Créer une filiale néerlandaise après le Brexit : douanes européennes

Au cours de la dernière décennie, nous avons constaté une augmentation constante des entreprises créant une filiale aux Pays-Bas. Il existe de multiples raisons de le faire, par exemple pour pouvoir accéder au marché unique européen. Actuellement, cela est particulièrement rentable pour les propriétaires d'entreprises au Royaume-Uni, car le Royaume-Uni a été en grande partie coupé de l'Union européenne après le Brexit. La participation au marché unique européen offre de nombreux avantages, en particulier si vous possédez une entreprise comportant un volet logistique. L'UE abrite un nombre impressionnant de grands centres de distribution (multinationaux), et ce n'est pas sans raison. Cela permet à ces entreprises d'échanger des biens et des services sans

L'Union européenne compte actuellement 27 États membres qui bénéficient du marché unique. Ce marché unique a été créé afin de garantir la libre circulation des capitaux, des marchandises, des personnes et des services au sein de tous les États membres participants. C'est ce qu'on appelle également les « quatre libertés ». Si vous souhaitez acheter des marchandises au sein de l'UE et les vendre dans un pays qui n'est pas un État membre, l'ouverture d'une filiale néerlandaise pourrait vous aider énormément, tant sur le plan fiscal qu'en termes de gain de temps. Il en va de même pour la situation inverse : lorsque vous souhaitez vendre sur le marché unique européen des marchandises produites dans le pays où votre entreprise est implantée. Dans cet article, nous expliquerons comment vous pouvez rationaliser votre flux de marchandises grâce à une filiale néerlandaise et détaillerons les avantages de la création d'une entreprise aux Pays-Bas.

Qu'est-ce que le « flux de marchandises » exactement ?

Le flux de marchandises correspond essentiellement à la circulation de vos moyens de production disponibles et des produits que vous proposez au sein de votre entreprise. Ce flux de marchandises est nécessaire pour transporter des matières premières, des produits semi-finis ou finis d'un point A à un point B. Du fait que tous les moyens de transport coûtent à la fois du temps et de l'argent à une entreprise, un flux de marchandises efficace est indispensable pour toute entreprise exerçant des activités de distribution. En général, les articles livrés dans un magasin ne proviennent pas directement du fabricant, mais d'un grossiste ou d'un centre de distribution.

Dans chaque magasin, la plupart des marchandises ne sont pas livrées directement par le fabricant, mais par un centre de distribution. Un centre de distribution (DC) est essentiellement un entrepôt central. Dans un centre de distribution, toutes les commandes des magasins sont regroupées puis expédiées. Un grand avantage de cette façon de travailler est que le magasin n'a besoin de communiquer qu'avec le siège social ou le DC pour ce qui concerne les livraisons. Au sein de la logistique et de la distribution, on parle souvent d'un flux interne de marchandises qui suit fréquemment un schéma fixe :

Marchandises entrantes

• Déchargement de l'unité de fret avec/sans chariot élévateur
• Contrôle de la cargaison déchargée
• Mise à jour des informations dans le WMS de l'entreprise
• Stockage sur emplacement avec/sans chariot élévateur
• Inventaire intermédiaire ou annuel du bilan ou contrôle des stocks
• Garantie de l'objectif conscient

Marchandises sortantes

• Préparation des articles de la commande (picking)
• Emballage et étiquetage des marchandises
• Contrôle des produits sortants
• Préparation de l'expédition dans une zone de sortie (zone délimitée spécifique à une destination particulière ou à une unité de fret)
• Chargement de l'unité de fret.

La liste ci-dessus constitue presque toujours la base, à laquelle s'ajoutent souvent les mouvements visant à réapprovisionner les emplacements de picking (par exemple, un espace sur rack pour des palettes dont seules quelques pièces sont prélevées à la fois). Pour gérer une entreprise efficace, il est très important de maintenir votre entrepôt en ordre. Outre l'expédition physique des marchandises, d'autres tâches administratives sont nécessaires lorsque vous fournissez des marchandises à des clients à l'étranger. C'est particulièrement le cas si vous résidez dans un pays hors de la zone UE et que vous souhaitez faire des affaires au sein de l'UE, car cela signifie que vous devrez établir des documents douaniers supplémentaires.

Si vous souhaitez importer et/ou exporter des marchandises, vous devez remplir divers documents douaniers et formalités administratives officielles. Sinon, vous risquez que vos marchandises soient retenues ou réclamées à la frontière. Au sein de l'UE, ce problème n'existe pas grâce au marché unique européen. Mais si vous possédez une entreprise en dehors de l'UE, les démarches administratives peuvent devenir excessives et chronophages. Par conséquent, si vous créez une filiale néerlandaise, vous n'aurez plus à gérer cette quantité importante de formalités officielles.

Comment acheter ou vendre des marchandises en utilisant une BV néerlandaise ?

Si vous souhaitez créer une entreprise de commerce logistique ou si vous souhaitez développer votre entreprise étrangère aux Pays-Bas, il est nécessaire de nouer des relations solides avec les vendeurs et les acheteurs de votre marché. C'est d'autant plus vrai si vous possédez une boutique en ligne et que vous comptez sur des délais de livraison ponctuels. Si vous possédez déjà une entreprise, il y a de fortes chances que vous ayez déjà établi de tels contacts. Le marché de la logistique est très dynamique, avec de nombreux changements survenant dans des laps de temps très courts. Afin de pouvoir livrer vos marchandises à temps, il est important d'établir des plannings de livraison rigoureux.

L'aspect le plus rentable de la possession d'une filiale néerlandaise, comme nous l'avons mentionné précédemment, réside dans le fait d'accéder au marché unique européen. Cela signifie que vous pouvez échanger librement vos marchandises avec les 26 autres États membres ainsi qu'avec les Pays-Bas, ce qui peut vous aider à économiser une somme importante sur les frais de douane et d'expédition. Par exemple, si vous possédez une entreprise de vêtements et que vous souhaitez accéder au marché unique, il vous suffit de créer une filiale. Grâce à cette filiale, vous pouvez expédier des marchandises depuis et vers votre société mère, sans les tracasseries supplémentaires liées à l'expédition internationale. Cela s'explique par le fait que vous transférez des marchandises en interne, c'est-à-dire au sein de votre propre entreprise.

Quelles sont les entités impliquées dans le flux de marchandises ?

Lorsque vous possédez une entreprise de logistique internationale, vous savez déjà que vous devez traiter quotidiennement avec de nombreux partenaires et organisations différents. Cela signifie qu'il vaut mieux choisir judicieusement vos partenaires, comme nous l'avons mentionné auparavant. Mais prenez également en considération le fait que la préparation et l'établissement des documents douaniers exigent du temps et des compétences appropriées. Dans la plupart des cas, vous aurez affaire à des partenaires tels que des grossistes et différents types de vendeurs, ainsi qu'à un vaste éventail d'acheteurs, bien entendu. De plus, des parties externes seront impliquées, telles que les autorités fiscales du pays où votre entreprise est située.

Si vous décidez de créer une filiale aux Pays-Bas, gardez à l'esprit que vous devrez vous conformer aux exigences de substance néerlandaises. Celles-ci ont été mises en place afin d'éviter l'utilisation non intentionnelle des conventions fiscales (de double imposition) par des sociétés établies aux Pays-Bas. La Belastingdienst surveille ces aspects, il convient donc de toujours être rigoureux dans votre gestion administrative et vos activités commerciales. Outre les autorités fiscales d'un pays, vous devrez également traiter avec d'autres organismes tels que la douane et la KVK. Si vous voulez gérer une entreprise solide, veillez à ce que votre administration soit toujours à jour.

Quelles activités commerciales se dérouleront dans quel pays ?

Une fois que vous aurez décidé de créer une filiale néerlandaise, vous devrez élaborer un business plan couvrant chaque modification apportée à vos activités commerciales régulières actuelles. Par exemple, vous devrez peut-être déplacer votre centre de distribution principal ou implanter un centre de distribution supplémentaire dans le pays où vous créez votre filiale. Vous devrez également déterminer où vous prévoyez de gérer votre administration, car cet élément est essentiel pour déterminer où se situe la substance de votre entreprise. Cela inclut également l'endroit où vous centraliserez l'ensemble de vos activités et où se trouvera le « véritable » siège social de votre entreprise.

De manière générale, vous devrez répartir l'ensemble de vos activités commerciales et évaluer quel pays conviendrait le mieux à chaque activité. Si vous avez de nombreux clients européens auxquels vous expédiez régulièrement des marchandises, il serait probablement préférable d'implanter votre centre de distribution (principal) dans un État membre de l'UE. Vous pouvez toujours gérer votre administration depuis votre lieu de résidence, car il n'est pas obligatoire aux Pays-Bas de l'effectuer dans le pays même. Vous n'êtes pas non plus tenu de résider aux Pays-Bas, c'est pourquoi il est relativement simple d'y implanter une filiale. Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur les avantages qu'une filiale néerlandaise peut offrir à votre entreprise, n'hésitez pas à nous contacter pour un conseil personnalisé.

Comment créer une filiale aux Pays-Bas ?

Le processus de création d'une entreprise néerlandaise est relativement simple, mais il comporte plusieurs étapes qui doivent être suivies très précisément. Nous proposons un guide très complet sur la création d'une entreprise aux Pays-Bas, où vous pourrez consulter toutes les informations dont vous avez besoin à ce sujet. La procédure elle-même se compose de trois étapes ou phases, qui peuvent généralement être exécutées en 3 à 5 jours ouvrables. La durée de la procédure dépend grandement de la quantité et de la qualité des informations que vous fournissez, veillez donc à vous procurer tous les documents nécessaires au préalable. La majeure partie du temps est consacrée à la vérification des documents fournis, il est donc préférable que tout soit exact et rigoureux.

Pour la création d'une filiale, qui est dans la plupart des cas une BV néerlandaise (société à responsabilité limitée), nous suivons les trois étapes suivantes.

Étape 1 - Identification

La première étape consiste à nous fournir vos informations d'identité, ainsi que l'identité d'éventuels actionnaires supplémentaires. Vous devrez nous envoyer des copies des passeports en cours de validité, accompagnées d'un formulaire dûment rempli concernant la création de votre future entreprise néerlandaise. Nous vous demandons également de nous communiquer la dénomination sociale souhaitée, car ce nom devra être vérifié au préalable afin d'en garantir la disponibilité. Nous vous conseillons vivement de ne pas commencer à créer de logo avant de savoir si vous pouvez enregistrer cette dénomination sociale.

Étape 2 - Signature de divers documents

Une fois les informations nécessaires envoyées, nous procéderons à la préparation de la documentation initiale pour la constitution de l'entreprise. Cela fait, les actionnaires devront se rendre chez le notaire néerlandais pour signer les actes de constitution. Alternativement, il nous est possible de préparer les documents de constitution afin qu'ils soient signés dans votre pays d'origine si vous ne pouvez pas vous déplacer en personne. Vous pourrez ensuite envoyer les documents originaux signés à notre adresse professionnelle à Rotterdam. Nous vous expliquerons exactement les démarches à suivre.

Étape 3 - L'enregistrement

Lorsque tous les documents sont vérifiés, signés et en notre possession, nous pouvons entamer le processus d'enregistrement proprement dit. Cela implique l'inscription de votre entreprise auprès de la KVK néerlandaise. Une fois cette étape terminée, vous recevrez votre numéro d'immatriculation. La KVK transmettra automatiquement les informations de votre entreprise à la Belastingdienst, qui vous attribuera par la suite un numéro de TVA. Nous pouvons également vous aider pour diverses autres démarches nécessaires, comme l'ouverture d'un compte bancaire néerlandais. Nous disposons également de solutions pour soumettre des demandes auprès de certaines banques néerlandaises à distance.

Que peut faire Intercompany Solutions pour votre entreprise ?

Si vous souhaitez développer votre entreprise de logistique, les Pays-Bas offrent des opportunités très intéressantes. Grâce à l'une des meilleures infrastructures au monde, vous accédez à un marché au potentiel immense. De plus, l'infrastructure informatique est considérée comme l'une des plus avancées, avec des débits Internet très élevés. Les Pays-Bas accueillent un éventail très varié d'entrepreneurs étrangers : des propriétaires de petites entreprises aux grandes multinationales qui y ont établi des filiales ou même leur siège social. Si vous êtes un professionnel ambitieux, votre entreprise est assurée d'y prospérer, à condition d'y investir les efforts nécessaires.

Si vous possédez une boutique en ligne internationale, vous trouverez également de nombreuses opportunités aux Pays-Bas. Ce pays relativement petit est mondialement célèbre pour sa capacité de commerce international, et cela se vérifie toujours aujourd'hui. Si vous souhaitez recevoir des conseils personnalisés concernant votre entreprise et les possibilités qui s'offrent à vous, n'hésitez pas à contacter Intercompany Solutions à tout moment. Nous nous ferons un plaisir de répondre à toutes vos questions ou de vous fournir un devis clair.

Sources supplémentaires :

https://business.gov.nl/starting-your-business/choosing-a-business-structure/private-limited-company-in-the-netherlands/

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontenten/belastingdienst/business/vat/vat_in_the_netherlands/vat_relating_to_purchase_and_sale_of_goods/purchasing_goods_in_the_netherlands

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Sources

• KVK - inscription au registre du commerce néerlandais
• Business.gov.nl - choisir une structure d'entreprise néerlandaise
• RVO - Agence pour les entreprises néerlandaises
• Gouvernement des Pays-Bas - entreprises et innovation
• Commission européenne - fiscalité et union douanière
• PwC Pays-Bas - analyses fiscales et publications
• Hoge Raad 2021, taux de TVA et directive TVA (ECLI:NL:HR:2021:456)
• Hoge Raad 2024, TVA, questions préjudicielles sur la taxation (ECLI:NL:HR:2024:1177)
• Wet op de omzetbelasting 1968 (wetten.overheid.nl)
• Loyens & Loeff - analyses juridiques et fiscales
• Cour de justice de l'UE, Volkswagen AG sur le droit à déduction de la TVA (C-533/16)
• Belastingdienst - TVA pour les entrepreneurs étrangers