Termini e Condizioni

Termini e condizioni generali ICS Formations BV

Articolo 1. Definizioni

Nei presenti termini e condizioni generali si applicano le seguenti definizioni:

1.1 Termini e condizioni generali: l’insieme delle disposizioni riportate di seguito.

1.2 ICS Formations BV: la società a responsabilità limitata ICS Formations BV, con sede legale in Bredaseweg 185, 2e etage, 4872LA Etten-Leur, iscritta al Registro delle Imprese della Camera di Commercio al numero 95852565, qui legalmente rappresentata da Ivo van Dijke. ICS Formations BV include tutti i nomi commerciali.

Se non diversamente concordato in modo espresso nei presenti termini e condizioni generali, tutti i termini e le condizioni si applicano anche ai nomi commerciali.

e ICS Advisory & Finance BV 37, 3011 AA Rotterdam, Paesi Bassi, iscritta al Registro delle Imprese della Camera di Commercio al numero 71469710, qui legalmente rappresentata da Ivo van Dijke.

Insieme entrambe le società saranno denominate “ICS”, fermo restando che il cliente comprende che:

ICS Advisory & Finance BV si occupa di tutti i servizi contabili per i clienti di ICS.

ICS Formations BV fornisce la costituzione di società, richieste di partita IVA, servizi di segreteria, servizi di traduzione e assistenza generale di ICS.

1.3 Cliente: la persona fisica o giuridica che ha stipulato un contratto con ICS.

1.4 Parti: ICS e il cliente insieme.

1.5 Contratto: qualsiasi accordo, nonché atti (legali) di preparazione ed esecuzione dello stesso, con lo scopo di far eseguire a ICS lavori commissionati dal o a favore del Cliente.

1.6 Lavoro: tutti i lavori commissionati dal Cliente o eseguiti da ICS a qualsiasi altro titolo, nel senso più ampio del termine.

1.7 Documenti: tutti gli elementi messi a disposizione dal Cliente a ICS, come documenti (digitali) o supporti dati e tutti gli elementi prodotti da ICS nell’ambito del contratto, inclusi documenti (digitali) o supporti dati.

1.8 Per iscritto: ogni comunicazione scritta, compresa la comunicazione via e-mail e la messaggistica digitale, a condizione che l’identità del mittente e l’autenticità della comunicazione siano state sufficientemente stabilite.

Articolo 2. Applicabilità dei termini e delle condizioni generali

2.1 Le presenti condizioni generali si applicano a tutte le offerte fatte, ai preventivi presentati, ai contratti conclusi, ai servizi resi e ad altre azioni intraprese da ICS. Deroghe alle presenti condizioni generali saranno valide solo se e in quanto concordate per iscritto tra le parti.

2.2 Le presenti condizioni generali si applicano anche a tutti i contratti con ICS che richiedono il coinvolgimento di terzi.

2.3 In caso di conflitto tra le presenti condizioni generali e gli accordi presi in un contratto, prevarranno le disposizioni del contratto.

2.4 Se il cliente utilizza condizioni generali (di acquisto o di fornitura) e vi fa riferimento, la loro applicabilità è espressamente esclusa. Eventuali termini e condizioni che contrastino con le presenti condizioni generali non saranno accettati da ICS.

2.5 Si applica la versione più recente delle condizioni generali di ICS. ICS ha il diritto di modificare e integrare unilateralmente le presenti condizioni generali. Le modifiche si applicheranno anche ai contratti già conclusi con decorrenza 30 giorni dopo l’annuncio delle modifiche. ICS fornirà al cliente la versione più recente delle condizioni generali o la pubblicherà sul proprio sito web.

2.6 Se una o più disposizioni delle presenti condizioni generali dovesse essere in qualsiasi momento interamente o parzialmente nulla, dichiarata nulla o annullata, le rimanenti disposizioni rimarranno pienamente applicabili. Le parti si consulteranno per concordare una nuova disposizione che sostituisca quella nulla o annullata. Lo scopo e la portata della disposizione originale saranno rispettati per quanto possibile.

2.7 Qualora ICS, di propria iniziativa, deroghi alle presenti condizioni generali a favore del cliente, da ciò non potrà mai derivare alcun diritto per il cliente.

Articolo 3. Offerte e preventivi

3.1 Un’offerta fatta da ICS è senza impegno. ICS ha il diritto di revocare un’offerta fatta entro e non oltre tre giorni dal ricevimento dell’accettazione.

3.2 Le offerte saranno effettuate per iscritto e/o in formato digitale, a meno che circostanze urgenti non lo rendano impossibile.

3.3 L’offerta di ICS non include un compenso per la collaborazione. L’offerta e/o il preventivo possono includere voci di costo stimate e ore stimate. I costi e le ore effettivamente sostenuti saranno fatturati a consuntivo.

3.4 Il cliente è responsabile dell’esattezza e della completezza delle informazioni e dei dati forniti da o per conto del cliente a ICS su cui si basa l’offerta. Se, dopo la presentazione dell’offerta, risulta che i dati forniti deviano dalle circostanze prevalenti, ICS ha il diritto di adeguare i prezzi e le altre condizioni coinvolte. ICS non è tenuta a verificare l’esattezza delle informazioni o dei dati forniti dal cliente o da terzi.

3.5 Un preventivo composito non obbliga ICS a eseguire parte dell’incarico a una quota corrispondente del prezzo preventivato.

3.6 ICS non può essere vincolata alle proprie offerte e/o preventivi qualora il cliente comprenda o possa ragionevolmente comprendere che l’offerta e/o il preventivo, o parte di essi, contengano un errore manifesto, un refuso o un errore di stampa o di battitura.

3.7 Offerte e/o preventivi non si applicano automaticamente a incarichi futuri.

Articolo 4. Realizzazione dei contratti

4.1 Il contratto si intende concluso a seguito dell’accettazione da parte del cliente dell’offerta fatta da ICS.

4.2 Se l’accettazione del cliente si discosta, anche su punti secondari, dall’offerta di ICS, il contratto si intenderà concluso se ICS ha acconsentito (per iscritto) a tale/i deviazione/i.

4.3 Se il cliente conferisce un ordine a ICS senza una previa offerta, ICS è vincolata a tale ordine solo dopo averlo confermato (per iscritto) al cliente.

4.4 I contratti diventano vincolanti per ICS solo previa conferma scritta da parte di ICS o non appena ICS, senza obiezioni da parte del cliente, abbia iniziato l’esecuzione dell’incarico.

4.5 Le modifiche ai contratti saranno valide solo se e in quanto concordate (per iscritto) tra le parti. ICS eseguirà le modifiche desiderate, purché ciò sia ragionevolmente possibile. Le modifiche possono comportare che un termine concordato nel contratto venga superato da ICS, il che sarà considerato forza maggiore.

4.6 Se durante l’esecuzione del contratto risulta che per una corretta esecuzione è necessario modificare o integrare il contratto stesso, ICS ne informerà il cliente il prima possibile. Le parti procederanno a modificare il contratto tempestivamente e di comune accordo.

Articolo 5. Durata dei contratti

5.1 Un contratto è stipulato a tempo indeterminato, a meno che il contenuto, la natura o la portata del contratto non dispongano diversamente, o se le parti concordano espressamente diversamente per iscritto.

5.2 Se è stato concordato un termine per l’esecuzione di determinati compiti, questo non deve mai essere considerato un termine perentorio. Il mancato rispetto di tale termine non costituisce quindi un inadempimento imputabile ad ICS, né costituisce motivo di risoluzione del contratto.

Articolo 6. Obblighi del cliente

6.1 Il cliente deve avere almeno 18 anni. ICS non stipula contratti con minorenni.

6.2 Il cliente è responsabile della fornitura tempestiva e completa di tutte le informazioni, dati e documenti che sono necessari o che il cliente dovrebbe ragionevolmente comprendere siano necessari per l’esecuzione del contratto.

6.3 Se le informazioni e i documenti necessari per l’esecuzione del contratto non sono forniti a ICS in modo tempestivo e completo, ICS avrà il diritto di sospendere l’esecuzione del contratto e di addebitare al cliente i costi aggiuntivi derivanti dal ritardo secondo le tariffe in quel momento consuete.

6.4 Se il cliente deve fornire informazioni, dati e/o documenti necessari per la corretta e completa esecuzione del contratto, il periodo di esecuzione inizierà dopo che il cliente avrà fornito tali dati e/o documenti a ICS.

6.5 Il cliente garantisce l’esattezza, la completezza e l’affidabilità dei dati e dei documenti forniti a ICS, anche se provenienti da terzi. Il cliente rimane responsabile delle eventuali conseguenze derivanti dalla fornitura di informazioni, dati e documenti errati, incompleti e non affidabili.

6.6 Se il cliente lo richiede, i documenti forniti saranno restituiti al cliente.

6.7 Il cliente è tenuto a informare ICS di tutte le informazioni e i dati necessari o utili per la (ulteriore) esecuzione del contratto.

6.8 Il cliente è personalmente responsabile della conservazione sicura e corretta dei file digitali. ICS non è responsabile per la perdita di file (digitali) o per l’accesso non autorizzato agli stessi.

6.9 Si consiglia al cliente di consultare il proprio consulente legale/fiscale e/o contabile prima di firmare un contratto.

Articolo 7. Obbligo di informazione e due diligence

7.1 Il cliente deve informare immediatamente ICS:

• se il cliente viene dichiarato fallito o presenta istanza di fallimento;
• se il cliente richiede la sospensione (temporanea) dei pagamenti;
• se il cliente è oggetto di un ordine di pignoramento;
• se il cliente è posto sotto tutela o amministrazione di sostegno;
• se la struttura societaria del cliente cambia;
• se la proprietà della società del cliente cambia;
• se il cliente perde in altro modo il potere di disposizione o la capacità giuridica rispetto a tutti o parte dei suoi beni.

7.2 Il cliente deve inviare a ICS un certificato di carichi pendenti/casellario giudiziale su richiesta.

7.3 ICS può richiedere al Cliente una due diligence aggiuntiva per i seguenti motivi:

• scadenza di vecchi documenti;
• motivi legali per richiedere dettagli aggiuntivi;
• esecuzione di un controllo di routine come previsto dalle normative nazionali e internazionali AML, quali la legge sull'antiriciclaggio e sul finanziamento del terrorismo, e equivalenti normative UE e internazionali;
• ricevimento di nuove informazioni o una richiesta di due diligence da parte di un'autorità ufficiale, un notaio o un'altra organizzazione competente.

Se il Cliente non soddisfa la richiesta fornita entro un lasso di tempo ragionevole (da due settimane a 30 giorni) e nonostante i solleciti inviati, il Fornitore del Servizio ha il diritto alla risoluzione immediata del contratto. In tali casi eventuali importi pagati saranno trattenuti da ICS.

Articolo 8. Esecuzione dei contratti

8.1 ICS determinerà le modalità e la/le persona/e da cui il contratto sarà eseguito. Nel fare ciò, ICS terrà conto delle istruzioni fornite dal cliente.

8.2 ICS eseguirà il contratto al meglio delle sue conoscenze e capacità, in conformità con i requisiti di buona tecnica e diligenza e nel rispetto delle norme deontologiche e professionali applicabili. Tutto questo sulla base dello stato della scienza allora conosciuto. ICS ha un obbligo di mezzi per quanto riguarda i servizi resi e non può essere chiamata a rispondere sulla base di un obbligo di risultato; ICS non può pertanto essere ritenuta responsabile per risultati deludenti e/o per il mancato raggiungimento degli obiettivi prefissati a seguito dei servizi già resi.

8.3 ICS compie ogni ragionevole sforzo per proteggere i dati che conserva per il cliente in modo che tali dati non siano accessibili a persone non autorizzate.

8.4 ICS ha il diritto, senza preavviso e senza il consenso esplicito del cliente, di far eseguire (parzialmente) i servizi concordati a terzi, qualora ciò sia desiderabile a giudizio di ICS. ICS non è responsabile per errori e/o carenze di terzi incaricati, qualora ICS abbia esercitato la dovuta diligenza nella selezione di tali terzi.

8.5 ICS ha il diritto di eseguire l’incarico per fasi.

8.6 Se l’incarico viene eseguito per fasi, ICS ha il diritto di sospendere l’esecuzione delle parti appartenenti alla fase/i successiva/e fino a quando il cliente non abbia approvato per iscritto i risultati della fase precedente (come l’approvazione della bozza di atto).

8.7 Se l’incarico viene eseguito per fasi, ICS ha il diritto di fatturare separatamente ogni parte eseguita e richiederne il pagamento. Se e fino a quando tale fattura non viene pagata dal Cliente, ICS non sarà obbligata a eseguire la fase successiva e avrà il diritto di sospendere l’incarico.

8.8 In caso di incarico per servizi contabili, il cliente deve inviare i documenti necessari per la contabilità (o la presentazione della dichiarazione dei redditi) mensilmente o entro un periodo di tempo accettabile (un massimo di 10 giorni dopo la fine del periodo contabile):

• Per il primo trimestre, i documenti devono pervenire a ICS entro e non oltre il 10 aprile;
• Per il secondo trimestre, i documenti devono pervenire a ICS entro e non oltre il 10 luglio;
• Per il terzo trimestre, i documenti devono pervenire a ICS entro e non oltre il 10 ottobre;
• Per il quarto trimestre, i documenti devono pervenire a ICS entro e non oltre il 10 gennaio.

Tutte le conseguenze per la mancata presentazione dei conti in tempo o in modo completo saranno a carico e a rischio del cliente.

8.9 ICS adempirà ai propri obblighi utilizzando le informazioni fornite dal cliente. ICS non può essere ritenuta responsabile per ritardi nella presentazione delle dichiarazioni fiscali se il cliente non ha inviato i documenti richiesti in tempo (fino a dieci giorni dopo la fine del periodo contabile) o non ha pagato anticipatamente i servizi contabili.

8.10 ICS non sarà ritenuta responsabile per eventuali interessi addebitati a seguito di:

(a) Ritardata presentazione della dichiarazione dei redditi annuale, nei casi in cui il cliente non abbia approvato la relazione annuale entro il termine stabilito di 30 giorni dalla data della sua trasmissione al cliente; o

(b) Ritardata presentazione della dichiarazione IVA trimestrale, nei casi in cui il cliente non abbia fornito ad ICS la documentazione richiesta entro i termini prescritti indicati nell’Articolo 8.8 delle presenti condizioni generali.

8.11 Le informazioni fornite da ICS ai sensi del contratto sono soggette alla giurisprudenza e alle leggi e normative in vigore al momento. ICS non è responsabile se modifiche della giurisprudenza e/o delle leggi e normative incidono sul cliente.

8.12 ICS avrà in qualsiasi momento il diritto di richiedere la necessaria proroga per la presentazione delle dichiarazioni fiscali ecc. per il cliente. Il cliente fornisce con la presente il proprio consenso espresso e incondizionato alla richiesta di proroga.

8.13 Nel caso in cui il cliente richieda assistenza nell’apertura di un conto bancario o di un conto presso un istituto di moneta elettronica, ICS compirà ragionevoli sforzi per fornire tale assistenza. Tuttavia:

(a) ICS è legalmente impossibilitata a eseguire direttamente questo servizio per conto del cliente;

(b) L’approvazione di qualsiasi successiva domanda rimane a discrezione esclusiva del pertinente istituto finanziario.

8.14 Il cliente non può derivare alcun diritto da impegni assunti da ICS che non siano stati registrati per iscritto dalla direzione di ICS. I dipendenti diversi dalla direzione non sono autorizzati ad assumere impegni e ICS non potrà mai essere ritenuta responsabile per questo.

8.15 ICS si riserva il diritto di applicare una tariffa personalizzata per situazioni contabili eccezionalmente complesse, incluse ma non limitate a:

• Transazioni che coinvolgono valute estere;
• Preparazione di report infragruppo (intercompany);
• Bilanci consolidati;
• Situazioni che richiedono molteplici revisioni dei dati o numerose modifiche dopo la bozza di bilancio;
• Nelle situazioni in cui, per qualsiasi motivo al di fuori del controllo di ICS, il tempo impiegato per la pratica superi significativamente la norma.

La tariffa specifica sarà determinata in base alle circostanze particolari e alla complessità della situazione. ICS informerà il cliente il prima possibile riguardo a un preventivo personalizzato.

Articolo 9. Immigrazione

9.1 ICS non si assume alcuna responsabilità per il rifiuto del permesso qualora il cliente non abbia fornito i documenti necessari.

9.2 ICS non si assume alcuna responsabilità qualora il cliente venga respinto dal Servizio Immigrazione e Naturalizzazione (IND). Nessuna istituzione nei Paesi Bassi può garantire l’accettazione.

9.3 ICS non si assume alcuna responsabilità per il contenuto dei business plan del cliente o per il rifiuto di un finanziamento/permesso/ecc. basato su tali business plan.

Articolo 10. Disposizioni speciali per la costituzione di società

10.1 Il compenso per la costituzione di un’entità include la registrazione della società, ovvero l’atto notarile e l’iscrizione presso la Camera di Commercio olandese (KvK).

10.2 ICS Formations B.V. è responsabile della registrazione della società. Il cliente è responsabile della società stessa.

10.3 ICS Formations B.V. non si assume alcuna responsabilità per ritardi causati da circostanze impreviste, come menzionato nell’articolo 16 delle presenti condizioni generali (forza maggiore), guasti tecnici presso la Camera di Commercio e altri eventi al di fuori del controllo di ICS Formations B.V.

10.4 Il cliente deve dare la propria approvazione sulla bozza dell’atto. ICS Formations B.V. non è responsabile per errori nell’atto dopo la costituzione, dopo che il cliente ha potuto prendere visione della bozza dell’atto e ha dato o ha potuto dare la propria approvazione. Eventuali costi (aggiuntivi) per modifiche allo statuto saranno a carico e a rischio del cliente.

10.5 Il cliente deve avere una padronanza sufficiente della lingua olandese e/o inglese. Se il cliente non ha una padronanza sufficiente della lingua olandese e/o inglese, deve informare immediatamente ICS Formations B.V. affinché possa essere organizzato un interprete. I costi per l’interprete saranno a carico e a rischio del cliente.

10.6 L’atto ufficiale di costituzione sarà fornito in olandese, unitamente a una traduzione non ufficiale in inglese. Qualora il Cliente richieda una traduzione ufficiale in qualsiasi altra lingua, i servizi di traduzione giurata potranno essere organizzati con un costo aggiuntivo.

10.7 Nel caso in cui la struttura societaria del cliente comprenda più di tre (3) entità che richiedono controlli Know Your Customer (KYC), ICS Formations B.V. si riserva il diritto di addebitare una quota aggiuntiva per ogni entità che supera tale soglia. Tali quote aggiuntive saranno applicate come segue:

(a) Per le prime tre (3) entità, i controlli KYC saranno effettuati nell’ambito della fornitura del servizio standard;

(b) Per ciascuna entità oltre le prime tre (3), verrà addebitata una quota aggiuntiva di €125 per coprire i costi associati ai controlli KYC aggiuntivi;

(c) Per strutture che coinvolgono paradisi fiscali possono essere applicati costi aggiuntivi;

(d) L’importo della quota aggiuntiva sarà determinato da ICS Formations B.V. e comunicato al cliente prima dell’inizio delle procedure KYC aggiuntive.

Articolo 11. Disposizioni speciali per il pacchetto di segreteria

11.1 Il contratto relativo al pacchetto di segreteria è stipulato per la durata di un anno a decorrere dalla data di costituzione. Se la costituzione è stata effettuata tramite un’altra parte, il contratto è stipulato per la durata di un anno dalla data del pagamento.

11.2 La prima richiesta di attribuzione del numero di partita IVA è inclusa nel pacchetto di segreteria. Si tratta di un servizio una tantum e si applica al primo numero di partita IVA. Altri servizi, come le modifiche ai numeri di partita IVA, sono considerati lavoro aggiuntivo e comportano pertanto costi supplementari.

11.3 ICS Formations B.V. non è responsabile per le decisioni prese da enti governativi, come notai, la Camera di Commercio olandese, l’Agenzia delle Entrate olandese, ecc.

Articolo 12. Onorario per servizi contabili aggiuntivi

12.1 Le tariffe per i servizi si intendono al netto dell’IVA e al netto di altri costi, quali altre imposte governative, spese di viaggio, spedizione e/o costi di terzi incaricati, salvo diversamente ed esplicitamente indicato o concordato. I costi aggiuntivi saranno fatturati al cliente a consuntivo.

12.2 L’onorario di ICS Advisory & Finance, se necessario aumentato di anticipi e fatture di terzi incaricati, sarà addebitato al cliente mensilmente, trimestralmente, annualmente o al termine dei lavori, inclusa l’eventuale imposta sul valore aggiunto dovuta.

12.3 ICS si riserva il diritto di adeguare i prezzi dei propri servizi in caso di aumento dei costi sostenuti dalla società, inclusi ma non limitati all’inflazione e ad altre spese operative. L’importo di qualsiasi aumento di prezzo sarà determinato da ICS a propria discrezione.

Il cliente sarà informato in anticipo di eventuali aumenti di prezzo pianificati e avrà l’opportunità di annullare il proprio abbonamento entro la fine dell’esercizio finanziario.

Articolo 13. Fatturazione, pagamento e incasso

13.1 Il pagamento della fattura deve essere effettuato entro 15 giorni dalla data della fattura, a meno che non sia stato espressamente concordato o indicato un altro termine di pagamento.

13.2 ICS si riserva il diritto in qualsiasi momento di richiedere un pagamento anticipato (totale) o qualsiasi altra garanzia di pagamento al Cliente.

13.3 Le contestazioni sulla fattura non sospendono l’obbligo di pagamento del cliente.

13.4 In caso di mancato pagamento tempestivo o incompleto, ICS avrà il diritto di sospendere l’esecuzione del contratto con effetto immediato o di risolverlo mediante comunicazione scritta.

13.5 In caso di pagamento ritardato o incompleto, il cliente sarà in mora di diritto e ICS avrà il diritto, senza che sia necessaria alcuna ulteriore messa in mora, di addebitare al cliente gli interessi legali dalla data di scadenza fino alla data del saldo totale.

13.6 ICS ha il diritto di addebitare al cliente i costi di incasso (stragiudiziali) pari al 15% dell’importo totale concordato, con un minimo di € 150,-, anche nel caso in cui i costi effettivi superino la liquidazione delle spese giudiziali, senza che sia necessaria una previa messa in mora. Quest’ultimo punto si applica nella misura in cui disposizioni inderogabili di legge non vi si oppongano.

13.7 I pagamenti effettuati dal cliente saranno prima imputati da ICS a tutti gli interessi e costi dovuti e successivamente alle fatture scadute da più tempo.

13.8 In caso di incarico conferito congiuntamente, i clienti, nella misura in cui i servizi sono stati eseguiti a favore dei clienti congiunti, saranno responsabili in solido per il pagamento dell’importo della fattura, indipendentemente dall’intestazione della fattura stessa.

Articolo 14. Incapacità di pagamento

14.1 ICS avrà il diritto di risolvere il contratto per iscritto senza ulteriore messa in mora e senza intervento giudiziario, nel momento in cui il cliente:

• viene dichiarato fallito o presenta istanza di fallimento;
• richiede la sospensione (temporanea) dei pagamenti;
• è soggetto a pignoramento esecutivo;
• perde in altro modo il potere di disposizione o la capacità giuridica rispetto a tutti o parte dei suoi beni.

Articolo 15. Sospensione e risoluzione

15.1 ICS avrà il diritto di sospendere l’adempimento dei propri obblighi, fino a quando tutti i crediti esigibili nei confronti del cliente non siano stati interamente saldati, se (1) il cliente non adempie agli obblighi derivanti dal contratto o non li adempie pienamente, o (2) se ICS è venuta a conoscenza di circostanze che le danno fondato motivo di temere che il cliente non sarà in grado di adempiere (correttamente) ai propri obblighi, o (3) se alla conclusione del contratto al cliente è stato richiesto di fornire garanzia per l’adempimento dei propri obblighi e tale garanzia non viene fornita.

15.2 ICS è altresì autorizzata a risolvere il contratto (o a far risolvere il contratto) nelle situazioni menzionate nel primo comma del presente articolo, o qualora si verifichino altre circostanze di natura tale che l’adempimento del contratto sia impossibile o non possa più essere richiesto secondo criteri di ragionevolezza ed equità. Ciò include anche i casi in cui il cliente si rifiuti di prendere in considerazione e/o non si conformi a richieste aggiuntive di due diligence ai fini del rispetto delle leggi e delle normative (es. Direttiva Antiriciclaggio/WWFT).

15.3 La risoluzione avverrà mediante comunicazione scritta e senza intervento giudiziario.

15.4 Se il contratto viene risolto, i crediti di ICS nei confronti del cliente diventeranno immediatamente esigibili.

15.5 ICS si riserva il diritto di richiedere il risarcimento dei danni e non è responsabile per eventuali danni o costi sostenuti dal cliente o da terzi.

15.6 Comunicazione tra le parti

(a) ICS comunicherà con il cliente esclusivamente tramite posta elettronica (email) e telefono.

(b) Nel caso in cui: (i) La corrispondenza sia indirizzata a un indirizzo email o numero di telefono non più in uso; e (ii) Il cliente non abbia fornito tempestiva notifica di tale modifica ad ICS, ICS non potrà essere ritenuta responsabile per eventuali danni, sanzioni o altre conseguenze negative derivanti dal mancato ricevimento di tale corrispondenza da parte del cliente.

(c) Il cliente è l’unico responsabile di:

• Mantenere aggiornati e funzionanti gli indirizzi email e i numeri di telefono per la comunicazione con ICS; e
• Comunicare tempestivamente a ICS qualsiasi modifica ai propri dati di contatto.

(d) Qualsiasi pretesa nei confronti di ICS per perdite o danni derivanti da errori di comunicazione dovuti a dati di contatto obsoleti o errati forniti dal cliente si intende espressamente rinunciata.

Articolo 16. Forza Maggiore

16.1 Se l’esecuzione del contratto diventa impossibile per una causa non imputabile ad ICS o per la quale l’adempimento dei propri obblighi non può ragionevolmente essere richiesto ad ICS, inclusi ma non limitati a malattie, guasti alla rete informatica o altri guasti tecnici, carenze di terzi incaricati da ICS, provvedimenti governativi e altri blocchi nel normale svolgimento delle attività all’interno della propria azienda, ICS avrà il diritto di sospendere l’esecuzione del contratto.

16.2 Nelle presenti Condizioni Generali, per forza maggiore si intende: una circostanza che non può essere attribuita a colpa di ICS e non può essere attribuita ad ICS in virtù della legge, di un atto giuridico o delle consuetudini generali. Oltre a questa interpretazione della forza maggiore secondo la legge e la giurisprudenza, la forza maggiore include anche: tutte le cause esterne, previste o impreviste, sulle quali ICS non può influire, ma che impediscono ad ICS di adempiere ai propri obblighi.

16.3 In caso di forza maggiore, ICS compirà ragionevoli sforzi per fornire una soluzione alternativa, se desiderata.

16.4 Se la situazione di forza maggiore si verifica nel momento in cui ICS ha (parzialmente) adempiuto ai propri obblighi o sarà in grado di adempierli, ICS ha il diritto di fatturare la parte già eseguita o da eseguire. Il cliente è tenuto a pagare questa fattura come se si trattasse di un contratto separato.

16.5 Dal momento in cui la situazione di forza maggiore sia durata per almeno 2 mesi o sia di natura permanente, entrambe le parti possono (parzialmente) risolvere il contratto mediante comunicazione scritta, senza intervento giudiziario, senza che le parti possano pretendere alcun risarcimento danni.

Articolo 17. Responsabilità e manleva

17.1 Nel caso in cui il cliente dimostri di aver subito danni a causa di un inadempimento imputabile ad ICS, derivante da o relativo all’esecuzione del contratto, la responsabilità di ICS per i soli danni diretti sarà limitata a un massimo pari all’importo al quale, nel caso specifico, ICS ha diritto ai sensi della polizza assicurativa per la responsabilità civile stipulata da ICS, aumentato della franchigia a carico di ICS prevista da tale assicurazione.

17.2 Se, per qualsiasi motivo, non viene effettuato alcun pagamento ai sensi dell’assicurazione per la responsabilità civile di cui al primo comma del presente articolo, qualsiasi responsabilità sarà limitata a un massimo pari alla (quota della) fattura a cui si riferisce la responsabilità.

17.3 ICS sarà responsabile solo per i danni diretti. Per danno diretto si intende esclusivamente:

• i ragionevoli costi sostenuti per stabilire la causa e la portata del danno, in quanto l'accertamento si riferisca a danni ai sensi delle presenti condizioni;
• gli eventuali costi ragionevoli sostenuti per fare in modo che la prestazione difettosa di ICS sia conforme al contratto, nella misura in cui possano essere attribuiti a ICS;
• i costi ragionevoli sostenuti per prevenire o limitare il danno, nella misura in cui il cliente dimostri che tali costi hanno portato alla limitazione del danno diretto di cui al presente articolo.

17.4 È esclusa la responsabilità di ICS per danni indiretti, inclusi ma non limitati a danni consequenziali, mancato guadagno, mancati risparmi, dati o materiali danneggiati o persi, danni dovuti a interruzione dell’attività, lesioni personali o danni immateriali.

17.5 ICS non sarà mai responsabile per danni, di qualsiasi natura, derivanti da:

• il mancato rispetto da parte del cliente degli obblighi contenuti nelle presenti condizioni generali;
• una situazione di forza maggiore di cui all'articolo 16 delle presenti condizioni generali;
• fornitura di dati, informazioni e/o documenti errati e/o incompleti forniti da o per conto del cliente, compreso il mancato o rifiutato invio tempestivo di informazioni e/o dati da parte del cliente;
• mancato rispetto da parte del cliente dei requisiti legali di fatturazione e/o applicazione delle corrette aliquote IVA;
• danni a informazioni, dati e/o registri o la perdita di informazioni, dati e/o registri del cliente conservati presso ICS o terzi;
• utilizzo dei servizi per scopi diversi da quelli previsti;
• mancato o improprio rispetto dei consigli e/o delle istruzioni di ICS da parte del cliente o di terzi;
• danneggiamento o distruzione di documenti durante il trasporto o la spedizione per posta o corriere, indipendentemente dal fatto che il trasporto o la spedizione siano effettuati da o per conto del cliente, di ICS o di terzi;
• errori o guasti nelle apparecchiature o nei software utilizzati;
• un termine di consegna e/o di esecuzione più lungo di quello originariamente previsto, indipendentemente dal motivo sottostante;
• violazione dei diritti di proprietà intellettuale e/o della privacy dovuta all'accesso non autorizzato da parte di terzi alle informazioni e/o ai dati di ICS e/o del cliente;
• violazione dei diritti di proprietà intellettuale in quanto il cliente viola i diritti di proprietà intellettuale di terzi;
• risultati deludenti e/o mancato raggiungimento degli obiettivi prefissati;
• errori e/o carenze di terzi incaricati, inclusi enti governativi e problemi (tecnici) presso la Camera di Commercio.

17.6 ICS non sarà mai responsabile per eventuali danni subiti da terzi. Il cliente manleverà e terrà indenne ICS, il suo personale e i suoi subappaltatori da qualsiasi pretesa da parte di terzi dovuta a o derivante dall’esecuzione del contratto.

17.7 Qualsiasi responsabilità di ICS si estinguerà per il solo decorso di un anno dal momento in cui il contratto si sia concluso per completamento, recesso o risoluzione.

17.8 Le disposizioni del presente articolo si applicano ad eccezione dei casi di dolo o colpa grave da parte di ICS o dei suoi dirigenti e qualora disposizioni inderogabili di legge dispongano diversamente.

Articolo 18. Trasferimento del rischio

18.1 Il rischio di perdita o danneggiamento dei beni oggetto dell’incarico si trasferisce al cliente dal momento in cui questi sono legalmente e/o effettivamente consegnati al cliente e quindi posti sotto il controllo del cliente o di un terzo designato dal cliente.

Articolo 19. Riservatezza

19.1 ICS è tenuta a mantenere la riservatezza nei confronti dei terzi non coinvolti nell’esecuzione dell’incarico. Tale riservatezza riguarda tutte le informazioni di natura riservata messe a disposizione di ICS dal cliente e i risultati ottenuti dall’elaborazione delle stesse. Questa riservatezza non si applica nella misura in cui disposizioni di legge o professionali ne richiedano la divulgazione.

Articolo 20. Proprietà Intellettuale

20.1 ICS si riserva tutti i diritti relativi ai prodotti dell’ingegno che utilizza o ha utilizzato nell’ambito dell’esecuzione del contratto con il Cliente, nella misura in cui possano esistere o essere stabiliti diritti legali su tali prodotti.

20.2 È espressamente vietato al Cliente duplicare, pubblicare, elaborare o sfruttare i prodotti, inclusi ma non limitati a consulenze, metodi di lavoro, contratti (tipo) e progettazioni di sistemi e/o altri prodotti intellettuali senza il previo consenso scritto di ICS.

20.3 Il Cliente non è autorizzato a fornire prodotti dell’ingegno a terzi, se non per ottenere un parere di un esperto sul lavoro di ICS.

20.4 Il Cliente manleverà ICS da qualsiasi pretesa di terzi basata sulla violazione di diritti di proprietà intellettuale.

20.5 In caso di violazione delle disposizioni del presente articolo, il Cliente sarà tenuto a risarcire integralmente tutti i danni subiti da ICS e da terzi.

Articolo 21. Cessione dei servizi e politica di rimborso

21.1 Se i servizi vengono interrotti anticipatamente dal Cliente, ICS avrà diritto al risarcimento per la conseguente e plausibile perdita di utilizzo della capacità lavorativa, a meno che l’interruzione non sia imputabile ad ICS. Inoltre, il cliente sarà tenuto a pagare le fatture per il lavoro svolto fino a quel momento e le spese sostenute da ICS e da terzi.

21.2 Idoneità al rimborso e condizioni

Il cliente può, in circostanze specifiche e a discrezione esclusiva di ICS, avere diritto a un rimborso. Tale idoneità sarà determinata in conformità con la tabella dei rimborsi fornita nell’Appendice A e con le seguenti disposizioni:

(a) Circostanze non rimborsabili:

1. Se il cliente interrompe il processo di costituzione dopo che tutti i documenti sono stati trasmessi al notaio;
2. Se il notaio rifiuta la registrazione del cliente a causa del mancato superamento dei controlli KYC;
3. Se il cliente si rifiuta di fornire le informazioni necessarie per i controlli KYC;
4. Se la Camera di Commercio olandese rifiuta la costituzione.

In questi casi, non verrà fornito alcun rimborso per i costi di costituzione.

(b) Rimborso parziale: Nel caso in cui il cliente non superi i controlli KYC, ICS tratterrà solo i costi associati ai controlli KYC. L’importo rimanente pagato potrà essere rimborsato al cliente.

(c) Sospensione del processo di costituzione: (i) Se il cliente non risponde per un periodo fino a 30 giorni, il processo di costituzione sarà sospeso; (ii) Il processo potrà essere ripreso entro un periodo di sei mesi, previo pagamento di costi aggiuntivi; (iii) Dopo sei mesi, verrà applicata una quota aggiuntiva di €500 per riprendere il processo di costituzione.

(d) Scadenza del pagamento: Se il cliente rimane non raggiungibile per oltre un anno, il pagamento iniziale scadrà. Il cliente dovrà pagare nuovamente l’intero prezzo di costituzione per riavviare il processo.

(e) Servizi prepagati: Nei casi in cui il cliente abbia pagato anticipatamente per servizi di segreteria o contabili, e la costituzione della società sia ostacolata per qualsiasi motivo menzionato nel presente articolo, un rimborso per tali servizi prepagati potrà essere concesso a discrezione di ICS.

21.3 Se il contratto viene risolto anticipatamente da ICS, ICS provvederà, di concerto con il cliente, a trasferire il lavoro ancora da svolgere a terzi, a meno che la risoluzione non sia imputabile al cliente. ICS ha il diritto di addebitare i costi di trasferimento al cliente.

21.4 L’annullamento dei servizi acquistati non dà automaticamente diritto al Cliente a un rimborso. ICS può rifiutare di emettere un rimborso se sono già stati sostenuti costi per la fornitura del servizio. Ogni richiesta di rimborso sarà esaminata caso per caso, tenendo conto delle circostanze specifiche dell’annullamento e dei costi associati.

Articolo 22. Reclami / contestazioni

22.1 I reclami relativi al lavoro svolto devono essere presentati per iscritto a ICS entro 15 giorni dalla data di invio dei documenti o delle informazioni oggetto della contestazione, o entro 15 giorni dalla scoperta del difetto, se il cliente dimostra che non avrebbe potuto ragionevolmente scoprire il difetto prima.

22.2 I reclami riguardanti la fattura devono essere resi noti a ICS entro 15 giorni dal ricevimento.

22.3 Un reclamo non sospende l’obbligo di pagamento del cliente.

22.4 I reclami non saranno presi in considerazione dopo le scadenze sopra menzionate. Tutte le conseguenze della mancata segnalazione immediata saranno a carico e a rischio del cliente.

22.5 A ICS dovrà essere data l’opportunità di verificare il reclamo e avrà in qualsiasi momento il diritto di migliorare l’esecuzione del contratto. In caso di reclamo fondato, ICS si consulterà con il cliente al fine di raggiungere una soluzione adeguata.

22.6 Il cliente non avrà mai diritto a un rimborso completo dell’importo concordato o pagato. Un’eventuale riduzione del prezzo è in ogni momento a discrezione di ICS.

Articolo 23. Legge applicabile e foro competente

23.1 Tutti i contratti tra il Cliente e ICS, nonché eventuali controversie da essi derivanti, saranno regolati esclusivamente dalla legge olandese.

23.2 L’applicabilità della Convenzione di Vienna sulla vendita internazionale di beni o di altre leggi e regolamenti internazionali applicabili è espressamente esclusa.

23.3 Il tribunale olandese del distretto in cui ha sede ICS ha competenza esclusiva per conoscere di qualsiasi controversia tra le parti, fatte salve le disposizioni inderogabili di legge.

Appendice A. Politica di rimborso ICS

Costituzione / Modifica dello Statuto (incl. servizi notarili)

• Annullamento entro 24 ore dal pagamento: rimborso completo
• Dopo l'esecuzione dei controlli WWFT da parte di ICS: €150 per persona/entità coinvolta
• Fascicolo esaminato da un notaio: €850
• Quando il notaio ha iniziato a lavorare sulla pratica: 100% dei costi di costituzione

Servizi di Segreteria

• Annullamento entro 24 ore dalla costituzione (se costituita tramite un'altra parte, entro 24 ore dal pagamento): rimborso completo
• Oltre 24 ore dalla costituzione (se costituita tramite un'altra parte, oltre 24 ore dal pagamento): 100%

Servizi Contabili

• Annullamento entro 24 ore dal pagamento: rimborso completo
• Annullamento con preavviso (almeno 3 mesi prima dell'inizio del successivo Anno Fiscale): nessuna penale di annullamento per il successivo Anno Fiscale
• Annullamento durante l'Anno Fiscale senza preavviso: 100%

Per ulteriori informazioni, consulti anche la nostra Politica sui cookie, Informativa sulla privacy, Condizioni di servizio e Note legali.