Enregistrer votre entreprise auprès de la Belastingdienst : tout ce qu'il faut savoir

Si vous souhaitez créer une entreprise néerlandaise, vous devrez immatriculer votre société auprès de plusieurs organismes gouvernementaux, tels que la Chambre de commerce néerlandaise et les autorités fiscales néerlandaises. Il est préférable d'être bien préparé pour l'immatriculation, car vous devrez fournir de nombreux documents et informations afin que le processus se déroule sans encombre. Si vous souhaitez que cela soit fait de manière efficace et précise, Intercompany Solutions peut prendre en charge l'ensemble du processus en seulement quelques jours ouvrables. Dans cet article, nous allons décrire les étapes nécessaires pour obtenir une immatriculation auprès des autorités fiscales néerlandaises.

Vérifiez si vous devez vous immatriculer auprès de la Chambre de commerce

L'immatriculation auprès de la Chambre de commerce n'est nécessaire que si vous aspirez à être un véritable entrepreneur au sens de la loi néerlandaise. Selon la Chambre de commerce, vous êtes un entrepreneur si vous fournissez de manière indépendante des biens ou des services dans l'intention de réaliser un profit. Mais ce critère est un peu trop sommaire pour être certain, c'est pourquoi la Chambre de commerce néerlandaise a établi des critères supplémentaires. Vous trouverez ci-dessous les critères que vous devez remplir pour vous immatriculer.

Critères d'une entreprise néerlandaise

• Vous fournissez des services et/ou des produits
• Vous facturez ces services et/ou produits plus cher que le prix de revient : un prix (commercial) ou un taux horaire qui vous rapporte de l'argent
• Vous faites des affaires avec d'autres personnes que vos simples amis ou votre famille, et vous êtes également en concurrence avec des entrepreneurs qui vendent des services ou produits identiques ou équivalents

Ces 3 critères d'entrepreneuriat s'appliquent-ils tous à votre situation ? Voici ensuite une série de questions qui vous permettront de vérifier s'il s'agit bien d'une activité entrepreneuriale.

Questions de contrôle

• Investissez-vous de l'argent et/ou du temps dans le démarrage ou le développement de votre entreprise ?
• Travaillez-vous régulièrement au sein de votre propre entreprise et ne s'agit-il pas d'une mission ponctuelle ?
• Allez-vous travailler pour plus d'un client ?
• Décidez-vous du moment et de la manière dont vous travaillez ?

Si vous ne pouvez pas répondre par un « oui » à toutes ces questions, vous ne pouvez probablement pas vous immatriculer auprès de la Chambre de commerce. Si toutes ces questions s'appliquent à votre cas, il est alors possible d'immatriculer une entreprise néerlandaise. Cela implique plusieurs étapes, que nous avons détaillées ci-dessous. Si vous le souhaitez, Intercompany Solutions peut vous assister tout au long du processus de création d'entreprise aux Pays-Bas.

Immatriculation auprès des autorités fiscales néerlandaises

Après votre immatriculation au registre du commerce néerlandais, la Chambre de commerce transmettra vos coordonnées aux autorités fiscales. Vous n'avez pas besoin d'immatriculer votre entreprise séparément auprès des autorités fiscales, car cela aura déjà été fait. Si les autorités fiscales néerlandaises vous enregistrent comme entrepreneur assujetti à la TVA dans leur administration, vous recevrez votre numéro de taxe sur le chiffre d'affaires et votre numéro d'identification TVA (numéro de TVA intracommunautaire). La Belastingdienst détermine également si vous êtes un entrepreneur aux fins de l'impôt sur le revenu.

Organisez-vous à l'avance pour immatriculer votre entreprise néerlandaise

Avant de vous immatriculer auprès de la Chambre de commerce néerlandaise, vous devez vous préparer. Avez-vous réfléchi au type d'entreprise que vous souhaitez immatriculer ? Avez-vous une expérience préalable dans le domaine dans lequel vous souhaitez exercer ? Ce sont des questions que vous devez vous poser et auxquelles vous devez vous préparer avant votre rendez-vous. Cela signifie que vous devrez rassembler et préparer plusieurs documents et informations, mentionnés ci-dessous.

Un nom d'entreprise

Vous avez besoin d'un nom d'entreprise pour immatriculer votre société auprès de la Chambre de commerce. Un nom d'entreprise doit respecter un certain nombre de règles : il ne doit pas induire en erreur, il ne peut pas être identique à une marque ou à un nom commercial existant, et il doit être clair et compréhensible. Les caractères suivants sont autorisés : @ & - +. Cependant, les caractères tels que ( )? ! * # / ne peuvent pas figurer dans le nom de votre entreprise. Nous vous conseillons d'y réfléchir soigneusement, car le nom de votre entreprise et votre logo constitueront la carte de visite de votre société.

Choisir une forme juridique

En tant que nouvel entrepreneur, vous devez choisir une forme juridique, comme une eenmanszaak (entreprise individuelle), une société en nom collectif ou une BV néerlandaise, qui est l'équivalent d'une société à responsabilité limitée. La forme juridique la plus adaptée à votre entreprise dépend de votre situation personnelle et de vos préférences. Cela concerne par exemple la manière dont vous gérez la responsabilité et l'option la plus avantageuse sur le plan fiscal. Intercompany Solutions peut vous aider à déterminer l'entité juridique qui convient le mieux à vos idées et à vos ambitions.

Vérifiez si votre entreprise doit enregistrer ses bénéficiaires effectifs

Selon la forme juridique de votre entreprise, vous devez également enregistrer les bénéficiaires effectifs. Les bénéficiaires effectifs (Ultimate Beneficial Owners) sont des personnes qui sont, par exemple, le propriétaire ultime ou qui détiennent le contrôle d'une organisation. Si vous créez une entreprise seul, vous serez le seul concerné. Mais si vous souhaitez démarrer une entreprise avec plusieurs dirigeants, toutes ces personnes doivent être désignées et s'identifier au moyen d'une pièce d'identité valable.

Prendre rendez-vous en ligne

Pour finaliser votre immatriculation, vous devez vous rendre à la Chambre de commerce néerlandaise (KVK). Lors de votre visite à la KVK, vous recevrez immédiatement votre numéro KVK. Vous pouvez facilement prendre rendez-vous en ligne. Lorsque vous remplissez le formulaire d'immatriculation de la Chambre de commerce, veillez à avoir les informations suivantes à portée de main :

• Vos données personnelles
• Les coordonnées de votre entreprise
• Une description des activités de votre entreprise et du secteur dans lequel vous serez actif

Si vous vous immatriculez auprès de la KVK, vous recevrez un code SBI. Ce code indique quelles sont vos activités commerciales exactes. Si vous louez un immeuble de bureaux, apportez également le bail de vos locaux professionnels. Si vous établissez la société dans un bâtiment commercial, vous devez apporter le contrat de location ou l'acte d'achat. Si vous enregistrez votre entreprise à une adresse de domiciliation, apportez également le contrat.

Quand devez-vous vous présenter pour l'immatriculation ?

Le moment choisi pour immatriculer votre entreprise est très important. En général, vous pouvez immatriculer votre entreprise dans n'importe quel bureau de la KVK à trois moments distincts :

• Au plus tard une semaine après le début de votre activité
• Une semaine avant le début de votre activité
• Plus tôt : l'immatriculation définitive (avec un numéro KVK) aura alors lieu une semaine avant le début de votre entreprise. Vous n'avez pas besoin de vous rendre à nouveau à la KVK pour que celle-ci prenne effet.

Combien coûte l'immatriculation auprès de la Chambre de commerce ?

L'immatriculation au registre du commerce de la Chambre de commerce implique un paiement unique de 51,30 euros. Vous devez régler ce montant sur place par carte de débit ou de crédit. Les paiements en espèces ne sont pas acceptés. Lors de votre immatriculation, vous devez présenter une pièce d'identité en cours de validité. La KVK ne peut pas finaliser votre immatriculation sans preuve d'identité.

Que faire si vous ne pouvez pas vous déplacer aux Pays-Bas ?

Pour les entrepreneurs étrangers qui souhaitent créer une entreprise néerlandaise, il peut s'avérer très difficile de se rendre aux Pays-Bas pour honorer leur rendez-vous. Particulièrement en période de pandémie, lorsque de nombreuses frontières sont temporairement fermées. Intercompany Solutions peut tout de même se charger de l'ensemble du processus d'immatriculation pour vous, sans que vous ayez besoin de vous déplacer. N'hésitez pas à nous contacter directement si vous souhaitez recevoir plus d'informations sur ces options.

Source : https://www.kvk.nl/

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Sources

• Wet op de omzetbelasting 1968 (wetten.overheid.nl)
• Officiele bekendmakingen - Journal officiel du gouvernement néerlandais
• EUR-Lex - Directive TVA 2006/112/CE
• AFM - Autorité néerlandaise des marchés financiers
• PwC Pays-Bas - analyses et publications fiscales
• Hoge Raad 2021, taux de TVA et directive TVA (ECLI:NL:HR:2021:456)
• Hoge Raad 2024, TVA, questions préjudicielles sur l'évaluation (ECLI:NL:HR:2024:1177)
• EY Pays-Bas - analyses fiscales
• Belastingdienst - TVA pour les entrepreneurs étrangers