun stress ni confusion concernant la loi. Nous vous aiderons à chaque étape si vous êtes prêt à transformer vos rêves en une entreprise réelle et fonctionnelle aux Pays-Bas. Le notaire s'occupe du côté juridique, et nous veillons à ce que tout se passe bien. Vous proposez l'idée, et nous vous aiderons à en faire une base néerlandaise solide.

Les nombreux services que nous pouvons vous offrir

Intercompany Solutions a accompagné des centaines d'entrepreneurs étrangers de plus de 50 nationalités différentes. Nos clients vont des petites startups individuelles aux multinationales, et tout ce qui se trouve entre les deux. Nos processus sont orientés vers les entrepreneurs étrangers et, à ce titre, nous connaissons les moyens les plus pratiques pour vous aider dans l'immatriculation de votre entreprise. Nous pouvons vous aider avec l'ensemble des prestations d'immatriculation d'entreprise aux Pays-Bas, que ce soit par nous-mêmes ou par l'intermédiaire de partenaires de confiance et professionnels avec lesquels nous travaillons étroitement :

Création d'entreprise aux Pays-Bas
Demande de numéro de TVA ou EORI
Demande de numéros de TVA étrangers
Assistance au démarrage
Services comptables
Services administratifs
Services de secrétariat
Assistance juridique
Gestion de la paie
Services fiscaux
Déclarations OSS
Déclarations d'opérations intracommunautaires (ICP)
Obtention d'une licence Article 23
Obtention de l'E-herkenning pour votre entreprise
Acquisition ou fermeture de comptes G (G-accounts)
Cession d'actions
Fermetures d'entreprises néerlandaises
Conseils généraux aux entreprises

Nous améliorons constamment nos normes de qualité afin de fournir continuellement des services impeccables.

Comment Intercompany Solutions peut vous aider pour toutes les questions fiscales

Souhaitez-vous créer une BV néerlandaise ? Ou souhaitez-vous étendre votre entreprise étrangère déjà existante aux Pays-Bas, par exemple via une structure de holding ? Nous sommes toujours prêts à vous aider. Nous avons aidé des milliers d'étrangers de cette manière afin qu'ils puissent étendre leurs activités à l'étranger et générer ainsi plus de revenus et de succès. Nous pouvons également vous aider avec des services supplémentaires, comme ceux que nous avons déjà mentionnés ci-dessus. Nos services s'adressent spécifiquement aux étrangers qui souhaitent établir une présence commerciale ici. N'hésitez pas à nous appeler si vous souhaitez en savoir plus sur ce que nous pouvons vous offrir et sur les possibilités qui sont à votre portée.

Demander une consultation gratuite

Formation time	Dutch BV formation completed in 3 to 5 business days
Process	Fully remote setup with step-by-step guidance
Compliance	Expert support for registration, VAT and compliance
Aftercare	Accounting, tax and legal support included
One partner	All of the above through one trusted formation partner

Le rôle des notaires néerlandais dans la création d'entreprise