Embaucher des salariés aux Pays-Bas sans entité locale :...

Le portage salarial (payrolling) est une solution très innovante si vous souhaitez embaucher du personnel aux Pays-Bas sans vous engager pleinement dans toutes les obligations et restrictions nécessaires découlant des lois et réglementations néerlandaises. Comme l'embauche d'employés peut s'avérer assez complexe pour les entrepreneurs étrangers, Intercompany Solutions peut vous aider en proposant des services de gestion de paie complets et spécialisés, qui s'adressent spécifiquement aux étrangers qui souhaitent créer une entreprise aux Pays-Bas ou embaucher du personnel sur place. Nous assurons la gestion complète de la paie pour les entreprises (des startups aux organisations internationales). Peu importe que vous employiez du personnel local, un directeur d'entreprise local (DGA) ou des travailleurs qualifiés : nous veillons toujours à simplifier l'ensemble du processus pour vous afin que vous puissiez vous concentrer uniquement sur la croissance de votre entreprise.

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Résumé : Les entreprises étrangères peuvent souvent embaucher des salariés aux Pays-Bas via le portage salarial (payrolling) sans avoir à créer au préalable une entité néerlandaise. Une société de payroll devient alors leur employeur légal et gère les contrats, le traitement des salaires, les retenues fiscales et la conformité, tandis que vous conservez le contrôle du travail quotidien de l'employé. Cela peut constituer une première étape pratique pour tester le marché, gérer de petites équipes ou réaliser une expansion à court terme. À mesure que vos activités néerlandaises se développent, vous pourrez ultérieurement opter pour une BV néerlandaise ou combiner votre BV avec des services de payroll.

Option	Délai de mise en place	Effort et coût	Risque de conformité	Idéal pour
BV néerlandaise	De quelques semaines à plusieurs mois	Plus élevé (notaire, immatriculations, frais récurrents)	Faible (structure complète)	Projets à long terme, équipes en croissance
Freelance (Zzp)	Quelques jours	Faible	Plus élevé (qualification abusive par les autorités néerlandaises)	Travail indépendant, par projet
Payrolling	Quelques jours	Faible (frais transparents)	Faible (le prestataire s'en charge)	Entrée sur le marché, premières embauches, flexibilité

Devez-vous créer une entité locale néerlandaise ?

Si vous souhaitez embaucher des salariés aux Pays-Bas, l'une des premières questions qui se pose est étonnamment simple : devez-vous réellement créer une entreprise néerlandaise au préalable ? Pour de nombreux entrepreneurs étrangers, cette question devient rapidement un casse-tête. Par exemple, vous avez peut-être déjà trouvé un excellent candidat ou vous souhaitez vous développer rapidement, mais vous vous heurtez ensuite à des structures juridiques, des règles fiscales et des exigences d'immatriculation qui ralentissent tout. De plus, la création d'une BV néerlandaise demande du temps et de la préparation, et toutes les entreprises ne sont pas prêtes à passer immédiatement à cette étape.

Cependant, embaucher quelqu'un localement sans disposer d'une organisation juridique aux Pays-Bas n'est pas aussi simple qu'il y paraît. Le droit du travail néerlandais est assez strict, et vous ne pouvez pas simplement « embaucher et voir ce qui se passe » sans une structure appropriée. C'est là que les solutions alternatives deviennent intéressantes. L'une des options les plus pratiques est le payrolling, qui vous permet d'embaucher des salariés aux Pays-Bas sans créer immédiatement votre propre entreprise néerlandaise. Mais comment cela fonctionne-t-il vraiment ? Et quand s'agit-il réellement de la meilleure démarche ? Dans cet article, nous passerons en revue les difficultés, les options réellement disponibles et la manière dont le payrolling peut constituer une approche pratique et flexible pour pénétrer le marché néerlandais lors du recrutement de personnel.

Les défis de l'embauche de personnel sans entité juridique néerlandaise

Essayer d'embaucher quelqu'un aux Pays-Bas sans y posséder de société néerlandaise peut rapidement devenir complexe. Sur le papier, cela semble réalisable, mais en y regardant de plus près, plusieurs obstacles ont tendance à se dresser. Le premier concerne la responsabilité juridique. Aux Pays-Bas, un employeur doit respecter un certain nombre de règles locales. Pensez aux contrats de travail en bonne et due forme, aux assurances des salariés et aux cotisations de sécurité sociale. Ces éléments ne sont pas optionnels et ils ne sont pas faciles à organiser depuis l'étranger sans une présence locale.

Vient ensuite le volet fiscal, et c'est souvent là que les choses se compliquent. En effet, même si votre entreprise est située ailleurs, l'embauche d'un travailleur néerlandais peut créer une présence fiscale locale. Cela signifie que vous pourriez soudainement devoir gérer des taxes sur les salaires et des obligations déclaratives aux Pays-Bas. Ce n'est généralement pas ce que prévoient la plupart des entrepreneurs lorsqu'ils souhaitent simplement embaucher une personne. Il y a aussi le côté pratique. Gérer la paie dans un autre pays, se tenir au courant des évolutions réglementaires et veiller à la conformité de l'ensemble demande un temps considérable. Surtout si les Pays-Bas ne constituent pas encore votre marché principal, car cette démarche peut alors sembler très lourde pour un projet d'envergure relativement modeste.

Alors, comment cela fonctionne-t-il en pratique ?

Puisqu'il n'est pas toujours nécessaire de disposer d'une succursale ou d'une entité néerlandaise pour embaucher quelqu'un via le payrolling aux Pays-Bas en tant que société étrangère, vous pourriez penser qu'il est très simple d'inscrire du personnel sur un registre de paie et d'avancer. Mais il y a quelques pièges ! Comme nous l'avons déjà mentionné, avec le payrolling, le prestataire de payroll est l'employeur légal aux Pays-Bas. D'un point de vue juridique et administratif :

Le contrat de travail est conclu avec la société de payroll
Elle gère l'impôt sur le revenu, la sécurité sociale et la conformité
Elle assume les obligations formelles de l'employeur

C'est pourquoi vous n'avez pas besoin de votre propre entité ou succursale néerlandaise simplement pour embaucher quelqu'un. Cependant, il faut garder à l'esprit plusieurs éléments :

Substance et présence

Même sans entité néerlandaise officielle, l'embauche d'un salarié aux Pays-Bas peut créer une forme de présence locale, parfois appelée « établissement stable », selon les tâches effectuées par cet employé.

Type(s) d'activités

Si l'employé génère des revenus, signe des contrats ou représente votre entreprise de manière significative, les autorités fiscales peuvent toujours considérer cela comme des activités commerciales aux Pays-Bas.

Projets à long terme

De nombreuses entreprises commencent par le payrolling sans succursale, puis créent ultérieurement une BV néerlandaise, ou immatriculent une succursale ou une filiale si leurs opérations commerciales se développent. En réalité, disposer d'une présence commerciale néerlandaise n'est donc pas obligatoire au départ, mais cela peut le devenir plus tard selon l'échelle et l'activité.

Solutions possibles à ces enjeux

Quelles sont donc vos options si vous souhaitez embaucher aux Pays-Bas mais que vous n'avez pas encore créé de société néerlandaise ? La plupart des dirigeants étudient trois options. La première consiste à créer votre propre BV néerlandaise. C'est la solution la plus complète, car vous disposez de votre propre entité juridique et tout passe par elle. Mais c'est aussi l'étape la plus importante et la plus coûteuse. Vous devez faire appel à un notaire, immatriculer l'entreprise et respecter des obligations récurrentes incontournables. Si vous n'embauchez qu'une seule personne pour commencer, cela peut sembler excessif.

Vient ensuite l'option du freelance. Au premier abord, cela paraît plus simple. Vous signez un contrat, vous payez des factures et le tour est joué. Mais aux Pays-Bas, cela comporte un piège. Si une personne travaille comme un salarié, avec des horaires fixes et sous vos instructions, les autorités peuvent ne pas la considérer du tout comme freelance, mais comme un employé. Cette situation peut devenir problématique par la suite, notamment s'il s'avère que des impôts ou des cotisations auraient dû être versés différemment. La troisième option est le payrolling. Dans ce cas, une autre entreprise emploie officiellement votre travailleur, tandis que vous collaborez avec lui au quotidien. Cela peut sembler particulier au début, mais en pratique, cela permet de soulager une grande partie de la pression. Vous n'avez pas à tout organiser vous-même dès le premier jour et vous n'êtes pas contraint de mettre en place une structure complète avant d'être prêt.

Comment le payrolling peut vous aider, vous et votre entreprise

Comment le payrolling s'intègre-t-il dans tout cela ? En réalité, il transfère le rôle d'employeur formel à une autre partie. Une société de payroll embauche le salarié sur le papier et s'occupe de tout ce qui découle de cette responsabilité : contrats, versements de salaires, retenues fiscales, sécurité sociale et tout le reste. Vous n'avez donc pas à gérer ces démarches vous-même, ce qui est généralement là où les choses se compliquent lorsque vous opérez depuis l'étranger. Dans le même temps, le quotidien ne change pas vraiment : le salarié travaille toujours avec vous, suit vos instructions et fait partie de votre équipe. C'est pourquoi le concept paraît parfois curieux au début, car sur le plan juridique et sur le plan pratique, il semble y avoir deux niveaux distincts.

Pourtant, cela fonctionne parfaitement et c'est très courant aux Pays-Bas. Cela supprime la nécessité de créer immédiatement une entité néerlandaise. Vous n'avez pas à gérer les immatriculations locales, vous ne calculez pas les taxes sur les salaires vous-même et vous n'avez pas à suivre des règles qui ne vous sont pas encore familières. Le prestataire de payroll dispose déjà de toute la structure requise. Pour de nombreuses entreprises, cela élimine des hésitations superflues. Vous pouvez tout simplement vous lancer, observer le déroulement et développer votre activité sans vous engager trop tôt dans une structure permanente.

Les avantages du payrolling

Lorsque vous examinez le payrolling d'un peu plus près, ses avantages deviennent très évidents, surtout si vous le comparez à la création complète d'une structure par vos propres moyens. L'un des atouts principaux est la rapidité. Vous n'avez pas besoin de passer par tout le processus de constitution d'une société néerlandaise, ce qui peut demander du temps et de la planification. Avec le payrolling, les choses vont souvent beaucoup plus vite. Cela vous permet de réagir rapidement lorsque vous trouvez la bonne personne sans perdre votre dynamique. L'aspect financier constitue un autre avantage. N'oubliez pas que la création et le maintien d'une BV entraînent certains frais fixes, même si vos activités sont limitées pour le moment. Le payrolling est généralement beaucoup plus flexible : vous payez pour ce que vous utilisez, sans avoir besoin d'avoir immédiatement une structure complète.

Cela peut sembler beaucoup plus rassurant, en particulier dans les premières phases d'une entreprise. Un autre avantage du payrolling est la réduction de la complexité globale. Le droit du travail néerlandais, les taxes sur les salaires et les exigences de conformité sont très détaillés et ne sont pas toujours faciles à appréhender lorsque l'on dirige une entreprise depuis l'étranger. En passant par une société de payroll, une grande partie de cette responsabilité vous est retirée. Elle gère l'administration, suit l'évolution des réglementations et veille à ce que tout soit exécuté correctement. Cela ne signifie pas que vous vous désengagez totalement, mais cela enlève une grande part de stress. Pour de nombreuses entreprises, cette combinaison de rapidité, de coûts initiaux réduits et de simplicité administrative fait du payrolling une option particulièrement pratique pour aborder le marché néerlandais.

Les limites du payrolling et autres éléments à prendre en compte

Le payrolling fonctionne très bien dans de nombreuses situations, mais ce n'est pas forcément une solution que l'on conserve indéfiniment. À un certain moment, vous pourriez commencer à percevoir davantage ses inconvénients. L'un d'eux est le simple fait que le salarié ne figure pas officiellement sur le registre de paie de votre propre entreprise. Au quotidien, cela ne pose généralement pas de problème, les équipes collaborent normalement, mais cela peut donner une impression d'indirect. En particulier si vous constituez une équipe centrale et souhaitez tout regrouper sous un même toit. Il y a aussi la question du coût. Au début, le payrolling semble plus léger parce que vous évitez les frais de création d'entreprise et une lourde gestion administrative.

Cependant, au fil du temps, ces frais mensuels restent présents. Si votre équipe s'agrandit ou si vous prévoyez de rester actif aux Pays-Bas sur le long terme, cela peut devenir moins avantageux financièrement. Autre point à considérer : cela dépend fortement de votre mode de fonctionnement. Certaines structures s'adaptent très bien au payrolling, tandis que d'autres s'y prêtent moins. Ce n'est pas toujours une décision que l'on prend en peu de temps ; généralement, les choses s'éclaircissent à mesure que vous développez votre activité. Et parfois, vous dépassez tout simplement le stade du payrolling. Ce qui avait commencé comme un raccourci pratique devient une solution de contournement dont vous n'avez plus besoin. Cela ne signifie pas du tout que c'est une mauvaise option, mais simplement qu'elle s'inscrit souvent dans une phase temporaire. Utile au démarrage ou lorsque vous recherchez de la flexibilité, mais pas toujours comme configuration définitive.

Meilleurs cas d'usage et bonnes pratiques

Alors, quand le payrolling prend-il tout son sens ? En général, dans les situations où vous souhaitez avancer mais n'êtes pas tout à fait prêt à vous engager pleinement dans une présence commerciale à l'étranger. Tester le marché est une excellente façon de commencer. Vous souhaitez peut-être étudier le marché néerlandais, déterminer s'il existe une demande ou disposer d'un expert local sur place ? Dans cette situation, créer immédiatement une entreprise à part entière peut sembler excessif ; vous pouvez donc commencer modestement avec le payrolling. Vous pouvez embaucher quelqu'un, lancer les activités et ajuster au fur et à mesure. C'est également très utile pour travailler avec des équipes distantes ou distribuées. Si votre entreprise est basée à l'étranger mais que vous souhaitez intégrer un employé néerlandais, le payrolling permet de combler cet écart sans vous imposer immédiatement une structure locale.

Une autre situation courante est l'expansion à court terme. Pensez aux projets, aux missions temporaires ou aux situations où vous ne savez pas encore combien de temps vous aurez besoin de quelqu'un. Au lieu de vous engager dans la création d'une entreprise complète, vous gardez la gestion beaucoup plus simple tout en conservant votre flexibilité. Cela dit, il convient de clarifier les attentes dès le départ. Même si la structure est plus souple, la relation de travail elle-même doit être stable et claire pour le salarié. En général, le payrolling fonctionne mieux lorsqu'il est considéré comme une étape intermédiaire pratique et pas nécessairement comme l'objectif final.

Quand devriez-vous envisager de passer à une BV néerlandaise ?

À un certain moment, la question finit généralement par se poser d'elle-même. Devez-vous continuer à utiliser le payrolling ou est-il temps de créer votre propre BV néerlandaise ? Il n'y a pas de moment exact où ce changement doit obligatoirement avoir lieu, mais plusieurs indices retiennent généralement l'attention. Par exemple, si vos activités aux Pays-Bas ne sont plus temporaires. Peut-être avez-vous commencé par tester le marché, mais les résultats sont au rendez-vous ? Vous obtenez des clients, et vous envisagez même de développer une petite équipe. C'est souvent là que le payrolling commence à ressembler davantage à une étape intermédiaire qu'à une organisation définitive. Les coûts peuvent également jouer un rôle, même si ce n'est pas toujours immédiat.

Au début, la flexibilité importe généralement plus que les économies sur la structure. Mais avec le temps, ces frais de payroll mensuels s'accumulent. Si vous prévoyez de vous installer et de vous développer, posséder votre propre entité peut devenir financièrement plus judicieux. Il y a aussi l'avantage de tout regrouper au sein de votre propre entreprise : contrats, employés, opérations quotidiennes ; tout s'aligne de manière plus naturelle. Cela ne signifie pas que vous devez vous précipiter. Certaines entreprises évoluent rapidement, tandis que d'autres prennent un peu plus de temps avant de prendre cette décision. Cela dépend vraiment de votre degré de certitude quant à vos projets aux Pays-Bas. Dans la plupart des cas, la transition s'effectue lorsqu'elle ne ressemble plus à un grand saut, mais à la suite logique.

En outre, vous pouvez également opter pour le meilleur des deux mondes : posséder une BV néerlandaise et la combiner avec nos services de payrolling. On peut imaginer plusieurs situations où des entreprises disposant d'une BV choisissent malgré tout le payrolling :

Lorsque vous embauchez votre premier salarié et souhaitez éviter de mettre en place votre propre gestion administrative immédiatement
Pour des fonctions ou des projets temporaires où la flexibilité prime sur la structure
Si vous souhaitez externaliser les RH et la conformité, même si vous pourriez techniquement le faire vous-même (ce qui peut vous faire gagner un temps précieux pour vous concentrer sur des sujets plus importants)
Pendant les phases de croissance, lorsque les choses évoluent vite et que les processus internes ne sont pas encore complètement rodés

Ainsi, même avec une BV, le payrolling peut vous décharger d'un travail considérable. La différence majeure est que vous pourriez embaucher directement, mais que vous choisissez de ne pas le faire, du moins pour certains postes ou certaines périodes. Au fil du temps, de nombreuses entreprises finissent par intégrer leurs salariés dans leur propre registre de paie une fois la situation stabilisée. Mais combiner les deux est également tout à fait courant. Certains salariés sur la paie de votre BV, d'autres via un prestataire de payroll : aucun problème à cela.

Intercompany Solutions peut vous accompagner de nombreuses manières

Embaucher des salariés aux Pays-Bas sans disposer d'une entité locale peut ressembler à un casse-tête au début. Il y a des règles à prendre en compte, des implications fiscales et des aspects pratiques qui n'apparaissent pas toujours avant d'être engagé dans la démarche. Pour de nombreuses entreprises étrangères, cela ralentit la capacité d'action, surtout si vous souhaitez simplement démarrer avec une première embauche. Le payrolling offre une alternative. Il vous donne la possibilité d'embaucher quelqu'un localement, sans créer immédiatement une BV néerlandaise et sans avoir à régler chaque détail par vous-même dès le premier jour. Dans le même temps, ce n'est pas une solution à laquelle vous devez vous tenir pour toujours.

Certaines entreprises l'utilisent comme point de départ, d'autres continuent de l'utiliser en parallèle de leur propre structure. Cela dépend vraiment de ce qui convient à votre situation. L'essentiel est que vous disposiez d'options et que vous n'ayez pas à tout résoudre d'un coup avant de faire un premier pas. Si vous envisagez d'embaucher aux Pays-Bas et que vous ne savez pas quelle voie est la plus pertinente, il peut être utile de faire le point sur vos objectifs, votre calendrier et le degré de flexibilité souhaité au départ. Chez Intercompany Solutions, nous accompagnons continuellement les entrepreneurs étrangers dans leur implantation sur le marché néerlandais, qu'il s'agisse de créer une BV néerlandaise ou d'explorer des solutions alternatives comme le payrolling. Si vous souhaitez savoir ce qui convient le mieux à votre situation spécifique, n'hésitez pas à nous contacter. Nous sommes toujours ravis de réfléchir à vos côtés.

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Embaucher des salariés aux Pays-Bas sans entité locale : le payrolling est-il la solution ?