Devez-vous vous inscrire auprès de l'IND pour embaucher des employés étrangers ?

Intercompany Solutions propose une large gamme de services, en particulier pour les entrepreneurs étrangers qui souhaitent établir une présence commerciale aux Pays-Bas. Vous pouvez compter sur nous pour prendre en charge l'ensemble du processus d'incorporation, mais notre travail pour vous ne s'arrête certainement pas là. En plus de notre cœur de métier, nous proposons également divers services supplémentaires spécialement conçus pour maintenir votre entreprise couronnée de succès et pérenne. L'un de ces services concerne tout ce qui a trait au recrutement d'employés et en particulier à la gestion de la paie. Nous proposons des services de gestion de la paie complets et pouvons également agir en tant qu'EOR pour vous, ce qui simplifie et clarifie grandement le recrutement d'employés sans avoir à gérer toute la partie administrative de la question. Si vous souhaitez savoir ce que nous pouvons faire pour vous, n'hésitez pas à nous contacter directement. Nous serons raviss de vous expliquer ce que nous pouvons faire pour vous et votre entreprise.

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Résumé : Pour recruter du personnel hors UE/EEE, un employeur direct doit s'enregistrer en tant que « sponsor reconnu » (Recognized Sponsor) auprès de l'IND. Dans le cas contraire, l'autorité d'immigration refusera de traiter toute demande de permis de travail ou de séjour. L'obtention de ce statut donne accès à un délai de traitement accéléré de deux à quatre semaines au lieu de trois mois, moyennant des frais de demande uniques de €2,539 pour les petites entreprises (moins de 50 employés) ou de €5,080 pour les entités plus importantes, plus €423 par permis individuel. Les entreprises peuvent contourner entièrement ce cadre réglementaire strict, ces coûts initiaux et ces obligations de déclaration continues rigoureuses en faisant appel à un service d'Employer of Record (EOR), qui prend en charge toutes les responsabilités formelles de parrainage.

Question	Réponse courte
Les recrues de l'UE/EEE/Suisse en ont-elles besoin ?	Non. Elles peuvent travailler sans permis ni parrainage de l'IND
Les recrues hors UE/EEE en ont-elles besoin ?	Oui. Vous devez être un sponsor reconnu par l'IND (erkend referent)
Combien coûte le parrainage ?	€2,539 (moins de 50 employés) ou €5,080, plus €423 par permis
Quel est l'avantage ?	Permis accélérés en 2 à 4 semaines au lieu de 3 mois maximum
Peut-on l'éviter ?	Oui, via un EOR, un permis d'année d'orientation (zoekjaar) ou des recrues de l'UE/EEE

La réalité du recrutement d'employés au-delà des frontières néerlandaises

Trouver les meilleurs talents aux Pays-Bas n'est pas devenu plus facile ces dernières années. Les candidats potentiels se montrent de plus en plus exigeants quant aux emplois proposés et expriment beaucoup plus de préférences, voire de revendications, que par le passé. Ainsi, lorsque vous décidez de publier une offre d'emploi pour un développeur ou un analyste de données, la pile de CV est généralement trop mince, ou il y manque ce brin d'expertise spécifique dont vous avez réellement besoin. C'est exactement à ce moment-là que vous devez commencer à regarder au-delà des frontières néerlandaises. Faire venir des talents étrangers élargit votre champ d'action, mais cela apporte également un tout ensemble de nouvelles règles auxquelles vous ne vous attendiez peut-être pas. Pensez à la situation : vous trouvez le candidat idéal hors de l'Union européenne. Vous êtes enthousiaste, il l'est aussi, et vous souhaitez l'intégrer à votre masse salariale le plus rapidement possible.

C'est alors que quelqu'un mentionne l'IND : le Service d'immigration et de naturalisation néerlandais. Soudain, le simple fait d'embaucher quelqu'un ressemble à une tâche extrêmement compliquée. Alors pourquoi chercher à l'étranger ? Parce que, parfois, le marché local ne dispose tout simplement pas des compétences très spécifiques dont vous avez besoin pour développer votre entreprise. Qu'il s'agisse d'un spécialiste du marketing international, d'un ingénieur expérimenté ou d'un spécialiste produit : élargir votre zone de recherche rend votre entreprise plus compétitive.

Mais lorsque votre nouvelle recrue détient un passeport délivré hors de l'UE, le gouvernement néerlandais veut savoir qui entre dans le pays et pourquoi. L'IND joue essentiellement le rôle de gardien du temple. Il s'assure que l'entreprise qui embauche l'individu est légitime et que l'employé a réellement une raison d'être ici. Ainsi, avant même de pouvoir demander un visa ou un permis de séjour, vous devrez peut-être prendre du recul et examiner l'enregistrement de votre propre entreprise. Il ne s'agit pas seulement de la personne, mais du statut de votre entreprise auprès des autorités. C'est ce dont nous allons discuter dans cet article. Si vous souhaitez obtenir plus d'informations factuelles sur les obligations fiscales lors du recrutement d'employés étrangers, vous devriez également consulter cet article.

Comprendre l'IND et le parrainage reconnu

Comme nous l'avons mentionné ci-dessus, pour faire venir des talents de premier plan hors de l'UE, vous devrez inévitablement faire affaire avec le Service d'immigration et de naturalisation, ou IND. Ils agissent en tant que principal régulateur de la migration de main-d'œuvre internationale vers les Pays-Bas, en veillant à ce que l'entreprise et l'individu respectent toutes les exigences légales applicables. Pour la plupart des entreprises en croissance, la meilleure approche consiste ici à devenir ce qu'on appelle un sponsor reconnu (« erkend referent »). Mais pourquoi cela importe-t-il ?

En substance, être un sponsor reconnu vous donne un accès rapide à travers la bureaucratie du recrutement d'employés étrangers et rend le processus beaucoup plus simple et plus rapide. Concrètement, cela signifie qu'au lieu d'attendre jusqu'à trois mois pour l'approbation des visas, les demandes soumises par ce biais ne prennent généralement que deux à quatre semaines. Pour obtenir réellement ce statut, votre entreprise doit être enregistrée auprès de la Chambre de commerce néerlandaise et faire preuve de stabilité financière. L'IND vérifie également la fiabilité, ce qui signifie qu'il ne doit y avoir aucune faillite récente majeure, dette fiscale ou infraction antérieure aux lois sur l'immigration. Des frais uniques sont exigés pour demander ce statut, s'élevant à €2,539 pour les entreprises de 50 employés ou moins et à €5,080 pour les entreprises plus importantes.

Une fois que vous possédez le statut de sponsor, votre manière de faire des affaires et de recruter devient beaucoup plus simple. Par exemple, les frais pour les demandes individuelles de permis de séjour chassent à €423. Vous pouvez également tout gérer facilement via le portail des entreprises de l'IND. Cela transforme véritablement une charge administrative massive en un processus prévisible et fluide. Cependant, ce statut s'accompagne d'un devoir de diligence strict. Vous êtes responsable du maintien de dossiers appropriés, y compris des éléments tels que la preuve que le salaire est versé sur le compte bancaire personnel de l'employé chaque mois.

Quand devez-vous strictement vous enregistrer auprès de l'IND ?

Alors, quand le parrainage de l'IND est-il réellement obligatoire ? Si vous embauchez quelqu'un qui détient un passeport de l'UE, de l'EEE ou de la Suisse, vous n'avez aucune obligation de ce type. Ces personnes ont le droit de vivre et de travailler aux Pays-Bas sans aucun permis d'immigration spécifique. Il vous suffit de les configurer dans votre système de paie standard. Mais dès l'instant où vous embauchez un ressortissant non-UE/EEE, les règles changent du tout au tout, car vous ne pouvez pas simplement le placer sur votre feuille de paie. Pour commencer, il aura besoin d'un permis de séjour et de travail valide. Pour obtenir ce permis pour un migrant hautement qualifié, un personne transférée au sein d'une entreprise (ICT) ou un titulaire de la Carte bleue européenne, votre entreprise doit agir en tant que sponsor reconnu officiel.

Que se passe-t-il si vous ne vous enregistrez pas ? L'IND refusera simplement de traiter les demandes de permis de travail ou de séjour pour vos candidats. La demande doit être soumise sous votre statut de sponsor pour que le processus soit valide et pour recevoir une décision dans le délai habituel de deux à quatre semaines. Néanmoins, il existe également quelques cas particuliers à prendre en considération. Par exemple, si votre nouvelle recrue possède déjà un permis de séjour général accordant un accès illimité au marché du travail néerlandais, vous n'avez pas besoin d'être sponsor. Ou, si vous utilisez un service d'Employer of Record (EOR) pour les employer, l'EOR gère le parrainage. En tant que tel, l'enregistrement lie le visa de travail directement à l'identité de votre entreprise. Sans cela, votre candidat étranger ne peut pas commencer légalement à travailler pour vous aux Pays-Bas. Gardez également à l'esprit que tenter de contourner cette exigence peut entraîner de lourdes amendes pour non-conformité ainsi que des rejets immédiats de visa, ce que vous devez éviter à tout prix.

Le processus de demande de parrainage

Examinons le processus de demande proprement dit. Il s'effectue via le portail des entreprises de l'IND susmentionné. Ce n'est pas aussi effrayant qu'il y paraît, à condition que vos documents soient organisés avant de commencer. Dans un premier temps, l'IND vérifie si votre entreprise est fiable et stable. Ils recherchent les faillites récentes, les dettes fiscales importantes ou tout problème lié au droit du travail. Vous aurez besoin d'un extrait KVK actif et d'états financiers récents pour prouver que vous pouvez réellement verser un salaire à quelqu'un. Ensuite, vous devez absolument prendre en compte les coûts. Gardez à l'esprit que les frais de demande dépendent de la taille de votre entreprise. Nous avons mentionné les frais ci-dessus : ils ne sont pas très élevés, mais vous devez tout de même les inclure dans vos calculs.

Une fois la facture réglée, l'IND commence son examen. L'attente dure entre un et trois mois si vous êtes entièrement nouveau. Si vous disposez déjà d'un réseau de personnel international, votre demande pourrait être approuvée plus rapidement. Vous recevrez une décision formelle et l'accès au portail en ligne. Une fois votre reconnaissance active, vous pourrez demander les permis de séjour des travailleurs individuels. Les frais par demande de permis s'élèvent à €423 pour 2026. Veillez toutefois à ne pas attendre la dernière minute pour rassembler ces documents. Avoir vos données financières prêtes signifie que vous pouvez devenir un sponsor reconnu sans retarder inutilement votre calendrier de recrutement.

Obligations continues et conformité requise une fois enregistré auprès de l'IND

Une fois que votre entreprise a obtenu le statut de sponsor reconnu, le véritable travail de conformité commence. L'IND attend de vous que vous agissiez en employeur attentif et responsable. Si vous ne remplissez pas correctement vos obligations administratives, vous risquez de perdre totalement votre statut de sponsor. Premièrement, vous avez un devoir d'information strict. Si un employé démissionne, est licencié ou cesse de travailler pour votre entreprise, vous ne pouvez pas laisser les choses se faire sans rien faire : vous devez impérativement en informer l'IND dans un délai de 28 jours. La même règle s'applique si le salaire de l'employé passe en dessous du seuil requis, ou s'il prend un congé sans solde prolongé.

Deuxièmement, les règles relatives à la tenue des registres se sont élargies au cours des dernières années, comme nous l'avons également abordé en détail dans cet article. Par exemple, vous devez désormais conserver des preuves réelles du versement des salaires dans votre administration. Par rapport au passé, lorsqu'une simple fiche de paie suffisait, cela représente plus de travail. Aujourd'hui, l'IND peut demander à voir les relevés bancaires de l'entreprise ou les aperçus de paiements groupés prouvant que l'argent a réellement quitté le compte de votre entreprise pour arriver sur le compte personnel de l'employé.

Troisièmement, vous devez maintenir à jour leurs informations d'emploi. Cela comprend leur adresse résidentielle actuelle aux Pays-Bas et une copie de leur passeport ou permis de séjour valide. Vous devez conserver ces dossiers pendant au moins cinq ans après la fin de la relation de travail. Cela ressemble à une montagne de paperasse, mais c'est tout à fait gérable avec les bons outils ou un bon partenaire de gestion de la paie comme Intercompany Solutions. Considérez cela comme la procédure standard pour maintenir votre licence de sponsor active et votre relation avec l'IND en parfait état.

Alternatives au parrainage direct

Le parrainage est une excellente solution qui facilite beaucoup de choses, mais gardez à l'esprit que ce n'est pas votre seule option. Si vous débutez ou si vous n'avez besoin d'embaucher qu'une seule personne, les frais initiaux et la charge de travail juridique pourraient ne pas correspondre à votre budget. Quelle est donc l'alternative ? De nombreux chefs d'entreprise utilisent un Employer of Record, ou EOR. Considérez cela comme une externalisation du volet juridique de l'emploi, car l'entreprise tierce assume toute la responsabilité légale. Elle devient l'employeur officiel sur le papier, gère le permis de travail et s'occupe de la paie locale. Votre nouvelle recrue travaille pour vous au quotidien, mais l'EOR porte le risque administratif et la charge de la conformité.

Une autre voie consiste à chercher des candidats possédant un permis de séjour d'année d'orientation (« zoekjaar »). Il s'agit généralement de récents diplômés d'universités néerlandaises ou de grandes universités mondiales qui disposent d'une autorisation de travailler aux Pays-Bas sans exiger que leur employeur soit un sponsor reconnu. C'est un moyen fantastique de tester une nouvelle recrue pendant un an avant de s'engager à long terme. Bien entendu, vous pouvez également embaucher des citoyens de l'Espace économique européen. Ces employés n'ont pas besoin de permis ni de parrainage, ce qui évite totalement le système de l'IND. L'utilisation d'un EOR ou le recrutement de personnes disposant de droits de travail illimités vous permet de constituer votre équipe sans mettre en place immédiatement une infrastructure de parrainage d'entreprise. Cela vous permet plutôt de vous concentrer sur la croissance pendant que quelqu'un d'autre gère les aspects complexes pour vous.

Pièges courants et comment les éviter

Concluons en examinant les erreurs les plus courantes que commettent certains employeurs lorsqu'ils doivent faire affaire avec l'IND. Car même un simple oubli peut s'transformer en un avertissement formel, voire en la perte de votre statut de sponsor, il est donc sage d'être préparé. L'inattention la plus fréquente se produit au début de la nouvelle année. L'IND met à jour les seuils salariaux chaque mois de janvier. Si vous oubliez d'ajuster le salaire d'un employé après l'indexation, ou si vous n'informez pas l'IND qu'il se situe désormais en dessous du seuil, vous êtes immédiatement en situation de non-conformité.

Un autre piège classique est le congé sans solde. Si un migrant hautement qualifié prend un congé non rémunéré et que son salaire tombe en dessous du minimum requis pour cette période, vous êtes légalement tenu de le signaler à l'IND dans un délai de quatre semaines. L'ignorer simplement parce que c'est temporaire peut entraîner de lourdes amendes administratives. Il y a ensuite l'exigence de tenue des registres que nous avons évoquée. L'IND exige désormais une preuve réelle du versement du salaire, et pas seulement une fiche de paie mensuelle. Si vous n'avez que des fiches de paie dans vos dossiers lors d'un contrôle, vous échouerez à l'inspection. Conservez donc ces relevés de virement bancaire ou ces aperçus de paiements groupés dans vos dossiers.

Les documents justificatifs manquants constituent également un piège classique. Assurez-vous toujours que le certificat de d'antécédents est signé avant l'arrivée du candidat, et conservez une copie de son passeport et de son adresse néerlandaise actuelle dans votre dossier. Que se passe-t-il si vous ignorez ces règles ? Les premiers manquements se soldent généralement par un avertissement, mais les récidives entraînent de graves sanctions financières allant de €1,500 jusqu'à €4,500 par infraction. Dans les cas extrêmes, l'IND retirera même votre licence de sponsor. Veillez donc à maintenir vos dossiers en ordre et à rester attentif au calendrier. Un peu de discipline sur ce point permet à votre équipe internationale de travailler sans interruption.

Intercompany Solutions peut vous aider avec divers services visant le recrutement d'employés

Intercompany Solutions propose des services complets de gestion de la paie, y compris des services supplémentaires visant à rendre votre administration beaucoup plus simple et gérable. Nous comprenons que les employeurs étrangers en particulier peuvent rencontrer des difficultés pour recruter du personnel aux Pays-Bas, surtout lorsque vous n'avez pas de BV néerlandaise en place (nous pouvons d'ailleurs également vous aider sur ce point, si vous souhaitez un jour étendre votre présence d'entreprise aux Pays-Bas). En résumé, nous veillons à ce que toutes les obligations fiscales et administratives soient remplies de manière correcte, ce qui vous permet de vous concentrer uniquement sur vos activités quotidiennes et votre personnel. Et comme nous proposons également des services d'EOR, nous pouvons nous charger de toutes les procédures de visa nécessaires pour vous, afin que vous n'ayez pas à devenir un sponsor reconnu auprès de l'IND et que vous puissiez vous concentrer sur d'autres sujets. Si vous souhaitez en savoir plus sur ce que nous faisons et spécifiquement sur ce que nous pouvons faire pour vous, n'hésitez pas à nous contacter à tout moment pour poser les questions que vous pourriez avoir en tête.

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• Législation néerlandaise relative aux investissements étrangers

Sources

• Business.gov.nl - employer du personnel aux Pays-Bas
• UWV - Assurance des salariés et informations sur le travail aux Pays-Bas
• IND - Immigration et permis de séjour néerlandais
• Burgerlijk Wetboek Boek 7, droit du travail (wetten.overheid.nl)
• PwC Pays-Bas - analyses fiscales et publications
• Hoge Raad 2025, résiliation d'un contrat de travail (ECLI:NL:HR:2025:1171)
• Hoge Raad 2022, licenciement pour motifs économiques (ECLI:NL:HR:2022:276)
• EY Pays-Bas - analyses fiscales
• Cour de justice de l'UE, CCOO sur l'enregistrement du temps de travail (C-55/18)
• Belastingdienst - calcul des précomptes professionnels
• Belastingdienst - TVA pour les entrepreneurs étrangers