Service : Conformité d'entreprise

Si vous aspirez à créer une entreprise néerlandaise, vous devrez vous informer sur certaines obligations de conformité. Toute entreprise ou société souhaitant exercer des activités commerciales aux Pays-Bas doit s'inscrire officiellement auprès de la Chambre de commerce néerlandaise (KVK), puis auprès de la Belastingdienst. Cela répond à des impératifs fiscaux nationaux et aux obligations correspondantes de déclaration et de paiement des impôts. En pratique, cela entraîne un assujettissement à l'impôt sur le revenu néerlandais, à l'impôt sur les sociétés et à la taxe sur la valeur ajoutée (BTW néerlandaise). Dans certains cas, une retenue à la source sur les dividendes et une retenue à la source sur les intérêts peuvent également être prélevées. Afin de pouvoir respecter ces lois et réglementations, un programme ou une stratégie de conformité d'entreprise solide et rigoureux est considéré comme essentiel pour toute entreprise néerlandaise florissante.

Pourquoi la conformité d'entreprise est-elle importante ?

La conformité d'entreprise signifie que vous respectez les lois du pays dans lequel vous établissez votre entreprise. Par exemple, toute entreprise néerlandaise a l'obligation légale de tenir une comptabilité conforme. Vous devez conserver l'ensemble de vos documents administratifs pendant une durée minimale de sept ans, sous forme physique ou numérique. Si vous ne respectez pas ces lois et réglementations, vous vous exposez à des contre-mesures telles que des amendes et des pénalités. Dans des situations très extrêmes, vous pouvez également faire l'objet de poursuites pénales liées à l'évasion fiscale et/ou au détournement de fonds. De plus, si vous ne tenez pas une comptabilité exacte ou si vous refusez de déposer vos déclarations fiscales, la Belastingdienst peut inverser la charge de la preuve concernant le prélèvement des impôts. Ainsi, l'administration estimera vos impôts sur la base des informations dont elle dispose. Intercompany Solutions peut vous aider à tenir une administration solide, à gérer vos déclarations fiscales et tout ce qui est lié à la conformité d'entreprise. De cette façon, vous évitez de vous retrouver dans une situation précaire.

La fiscalité aux Pays-Bas

En général, les Pays-Bas sont considérés comme un pays doté d'une administration fiscale très efficace et performante. Le pays lui-même est fortement réglementé, avec une infrastructure informatique moderne qui soutient les démarches gouvernementales. Le respect des lois fiscales nationales est relativement simple, car les lois et réglementations sont claires et assez faciles à comprendre. Cela permet à chaque société et entreprise néerlandaise de se conformer à ces conditions si elle le souhaite. Nous vous en expliquerons davantage sur la conformité fiscale sur cette page, ce qui vous permettra de décider si la conformité est une possibilité pour votre (future) entreprise.

Quelle est la définition de la conformité d'entreprise ?

La conformité, de manière générale, désigne les méthodes qu'une entreprise ou une société peut utiliser pour s'assurer qu'elle respecte toutes les lois et réglementations applicables à ses activités dans un pays donné. Elle reflète également la manière dont une entreprise suit sa propre structure de conformité interne. La définition même de la conformité renvoie à l'action de se conformer aux règles et/ou normes existantes. Dans le monde des affaires, cela signifie essentiellement que vous avez mis en place des processus garantissant que votre entreprise et l'ensemble de ses employés respectent toutes les normes, lois, pratiques éthiques et réglementations qui s'appliquent à votre entreprise et, de manière générale, à l'ensemble du secteur dans lequel vous opérez.

Quel est l'objectif essentiel de la conformité d'entreprise ?

On pourrait croire que la conformité d'entreprise consiste uniquement à respecter la loi d'un pays donné, mais cela va en réalité un peu plus loin. Une étude récente a montré que près de 70 % des entreprises et organisations déclarent que certains efforts de conformité peuvent contribuer à réduire des problèmes tels que :

Les frais juridiques
Les problèmes réglementaires
Le temps total de traitement des tâches administratives et des amendes

La conformité ne consiste donc pas seulement à respecter les lois en vigueur. C'est également un garde-fou pour éviter des conséquences inutiles lorsqu'une entreprise ne respecte pas (par accident) les lois et réglementations en place. Par conséquent, on peut dire que la conformité relève aussi de la prévention, et pas simplement de l'obéissance à la loi. Une stratégie de conformité solide évitera efficacement tout problème quel qu'il soit, vous permettant d'exercer facilement et sans encombre vos activités aux Pays-Bas.

La différence entre conformité externe et interne

Lorsque nous parlons de conformité fiscale, nous faisons référence aux conditions externes qui doivent être remplies. Mais toute entreprise peut également disposer d'une stratégie ou d'une structure de conformité interne. En substance, presque toutes les entreprises font face à un mélange de conformité interne et externe (réglementaire). La conformité interne vise plutôt à maintenir un certain niveau de qualité ou une norme commerciale que vous souhaitez attribuer à votre entreprise. La conformité d'entreprise vise à réduire les risques de conformité à l'aide de fonctions de conformité. Un risque de conformité désigne fondamentalement tout ce qui pourrait mettre votre entreprise en danger.

5 types de fonctions de conformité

La conformité d'entreprise vise à prévenir et réduire certains risques commerciaux. Ceux-ci peuvent être identifiés à travers 5 fonctions de conformité distinctes :

1. Identification des risques

Le premier objectif, et aussi le plus important, de la conformité d'entreprise est l'identification des menaces et risques potentiels pour votre entreprise. Idéalement, avant même qu'ils ne se produisent. Si votre programme de conformité est bien pensé, vous serez en mesure d'identifier tout problème de conformité avant qu'il ne survienne et de le résoudre avant que la situation ne se dégrade. Un exemple très simple : vous avez reçu un courrier de la Belastingdienst indiquant que votre déclaration fiscale annuelle est en retard. L'identification de ce risque vous incitera à déposer votre déclaration rapidement.

2. Prévention des risques

Une fois en mesure d'identifier les risques, vous pouvez mettre en place des mesures préventives pour éviter d'éventuels problèmes. Cela peut être réalisé en instaurant certains mécanismes de contrôle destinés à protéger votre entreprise contre des risques identifiables. Un exemple très simple : fixer une date limite interne à chaque fois que vous devez déposer une déclaration fiscale. Cela vous permettra de soumettre vos déclarations à temps et de ne plus recevoir de rappels à l'avenir.

3. Surveillance des risques

Afin d'apprendre des erreurs passées et de travailler plus efficacement, votre programme de conformité d'entreprise doit également inclure la surveillance des risques. En suivant, analysant et surveillant les risques potentiels, vous pouvez tester l'efficacité de votre programme actuel. La surveillance des risques vous permet également de vérifier si les étapes d'identification et de prévention des risques fonctionnent correctement. Un exemple très simple : après 3 amendes, vous décidez de faire appel à un tiers pour surveiller et vous aider dans vos obligations fiscales.

4. Résolution des risques

Une fois les risques potentiels connus, il est également très important de mettre en œuvre des stratégies pour les résoudre s'ils se concrétisent. Même la meilleure stratégie peut laisser passer un risque, c'est pourquoi il est essentiel de savoir comment gérer ces situations. Un exemple très simple : une nouvelle législation est promulguée, vous obligeant à modifier la gestion de votre administration. Cela vous incite à adapter votre stratégie de conformité.

5. Conseils sur les risques potentiels

Si vous n'êtes pas très familier avec les réglementations en matière de conformité, nous vous conseillons vivement de faire appel à un tiers tel qu'Intercompany Solutions. Nous pouvons analyser votre entreprise et votre situation globale afin de vous fournir des conseils personnalisés sur la stratégie de conformité d'entreprise la plus adaptée. Si vous souhaitez que votre service de conformité fonctionne de manière optimale, vous devriez utiliser ces cinq fonctions de conformité. Elles fonctionnent en synergie pour garantir le niveau de risque le plus bas possible pour votre entreprise.

Aperçu des impôts néerlandais

Il existe plusieurs impôts officiels aux Pays-Bas, qui s'appliquent aussi bien aux personnes physiques qu'aux personnes morales. Ces impôts néerlandais se composent d'impôts directs et d'impôts indirects. Les impôts directs sont des impôts tels que l'impôt sur le revenu, que vous payez directement à la Belastingdienst. Les impôts indirects sont des taxes telles que les droits d'accise et la taxe sur les véhicules à moteur.

Impôts directs

Lorsque vous payez vos impôts directement à la Belastingdienst, ils sont considérés comme des impôts directs. Vous payez des impôts directs sur vos revenus, vos bénéfices et votre capital. Les impôts directs néerlandais sont les suivants :

Impôt sur le revenu
Taxe sur les salaires
Impôt sur les sociétés
Impôt sur les dividendes
Droits de succession
Droits de donation
Taxe sur les jeux de hasard
Impôt sur les gains en capital

Impôts indirects

Lorsque ce n'est pas vous qui payez directement les impôts à la Belastingdienst, mais quelqu'un d'autre, on les appelle des impôts indirects. Par exemple, les taxes qui sont incluses dans les prix et tarifs des produits et services. Pour cette raison, les impôts indirects sont également appelés impôts augmentant les coûts, comme les taxes prélevées sur des produits tels que l'alcool et le carburant. Les impôts indirects néerlandais sont les suivants :

Taxe sur les ventes (TVA)
Droits d'accise
Taxe sur les voitures particulières et les motos (bpm)
Taxe sur les véhicules à moteur (mrb)
Taxe sur les véhicules lourds (bzm)
Droits de mutation
Taxe sur les assurances
Taxe sur les loyers
Taxe bancaire
Taxe environnementale
Taxe d'importation
Déclaration d'exportation [1]

Quel est l'impact pour vous si vous possédez une entreprise néerlandaise ?

Si vous possédez une entreprise aux Pays-Bas, il est présumé que vous disposez de revenus ou d'un patrimoine de source néerlandaise. Par conséquent, vous êtes également présumé redevable de plusieurs impôts. Les impôts les plus évidents sont l'impôt sur le revenu néerlandais et la BTW (TVA), mais comme nous l'avons expliqué ci-dessus, d'autres impôts doivent être pris en considération.

La Belastingdienst a généralement accès à toutes sortes de données personnelles via différents organismes gouvernementaux, mais chaque propriétaire d'entreprise reste seul responsable de la souscription d'une déclaration fiscale annuelle et trimestrielle correcte. Si vous souhaitez vous assurer que cela soit fait correctement, nous vous conseillons de chercher un tiers spécialisé à qui vous pourrez confier en toute sécurité vos responsabilités fiscales. Intercompany Solutions possède de nombreuses années d'expertise dans des services tels que :

Conseils sur les impôts néerlandais
Tenue d'une comptabilité conforme
Dépôt de toutes les déclarations fiscales périodiques
Assistance aux chefs d'entreprise pour leur programme de conformité
Ouverture de comptes bancaires
Immatriculation auprès de la Belastingdienst

Gardez à l'esprit que toutes les sociétés assujetties aux impôts néerlandais sont tenues de se conformer à des règles et réglementations très précises. Cela est également directement lié à votre pays d'origine et aux éventuelles conventions fiscales existant entre votre pays d'origine et les Pays-Bas. Nos conseillers financiers peuvent vous aider pour toute question, problème ou demande que vous pourriez avoir à ce sujet. Ils traitent quotidiennement des questions fiscales et de conformité complexes et sont donc en mesure de vous informer avec précision et rigueur. N'hésitez pas à nous contacter à tout moment pour obtenir des conseils ou un devis clair.

[1] https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/belasting-betalen/overzicht-rijksbelastingen

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