Pourquoi utiliser des services de paie aux Pays-Bas ? Avantages clés pour les entreprises internationales

Chez Intercompany Solutions, nous proposons de nombreux services intéressants destinés aux entrepreneurs étrangers qui souhaitent établir une présence commerciale réussie aux Pays-Bas. Mais saviez-vous que vous n'avez pas besoin de créer immédiatement une entreprise néerlandaise si vous souhaitez seulement tester le marché ou embaucher quelques employés dans un premier temps ? Dans ce cas, nos services de gestion de la paie sont exactement ce dont vous avez besoin. Le portage salarial (payrolling) vous permet d'embaucher du personnel sans posséder réellement une entreprise néerlandaise, ce qui peut vous aider à évaluer votre succès potentiel ici. Et le meilleur dans tout cela, c'est que nous pouvons également vous aider à créer une société néerlandaise si tout se passe bien. Et même alors, vous pouvez toujours choisir le portage salarial plutôt que d'embaucher des salariés directement via votre société. Si vous souhaitez en savoir plus, n'hésitez pas à nous contacter pour obtenir des conseils personnels et des informations. Nous sommes toujours ravis de vous aider par tous les moyens possibles.

Demander une consultation gratuite

Résumé : L'embauche de salariés aux Pays-Bas peut souvent sembler très complexe en raison de facteurs tels que le droit du travail local, les règles fiscales et les exigences administratives. Les services de portage salarial (payrolling) offrent un moyen pratique d'embaucher des salariés sans créer d'entité néerlandaise, tout en transférant les responsabilités légales et administratives à une société locale. Cela réduit les risques, fait gagner du temps et offre une clarté sur les coûts, tout en vous permettant de gérer directement votre équipe. De nombreuses entreprises internationales utilisent le portage salarial comme une première étape flexible avant de se développer davantage sur le marché néerlandais.

Sujet	Sans services de portage salarial	Avec services de portage salarial
Employeur légal	Vous assumez la pleine responsabilité légale au regard du droit néerlandais.	Le prestataire de portage salarial agit en tant qu'employeur légal.
Administration	Vous gérez les contrats, les fiches de paie, les déclarations fiscales et les rapports.	Toutes les tâches formelles de RH et de paie sont gérées pour vous.
Coûts	Salaire, cotisations et ajustements imprévus à suivre.	Des frais transparents uniques couvrent les principaux coûts d'emploi.
Configuration	Vous avez besoin d'une entité néerlandaise (BV) avant d'embaucher.	Vous pouvez embaucher du personnel sans entité locale.
Flexibilité	L'ajustement de votre structure demande du temps et des efforts.	Vous pouvez faire évoluer votre activité à la hausse ou à la baisse avec beaucoup moins de frictions.
Délai de mise en œuvre	Des semaines ou des mois avant que votre premier employé ne soit intégré.	Souvent quelques jours seulement entre l'accord et la date de début.

Embaucher des salariés lorsqu'on possède une entreprise internationale

Embaucher des salariés dans un autre pays semble toujours simple au début, jusqu'à ce que l'on entre dans les détails. C'est généralement là que l'incertitude commence. Des règles différentes, des attentes différentes et un système que vous ne connaissez pas encore parfaitement. Aux Pays-Bas, cela devient particulièrement évident dès que l'on s'intéresse à l'emploi. Car il ne s'agit pas seulement de trouver la bonne personne et de s'entendre sur un salaire. Il existe des obligations légales, des règles fiscales et des responsabilités continues qui découlent du statut d'employeur. Certaines d'entre elles sont faciles à négliger au début. D'autres ne deviennent visibles qu'une fois que vous êtes déjà engagé dans le processus.

Pour les entreprises internationales, l'embauche peut ainsi sembler représenter une étape plus importante que prévu. Il y a souvent un moment d'hésitation. Non pas parce que l'opportunité n'est pas là, mais parce que la structure environnante manque de clarté. C'est là que les services de portage salarial entrent en jeu. Le payrolling offre essentiellement un moyen d'embaucher du personnel aux Pays-Bas, sans assumer vous-même toutes les responsabilités qui l'accompagnent. Ainsi, au lieu de devoir tout comprendre par vous-même, vous travaillez avec un tiers qui connaît déjà le système (juridique) et gère l'aspect formel de l'emploi. Vous continuez à travailler avec votre salarié de la même manière, mais les parties juridique et administrative sont prises en charge en coulisses. Dans cet article, nous examinerons pourquoi les entreprises choisissent cette voie et quels en sont les principaux avantages lors de recrutements sur le marché néerlandais.

Réduire les risques juridiques liés à l'emploi

L'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises se tournent vers les services de portage salarial est de réduire le risque juridique. Le droit du travail néerlandais est très structuré, et il n'est pas toujours facile de s'y retrouver lorsque l'on découvre le sujet. Il existe des règles spécifiques concernant les contrats, les préavis, la protection des salariés et même la gestion du congé maladie. Omettre un détail ici n'est pas toujours sans importance. Cela peut avoir des conséquences plus tard, surtout si les choses ne se passent pas comme prévu dans la relation de travail. C'est là que les choses peuvent sembler un peu incertaines pour les entreprises étrangères. Vous voulez faire les choses correctement, mais vous ne savez pas toujours ce que signifie « correctement » dans un contexte local.

Avec un prestataire de portage salarial, cette responsabilité incombe à une autre entité. Il agit en tant qu'employeur légal, ce qui signifie qu'il doit s'assurer que tout est conforme à la réglementation néerlandaise. Les contrats sont rédigés correctement, les obligations sont respectées et les modifications législatives sont prises en compte. Vous n'avez pas à tout déchiffrer par vous-même tout en essayant de gérer votre entreprise. En même temps, cela ne signifie pas que vous perdez le contrôle sur le travail de votre salarié. Le quotidien reste le même. Ce qui change, c'est principalement la couche sous-jacente, là où résident les responsabilités légales. Pour de nombreuses entreprises, ce seul transfert rend déjà l'embauche beaucoup moins risquée, en particulier au début.

Vous faire gagner du temps et réduire les charges administratives

Une autre raison pour laquelle les entreprises s'orientent vers les services de paie est simplement de gagner du temps. Pas de façon vague, mais de manière très pratique au quotidien. L'embauche d'une personne aux Pays-Bas implique de nombreuses petites tâches qui s'accumulent rapidement. Pensez aux contrats, à l'émission des fiches de paie, aux déclarations fiscales et au suivi des évolutions réglementaires. Rien de tout cela n'est impossible, mais il faut du temps pour comprendre comment tout fonctionne. Surtout si vous ne connaissez pas le système néerlandais. Pour de nombreuses entreprises, ce n'est pas là qu me souhaitent investir leur énergie. Elles veulent se concentcer sur leur produit, leurs clients ou la croissance de leur équipe. Avec le portage salarial, une grande partie de ce travail administratif n'est plus sous votre responsabilité.

Le prestataire de portage salarial s'occupe de la partie formelle. Il prépare les contrats, traite les salaires et s'assure que les impôts et cotisations sont correctement gérés. Vous ne vous connectez pas à différents systèmes, vous ne vérifiez pas les échéances et vous ne vous demandez pas si vous avez manqué quelque chose d'important. En même temps, cela ne vous ralentit pas. Une fois que tout est mis en place, cela a tendance à fonctionner en arrière-plan. C'est souvent ce que les gens apprécient le plus. Il ne s'agit pas seulement de gagner du temps une fois, mais de ne pas avoir à penser à ces sujets chaque mois. Au fil du temps, cela libère une grande disponibilité pour vous concentrer sur les aspects de votre entreprise qui nécessitent réellement votre attention.

Prévisibilité des coûts : un atout majeur

Un autre aspect qui revient souvent est le coût. Non seulement le montant d'une prestation, mais aussi la prévisibilité de ces coûts dans le temps. Lorsque vous embauchez directement des salariés dans un nouveau pays, il peut y avoir pas mal de variables. Le salaire en est une partie, mais il y a aussi les cotisations patronales, les assurances, les frais administratifs et parfois des ajustements imprévus si les règles changent. Cela signifie que, si vous ne connaissez pas le système, il n'est pas toujours facile d'avoir une vision globale, ce qui peut rendre la planification un peu incertaine. Cependant, avec les services de portage salarial, la structure de vos coûts est généralement beaucoup plus claire dès le départ.

Vous convenez d'un tarif fixe ou transparent avec le prestataire de portage salarial, qui inclut les principaux coûts liés à l'emploi. Cela ne signifie pas que tout est complètement statique, mais cela facilite grandement les estimations. Vous n'essayez pas constamment de deviner ce que quelque chose pourrait coûter le mois ou le trimestre suivant. Pour de nombreuses entreprises, en particulier lors de l'entrée sur un nouveau marché, cette clarté est précieuse, car elle vous permet de planifier sans ajouter trop d'inconnues. En même temps, cela simplifie grandement les choses. Au lieu de gérer plusieurs coûts distincts, vous travaillez selon une structure plus simple. Ainsi, au fil du temps, la budgétisation et la prise de décision deviennent beaucoup moins stressantes. Surtout si vous essayez encore de déterminer comment vos activités aux Pays-Bas vont évoluer dans un avenir (proche).

Flexibilité dans l'embauche de salariés

Une autre raison pour laquelle les entreprises finissent par utiliser des services de portage salarial est la flexibilité. Non pas au sens abstrait, mais plutôt dans la facilité d'adaptation lorsque la situation évolue. L'embauche dans un nouveau pays s'accompagne souvent d'une part d'incertitude. Vous ne savez pas encore à quelle vitesse votre activité va se développer, ni même dans quelle direction. Vous avez peut-être besoin d'une personne aujourd'hui, et de plus de personnel plus tard. Ou le rôle lui-même peut évoluer avec le temps. Si vous avez déjà mis en place une structure complète, il peut être plus difficile d'évoluer en fonction des besoins. Avec le portage salarial, cette étape est plus légère. Vous pouvez intégrer quelqu'un sans tout verrouiller immédiatement.

Et si les projets changent, vous pouvez vous adapter sans avoir à défaire toute une organisation au préalable. C'est souvent ce qui rend cette option attrayante pour les entreprises qui cherchent encore leur marque. Cela fonctionne également très bien dans les situations où le besoin est temporaire, ou du moins pas encore totalement défini. Pensez aux projets, aux extensions à court terme ou au fait de tester un nouveau marché. Vous êtes en mesure d'augmenter la voilure si nécessaire, et de la réduire à nouveau si les choses ne se passent pas comme prévu. Cela ne signifie pas que tout est totalement dépourvu de cadre, bien sûr. Des accords restent en place et les salariés ont toujours des droits. Mais par rapport au fait de tout mettre en place vous-même, cela vous donne plus de marge de manœuvre. Et pour de nombreuses entreprises, surtout à leurs débuts, c'est exactement ce dont elles ont besoin.

Aucun besoin direct d'une entité locale

L'un des avantages les plus pratiques du portage salarial est que vous n'avez pas toujours besoin de créer immédiatement une entité locale. Pour les entreprises étrangères, cela peut faire une grande différence. La création d'une BV néerlandaise n'est pas nécessairement difficile, mais elle prend du temps et s'accompagne de certaines obligations. Si vous en êtes encore à une étape initiale, ou si vous explorez simplement le marché, cette démarche peut sembler un peu disproportionnée. Surtout si vous souhaitez seulement embaucher une personne pour commencer. Dans cette situation, le portage salarial offre une alternative. Comme le prestataire de portage salarial est déjà établi aux Pays-Bas, il peut agir en tant qu'employeur légal.

Cela signifie que vous pouvez travailler avec quelqu'un sur place, sans avoir votre propre entreprise néerlandaise dès le premier jour. Pour de nombreuses entreprises, cela réduit le seuil d'accès pour se lancer. Vous n'avez pas à vous engager dans une structure avant de savoir si cela a du sens à long terme. En même temps, cela ne signifie pas que cela s'applique à toutes les situations. Selon vos activités ou la façon dont votre entreprise est structurée, il peut toujours y avoir des raisons pour lesquelles une entité locale devient nécessaire à un moment donné. Ce n'est donc pas un raccourci universel. Mais dans de nombreux cas, surtout au début, cela apporte un peu de souplesse. Vous pouvez franchir cette première étape, voir comment les choses évoluent et décider plus tard de la manière dont vous souhaitez structurer votre présence aux Pays-Bas.

Sécurité et avantages sociaux des salariés

Il est facile de se concentrer sur le côté entreprise du portage salarial, mais pour les salariés, la manière dont les choses sont organisées importe tout autant. Aux Pays-Bas, les gens s'attendent généralement à un certain niveau de sécurité lorsqu'ils acceptent un emploi. Il ne s'agit pas seulement du salaire. Il s'agit aussi des contrats, de ce qui se passe s'ils tombent malades, de la gestion des congés payés et du fait de savoir si tout est correctement organisé en coulisses. Si ces éléments manquent de clarté, le doute peut s'installer très rapidement. Avec le portage salarial, cette structure est généralement déjà en place. La société de portage salarial assume le rôle d'employeur formel, de sorte qu'elle s'assure que le contrat respecte les normes néerlandaises et que les cotisations requises sont prises en charge.

Du point de vue du salarié, cela semble souvent plus solide qu'une formule informelle ou vaguement structurée. Il sait à quoi s'en tenir. En même temps, le travail quotidien ne semble pas vraiment différent. Il continue de travailler avec vous, d'échanger avec vous et fait partie intégrante de votre équipe. C'est cette combinaison qui fait le succès de la formule en pratique. D'un côté, il y a un cadre juridique clair. De l'autre, il y a une relation de travail normale. Pour les entreprises, cela peut également faire la différence. Si tout est correctement organisé dès le départ, il est plus facile d'instaurer la confiance. Surtout si vous embauchez dans un pays où les gens ne connaissent pas encore votre entreprise. Cela élimine une part d'incertitude, pour les deux parties.

Exemple de scénario concret

Rendons le scénario un peu plus concret. Supposons que vous dirigiez une entreprise aux États-Unis et que vous observiez le marché néerlandais depuis un certain temps. À un moment donné, vous trouvez une personne qui pourrait vraiment vous aider à vous lancer localement. Peut-être connaît-elle le marché, ou dispose-t-elle déjà de contacts précieux. Vous aimeriez l'embaucher, mais les questions pratiques surgissent alors : vous n'avez pas encore d'entité néerlandaise, et en créer une pour une seule embauche semble être une démarche importante. Vous hésitez donc. Non pas parce que vous ne voulez pas aller de l'avant, mais parce que la structure environnementale n'est pas encore claire. C'est exactement le genre de situation où l'on a recours au portage salarial.

Au lieu de tout mettre en attente, vous travaillez avec un prestataire de portage salarial aux Pays-Bas. Il s'occupe de l'aspect formel : le salarié signe un contrat avec lui, le salaire passe par lui et les impôts sont traités conformément aux exigences. De votre côté, les choses restent très classiques. Vous intégrez la personne dans votre équipe, vous échangez quotidiennement avec elle et vous commencez à développer votre présence sur le marché. L'expérience n'est pas très différente une fois le système en place. La différence majeure réside dans la gestion en coulisses. Ensuite, au fil du temps, vous voyez comment les choses évoluent. Si l'activité se développe, vous pouvez toujours créer votre propre société néerlandaise plus tard. Dans le cas contraire, vous n'aurez pas pris plus de risques que nécessaire. C'est vraiment le principe.

Intercompany Solutions peut vous assister pour tous vos besoins de paie

Alors, pourquoi les entreprises utilisent-elles des services de portage salarial aux Pays-Bas ? En fin de compte, cela revient souvent à simplifier les choses dans une situation qui peut autrement sembler très complexe. Embaucher dans un autre pays implique de nombreux éléments en mouvement. Des règles, des impôts, des responsabilités et des aspects que l'on ne décèle pas toujours immédiatement. Le portage salarial vous soulage d'une grande partie de cette charge. Au lieu d'essayer de tout comprendre en même temps, vous travaillez avec une structure existante. L'aspect employeur formel est pris en charge, pendant que vous vous concentrez sur le développement de votre équipe et de vos activités. Pour de nombreuses entreprises internationales, cela facilite la première étape. Dans le même temps, ce n'est pas un engagement irrévocable. Certaines entreprises l'utilisent brièvement, d'autres plus longtemps, et certaines le combinent avec leur propre structure.

En général, cela dépend énormément de ce que vous essayez d'accomplir et de l'évolution de vos projets au fil du temps. Ce qui compte le plus, c'est que vous n'avez pas à attendre que tout soit parfaitement en place avant d'avancer, et c'est une victoire majeure. Ainsi, si vous envisagez d'embaucher du personnel aux Pays-Bas et que vous ne savez pas quelle approche convient le mieux à votre situation, explorer vos options au préalable peut grandement vous aider. Chez Intercompany Solutions, nous proposons divers services intéressants. Avant tout, nous accompagnons les entrepreneurs étrangers dans la création d'entreprises néerlandaises. Mais nous proposons également des solutions pratiques, comme le portage salarial (payrolling). Si vous souhaitez savoir ce qui convient le mieux à votre situation, n'hésitez pas à nous contacter. Nous serons ravis de réfléchir avec vous et de vous aider à vous lancer.

Demander une consultation gratuite

Vous avez besoin d'une aide pratique pour la gestion de la paie aux Pays-Bas ? Notre marque dédiée à la paie ICS Payroll gère l'enregistrement à l'impôt sur les salaires, les fiches de paie mensuelles et les déclarations de sécurité sociale pour les employeurs internationaux.

Articles similaires :

• Les multinationales étrangères et le budget annuel des Pays-Bas
• Convention fiscale dénoncée entre les Pays-Bas et la Russie au 1er janvier 2022
• Vous souhaitez innover dans le secteur de l'énergie verte ou des technologies propres ? Créez votre entreprise aux Pays-Bas
• Comment créer une entreprise en tant que jeune entrepreneur
• Les défis des entrepreneurs qui se lancent

Sources

• Business.gov.nl - employer du personnel aux Pays-Bas
• UWV - assurance des salariés et informations sur le travail aux Pays-Bas
• KVK - inscription au registre du commerce néerlandais
• Burgerlijk Wetboek Boek 7, droit du travail (wetten.overheid.nl)
• PwC Netherlands - analyses et publications fiscales
• Hoge Raad 2025, résiliation d'un contrat de travail (ECLI:NL:HR:2025:1171)
• Hoge Raad 2022, licenciement pour motifs économiques (ECLI:NL:HR:2022:276)
• EY Netherlands - analyses fiscales
• Cour de justice de l'UE, CCOO sur l'enregistrement du temps de travail (C-55/18)
• Belastingdienst - TVA pour les entrepreneurs étrangers