
By Melvin van Esch, Co-founder, Intercompany Solutions
Published Dec 18, 2024 · Last reviewed 8 September 2025
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Lorsque vous possédez une société néerlandaise, vous devez prendre en compte le fait que vous devrez enregistrer officiellement tout « Ultimate Beneficial Owner(s) » (UBO, ou bénéficiaire effectif) de votre entreprise dans le registre UBO néerlandais. Il s'agit généralement des dirigeants et des actionnaires, à condition qu'ils répondent à certains critères. Intercompany Solutions a acquis de nombreuses années d'expérience dans la création de sociétés néerlandaises pour les entrepreneurs étrangers et dans de nombreuses autres questions connexes, telles que les services financiers, juridiques et administratifs. Ces services peuvent vous aider à obtenir un succès considérable tout en respectant la législation et les réglementations néerlandaises.
À ce titre, nous pouvons également vous assister dans toutes les tâches supplémentaires que vous pourriez rencontrer lors de la création d'une société néerlandaise. L'enregistrement, la modification ou la désinscription des UBO fait également partie de notre éventail de services. Nous croyons fermement que tout type d'expansion commerciale doit être exécuté de manière correcte et rentable. C'est pourquoi nous visons constamment à aider les entrepreneurs étrangers à établir leur présence aux Pays-Bas de manière stable et rentable. Si vous souhaitez en savoir plus sur ce que nous faisons, n'hésitez pas à nous demander des conseils professionnels sans engagement.
Pourquoi les UBO doivent-ils être enregistrés aux Pays-Bas ?
Le registre UBO est actif depuis le 27 mars 2022. L'enregistrement des Ultimate Beneficial Owners (UBO) aux Pays-Bas est essentiel pour améliorer la transparence et la responsabilité dans les activités commerciales. Cela est dû au fait que toutes les personnes importantes qui dirigent une entreprise ou qui y détiennent une participation substantielle sont tenues pour responsables de toutes les actions entreprises au nom de l'entreprise. En d'autres termes : il est ainsi plus facile de tenir les personnes au pouvoir pour responsables de leurs actes. Cette mesure s'aligne sur les réglementations de l'Union européenne, plus particulièrement sur les directives anti-blanchiment de l'UE (AMLD), et répond à plusieurs objectifs cruciaux que nous énumérons ci-dessous.
1. Lutter contre la criminalité financière
Pour commencer, le registre UBO aide à lutter contre le blanchiment d'argent. En identifiant les personnes physiques qui bénéficient en dernier ressort des transactions financières ou des activités commerciales, le registre UBO permet de surveiller de près ce que font exactement ces personnes par le biais de structures d'entreprise. De plus, le registre UBO s'oppose activement au financement du terrorisme en augmentant la transparence pour prévenir le détournement des systèmes financiers à des fins criminelles. En outre, le registre lutte de manière passive contre l'évasion et la fraude fiscales. Pour ce faire, il fournit aux autorités une image claire des structures de propriété afin de réduire les activités illégales.
2. Promouvoir la transparence
Le registre UBO révèle les personnes physiques qui se trouvent derrière les sociétés, partenariats, fondations et autres entités juridiques, réduisant ainsi la possibilité d'utiliser des structures de propriété complexes pour dissimuler des activités illicites. Il permet au public, aux journalistes et aux autres entreprises d'accéder à certaines informations relatives aux UBO, créant ainsi un climat de confiance dans le milieu des affaires. Ainsi, vous savez immédiatement avec qui vous faites des affaires, si leurs antécédents sont irréprochables et si vous devez ou non engager une quelconque forme de partenariat potentiel, sans mettre en péril votre entreprise actuelle.
3. Répondre aux exigences de l'UE
Le registre UBO est rendu obligatoire par l'UE dans le cadre de son dispositif plus large de lutte contre le blanchiment d'argent. Le respect de cette obligation garantit que les Pays-Bas remplissent leurs engagements en tant qu'État membre de l'UE, évitant ainsi des sanctions ou des risques de réputation. Ainsi, si vous avez l'ambition de créer une entreprise aux Pays-Bas qui pourrait être impliquée dans des activités criminelles, soyez averti. Le registre vise activement à éliminer toute entreprise ou partie prenante qui souhaiterait évincer d'autres acteurs du marché par des moyens illégaux, déloyaux ou malveillants. L'UE dispose de son marché unique européen, au sein duquel les biens et les services sont échangés librement. Et l'UE entend préserver ce principe.
4. Faciliter le devoir de diligence pour les entreprises
Le devoir de diligence (due diligence) est un élément très important pour mener des affaires en toute confiance. Le devoir de diligence signifie essentiellement que vous effectuez des recherches sur vos partenaires commerciaux, clients et investisseurs potentiels. Faire un mauvais choix dans un sens ou dans l'autre pourrait vous impliquer dans de sombres affaires, c'est pourquoi il vaut mieux vous assurer de savoir à qui vous avez affaire. Les institutions financières, les professionnels du droit et d'autres entités peuvent accéder au registre UBO pour remplir leurs obligations de connaissance du client (KYC) et de devoir de diligence. Ce processus garantit que les entreprises connaissent les entités et les personnes physiques avec lesquelles elles s'engagent, réduisant ainsi leur exposition aux risques financiers et juridiques.
5. Renforcer la concurrence loyale
La concurrence loyale est le fondement d'une société capitaliste juste et équitable. Le capitalisme ne consiste pas seulement à faire de l'argent, bien au contraire. Le fait que certaines personnes lancent quelque chose de nouveau crée instantanément de nouvelles opportunités commerciales et d'emploi, ce qui peut potentiellement faire prospérer la société. La transparence concernant la propriété et le contrôle décourage les pratiques commerciales non éthiques, créant ainsi un terrain d'entente équitable pour les entreprises honnêtes. Car si quelqu'un commet un acte illégal, cela sera enregistré grâce à la possibilité de connaître les UBO de n'importe quelle entreprise.

Détails clés du registre UBO
Le registre UBO (Ultimate Beneficial Owner) néerlandais est un système conçu pour renforcer la transparence concernant les personnes physiques qui détiennent ou contrôlent en dernier ressort des sociétés et d'autres entités juridiques aux Pays-Bas. Il fait partie des directives anti-blanchiment de l'Union européenne et vise à lutter contre les crimes financiers tels que le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme. Nous avons déjà évoqué ce point brièvement ci-dessus, mais il convient de rappeler que le registre UBO vise un entrepreneuriat équitable et honnête. C'est également un moyen d'éviter les monopoles trop importants qui peuvent balayer instantanément de petites entreprises (pourtant rentables et honnêtes). Entrons donc dans le vif du sujet.
Qui est qualifié d'UBO ?
Après toutes ces explications sur le registre UBO, les pièges et les avantages liés au statut d'UBO, vous vous demandez probablement ce qu'est réellement un UBO. Un UBO est une personne qui possède ou contrôle plus de 25 % d'une société ou d'une entité juridique, que ce soit par des droits de propriété ou des droits de vote. Ainsi, si vous détenez ou contrôlez plus de 25 % d'une entreprise, vous êtes officiellement un UBO. Néanmoins, certaines propositions de mise à jour visent à inclure les personnes détenant exactement 25 % des droits de propriété ou de vote, élargissant ainsi la définition pour renforcer la couverture. Il ne s'agirait donc plus seulement de dépasser 25 %, mais d'être sous la barre des 25 % pour ne pas être un UBO. Notez bien que même si être un UBO peut sembler conférer du pouvoir, certaines responsabilités incombent à quiconque possède cette qualité. Par exemple, il existe des obligations d'enregistrement.
Exigences d'enregistrement et implications en cas de non-conformité
Ainsi, les sociétés et entités juridiques doivent enregistrer les informations relatives à leurs UBO dans le registre UBO de la KVK. Cela comprend des informations d'identification sur l'UBO, telles que le nom, la date de naissance et la nature de sa propriété ou de son contrôle. En cas de manquement à cette obligation, les répercussions peuvent être graves. L'importance de savoir qui détient la majorité d'une entreprise réside dans la manière dont cette personne mène ses affaires. Si la gestion et l'exécution se font dans le cadre légal, il n'y a aucun problème. Mais si un UBO franchit certaines limites légales, il peut faire face à des problèmes de conformité et à des pénalités consécutives. Ce qui, aux Pays-Bas, se traduit pour commencer par des sanctions administratives. Vous pouvez vous voir infliger une amende administrative pouvant aller jusqu'à 21 750 €. Il existe également des sanctions supplémentaires pour non-conformité, telles qu'une injonction de se conformer sous peine d'amendes supplémentaires.
Outre les amendes administratives, il existe également des sanctions pénales. Cela s'explique par le fait que la non-conformité peut être considérée comme une infraction économique en vertu de la loi sur les infractions économiques (Economic Offences Act). Les conséquences potentielles d'une violation de cette loi comprennent des amendes, des travaux d'intérêt général, voire des peines de prison dans les cas graves, en particulier si de fausses informations sont fournies lors de l'enregistrement. Les autorités contrôlent activement le respect de ces règles afin de garantir la transparence et d'empêcher l'utilisation abusive des structures d'entreprise à des fins d'activités illicites telles que le blanchiment d'argent ou l'évasion fiscale.
Chiffres actuels sur la conformité
En mars 2024, environ 80 % des entités juridiques aux Pays-Bas s'étaient conformées à l'obligation d'enregistrement. Comme nous l'avons évoqué précédemment, la non-conformité peut entraîner des amendes ou d'autres sanctions. À titre d'information, l'accès au registre UBO a été temporairement restreint pour des motifs de confidentialité à la suite d'une décision de justice de l'UE. Cependant, certaines entités telles que les banques, les notaires et les compagnies d'assurance ont retrouvé cet accès à la mi-2024, leur permettant de remplir efficacement leurs obligations de devoir de diligence. En outre, à partir de juin 2024, les entreprises pourront obtenir des extraits certifiés du registre UBO pour prouver leur conformité aux exigences de connaissance du client (KYC). Le registre UBO s'inscrit dans le cadre des efforts internationaux visant à améliorer la transparence des entreprises et à réduire la criminalité financière. Bien qu'il soit efficace pour promouvoir la responsabilité, il a fait face à des défis, notamment concernant l'équilibre entre transparence et protection de la vie privée. Il s'agit d'une question toujours en cours, qui devrait toutefois être résolue dans un délai relativement court.
Entités tenues d'enregistrer un UBO
Il est très important de savoir quel type d'entité doit enregistrer un UBO. Dans tous les cas, cela concerne une entité impliquée dans des activités commerciales. Cela concerne, entre autres :
- Les sociétés (BV, NV, et autres)
- Les fondations et associations
- Les sociétés de personnes (sociétés en nom collectif, en commandite ou professionnelles)
Des exemptions s'appliquent aux entreprises individuelles (eenmanszaak), aux sociétés cotées en bourse et à certaines associations ne jouissant pas d'une pleine capacité juridique. Une fois que vous avez enregistré un UBO, gardez à l'esprit que certaines données, comme les noms et les pourcentages de détention, sont accessibles au public pour favoriser la transparence. Toutes les données ne sont pas rendues publiques pour autant. Certaines informations privées, telles que les adresses résidentielles, ne sont accessibles qu'aux entités autorisées comme les notaires et les institutions financières. Pour des directives détaillées, la KVK fournit une documentation officielle et des outils d'assistance pour l'enregistrement UBO. Vous pouvez également recourir aux services de conseil de sociétés telles qu'Intercompany Solutions, expérimentées en matière de conformité des entreprises.

Enregistrer des UBO dans le registre
Des personnes au sein de votre organisation sont-elles des bénéficiaires effectifs ultimes, mais ne sont pas encore inscrites en tant qu'UBO dans le registre UBO ? C'est ici que vous devez enregistrer ces personnes. L'enregistrement d'un Ultimate Beneficial Owner (UBO) aux Pays-Bas implique de soumettre des informations spécifiques sur les personnes physiques qui détiennent ou contrôlent en dernier ressort une société ou une autre entité juridique. Ce processus garantit le respect de la réglementation anti-blanchiment et renforce la transparence des entreprises. Vous trouverez ci-dessous un aperçu détaillé des étapes et des exigences relatives à l'enregistrement des UBO. N'oubliez pas : c'est ainsi que les startups et les propriétaires de petites entreprises sont protégés.
Étapes pour l'enregistrement d'un UBO
Pour déterminer qui sont les UBO au sein de votre entreprise, le gouvernement néerlandais explique clairement comment identifier les personnes qualifiées d'UBO. Celles-ci peuvent être définies comme celles qui :
- Détiennent directement ou indirectement plus de 25 % des actions ou des droits de vote
- Exercent un contrôle par d'autres moyens, tels que des accords ou une influence
Pour enregistrer un UBO pour votre entreprise, vous devez suivre quelques étapes de base. Nous présentons ces étapes ci-dessous.
- Rassembler les informations requises :
Les informations suivantes concernant les UBO doivent être fournies :
- Nom complet
- Date de naissance et nationalité
- Adresse résidentielle (qui ne sera pas rendue publique)
- Nature et étendue de la propriété ou du contrôle, exprimées en pourcentages
- Documents justificatifs, tels que des conventions d'actionnaires et une pièce d'identité valide
- Soumettre les informations à la KVK
- L'enregistrement s'effectue auprès de la KVK, en ligne ou en personne, ou avec l'aide d'une société spécialisée telle qu'Intercompany Solutions.
- Les entreprises doivent remplir le formulaire d'enregistrement UBO fourni par la KVK
- Vérification par la KVK
Une fois toutes ces démarches accomplies, la KVK vérifie les informations avant de mettre à jour le registre UBO. Certains champs, tels que l'étendue de la propriété, sont publics, tandis que les informations privées restent confidentielles.
- Maintenir et mettre à jour les informations fournies
Les entreprises sont responsables de la tenue à jour des informations relatives aux UBO. Tout changement de propriété ou de contrôle doit être signalé rapidement et correctement.
Modifier des UBO dans le registre
Outre l'enregistrement des UBO, vous pouvez également déclarer des modifications dans le registre UBO. Il peut s'agir de changements concernant, par exemple, la participation des UBO dans votre organisation ou la possibilité de protéger les données personnelles des UBO. La modification des Ultimate Beneficial Owners (UBO) enregistrés pour une entité néerlandaise implique la mise à jour des informations dans le registre UBO tenu par la KVK. Cela est essentiel en cas de changement de propriété, de contrôle ou de structure de l'entité. Nous présentons ci-dessous les étapes et les considérations clés pour la mise à jour des informations relatives aux UBO.
- Identifier les changements au sein de votre entreprise
Le plus important est de déterminer clairement les changements qui vont intervenir. Y a-t-il un nouvel UBO à enregistrer ? Dans ce cas, la démarche s'effectue via la procédure d'enregistrement habituelle. Mais il peut y avoir d'autres modifications, telles que des variations dans le nombre de parties prenantes ou dans le pourcentage de leur participation. Vous pouvez également déterminer quelles personnes ne sont plus des UBO et identifier les nouveaux UBO sur la base d'une propriété ou d'un contrôle dépassant le seuil de 25 %.
- Rassembler la documentation nécessaire
Vous devrez ensuite préparer les documents prouvant le changement, tels que des conventions d'actionnaires mises à jour, des procès-verbaux de conseil d'administration ou d'autres documents juridiques confirmant la nouvelle structure. Il existe d'ailleurs une différence entre les données publiques et privées. Toutes les données publiques mises à jour, telles que le nom et l'étendue de la propriété, seront accessibles au public. En revanche, les données privées, comme les adresses résidentielles, restent confidentielles et ne sont accessibles qu'aux entités autorisées.
- Informer la KVK
Une fois tous les documents nécessaires rassemblés, vous devrez déposer les informations UBO mises à jour auprès de la KVK. Cela peut généralement se faire en ligne ou en personne, ou via un partenaire de confiance aux Pays-Bas si vous êtes un entrepreneur étranger et que les démarches requises sont trop complexes pour vous. Vous devrez inclure les mêmes informations que celles requises lors de l'enregistrement initial, à savoir le nom, la date de naissance et la nationalité de l'UBO, ainsi que la nature de la propriété et du contrôle.
- Soumettre la demande de modification
Vous, ou la société que vous avez mandatée pour gérer ces questions, devrez utiliser les formulaires spécifiques de la KVK pour les mises à jour UBO. Assurez-vous que les informations sont exactes et complètes afin d'éviter tout retard de traitement. Souhaitez-vous remplacer l'adresse privée étrangère d'un UBO par une adresse privée néerlandaise ou par une autre adresse étrangère ? Vous devrez alors utiliser le formulaire 18 : Supplément à un autre registre du commerce (Supplement to other Trade Register) pour cela. Pendant le processus de vérification, la KVK examinera les modifications soumises. Une fois le dossier approuvé, le registre UBO affichera les informations mises à jour. Veillez à toujours être en conformité avec les lois néerlandaises relatives aux UBO. Cela signifie que vous devez assurer un suivi continu et signaler rapidement les modifications futures pour éviter des sanctions.
Notez également que les modifications apportées aux données UBO doivent être signalées dans une déclaration UBO dans les 7 jours suivant leur entrée en vigueur. La rapidité de la déclaration est cruciale. Les modifications doivent être communiquées dès qu'elles surviennent. Comme mentionné ci-dessus, les entreprises qui ne déclarent pas les modifications risquent des amendes, des sanctions administratives ou des atteintes à leur réputation. Pour plus d'informations ou d'assistance, le site web de la KVK propose des guides détaillés et des options de contact. Des conseillers professionnels, tels qu'Intercompany Solutions, peuvent vous assister lors de modifications UBO complexes ou pour des questions de conformité.
Désinscrire des UBO
Vous pouvez également désinscrire des personnes du registre UBO lorsqu'elles ne sont plus considérées comme un UBO. Si une personne n'est plus un UBO, vous devez également le signaler dans un délai de 7 jours au moyen d'une déclaration UBO. Lors de la désinscription d'UBO, veillez à vérifier si vous devez enregistrer d'autres UBO dans le registre UBO. Pour désinscrire un UBO aux Pays-Bas, vous devez suivre la procédure de mise à jour ou de suppression des informations UBO dans le registre UBO de la KVK. La désinscription intervient lorsque quelqu'un ne répond plus aux critères d'un UBO, par exemple lorsqu'il vend ses actions, transfère ses droits de vote ou quitte un poste de contrôle. Ci-dessous, nous avons listé les étapes et les détails clés de la procédure de désinscription d'un UBO pour vous faciliter la tâche.
- Vérifier les changements
La première chose à faire est de s'assurer que la personne ne répond plus aux critères d'UBO, à savoir la détention ou le contrôle de plus de 25 % mentionnés précédemment. Si un actionnaire quitte la société, par exemple, ou s'il vend une partie de ses actions et ne remplit plus les critères.
- Informer la KVK
Une fois que vous savez quel UBO désinscrire, vous devez déposer une demande auprès de la KVK afin de retirer les informations relatives à cette personne du registre UBO. Cela peut généralement se faire en ligne, en personne ou par l'intermédiaire d'un tiers qualifié pouvant vous assister. Vous devez toujours utiliser le formulaire de mise à jour ou de suppression d'UBO fourni par la KVK.
- Fournir la documentation requise
Vous devez ensuite rassembler tous les documents justificatifs nécessaires, tels que des conventions d'actionnaires mises à jour, des actes de cession ou des résolutions de la société. Vous devez soumettre la preuve du changement, comme des documents justifiant le transfert d'actions ou d'autres modifications de la structure de la société, afin que la procédure de désinscription puisse être finalisée.
- Confirmation de la désinscription
Une fois les informations vérifiées par la KVK, celle-ci mettra à jour le registre UBO et retirera les coordonnées de la personne. Veuillez noter que vous devez également signaler ces modifications rapidement pour rester en conformité avec la loi, tout comme pour les procédures d'enregistrement et de modification d'UBO. En outre, l'entreprise doit également mettre à jour ses registres internes et informer les parties prenantes concernées, comme les banques, si nécessaire. En matière de confidentialité, les UBO désinscrits n'auront plus aucune donnée visible dans le registre public. Toutefois, les historiques peuvent rester accessibles aux entités autorisées à des fins de devoir de diligence. Le fait de ne pas désinscrire les personnes qui ne sont plus des UBO peut entraîner des amendes ou des sanctions, car cela pourrait donner une image inexacte de la structure de propriété et de contrôle de l'entreprise. Pour des instructions détaillées, le site web de la KVK et des cabinets de conseil juridique tels qu'Intercompany Solutions peuvent vous fournir les instructions spécifiques et les formulaires nécessaires à la désinscription.
Défis et préoccupations
Bien que le registre UBO présente des avantages importants, il suscite des inquiétudes quant à la confidentialité et à la sécurité des données. Certaines informations sur les UBO sont publiques, ce qui a suscité des débats sur l'équilibre entre la transparence et le droit au respect de la vie privée des individus. Le système a été adapté pour répondre à ces préoccupations, notamment en restreignant l'accès du public à certaines données sensibles. Pour plus d'informations sur la raison d'être et le fonctionnement du registre UBO, des ressources telles que la KVK et les cadres juridiques de l'UE apportent des éclairages complémentaires. Bien entendu, Intercompany Solutions peut également vous assister pour toutes les questions relatives à l'enregistrement, la désinscription et la modification des UBO au sein de votre entreprise.
Vous souhaitez créer une société néerlandaise ? Veillez également à enregistrer tous les UBO
Intercompany Solutions est spécialisée dans la création de sociétés néerlandaises, mais nous pouvons vous offrir un éventail de services bien plus large. En plus de la constitution et de l'enregistrement d'une société aux Pays-Bas pour votre compte, nous pouvons vous assister dans de nombreuses tâches supplémentaires, telles que la demande de permis, l'obtention d'un visa et diverses tâches administratives comme votre déclaration fiscale ou l'assistance juridique. L'enregistrement, la modification et la désinscription des UBO ne posent également aucun problème à nos équipes. Dès que vous décidez de créer une société néerlandaise, nous vous demanderons quelques documents standards, notamment une pièce d'identité valide, vos nom et prénom, votre date de naissance, le nom souhaité pour l'entreprise et l'adresse d'enregistrement de l'entreprise aux Pays-Bas. Muni de ces documents, nous pouvons nous rendre chez un notaire et constituer votre société, tout en organisant directement d'autres démarches essentielles, comme l'ouverture d'un compte bancaire néerlandais et l'assurance de votre inscription correcte en tant qu'UBO dans le registre néerlandais.
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Les services que nous pouvons vous offrir
Intercompany Solutions a accompagné des centaines d'entrepreneurs étrangers issus de plus de 50 nationalités différentes. Nos clients vont des petites startups unipersonnelles aux sociétés multinationales, et tout ce qui se trouve entre les deux. Nos processus sont adaptés aux entrepreneurs étrangers et, à ce titre, nous connaissons les moyens les plus pratiques pour vous assister dans l'enregistrement de votre entreprise. Nous pouvons vous assister pour l'ensemble du processus d'enregistrement de société aux Pays-Bas :
- Création d'entreprise aux Pays-Bas
- Demande de numéro de TVA ou EORI
- Demandes de divers permis
- Assistance aux startups
- Services administratifs
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Nous travaillons avec des tarifs fixes, que nous vous détaillerons évidemment avant de commencer nos prestations. Vous pouvez créer une entreprise néerlandaise à partir de 1 499 € tout compris, ce qui signifie qu'il n'y a absolument aucun frais caché. Un autre avantage réside dans le fait que la procédure peut être effectuée entièrement à distance, à condition de nous fournir une procuration. Cela vous fait gagner beaucoup de temps et d'argent, car vous n'avez pas à vous déplacer physiquement aux Pays-Bas pour créer votre nouvelle entreprise. Si vous souhaitez en savoir plus sur nos services, n'hésitez pas à parcourir notre site web pour obtenir des informations plus détaillées. Vous pouvez également toujours nous contacter directement, et nous vous guiderons à partir de là.
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Sources
- De Nederlandsche Bank (DNB)
- AFM - Autorité néerlandaise des marchés financiers
- Burgerlijk Wetboek Boek 2 (wetten.overheid.nl)
- Business.gov.nl - choisir une structure d'entreprise néerlandaise
- Officiele bekendmakingen - Journal officiel du gouvernement néerlandais
- PwC Pays-Bas - analyses et publications fiscales
- Hoge Raad 2025, validité des résolutions d'assemblée d'actionnaires (ECLI:NL:HR:2025:978)
- Hoge Raad 2026, conflit d'intérêts d'un dirigeant (art. 2:239 DCC) (ECLI:NL:HR:2026:592)
- EY Pays-Bas - analyses fiscales
- Cour de justice de l'UE, arrêt Polbud sur la transformation transfrontalière de sociétés (C-106/16)
- Belastingdienst - TVA pour les entrepreneurs étrangers
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